歸檔文件整理ppt課件

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歸檔文件整理規(guī)則 1 歸檔文件整理規(guī)則 DA T22 2000 七 歸檔文件編號(hào)與編目 五 歸檔文件整理與裝訂 六 歸檔文件排列 一 什么是歸檔文件 二 歸檔文件整理 三 什么是 件 四 歸檔文件分類 五 歸檔文件整理與裝訂 八 歸檔文件裝盒與排列 七 歸檔文件編號(hào)與編目 2 一 什么是歸檔文件 歸檔文件 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的 辦理完畢的 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 3 二 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂 分類 排列 編目 裝盒 使之有序化的過(guò)程 4 三 件 歸檔文件的整理單位 一般以每份文件的自然件為一件 卷 與 件 5 四 什么是歸檔文件的分類 歸檔文件為什么要分類 歸檔文件分類 是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類 包括選擇分類方法 制定分類方案 文件歸類等工作 細(xì)則 中的分類 是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類 即將歸檔文件按其來(lái)源 時(shí)間 內(nèi)容和形式等方面的異同 分成若干層次和類別 構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程 分類不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系 使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體 便于排列 編目 利用等后續(xù)工作 6 常見的幾種分類方法 按年度分類 是指根據(jù)歸檔文件形成的年度進(jìn)行分類 文件簽發(fā)日期 即落款日期 為文件所屬年度 一 跨年度形成的文件分類 應(yīng)視不同情況作不同處理 跨年度的會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年 跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在批復(fù)年度 跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年 其它文件材料的整理歸檔應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 7 二 有專門年度的單位 如教學(xué)單位等 形成的文件 應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類 三 文件沒(méi)有標(biāo)注日期的 需要分析文件內(nèi)容 制成材料 格式 字體以及各種標(biāo)識(shí) 來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期 并據(jù)此按年度合理歸類 8 1 對(duì)計(jì)劃 規(guī)劃 總結(jié) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等涉及不同年度問(wèn)題 取消了原有的按針對(duì)年度歸類的做法 統(tǒng)一按文件簽發(fā) 落款日期 斷定文件所屬年度 如 2003年形成的 2002年機(jī)關(guān)工作總結(jié) 應(yīng)歸入2003年 跨年度形成的規(guī)劃 計(jì)劃放在針對(duì)的第一年整理歸檔 如 2001年形成 2001 2005年工作規(guī)劃 應(yīng)歸入2001年度 跨年度形成的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年整理歸檔 如 2000年形成的 1996 2000年工作總結(jié) 應(yīng)歸入2000年度 9 2 跨年度的會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔 如跨2001年 2002年兩個(gè)年度的會(huì)議形成的文件材料 統(tǒng)一在閉幕年即2002年整理歸檔 跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在批復(fù)年度整理歸檔 如下級(jí)單位2001年12月寫的請(qǐng)示 上級(jí)單位2002年2月才批復(fù) 則請(qǐng)示與批復(fù)一起歸入2002年 跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔如 跨2001年 2002年兩個(gè)年度處理的案件形成的文件材料統(tǒng)一在結(jié)案 即2002年整理歸檔 其它文件材料的整理歸檔應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 10 3 幾份文件作為一件時(shí) 以排在前面的文件日期為準(zhǔn) 如請(qǐng)示與批復(fù) 4 如學(xué)校以學(xué)年為單位進(jìn)行工作 其形成的文件應(yīng)按教學(xué)年度分類 其他文件仍按一般年度分類 綜合管理時(shí)可將兩種年度的文件依次劃分年度類別 如1995年1995 1996學(xué)年歸入同一類 11 按機(jī)構(gòu)分類 是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 采用機(jī)構(gòu)分類法 原則上一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類 機(jī)構(gòu)名稱就是類名 