中文電子表格處理軟件Excel.ppt

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第4章中文電子表格處理軟件ExcelXP 4 1ExcelXP概述 4 2工作表的編輯 4 3工作表的格式化 4 4數(shù)據(jù)管理與分析 4 5數(shù)據(jù)的圖表化 4 6ExcelXP與WordXP綜合應(yīng)用 4 7頁(yè)面設(shè)置與打印 4 1ExcelXP概述 4 1 1ExcelXP簡(jiǎn)介4 1 2Excel的基本概念4 1 3創(chuàng)建簡(jiǎn)單的工作簿 4 1 1ExcelXP簡(jiǎn)介 ExcelXP最主要的功能有 1 快速制作表格 2 強(qiáng)大的計(jì)算功能 3 數(shù)據(jù)圖表 4 數(shù)據(jù)透視表 4 1 2Excel的基本概念 1 ExcelXP窗口組成 2 基本概念 1 單元格 2 單元格地址 3 活動(dòng)單元格 4 工作表由多個(gè)單元格構(gòu)成的工作區(qū)域就是一張工作表 5 工作簿計(jì)算和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的文件 一個(gè)工作簿就是一個(gè)Excel文件 其擴(kuò)展名為 XLS 6 工作表標(biāo)簽初始值為Sheetl Sheet2 Sheet3 代表工作表名稱 3 獲得幫助與Word幫助功能的使用類似 在此不再贅述 4 1 3創(chuàng)建簡(jiǎn)單的工作簿 1 新建工作簿啟動(dòng)Excel時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)建立一個(gè)名為 bookl 的工作簿 如果想再建立一個(gè)工作簿 可以單擊 任務(wù)窗格 中的 空白工作簿 選項(xiàng) 2 打開工作簿 1 在 資源管理器 或 我的電腦 中雙擊工作簿文件圖標(biāo) 直接打開該文件 2 啟動(dòng)ExcelXP后執(zhí)行 文件 菜單中的 打開 命令 或單擊 常用 工具欄中的 打開 按鈕 都可以打開工作簿文件 3 保存工作簿單擊 常用 工具欄中的 保存 按鈕或執(zhí)行 文件 菜單中的 保存 命令都可以保存 4 2工作表的編輯 4 2 1數(shù)據(jù)輸入4 2 2自動(dòng)填充4 2 3公式與函數(shù)4 2 4編輯工作表數(shù)據(jù) 4 2 1數(shù)據(jù)輸入 1 數(shù)據(jù)的輸入 1 文本輸入 2 數(shù)值輸入 3 日期時(shí)間數(shù)據(jù)輸入2 數(shù)據(jù)類型的設(shè)置先選中要設(shè)置類型的單元格 執(zhí)行 格式 菜單中的 單元格 命令 選擇 數(shù)字 選項(xiàng)卡 即可進(jìn)行類型設(shè)置 4 2 2自動(dòng)填充 1 自動(dòng)填充相同的數(shù)據(jù) 1 先選定這個(gè)區(qū)域 然后在活動(dòng)單元格填入數(shù)據(jù)并按Ctrl Enter鍵 2 先在第一個(gè)單元格中填入數(shù)據(jù) 或選定一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格 將鼠標(biāo)指向單元格右下角稱為填充柄的小方塊 按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng) 可在一行或一列自動(dòng)填充相同的數(shù)據(jù) 2 自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù) 1 用菜單的方法自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù) 2 用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù) 3 