中文電子表格處理軟件Excel.ppt

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第4章中文電子表格處理軟件ExcelXP 4 1ExcelXP概述 4 2工作表的編輯 4 3工作表的格式化 4 4數據管理與分析 4 5數據的圖表化 4 6ExcelXP與WordXP綜合應用 4 7頁面設置與打印 4 1ExcelXP概述 4 1 1ExcelXP簡介4 1 2Excel的基本概念4 1 3創(chuàng)建簡單的工作簿 4 1 1ExcelXP簡介 ExcelXP最主要的功能有 1 快速制作表格 2 強大的計算功能 3 數據圖表 4 數據透視表 4 1 2Excel的基本概念 1 ExcelXP窗口組成 2 基本概念 1 單元格 2 單元格地址 3 活動單元格 4 工作表由多個單元格構成的工作區(qū)域就是一張工作表 5 工作簿計算和儲存數據的文件 一個工作簿就是一個Excel文件 其擴展名為 XLS 6 工作表標簽初始值為Sheetl Sheet2 Sheet3 代表工作表名稱 3 獲得幫助與Word幫助功能的使用類似 在此不再贅述 4 1 3創(chuàng)建簡單的工作簿 1 新建工作簿啟動Excel時系統自動建立一個名為 bookl 的工作簿 如果想再建立一個工作簿 可以單擊 任務窗格 中的 空白工作簿 選項 2 打開工作簿 1 在 資源管理器 或 我的電腦 中雙擊工作簿文件圖標 直接打開該文件 2 啟動ExcelXP后執(zhí)行 文件 菜單中的 打開 命令 或單擊 常用 工具欄中的 打開 按鈕 都可以打開工作簿文件 3 保存工作簿單擊 常用 工具欄中的 保存 按鈕或執(zhí)行 文件 菜單中的 保存 命令都可以保存 4 2工作表的編輯 4 2 1數據輸入4 2 2自動填充4 2 3公式與函數4 2 4編輯工作表數據 4 2 1數據輸入 1 數據的輸入 1 文本輸入 2 數值輸入 3 日期時間數據輸入2 數據類型的設置先選中要設置類型的單元格 執(zhí)行 格式 菜單中的 單元格 命令 選擇 數字 選項卡 即可進行類型設置 4 2 2自動填充 1 自動填充相同的數據 1 先選定這個區(qū)域 然后在活動單元格填入數據并按Ctrl Enter鍵 2 先在第一個單元格中填入數據 或選定一個有數據的單元格 將鼠標指向單元格右下角稱為填充柄的小方塊 按下鼠標左鍵拖動 可在一行或一列自動填充相同的數據 2 自動填充序列數據 1 用菜單的方法自動填充序列數據 2 用鼠標拖動的方法自動填充序列數據 3 創(chuàng)建自定義序列數據 創(chuàng)建自定義填充序列數據的具體步驟為 執(zhí)行 工具 菜單中的 選項 命令 彈出 選項 對話框 選擇 自定義序列 選項卡 在 自定義序列 列表框中列出了可供使用的全部 自定義序列 數據 在 輸入序列 列表框中輸入用戶自己定義的序列數據 每輸入一個序列數 可輸入一個逗號或按回車鍵 序列數全部輸入后單擊 添加 按鈕 將新定義的序列數添加到 自定義序列 列表框中 以后就可以使用了 4 2 3公式與函數 1 公式組成公式的構成是以 開頭 由常量 單元格引用 函數和運算符組成 2 公式應用3 函數執(zhí)行 插入 菜單中的 函數 命令或單擊常用工具欄中的 fx 按鈕即 函數 項 彈出 插入函數 對話框 1 數學與三角函數 3 函數 2 時間和日期函數 3 統計函數 4 文本函數 5 財務函數 6 邏輯函數 7 數據庫函數 8 查找與引用函數 9 信息函數 4 單元格引用 1 相對引用相對引用是當公式在復制時會根據移動的位置自動調節(jié)公式中引用單元格的地址 2 絕對引用在行號和列號前均加上 符號 則代表絕對引用 公式復制時 絕對引用單元格將不隨著公式位置變化而改變 3 混合引用混合引用是指單元格地址的行號或列號前加上 符號 當公式單元格因為復制或插入而引起行列變化時 公式的相對地址部分會隨位置變化 而絕對地址部分仍保持不變 4 2 4編輯工作表數據 1 數據修改在編輯欄修改 先選中要修改的單元格 然后在編輯欄中進行相應修改直接在單元格修改 雙擊單元格 然后進入單元格修改 2 數據刪除 1 數據清除選取單元格或一個區(qū)域后 執(zhí)行 