辦公自動(dòng)化之Access快速入門.ppt

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辦公自動(dòng)化講座 二 辦公自動(dòng)化之Access快速入門主講人 李剛 通知 為了進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化水平 經(jīng)廣大辦公自動(dòng)化愛好者共同努力 于2010年12月10日成立了哈爾濱工業(yè)大學(xué) 威海 辦公自動(dòng)化協(xié)會(huì) 旨在給大家提供一個(gè)學(xué)習(xí)交流 進(jìn)步提高的平臺(tái) 歡迎大家加入我們的協(xié)會(huì) 加入方式 加入QQ群 填寫申請(qǐng)表 繳納會(huì)費(fèi) 50 年 理事長(zhǎng)批準(zhǔn) 成為會(huì)員 享受會(huì)員服務(wù)協(xié)會(huì)QQ群號(hào) 1265 76067歡迎大家加入一起探討學(xué)習(xí) 共同進(jìn)步 更多協(xié)會(huì)詳情 到QQ群里查看 大綱 Excel的無(wú)奈10mAccess的使用70m什么時(shí)候要想到使用數(shù)據(jù)庫(kù)5mAccess數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢(shì)2m初學(xué)常見問(wèn)題10m優(yōu)勢(shì)互補(bǔ) Access和Excel協(xié)同 3m Excel的無(wú)奈 單元格的無(wú)奈 單元格格式不嚴(yán)謹(jǐn) 造成表象與實(shí)質(zhì)的脫節(jié) 文本格式 日期格式 行列順序的無(wú)奈 工作表中 行與行 列與列之間的移動(dòng)會(huì)導(dǎo)致物理內(nèi)存數(shù)據(jù)的變化 而某些操作又是基于這些變化的 分類匯總 空行空列 工作表的無(wú)奈 工作表之間無(wú)法建立關(guān)系 無(wú)法進(jìn)行多表核對(duì) 匹配 查錯(cuò) 部門數(shù)據(jù)交流 數(shù)據(jù)完整性約束低 如 學(xué)號(hào)為空 學(xué)號(hào)重復(fù) 無(wú)效值 同名列 J1 Access的使用 初識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)35mAccess數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象5mAccess數(shù)據(jù)庫(kù)的基本應(yīng)用 表 查詢 報(bào)表 20mAccess數(shù)據(jù)庫(kù)的中級(jí)運(yùn)用 計(jì)算與操作查詢 10m 初識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)庫(kù)介紹 數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng) 10m關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)模型 關(guān)系模型的概念 性質(zhì)和操作 關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)分類 20m 數(shù)據(jù)庫(kù)介紹 數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)庫(kù) DataBase簡(jiǎn)稱DB 數(shù)據(jù)庫(kù)是以一定的方式組織并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備上 能夠?yàn)椴煌脩羲蚕淼?與應(yīng)用程序彼此獨(dú)立的相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的集合 也就是說(shuō) 數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)按一定的模型進(jìn)行組織 在數(shù)據(jù)庫(kù)中不僅要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)本身 還要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 它就像一個(gè)倉(cāng)庫(kù) 不過(guò)存放的東西是信息數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫(kù)介紹 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng) DateBaseManagerSystem簡(jiǎn)稱DBMS 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是專門用來(lái)創(chuàng)建 操縱 管理 維護(hù)和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的大型軟件系統(tǒng) 它對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)提供安全訪問(wèn)機(jī)制和操縱 管理機(jī)制 它是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的核心和基石 所有對(duì)數(shù)據(jù)的操作都要通過(guò)管理系統(tǒng)進(jìn)行 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng) 功能介紹 數(shù)據(jù)庫(kù)定義功能 DBMS通過(guò)向用戶提供數(shù)據(jù)定義語(yǔ)言 Datadefinitionlanguage DDL 用來(lái)定義數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu) 數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 以及數(shù)據(jù)的完整性約束條件和保證完整性的觸發(fā)機(jī)制等 