采用機(jī)構(gòu)分類法不能同時(shí)采用問(wèn)題分類法 一 由業(yè)務(wù)部門起草 以機(jī)關(guān)或辦公廳 室 名義發(fā)文的 如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍 則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu) 12 二 由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu) 三 立檔單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu) 一般應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類 形成的歸檔文件歸入該類保存 如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公的 并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu) 形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中 13 按問(wèn)題分類 是指根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類 采用問(wèn)題分類法 各類不能互相包含 問(wèn)題的類別與類名 原則上應(yīng)根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置 不允許按文種設(shè)類 更不能以 通知類 文件類 等設(shè)類 采用問(wèn)題分類法不能同時(shí)采用機(jī)構(gòu)分類法 14 問(wèn)題的類別與類名 原則上應(yīng)根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置 不允許按文種設(shè)類 更不能以 通知類 文件類 等設(shè)類 通常設(shè)立 黨群類 行政類 業(yè)務(wù)類 計(jì)財(cái)類 人事類 教育類等 15 按保管期限分類 是指根據(jù)歸檔文件劃定的不同保管期限進(jìn)行分類 比如 永久 長(zhǎng)期 短期 或者永久 定期 30年 10年 16 3 什么是復(fù)式分類法 在檔案分類實(shí)踐中 由于檔案數(shù)量較多 不僅需要分類 還必須分層次進(jìn)行 單一使用年度 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 或保管期限的分類方法較少 較多的機(jī)關(guān)單位將幾種分類方法結(jié)合使用 我們將分類的聯(lián)合使用稱之為復(fù)式分類法 需要注意的是 年度和保管期限是必選項(xiàng) 不能舍棄 17 我市歸檔文件分類的要求是什么 兩種分類方法 1 保管期限 年度 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 2 保管期限 年度立檔單位文件材料較少的 可采取保管期限 年度分類法 每個(gè)立檔單位的分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定 18 五 歸檔文件的整理和裝訂 1 歸檔文件整理單位 件 的具體含義是什么 歸檔文件以 件 為單位進(jìn)行整理 一般以每份文件的自然件為一件 或與一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件 下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí) 可為一件 19 一 正本與定稿為一件 二 正文與附件原則上為一件 如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多 則各為一件 三 原件與復(fù)制件或手抄稿為一件 四 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 五 文件處理單與文件為一件 六 來(lái)文與復(fù)文一般可為一件 20 七 會(huì)議記錄一次為一件 如果幾次會(huì)議研究同一問(wèn)題則為一件 八 報(bào)表 名冊(cè) 圖表等應(yīng)按其原裝訂方式 一冊(cè) 本 為一件 九 中文文本與外文文本為一件 如果重要文件 如法律 法規(guī)等 須保留歷次修改稿 其正本與歷次稿 包括定稿 各為一件 21 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件 目前一般采用抄寫 掃描等方式進(jìn)行復(fù)制 比如鉛筆 圓珠筆 純藍(lán)墨水書寫的材料等 歸檔文件所使用的書寫材料 紙張 裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求 歸檔文件所使用的書寫材料主要是指檔案字跡材料的耐久性 字跡是檔案的精髓 因?yàn)檫@是關(guān)系到檔案壽命長(zhǎng)短的重要因素 字跡發(fā)生褪色 擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí) 就會(huì)影響檔案的利用 最耐久是以碳黑為色素成分 以結(jié)膜為字跡轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料 如墨和墨汁 黑色油墨等 比較耐久是以顏料為色素成分 以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料 如彩色油墨 藍(lán)黑墨水 印泥等 不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料 如純藍(lán)墨水 紅墨水 復(fù)寫紙 圓珠筆油等 不耐久的還有以粘附為轉(zhuǎn)移固定的字跡材料 