創(chuàng)建自定義序列數(shù)據(jù) 創(chuàng)建自定義填充序列數(shù)據(jù)的具體步驟為 執(zhí)行 工具 菜單中的 選項(xiàng) 命令 彈出 選項(xiàng) 對(duì)話框 選擇 自定義序列 選項(xiàng)卡 在 自定義序列 列表框中列出了可供使用的全部 自定義序列 數(shù)據(jù) 在 輸入序列 列表框中輸入用戶自己定義的序列數(shù)據(jù) 每輸入一個(gè)序列數(shù) 可輸入一個(gè)逗號(hào)或按回車鍵 序列數(shù)全部輸入后單擊 添加 按鈕 將新定義的序列數(shù)添加到 自定義序列 列表框中 以后就可以使用了 4 2 3公式與函數(shù) 1 公式組成公式的構(gòu)成是以 開頭 由常量 單元格引用 函數(shù)和運(yùn)算符組成 2 公式應(yīng)用3 函數(shù)執(zhí)行 插入 菜單中的 函數(shù) 命令或單擊常用工具欄中的 fx 按鈕即 函數(shù) 項(xiàng) 彈出 插入函數(shù) 對(duì)話框 1 數(shù)學(xué)與三角函數(shù) 3 函數(shù) 2 時(shí)間和日期函數(shù) 3 統(tǒng)計(jì)函數(shù) 4 文本函數(shù) 5 財(cái)務(wù)函數(shù) 6 邏輯函數(shù) 7 數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù) 8 查找與引用函數(shù) 9 信息函數(shù) 4 單元格引用 1 相對(duì)引用相對(duì)引用是當(dāng)公式在復(fù)制時(shí)會(huì)根據(jù)移動(dòng)的位置自動(dòng)調(diào)節(jié)公式中引用單元格的地址 2 絕對(duì)引用在行號(hào)和列號(hào)前均加上 符號(hào) 則代表絕對(duì)引用 公式復(fù)制時(shí) 絕對(duì)引用單元格將不隨著公式位置變化而改變 3 混合引用混合引用是指單元格地址的行號(hào)或列號(hào)前加上 符號(hào) 當(dāng)公式單元格因?yàn)閺?fù)制或插入而引起行列變化時(shí) 公式的相對(duì)地址部分會(huì)隨位置變化 而絕對(duì)地址部分仍保持不變 4 2 4編輯工作表數(shù)據(jù) 1 數(shù)據(jù)修改在編輯欄修改 先選中要修改的單元格 然后在編輯欄中進(jìn)行相應(yīng)修改直接在單元格修改 雙擊單元格 然后進(jìn)入單元格修改 2 數(shù)據(jù)刪除 1 數(shù)據(jù)清除選取單元格或一個(gè)區(qū)域后 執(zhí)行 編輯 菜單中的 清除 命令 2 數(shù)據(jù)刪除選取單元格或一個(gè)區(qū)域后 執(zhí)行 編輯 菜單中的 刪除 命令 3 數(shù)據(jù)復(fù)制和移動(dòng) 1 數(shù)據(jù)復(fù)制 移動(dòng)Excel數(shù)據(jù)復(fù)制方法多種多樣 可以利用剪貼板 也可以用鼠標(biāo)拖放操作 2 選擇性粘貼選擇性粘貼的具體步驟為 將數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板 再選擇待粘貼目標(biāo)區(qū)域中的第一個(gè)單元格 執(zhí)行 編輯 菜單中的 選擇性粘貼 命令 彈出 選擇性粘貼 對(duì)話框 選擇相應(yīng)選項(xiàng)后 單擊 確定 按鈕完成選擇性粘貼 4 插入與修改批注 插入批注的具體步驟為 單擊需要添加批注的單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 批注 命令 在彈出的批注框中鍵入批注文本 完成文本鍵入后 單擊批注框外部的工作表區(qū)域 這時(shí)在單元格的右上角有三角形標(biāo)志 修改批注的具體步驟為 單擊需要修改批注的單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 修改批注 