數(shù)據(jù)庫(kù)操縱功能 DBMS提供數(shù)據(jù)操縱語(yǔ)言 Datamanipulationlanguage DML 用戶通過(guò)DML可以完成對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的操縱 可以裝入 刪除 修改數(shù)據(jù) 可以重新組織數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu) 可以完成數(shù)據(jù)庫(kù)的備份和恢復(fù)等操作 數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能 DML還為用戶提供了各種方式靈活的查詢功能 使用戶可以方便的使用數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫(kù)控制功能 DBMS還承擔(dān)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全控制 完整性控制 多用戶并發(fā)控制等各方面的控制 數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng) 輔助理解模型 倉(cāng)庫(kù)管理模型 數(shù)據(jù)庫(kù)定義功能 就像倉(cāng)庫(kù)根據(jù)貨物種類來(lái)制作和維修貨架 容器 的功能 數(shù)據(jù)庫(kù)控制功能 就像倉(cāng)庫(kù)的安保系統(tǒng) 門禁系統(tǒng)等 數(shù)據(jù)庫(kù)操縱功能 就像將貨架上 容器中 的東西存放 取走 包裝 加工等操作 數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能 就像是我們建立的材料卡片和臺(tái)帳 上面有材料的增減變化情況 使我們一目了然 倉(cāng)庫(kù)模型的功能解釋 數(shù)據(jù)庫(kù)定義功能 就像倉(cāng)庫(kù)根據(jù)貨物種類來(lái)制作和維修貨架 容器 的功能 數(shù)據(jù)庫(kù)操縱功能 就像將貨架上 容器中 的東西存放 取走 包裝 加工等操作 數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能 就像是我們建立的材料卡片和臺(tái)帳 上面有材料的增減變化情況 使我們一目了然 數(shù)據(jù)庫(kù)控制功能 就像倉(cāng)庫(kù)的安保系統(tǒng) 門禁系統(tǒng)等 數(shù)據(jù)庫(kù)介紹 數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng) Databaseapplicationsystem DBAS 是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)用戶的需求 在DBMS的支持下 以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)和核心 面向某一類實(shí)際應(yīng)用問(wèn)題而開發(fā)的應(yīng)用軟件 DBAS的開發(fā)過(guò)程一般分為兩個(gè)階段 1 設(shè)計(jì)并創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) 2 開發(fā)應(yīng)用程序 數(shù)據(jù)庫(kù)分類 數(shù)據(jù)模型10m關(guān)系模型中的基本概念5m關(guān)系的基本性質(zhì)4m關(guān)系模型的基本操作5m關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)分類1m 數(shù)據(jù)模型 層次模型 它是用樹狀結(jié)構(gòu)來(lái)表示實(shí)體以及實(shí)體之間的聯(lián)系的 如 單位組織機(jī)構(gòu)圖 族譜 文件系統(tǒng) 網(wǎng)狀模型 它是用網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)來(lái)表示實(shí)體及實(shí)體之間聯(lián)系的模型 關(guān)系模型 它是建立在嚴(yán)格的數(shù)學(xué) 集合理論 基礎(chǔ)之上 運(yùn)用二維表 關(guān)系 來(lái)表示實(shí)體及實(shí)體之間的聯(lián)系的 它的運(yùn)算對(duì)象和結(jié)果都是二維表 層次模型 網(wǎng)狀模型 關(guān)系模型 根據(jù)上列信息建立Access數(shù)據(jù)表格 J2 關(guān)系模型中的基本概念 關(guān)系 對(duì)應(yīng)一張由行和列組成的二維表格 每個(gè)關(guān)系有個(gè)名字 稱為關(guān)系名或表名 一個(gè)關(guān)系對(duì)應(yīng)一個(gè)實(shí)體集或?qū)嶓w集之間的聯(lián)系 元組 關(guān)系對(duì)應(yīng)的二維表格中的每一行稱為關(guān)系的一個(gè)元組 它對(duì)應(yīng)實(shí)體集中的一個(gè)實(shí)體 在數(shù)據(jù)庫(kù)中也成為記錄 在Excel表格中稱為行 屬性 表中的每一列稱為關(guān)系的一個(gè)屬性 關(guān)系的每個(gè)屬性 字段 列 都必須有一個(gè)屬性名 字段名 列名 和一個(gè)特定的數(shù)據(jù)類型 值域 每個(gè)屬性的取值范圍稱為它的值域 關(guān)系的每一個(gè)屬性必須對(duì)應(yīng)一個(gè)值域 不同屬性的值域可能相同或不同 主碼 主鍵 能夠唯一定義或標(biāo)識(shí)關(guān)系中一個(gè)元組 一條記錄 的屬性或者屬性的組合成為主碼 主鍵 關(guān)系中的主碼不能為空值 NULL 外碼 外鍵 在關(guān)系模型中 為了實(shí)現(xiàn)表與表之間的聯(lián)系 通常將一個(gè)表中的主碼放到另一個(gè)表中 作為兩張表聯(lián)系的紐帶 這個(gè)起聯(lián)系作用的屬性稱為外碼 即在一個(gè)表中是主碼 再另外一個(gè)表中不時(shí)主碼的屬性或?qū)傩缘慕M合稱為外碼 J3 關(guān)系的表示方式 關(guān)系一般表示為 關(guān)系名 屬性名1 屬性名2 