如鉛筆 紙張一般用脫酸紙 22 3 歸檔文件裝 訂 袋應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題 歸檔文件應(yīng)按 件 為單位裝 訂 袋 裝 訂 袋時(shí) 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復(fù)制件或手抄稿在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí) 復(fù)文在前 來(lái)文在后 結(jié)論性材料在前 依據(jù)性材料在后 漢文在前 少數(shù)民族文字在后 中文本在前 外文本在后 特殊規(guī)定除外 文件處理單在前 文件在后 23 歸檔文件裝 訂 袋前 應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物 短期保存的檔案 精裝或平裝等書本式的檔案材料除外 對(duì)大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表 圖樣等文字材料 應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況 按照A4紙型的尺寸加以折疊 盡量減少折疊層次 折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處 減少文件受損 便于閱讀 24 4 歸檔文件裝訂方法有哪些 1 線裝式 2 粘接式 3 穿孔式 4 變形材料 5 無(wú)酸紙封套 鞍山地區(qū)采用 裝訂要采用對(duì)檔案文件無(wú)損的材料和方法 如無(wú)酸紙袋 不銹鋼材料和夾裝 線裝等方法 裝訂要牢固 做到文件不損頁(yè) 不倒頁(yè) 不壓字 裝訂前應(yīng)將 件 內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊 采用袋裝的 袋內(nèi)文件盡量大小一致 采用左側(cè)裝訂的 應(yīng)將左 下側(cè)對(duì)齊 采用左上角裝訂的 應(yīng)將左 上側(cè)對(duì)齊 25 26 27 六 歸檔文件的排列 1 什么是歸檔文件的排列 通過(guò)分類 歸檔文件整體上具有了一定的系統(tǒng)性 但具體到每一類仍處于零散雜亂狀態(tài) 需要通過(guò)排列進(jìn)一步系統(tǒng)化 歸檔文件的排列 是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按照事由結(jié)合時(shí)間 重要程度等排列 28 歸檔文件的排列的幾種方法 同一事由的歸檔文件排列 1 按文件形成時(shí)間的先后順序 即日在前的歸檔文件排列在前 日期在后的歸檔文件排列在后 2 按文件的重要程度排列 即相對(duì)重要的歸檔文件排列在前 其它文件排列在后 29 不同事由的歸檔文件排列 1 按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列 按文件材料的辦結(jié)時(shí)間的先后順序 這種方法適用于 隨辦隨歸 2 按事由的重要程度排列 任何一個(gè)單位職能有重要次要之分 按事由的重要程度排列的方法就是將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排列在前 其它排列在后 或者將綜合性工作的文件材料排列在前 具體業(yè)務(wù)工作排列在后 如黨組會(huì)議記錄等 30 應(yīng)該注意的是 同一事由的歸檔文件排列時(shí)必須體現(xiàn)出順序 即 時(shí)間或重要程度 在實(shí)際工作中往往反映同一事由的文件可能有幾件或幾十件 如果不體現(xiàn)出時(shí)間或重要程度的順序 就不能反映文件之間的歷史聯(lián)系和事物發(fā)展的過(guò)程或因果關(guān)系 就不能很好地利用 如何結(jié)合時(shí)間 重要程度等因素進(jìn)行歸檔文件的排列 要看其什么特征突出 如會(huì)議記錄 時(shí)間突出 信訪紀(jì)檢案件 結(jié)論性材料在前 所以說(shuō)是重要程度突出 如果是界于兩者之間的看情況而定 31 5 成套性文件如何排列 所謂 成套性 是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散 但這些事由之間卻有著較密切的聯(lián)系 如 一個(gè)年度的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 2月與1月的統(tǒng)計(jì)數(shù)字等各不相同 但每個(gè)月之間卻有著較密切的內(nèi)在聯(lián)系 形成了系統(tǒng)性 因此 集中排列更方便檢索和利用 另外會(huì)議文件 非訴訟案件 內(nèi)部刊物 簡(jiǎn)報(bào)等成套性文件也宜于集中排列 32 6 如何確保 隨辦隨歸 所謂的 隨辦隨歸 是指某一事由辦完之后可以隨時(shí)歸檔 不需要等到年底 要做到 隨辦隨歸 前提是將某一事由辦完后的所有須歸檔的文件材料收集齊全 然后再整理 只有這樣才能保證同一事由的歸檔文件材料排列在一起 我們要求檔案人員在整理檔案的時(shí)候要本著 先全的先整理 原則 而不是先來(lái)的先整理 33 七 歸檔文件的編號(hào)與編目 1 如何為歸檔文件編號(hào)及排列方法 歸檔文件編號(hào) 是指歸檔文件在全宗內(nèi)的位置標(biāo)識(shí) 并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明 主要內(nèi)容有 編件號(hào) 蓋歸檔章及填寫歸檔章內(nèi)項(xiàng)目 34 首先 了解什么是件號(hào) 件號(hào) 是指文件的排列順序號(hào) 件號(hào)又分為室編件號(hào) 檔案室編件號(hào) 和館編件號(hào) 檔案館編件號(hào) 兩種 室編件號(hào)的編制方法為 按不同保管期限 