命令 在文本框中對(duì)批注進(jìn)行修改即可 4 3工作表的格式化 4 3 1管理工作表4 3 2單元格格式4 3 3調(diào)整工作表4 3 4自動(dòng)套用格式4 3 5條件格式化 4 3 1管理工作表 1 選取工作表2 刪除工作表3 插入工作表4 重命名工作表5 工作表的復(fù)制或移動(dòng)使用鼠標(biāo)復(fù)制或移動(dòng)工作表使用菜單命令復(fù)制或移動(dòng)工作表 4 3 2單元格格式 1 設(shè)置數(shù)字格式2 設(shè)置對(duì)齊格式3 設(shè)置字體4 設(shè)置邊框線5 設(shè)置圖案以上設(shè)置均可以通過(guò)執(zhí)行 格式 菜單中的 單元格 命令來(lái)完成 例4 3 1 建立如圖4 3 1所示工作表 4 3 3調(diào)整工作表 1 調(diào)整行高列寬用鼠標(biāo)來(lái)完成執(zhí)行 格式 菜單中的 列 或 行 命令2 插入行 列或單元格通過(guò)Excel的 插入 菜單來(lái)完成 3 刪除行 列或單元格執(zhí)行 編輯 菜單中的 刪除 命令單擊鼠標(biāo)右鍵 從彈出的快捷菜單中執(zhí)行 刪除 命令4 移動(dòng)行 列或單元格選中需要移動(dòng)的單元格 行或列 將鼠標(biāo)定位于所選中區(qū)域的黑色邊框上 按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至目標(biāo)處 4 3 4自動(dòng)套用格式 執(zhí)行 格式 菜單中的 自動(dòng)套用格式 命令 例4 3 2 給圖4 3 1中的學(xué)生基本情況表套用 彩色1 格式 4 3 5條件格式化 通過(guò)執(zhí)行 格式 菜單中的 條件格式 命令完成 例4 3 3 將圖4 3 7 成績(jī)表 中各科成績(jī)中小于75分的標(biāo)以紅色粗體 超過(guò)者則標(biāo)以黑色粗體 4 4數(shù)據(jù)管理與分析 4 4 1數(shù)據(jù)排序4 4 2數(shù)據(jù)篩選4 4 3分類匯總4 4 4合并計(jì)算4 4 5數(shù)據(jù)透視表 4 4 1數(shù)據(jù)排序 1 簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)排序執(zhí)行 數(shù)據(jù) 菜單中的 排序 命令 例4 4 1 在圖4 4 1的成績(jī)表中 請(qǐng)按 數(shù)學(xué) 成績(jī)由低到高排序 2 復(fù)雜數(shù)據(jù)排序 例4 4 2 在圖4 4 1的成績(jī)表中 請(qǐng)按 系別 的不同將 數(shù)學(xué) 成績(jī)由低到高排序 4 4 2數(shù)據(jù)篩選 1 自動(dòng)篩選通過(guò)執(zhí)行菜單命令 數(shù)據(jù) 篩選 自動(dòng)篩選 來(lái)完成 例4 4 3 在圖4 4 1的成績(jī)表中顯示所有語(yǔ)文成績(jī)?cè)?0至90之間的記錄 2 高級(jí)篩選通過(guò)執(zhí)行菜單命令 數(shù)據(jù) 篩選 高級(jí)篩選 來(lái)完成 4 4 3分類匯總 1 分類匯總 例4 4 4 在圖4 4 1的成績(jī)表中 求各系學(xué)生各科成績(jī)的平均分 2 分類匯總數(shù)據(jù)分級(jí)顯示可以通過(guò)單擊分級(jí)顯示區(qū)上方的 123 三個(gè)按鈕進(jìn)行控制 單擊 1 按鈕 只顯示列表中的列標(biāo)題和總計(jì)結(jié)果 單擊 2 按鈕顯示列標(biāo)題 各個(gè)分類匯總結(jié)果和總計(jì)結(jié)果 單擊 3 按鈕顯示所有的詳細(xì)數(shù)據(jù) 4 4 4合并計(jì)算 1 通過(guò)位置合并計(jì)算數(shù)據(jù) 例4 4 5 將圖4 4 8中所示的三個(gè)數(shù)據(jù)表合并為一個(gè)新表 