辦公自動化之Access快速入門.ppt

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辦公自動化講座 二 辦公自動化之Access快速入門主講人 李剛 通知 為了進(jìn)一步提高辦公自動化水平 經(jīng)廣大辦公自動化愛好者共同努力 于2010年12月10日成立了哈爾濱工業(yè)大學(xué) 威海 辦公自動化協(xié)會 旨在給大家提供一個學(xué)習(xí)交流 進(jìn)步提高的平臺 歡迎大家加入我們的協(xié)會 加入方式 加入QQ群 填寫申請表 繳納會費 50 年 理事長批準(zhǔn) 成為會員 享受會員服務(wù)協(xié)會QQ群號 1265 76067歡迎大家加入一起探討學(xué)習(xí) 共同進(jìn)步 更多協(xié)會詳情 到QQ群里查看 大綱 Excel的無奈10mAccess的使用70m什么時候要想到使用數(shù)據(jù)庫5mAccess數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢2m初學(xué)常見問題10m優(yōu)勢互補 Access和Excel協(xié)同 3m Excel的無奈 單元格的無奈 單元格格式不嚴(yán)謹(jǐn) 造成表象與實質(zhì)的脫節(jié) 文本格式 日期格式 行列順序的無奈 工作表中 行與行 列與列之間的移動會導(dǎo)致物理內(nèi)存數(shù)據(jù)的變化 而某些操作又是基于這些變化的 分類匯總 空行空列 工作表的無奈 工作表之間無法建立關(guān)系 無法進(jìn)行多表核對 匹配 查錯 部門數(shù)據(jù)交流 數(shù)據(jù)完整性約束低 如 學(xué)號為空 學(xué)號重復(fù) 無效值 同名列 J1 Access的使用 初識數(shù)據(jù)庫35mAccess數(shù)據(jù)庫對象5mAccess數(shù)據(jù)庫的基本應(yīng)用 表 查詢 報表 20mAccess數(shù)據(jù)庫的中級運用 計算與操作查詢 10m 初識數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫介紹 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 10m關(guān)系數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)模型 關(guān)系模型的概念 性質(zhì)和操作 關(guān)系數(shù)據(jù)庫分類 20m 數(shù)據(jù)庫介紹 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫 DataBase簡稱DB 數(shù)據(jù)庫是以一定的方式組織并存儲在計算機存儲設(shè)備上 能夠為不同用戶所共享的 與應(yīng)用程序彼此獨立的相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的集合 也就是說 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按一定的模型進(jìn)行組織 在數(shù)據(jù)庫中不僅要存儲數(shù)據(jù)本身 還要存儲數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 它就像一個倉庫 不過存放的東西是信息數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫介紹 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) DateBaseManagerSystem簡稱DBMS 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是專門用來創(chuàng)建 操縱 管理 維護(hù)和監(jiān)控數(shù)據(jù)庫的大型軟件系統(tǒng) 它對數(shù)據(jù)庫提供安全訪問機制和操縱 管理機制 它是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心和基石 所有對數(shù)據(jù)的操作都要通過管理系統(tǒng)進(jìn)行 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 功能介紹 數(shù)據(jù)庫定義功能 DBMS通過向用戶提供數(shù)據(jù)定義語言 Datadefinitionlanguage DDL 用來定義數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫的存儲結(jié)構(gòu) 數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 以及數(shù)據(jù)的完整性約束條件和保證完整性的觸發(fā)機制等 數(shù)據(jù)庫操縱功能 DBMS提供數(shù)據(jù)操縱語言 Datamanipulationlanguage DML 