編輯 菜單中的 清除 命令 2 數據刪除選取單元格或一個區(qū)域后 執(zhí)行 編輯 菜單中的 刪除 命令 3 數據復制和移動 1 數據復制 移動Excel數據復制方法多種多樣 可以利用剪貼板 也可以用鼠標拖放操作 2 選擇性粘貼選擇性粘貼的具體步驟為 將數據復制到剪貼板 再選擇待粘貼目標區(qū)域中的第一個單元格 執(zhí)行 編輯 菜單中的 選擇性粘貼 命令 彈出 選擇性粘貼 對話框 選擇相應選項后 單擊 確定 按鈕完成選擇性粘貼 4 插入與修改批注 插入批注的具體步驟為 單擊需要添加批注的單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 批注 命令 在彈出的批注框中鍵入批注文本 完成文本鍵入后 單擊批注框外部的工作表區(qū)域 這時在單元格的右上角有三角形標志 修改批注的具體步驟為 單擊需要修改批注的單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 修改批注 命令 在文本框中對批注進行修改即可 4 3工作表的格式化 4 3 1管理工作表4 3 2單元格格式4 3 3調整工作表4 3 4自動套用格式4 3 5條件格式化 4 3 1管理工作表 1 選取工作表2 刪除工作表3 插入工作表4 重命名工作表5 工作表的復制或移動使用鼠標復制或移動工作表使用菜單命令復制或移動工作表 4 3 2單元格格式 1 設置數字格式2 設置對齊格式3 設置字體4 設置邊框線5 設置圖案以上設置均可以通過執(zhí)行 格式 菜單中的 單元格 命令來完成 例4 3 1 建立如圖4 3 1所示工作表 4 3 3調整工作表 1 調整行高列寬用鼠標來完成執(zhí)行 格式 菜單中的 列 或 行 命令2 插入行 列或單元格通過Excel的 插入 菜單來完成 3 刪除行 列或單元格執(zhí)行 編輯 菜單中的 刪除 命令單擊鼠標右鍵 從彈出的快捷菜單中執(zhí)行 刪除 命令4 移動行 列或單元格選中需要移動的單元格 行或列 將鼠標定位于所選中區(qū)域的黑色邊框上 按下鼠標左鍵拖動至目標處 4 3 4自動套用格式 執(zhí)行 格式 菜單中的 自動套用格式 命令 例4 3 2 給圖4 3 1中的學生基本情況表套用 彩色1 格式 4 3 5條件格式化 通過執(zhí)行 格式 菜單中的 條件格式 命令完成 例4 3 3 將圖4 3 7 成績表 中各科成績中小于75分的標以紅色粗體 超過者則標以黑色粗體 4 4數據管理與分析 4 4 1數據排序4 4 2數據篩選4 4 3分類匯總4 4 4合并計算4 4 5數據透視表 4 4 1數據排序 1 簡單數據排序執(zhí)行 數據 菜單中的 排序 命令 例4 4 1 在圖4 4 1的成績表中 請按 數學 成績由低到高排序 2 復雜數據排序 例4 4 2 在圖4 4 1的成績表中 請按 系別 的不同將 數學 成績由低到高排序 4 4 2數據篩選 1 自動篩選通過執(zhí)行菜單命令 數據 篩選 自動篩選 來完成 例4 4 3 在圖4 4 1的成績表中顯示所有語文成績在60至90之間的記錄 2 高級篩選通過執(zhí)行菜單命令 數據 篩選 高級篩選 來完成 4 4 3分類匯總 1 分類匯總 例4 4 4 在圖4 4 1的成績表中 求各系學生各科成績的平均分 2 分類匯總數據分級顯示可以通過單擊分級顯示區(qū)上方的 123 三個按鈕進行控制 單擊 1 按鈕 只顯示列表中的列標題和總計結果 單擊 2 按鈕顯示列標題 各個分類匯總結果和總計結果 單擊 3 按鈕顯示所有的詳細數據 4 4 4合并計算 1 通過位置合并計算數據 例4 4 5 將圖4 4 8中所示的三個數據表合并為一個新表 2 通過分類來合并計算數據 例4 4 6 將圖4 4 13所示的兩個工作表通過分類合并計算的方法合并為一個工作表 4 4 5數據透視表 例4 4 7 在圖4 4 1的成績表中 統計各系男女生的人數 4 5數據的圖表化 4 5 1創(chuàng)建圖表4 5 2圖表的編輯4 5 3設置圖表對象格式 4 5 1創(chuàng)建圖表 例4 5 1 根據圖4 5 1所示的銷售情況統計表 制作柱形圖 4 5 2圖表的編輯 1 圖表類型的改變單擊圖表將其選中 