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 如機(jī)構(gòu) 按文件排列順序每年都從 1 開始編制 類別與類別之間件號(hào)不連編 館編件號(hào)暫不編制 待檔案移交進(jìn)檔案館時(shí)按館的要求編制 35 如 某局采用的是保管期限 年度 機(jī)構(gòu)分類法 則 永久的2003年的檔案 黨委歸檔文件從 1 開始編一個(gè)流水號(hào) 辦公室歸檔文件從 1 開始編一個(gè)流水號(hào) 業(yè)務(wù)處歸檔文件從 1 開始編一個(gè)流水號(hào) 長(zhǎng)期的2003年的檔案 黨委歸檔文件從 1 開始編一個(gè)流水號(hào) 辦公室歸檔文件從 1 開始編一個(gè)流水號(hào) 業(yè)務(wù)處歸檔文件從 1 開始編一個(gè)流水號(hào) 短期的2003年同前 36 37 2 歸檔章的加蓋方法及如何填寫 歸檔章設(shè)置全宗號(hào) 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 室編件號(hào) 館編件號(hào) 頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目 見圖1 38 歸檔章式樣 圖1 39 歸檔章的格式為長(zhǎng)60mm 寬16mm 分為8格 每格刻上項(xiàng)目?jī)?nèi)容 字體為宋體字 加蓋歸檔章應(yīng)使用印泥 填寫歸檔章內(nèi)項(xiàng)目時(shí) 應(yīng)使用碳素墨水等符合檔案保護(hù)要求的書寫材料 禁止使用圓珠筆 鉛筆 純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料 40 歸檔文件要逐件編號(hào) 在文件的首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容 歸檔章不應(yīng)壓蓋字跡 不應(yīng)與收文章等重疊 文件首頁(yè)無(wú)法加蓋歸檔章的要另附空白紙 填寫文件題名后加蓋歸檔章 41 歸檔章的填寫 全宗號(hào) 檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 年度 文件形成年度 用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 如 2010 室編件號(hào) 按照分類方案 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按文件排列順序從 1 開始標(biāo)注的流水號(hào) 館編件號(hào) 檔案移交進(jìn)館時(shí)編制 42 歸檔章的填寫 頁(yè)數(shù) 是指每一件歸檔文件的有效頁(yè)數(shù) 文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè) 每件歸檔文件以原有頁(yè)碼為序 無(wú)頁(yè)碼的文件以件為單位 從 1 開始編制流水頁(yè)碼 正面在文件右上角 背面在文件左上角 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 按分類方案類目的設(shè)置標(biāo)注名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 保管期限 分別標(biāo)注 永久 30年 和 10年 盒號(hào) 按照保管期限年度從 1 開始編制的順序號(hào) 43 3 歸檔文件目錄的編寫方法 歸檔文件的編目 是指歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄包括件號(hào) 室編件號(hào) 館編件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)內(nèi)容 每頁(yè)歸檔文件目錄在右上方標(biāo)注所屬機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 見圖2 44 歸檔文件目錄及封面用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型297mmx2l0mm 長(zhǎng)x寬 歸檔文件目錄原則上采用豎式 填寫歸檔文件目錄時(shí) 采用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位 可使用檔案管理軟件生成并打印出目錄 采用手工填寫歸檔文件目錄的單位 應(yīng)使用耐久的書寫材料 45 圖2 46 件號(hào) 填寫室編件號(hào) 責(zé)任者 制發(fā)文件的組織或個(gè)人 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者 填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱 不能使用 本局 本部 等簡(jiǎn)稱 聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄 責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略 但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄 對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件 責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名 47 文號(hào) 文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào) 文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字 