2 通過(guò)分類來(lái)合并計(jì)算數(shù)據(jù) 例4 4 6 將圖4 4 13所示的兩個(gè)工作表通過(guò)分類合并計(jì)算的方法合并為一個(gè)工作表 4 4 5數(shù)據(jù)透視表 例4 4 7 在圖4 4 1的成績(jī)表中 統(tǒng)計(jì)各系男女生的人數(shù) 4 5數(shù)據(jù)的圖表化 4 5 1創(chuàng)建圖表4 5 2圖表的編輯4 5 3設(shè)置圖表對(duì)象格式 4 5 1創(chuàng)建圖表 例4 5 1 根據(jù)圖4 5 1所示的銷售情況統(tǒng)計(jì)表 制作柱形圖 4 5 2圖表的編輯 1 圖表類型的改變單擊圖表將其選中 執(zhí)行 圖表 菜單中的 圖表類型 命令 在其對(duì)話框中選擇所需的圖表類型和子類型 也可以單擊 圖表 工具欄的 圖表類型 按鈕改變圖表類型 但不能選擇子類型 2 圖表中數(shù)據(jù)的編輯 1 刪除數(shù)據(jù)系列 2 向圖表添加數(shù)據(jù)系列 3 圖表中文字的編輯 1 增加圖表標(biāo)題或坐標(biāo)軸標(biāo)題選中要增加圖表標(biāo)題或坐標(biāo)軸標(biāo)題的圖表 執(zhí)行 圖表 菜單中的 圖表選項(xiàng) 在彈出的對(duì)話框中選擇 標(biāo)題 選項(xiàng)卡 根據(jù)需要確定增加何種標(biāo)題 2 增加數(shù)據(jù)標(biāo)志選中圖表后執(zhí)行 圖表 菜單中的 圖表選項(xiàng) 命令 在彈出的對(duì)話框中選擇 數(shù)據(jù)標(biāo)志 選項(xiàng)卡 在其中選擇所需的數(shù)據(jù)標(biāo)志即可 3 突出指定數(shù)據(jù) 4 修改和刪除文字單擊要修改的文字處 可直接修改其中的內(nèi)容 選擇中文字后 按Del鍵可將文字刪除 4 5 3設(shè)置圖表對(duì)象格式 圖表的格式化是指對(duì)圖表的各個(gè)對(duì)象的格式設(shè)置 包括文字和數(shù)值的格式 顏色 字號(hào) 圖案等 格式設(shè)置可以有三種方法 1 執(zhí)行 格式 菜單中的 圖表格式 命令 2 指向圖表對(duì)象 單擊鼠標(biāo)右鍵 在彈出的快捷菜單中執(zhí)行該圖表對(duì)象格式設(shè)置命令 3 雙擊欲進(jìn)行格式設(shè)置的圖表對(duì)象 4 6ExcelXP與WordXP綜合應(yīng)用 4 6 1在Word文檔中嵌入Excel工作表對(duì)象4 6 2在Word文檔中鏈接插入Excel工作表 4 6 1在Word文檔中嵌入Excel工作表對(duì)象 1 嵌入已建好的Excel工作表或圖表 1 普通嵌入法同時(shí)打開Word文檔和欲嵌入的MicrosoftExcel工作表 切換到MicrosoftExcel 選定需嵌入的工作表區(qū)域或所需圖表 執(zhí)行 編輯 菜單中的 復(fù)制 命令 切換到Word文檔 單擊要插入嵌入對(duì)象的地方 執(zhí)行 編輯 菜單中的 選擇性粘貼 彈出 選擇性粘貼 對(duì)話框 選中 粘貼 選項(xiàng) 單擊 形式 框中的 MicrosoftExcel工作表對(duì)象 或 MicrosoftExcel圖表對(duì)象 命令 如果要將嵌入的工作表或圖表顯示為圖標(biāo) 則選中 顯示為圖標(biāo) 復(fù)選框 單擊 確定 按鈕 完成嵌入Excel工作表對(duì)象 1 嵌入已建好的Excel工作表或圖表 2 快速嵌入法執(zhí)行 插入 菜單中的 對(duì)象 命令 彈出 對(duì)象 對(duì)話框 單擊 由文件創(chuàng)建 標(biāo)簽 顯示 由文件創(chuàng)建 選項(xiàng)卡 在 文件名 框中 鍵入要由其創(chuàng)建嵌入對(duì)象的工作表的名稱 或者單擊 瀏覽 按鈕并從列表中選擇文件 清除 鏈接到文件 復(fù)選框 單擊 確定 按鈕完成設(shè)置 