用戶通過DML可以完成對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的操縱 可以裝入 刪除 修改數(shù)據(jù) 可以重新組織數(shù)據(jù)庫的存儲結(jié)構(gòu) 可以完成數(shù)據(jù)庫的備份和恢復(fù)等操作 數(shù)據(jù)庫查詢功能 DML還為用戶提供了各種方式靈活的查詢功能 使用戶可以方便的使用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫控制功能 DBMS還承擔(dān)對數(shù)據(jù)庫的安全控制 完整性控制 多用戶并發(fā)控制等各方面的控制 數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 輔助理解模型 倉庫管理模型 數(shù)據(jù)庫定義功能 就像倉庫根據(jù)貨物種類來制作和維修貨架 容器 的功能 數(shù)據(jù)庫控制功能 就像倉庫的安保系統(tǒng) 門禁系統(tǒng)等 數(shù)據(jù)庫操縱功能 就像將貨架上 容器中 的東西存放 取走 包裝 加工等操作 數(shù)據(jù)庫查詢功能 就像是我們建立的材料卡片和臺帳 上面有材料的增減變化情況 使我們一目了然 倉庫模型的功能解釋 數(shù)據(jù)庫定義功能 就像倉庫根據(jù)貨物種類來制作和維修貨架 容器 的功能 數(shù)據(jù)庫操縱功能 就像將貨架上 容器中 的東西存放 取走 包裝 加工等操作 數(shù)據(jù)庫查詢功能 就像是我們建立的材料卡片和臺帳 上面有材料的增減變化情況 使我們一目了然 數(shù)據(jù)庫控制功能 就像倉庫的安保系統(tǒng) 門禁系統(tǒng)等 數(shù)據(jù)庫介紹 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng) Databaseapplicationsystem DBAS 是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)用戶的需求 在DBMS的支持下 以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)和核心 面向某一類實際應(yīng)用問題而開發(fā)的應(yīng)用軟件 DBAS的開發(fā)過程一般分為兩個階段 1 設(shè)計并創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 2 開發(fā)應(yīng)用程序 數(shù)據(jù)庫分類 數(shù)據(jù)模型10m關(guān)系模型中的基本概念5m關(guān)系的基本性質(zhì)4m關(guān)系模型的基本操作5m關(guān)系型數(shù)據(jù)庫分類1m 數(shù)據(jù)模型 層次模型 它是用樹狀結(jié)構(gòu)來表示實體以及實體之間的聯(lián)系的 如 單位組織機構(gòu)圖 族譜 文件系統(tǒng) 網(wǎng)狀模型 它是用網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)來表示實體及實體之間聯(lián)系的模型 關(guān)系模型 它是建立在嚴(yán)格的數(shù)學(xué) 集合理論 基礎(chǔ)之上 運用二維表 關(guān)系 來表示實體及實體之間的聯(lián)系的 它的運算對象和結(jié)果都是二維表 層次模型 網(wǎng)狀模型 關(guān)系模型 根據(jù)上列信息建立Access數(shù)據(jù)表格 J2 關(guān)系模型中的基本概念 關(guān)系 對應(yīng)一張由行和列組成的二維表格 每個關(guān)系有個名字 稱為關(guān)系名或表名 一個關(guān)系對應(yīng)一個實體集或?qū)嶓w集之間的聯(lián)系 元組 關(guān)系對應(yīng)的二維表格中的每一行稱為關(guān)系的一個元組 它對應(yīng)實體集中的一個實體 在數(shù)據(jù)庫中也成為記錄 在Excel表格中稱為行 屬性 表中的每一列稱為關(guān)系的一個屬性 關(guān)系的每個屬性 字段 列 都必須有一個屬性名 字段名 列名 和一個特定的數(shù)據(jù)類型 值域 每個屬性的取值范圍稱為它的值域 關(guān)系的每一個屬性必須對應(yīng)一個值域 不同屬性的值域可能相同或不同 主碼 主鍵 能夠唯一定義或標(biāo)識關(guān)系中一個元組 一條記錄 的屬性或者屬性的組合成為主碼 主鍵 關(guān)系中的主碼不能為空值 NULL 外碼 外鍵 在關(guān)系模型中 為了實現(xiàn)表與表之間的聯(lián)系 通常將一個表中的主碼放到另一個表中 作為兩張表聯(lián)系的紐帶 這個起聯(lián)系作用的屬性稱為外碼 即在一個表中是主碼 再另外一個表中不時主碼的屬性或?qū)傩缘慕M合稱為外碼 J3 關(guān)系的表示方式 關(guān)系一般表示為 關(guān)系名 屬性名1 屬性名2 屬性名n 例如 學(xué)生 學(xué)號 姓名 性別 出生日期 專業(yè) 獎學(xué)金 課程 課程號 課程名 課程類別 課時 