年度 順序號(hào)三部分組成 填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄 不能省略 題名 文件標(biāo)題 文件題名原則上應(yīng)照實(shí)抄錄 文件沒(méi)有題名或題名不規(guī)范 不能全面反映文件內(nèi)容的 應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名 并在新擬寫或補(bǔ)充題名之外加 號(hào) 題名擬寫要求 48 一 會(huì)議記錄的題名擬寫 應(yīng)寫明議題及會(huì)議的時(shí)間 主要內(nèi)容 二 總結(jié) 計(jì)劃的題名擬寫 應(yīng)錄入作者 具體內(nèi)容及時(shí)間 如 xxx1998年安全工作計(jì)劃 三 簡(jiǎn)報(bào)的題名擬寫 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)錄入會(huì)議名稱 簡(jiǎn)報(bào)名稱及期號(hào) 工作簡(jiǎn)報(bào)還應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬定綜合性或揭示部分主要內(nèi)容的題名 四 報(bào)表的題名擬寫 應(yīng)以件為單位 要寫明報(bào)表內(nèi)容 時(shí)間 涉及個(gè)人的要寫明具體人員 五 人事任免 處分材料的題名擬寫 文件涉及的人員要盡可能全部錄入或錄入主要人員 與本單位有關(guān)人員 49 日期 文件形成的日期 以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 不足8位用0占位 如20100909 頁(yè)數(shù) 每一份文件的頁(yè)數(shù) 文件中凡是有文字信息的都計(jì)算頁(yè)數(shù) 備注 填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況 如缺損 修改 移出 銷毀 插入文件等 50 歸檔文件目錄的編制 歸檔文件目錄采用按年度 保管期限編制 即永久 長(zhǎng)期 短期分別裝訂成冊(cè) 對(duì)文件較少的單位 可將若干年按保管期限編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱 年度 保管期限等項(xiàng)目 見圖3 其中全宗名稱即立檔單位的名稱 填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 51 52 八 歸檔文件裝盒與排列 1 了解檔案盒格式與如何擺放 檔案盒是歸檔文件的裝具 應(yīng)采用無(wú)酸紙制作 封面應(yīng)標(biāo)明立檔單位的全宗名稱 全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 檔案盒的外形尺寸為3l0mmx220mm 長(zhǎng)x寬 盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm 30mm 40mm等 見圖4 53 54 歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒 并填寫檔案盒封面 盒脊及備考表項(xiàng)目 裝盒時(shí) 應(yīng)按照分類方案 將同一年度 同一保管期限 同一機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 的文件按照件號(hào)順序裝入一盒或若干盒 按照保管期限 年度分類的單位 可將同一保管期限 同一年度的文件按照件號(hào)順序裝入一盒或若干盒 55 2 了解檔案盒封面 脊背的項(xiàng)目及如何填寫 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同 在盒脊背或底邊填寫全宗號(hào) 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 起止件號(hào) 盒號(hào)等必備項(xiàng) 56 起止件號(hào) 在室編欄內(nèi)填寫盒內(nèi)歸檔文件第一份和最后一份文件的件號(hào) 中間用 號(hào)連接盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào) 在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館的要求編制 為方便檔案室管理 可用鉛筆編制盒號(hào) 同一保管期限的檔案盒排一個(gè)流水號(hào) 57 鞍山市檔案局全宗 58 鞍山市勞動(dòng)局全宗 59 3 如何填寫備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后 備考表用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型297mmx2l0mm 長(zhǎng)x寬 項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 整理人 檢查人和日期 見圖5 60 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 填寫盒內(nèi)文件缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等情況 整理人 填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名 檢查人 填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名 日期 填寫歸檔文件整理完畢的日期 61 62 聯(lián)系方式 辦公電話 5839903QQ號(hào) 714205427微信號(hào) 13065489333 63 謝謝大家 64