2 新建嵌入的Excel工作表或圖表 1 在Word文檔中 單擊要為工作表或圖表插入新嵌入對(duì)象的位置 2 執(zhí)行 插入 菜單中的 對(duì)象 命令 彈出 對(duì)象 對(duì)話框 單擊 對(duì)象類型 框中的 MicrosoftExcel工作表 或 MicrosoftExcel圖表 命令 如果要將嵌入工作表或圖表顯示為圖標(biāo) 則選中 顯示為圖標(biāo) 復(fù)選框 3 單擊 確定 按鈕 進(jìn)入Excel工作表窗口 4 在自動(dòng)進(jìn)入的Excel工作表窗口中輸入工作表內(nèi)容 然后退出Excel 完成插入新建Excel對(duì)象 4 6 2在Word文檔中鏈接插入Excel工作表 鏈接插入具體步驟如下 1 同時(shí)打開Word文檔和要鏈接插入的MicrosoftExcel工作表 2 切換到MicrosoftExcel 選定需插入的工作表區(qū)域或所需圖表 3 執(zhí)行 編輯 菜單中的 復(fù)制 命令 4 切換到Word文檔 單擊要插入鏈接對(duì)象的位置 5 執(zhí)行 編輯 菜單中的 選擇性粘貼 命令 彈出 選擇性粘貼 對(duì)話框 單擊 粘貼鏈接 選項(xiàng) 選擇 形式 框中的所需選項(xiàng) 如果要將鏈接的工作表或圖表顯示為圖標(biāo) 則選中 顯示為圖標(biāo) 復(fù)選框 6 單擊 確定 按鈕完成設(shè)置 4 7頁(yè)面設(shè)置與打印 4 7 1頁(yè)面設(shè)置4 7 2設(shè)置打印區(qū)域和分頁(yè)4 7 3打印預(yù)覽與打印 4 7 1頁(yè)面設(shè)置 執(zhí)行 文件 菜單中的 頁(yè)面設(shè)置 命令 出現(xiàn) 頁(yè)面設(shè)置 對(duì)話框 用以設(shè)置工作表的打印方向 縮放比例 紙張大小 頁(yè)邊距 頁(yè)眉 頁(yè)腳等 1 頁(yè)眉 頁(yè)腳單擊 頁(yè)面設(shè)置 對(duì)話框中的 頁(yè)眉 頁(yè)腳 標(biāo)簽 出現(xiàn) 頁(yè)眉 頁(yè)腳 選項(xiàng)卡 設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳 2 工作表單擊 工作表 標(biāo)簽 出現(xiàn) 工作表 選項(xiàng)卡 可以對(duì)工作表的相關(guān)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置 4 7 2設(shè)置打印區(qū)域和分頁(yè) 1 設(shè)置打印區(qū)域 1 選擇要打印的區(qū)域 2 執(zhí)行菜單命令 文件 打印區(qū)域 設(shè)置打印區(qū)域 選定區(qū)域的邊框上出現(xiàn)虛線 表示打印區(qū)域已設(shè)置好 2 人工分頁(yè) 1 插入分頁(yè)符單擊要另起一頁(yè)的起始行行號(hào) 或選擇該行最左邊單元格 或起始列號(hào) 或選擇該列最上端單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 分頁(yè)符 命令 2 刪除分頁(yè)符選擇分頁(yè)虛線的下一行或右一列的任一單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 刪除分頁(yè)符 命令 4 7 3打印預(yù)覽與打印 1 打印預(yù)覽執(zhí)行 文件 菜單中的 打印預(yù)覽 命令 或單擊 常用 工具欄中的 打印預(yù)覽 按鈕 屏幕顯示 打印預(yù)覽 界面 2 打印工作表執(zhí)行 文件 菜單中的 打印 命令 或在 頁(yè)面設(shè)置 對(duì)話框 打印預(yù)覽 視圖中單擊 打印 按鈕 出現(xiàn) 打印內(nèi)容 對(duì)話框 在設(shè)置好 打印范圍 打印份數(shù) 和 打印內(nèi)容 后單擊 確定 按鈕 即可進(jìn)行打印輸出