學(xué)分 教師工號 成績 學(xué)號 課程號 成績 教師 工號 姓名 職稱 教研室 注 其中加下劃線的屬性表示主屬性或主碼 關(guān)系的基本性質(zhì) 關(guān)系中不允許存在兩個完全相同的元組 即各行相異 不允許出現(xiàn)相同的行 元組 行 的順序無關(guān)緊要 關(guān)系中每一列上 屬性值 字段值 應(yīng)取自統(tǒng)一個值域 關(guān)系 表 表中的每一列都是不可再分的基本數(shù)據(jù)項 關(guān)系中個列的名字不能相同 列的順序無關(guān)緊要 但不能重復(fù) J4 關(guān)系模型的基本操作 選擇 selection 選擇操作是指根據(jù)給定的條件 從一個關(guān)系 表 中選出一個或多個元組 行 記錄 被選出的元組 行 記錄 組成一個新的關(guān)系 這個新的關(guān)系是原關(guān)系的一個子集 選擇園選是關(guān)于行的運算 它是關(guān)系中最基本 最重要的運算 投影 projection 投影操作是指從一個關(guān)系 表 中選擇某一些特定的屬性 列 重新排列組成一個新的關(guān)系 投影后新關(guān)系中的屬性比原關(guān)系中的少 新關(guān)系中若有相同的重復(fù)行 則重復(fù)的行將被刪除 僅保留一行 因此 投影運算時關(guān)于列的運算 連接 join 連接運算是從兩個或多個關(guān)系中選取屬性間滿足一定條件的元組 形成一個新的關(guān)系 連接操作主要用于表與表之間的關(guān)聯(lián) 關(guān)系模型的這3種運算可以分別進(jìn)行也可以組合在一起進(jìn)行 J5 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫分類 大中型數(shù)據(jù)庫 如IBMDB2 Oracle SQLServer SyBase Informix等 小型數(shù)據(jù)庫有Access Paradox Foxpro等 現(xiàn)在個人用戶比較常用到的數(shù)據(jù)庫是SQLServer和Access 而Access是最流行的桌面型數(shù)據(jù)庫 操作起來象Word和Excel一樣簡便 Access數(shù)據(jù)庫對象 表 存放數(shù)據(jù)的容器 建立 修改 刪除 字段定義 查詢 數(shù)據(jù)操作工具 計算 匯總 批量維護(hù) 窗體 數(shù)據(jù)輸入和功能表現(xiàn)工具報表 數(shù)據(jù)表現(xiàn)工具 輸出我們需要的報表頁 網(wǎng)頁表現(xiàn)工具 在沒有安裝access的機器上查看access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù) 宏 批處理模塊模塊 自定義功能模塊 VBA J6 Access對象之間的關(guān)系 表 查詢 報表關(guān)系 數(shù)據(jù)庫的基本應(yīng)用 快速生成表 向?qū)?導(dǎo)入 鏈接 粘貼 設(shè)計 輸入 查找重復(fù)項 利用向?qū)?查找不匹配項 利用向?qū)?利用關(guān)系查看延伸信息 利用連接 交叉查詢匯總查詢條件查詢 IN LIKE 參數(shù)查詢報表制作 善用向?qū)?J7 數(shù)據(jù)庫的中級運用 數(shù)據(jù)計算產(chǎn)生新列 數(shù)據(jù)操作 刪除查詢 更新查詢 追加查詢 生成表查詢 函數(shù)的運用 數(shù)學(xué)SUM 判斷IIF 日期DATE 極值MAX 字符串MID J8 什么時候要想到使用數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)量大而且需要不斷維護(hù)信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交流核對周期性提供基于數(shù)據(jù)統(tǒng)計的報表存在比較固定的反復(fù)的功能性操作模式需要存放歷史數(shù)據(jù) 以備統(tǒng)計分析用的多人操作同一個表或要合并相同類的表 需要規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)經(jīng)常用Excel處理的日常事務(wù)有很多格式相同的卡片和表格要填 Access數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢 一次定義 任意運行動態(tài)輸入 選擇運行關(guān)系匹配 條件運行 初學(xué)常見問題 行 列 域的關(guān)系關(guān)系建立的基本要求有效性規(guī)則的運用自動編號問題數(shù)據(jù)保存問題關(guān)系匹配數(shù)據(jù)庫文件增大查詢和表查詢里的字段 問題空值問題 J9 優(yōu)勢互補 Access和Excel協(xié)同 交叉報表的遺憾橫向較長的報表 J10 結(jié)束語 時間短 內(nèi)容多 有什么不明白地方可以提出來 也歡迎大家加入我們的協(xié)會 協(xié)會QQ群號 1265 76067歡迎大家加入一起探討學(xué)習(xí) 共同進(jìn)步 謝謝大家