屬性名n 例如 學(xué)生 學(xué)號(hào) 姓名 性別 出生日期 專業(yè) 獎(jiǎng)學(xué)金 課程 課程號(hào) 課程名 課程類別 課時(shí) 學(xué)分 教師工號(hào) 成績(jī) 學(xué)號(hào) 課程號(hào) 成績(jī) 教師 工號(hào) 姓名 職稱 教研室 注 其中加下劃線的屬性表示主屬性或主碼 關(guān)系的基本性質(zhì) 關(guān)系中不允許存在兩個(gè)完全相同的元組 即各行相異 不允許出現(xiàn)相同的行 元組 行 的順序無(wú)關(guān)緊要 關(guān)系中每一列上 屬性值 字段值 應(yīng)取自統(tǒng)一個(gè)值域 關(guān)系 表 表中的每一列都是不可再分的基本數(shù)據(jù)項(xiàng) 關(guān)系中個(gè)列的名字不能相同 列的順序無(wú)關(guān)緊要 但不能重復(fù) J4 關(guān)系模型的基本操作 選擇 selection 選擇操作是指根據(jù)給定的條件 從一個(gè)關(guān)系 表 中選出一個(gè)或多個(gè)元組 行 記錄 被選出的元組 行 記錄 組成一個(gè)新的關(guān)系 這個(gè)新的關(guān)系是原關(guān)系的一個(gè)子集 選擇園選是關(guān)于行的運(yùn)算 它是關(guān)系中最基本 最重要的運(yùn)算 投影 projection 投影操作是指從一個(gè)關(guān)系 表 中選擇某一些特定的屬性 列 重新排列組成一個(gè)新的關(guān)系 投影后新關(guān)系中的屬性比原關(guān)系中的少 新關(guān)系中若有相同的重復(fù)行 則重復(fù)的行將被刪除 僅保留一行 因此 投影運(yùn)算時(shí)關(guān)于列的運(yùn)算 連接 join 連接運(yùn)算是從兩個(gè)或多個(gè)關(guān)系中選取屬性間滿足一定條件的元組 形成一個(gè)新的關(guān)系 連接操作主要用于表與表之間的關(guān)聯(lián) 關(guān)系模型的這3種運(yùn)算可以分別進(jìn)行也可以組合在一起進(jìn)行 J5 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)分類 大中型數(shù)據(jù)庫(kù) 如IBMDB2 Oracle SQLServer SyBase Informix等 小型數(shù)據(jù)庫(kù)有Access Paradox Foxpro等 現(xiàn)在個(gè)人用戶比較常用到的數(shù)據(jù)庫(kù)是SQLServer和Access 而Access是最流行的桌面型數(shù)據(jù)庫(kù) 操作起來(lái)象Word和Excel一樣簡(jiǎn)便 Access數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象 表 存放數(shù)據(jù)的容器 建立 修改 刪除 字段定義 查詢 數(shù)據(jù)操作工具 計(jì)算 匯總 批量維護(hù) 窗體 數(shù)據(jù)輸入和功能表現(xiàn)工具報(bào)表 數(shù)據(jù)表現(xiàn)工具 輸出我們需要的報(bào)表頁(yè) 網(wǎng)頁(yè)表現(xiàn)工具 在沒有安裝access的機(jī)器上查看access數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù) 宏 批處理模塊模塊 自定義功能模塊 VBA J6 Access對(duì)象之間的關(guān)系 表 查詢 報(bào)表關(guān)系 數(shù)據(jù)庫(kù)的基本應(yīng)用 快速生成表 向?qū)?導(dǎo)入 鏈接 粘貼 設(shè)計(jì) 輸入 查找重復(fù)項(xiàng) 利用向?qū)?查找不匹配項(xiàng) 利用向?qū)?利用關(guān)系查看延伸信息 利用連接 交叉查詢匯總查詢條件查詢 IN LIKE 參數(shù)查詢報(bào)表制作 善用向?qū)?J7 數(shù)據(jù)庫(kù)的中級(jí)運(yùn)用 數(shù)據(jù)計(jì)算產(chǎn)生新列 數(shù)據(jù)操作 刪除查詢 更新查詢 追加查詢 生成表查詢 函數(shù)的運(yùn)用 數(shù)學(xué)SUM 判斷IIF 日期DATE 極值MAX 字符串MID J8 什么時(shí)候要想到使用數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)量大而且需要不斷維護(hù)信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交流核對(duì)周期性提供基于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的報(bào)表存在比較固定的反復(fù)的功能性操作模式需要存放歷史數(shù)據(jù) 以備統(tǒng)計(jì)分析用的多人操作同一個(gè)表或要合并相同類的表 需要規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)經(jīng)常用Excel處理的日常事務(wù)有很多格式相同的卡片和表格要填 Access數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢(shì) 一次定義 任意運(yùn)行動(dòng)態(tài)輸入 選擇運(yùn)行關(guān)系匹配 條件運(yùn)行 初學(xué)常見問(wèn)題 行 列 域的關(guān)系關(guān)系建立的基本要求有效性規(guī)則的運(yùn)用自動(dòng)編號(hào)問(wèn)題數(shù)據(jù)保存問(wèn)題關(guān)系匹配數(shù)據(jù)庫(kù)文件增大查詢和表查詢里的字段 問(wèn)題空值問(wèn)題 J9 優(yōu)勢(shì)互補(bǔ) Access和Excel協(xié)同 交叉報(bào)表的遺憾橫向較長(zhǎng)的報(bào)表 J10 結(jié)束語(yǔ) 時(shí)間短 內(nèi)容多 有什么不明白地方可以提出來(lái) 也歡迎大家加入我們的協(xié)會(huì) 協(xié)會(huì)QQ群號(hào) 1265 76067歡迎大家加入一起探討學(xué)習(xí) 共同進(jìn)步 謝謝大家