執(zhí)行 圖表 菜單中的 圖表類型 命令 在其對話框中選擇所需的圖表類型和子類型 也可以單擊 圖表 工具欄的 圖表類型 按鈕改變圖表類型 但不能選擇子類型 2 圖表中數據的編輯 1 刪除數據系列 2 向圖表添加數據系列 3 圖表中文字的編輯 1 增加圖表標題或坐標軸標題選中要增加圖表標題或坐標軸標題的圖表 執(zhí)行 圖表 菜單中的 圖表選項 在彈出的對話框中選擇 標題 選項卡 根據需要確定增加何種標題 2 增加數據標志選中圖表后執(zhí)行 圖表 菜單中的 圖表選項 命令 在彈出的對話框中選擇 數據標志 選項卡 在其中選擇所需的數據標志即可 3 突出指定數據 4 修改和刪除文字單擊要修改的文字處 可直接修改其中的內容 選擇中文字后 按Del鍵可將文字刪除 4 5 3設置圖表對象格式 圖表的格式化是指對圖表的各個對象的格式設置 包括文字和數值的格式 顏色 字號 圖案等 格式設置可以有三種方法 1 執(zhí)行 格式 菜單中的 圖表格式 命令 2 指向圖表對象 單擊鼠標右鍵 在彈出的快捷菜單中執(zhí)行該圖表對象格式設置命令 3 雙擊欲進行格式設置的圖表對象 4 6ExcelXP與WordXP綜合應用 4 6 1在Word文檔中嵌入Excel工作表對象4 6 2在Word文檔中鏈接插入Excel工作表 4 6 1在Word文檔中嵌入Excel工作表對象 1 嵌入已建好的Excel工作表或圖表 1 普通嵌入法同時打開Word文檔和欲嵌入的MicrosoftExcel工作表 切換到MicrosoftExcel 選定需嵌入的工作表區(qū)域或所需圖表 執(zhí)行 編輯 菜單中的 復制 命令 切換到Word文檔 單擊要插入嵌入對象的地方 執(zhí)行 編輯 菜單中的 選擇性粘貼 彈出 選擇性粘貼 對話框 選中 粘貼 選項 單擊 形式 框中的 MicrosoftExcel工作表對象 或 MicrosoftExcel圖表對象 命令 如果要將嵌入的工作表或圖表顯示為圖標 則選中 顯示為圖標 復選框 單擊 確定 按鈕 完成嵌入Excel工作表對象 1 嵌入已建好的Excel工作表或圖表 2 快速嵌入法執(zhí)行 插入 菜單中的 對象 命令 彈出 對象 對話框 單擊 由文件創(chuàng)建 標簽 顯示 由文件創(chuàng)建 選項卡 在 文件名 框中 鍵入要由其創(chuàng)建嵌入對象的工作表的名稱 或者單擊 瀏覽 按鈕并從列表中選擇文件 清除 鏈接到文件 復選框 單擊 確定 按鈕完成設置 2 新建嵌入的Excel工作表或圖表 1 在Word文檔中 單擊要為工作表或圖表插入新嵌入對象的位置 2 執(zhí)行 插入 菜單中的 對象 命令 彈出 對象 對話框 單擊 對象類型 框中的 MicrosoftExcel工作表 或 MicrosoftExcel圖表 命令 如果要將嵌入工作表或圖表顯示為圖標 則選中 顯示為圖標 復選框 3 單擊 確定 按鈕 進入Excel工作表窗口 4 在自動進入的Excel工作表窗口中輸入工作表內容 然后退出Excel 完成插入新建Excel對象 4 6 2在Word文檔中鏈接插入Excel工作表 鏈接插入具體步驟如下 1 同時打開Word文檔和要鏈接插入的MicrosoftExcel工作表 2 切換到MicrosoftExcel 選定需插入的工作表區(qū)域或所需圖表 3 執(zhí)行 編輯 菜單中的 復制 命令 4 切換到Word文檔 單擊要插入鏈接對象的位置 5 執(zhí)行 編輯 菜單中的 選擇性粘貼 命令 彈出 選擇性粘貼 對話框 單擊 粘貼鏈接 選項 選擇 形式 框中的所需選項 如果要將鏈接的工作表或圖表顯示為圖標 則選中 顯示為圖標 復選框 6 單擊 確定 按鈕完成設置 4 7頁面設置與打印 4 7 1頁面設置4 7 2設置打印區(qū)域和分頁4 7 3打印預覽與打印 4 7 1頁面設置 執(zhí)行 文件 菜單中的 頁面設置 命令 出現 頁面設置 對話框 用以設置工作表的打印方向 縮放比例 紙張大小 頁邊距 頁眉 頁腳等 1 頁眉 頁腳單擊 頁面設置 對話框中的 頁眉 頁腳 標簽 出現 頁眉 頁腳 選項卡 設置頁眉和頁腳 2 工作表單擊 工作表 標簽 出現 工作表 選項卡 可以對工作表的相關選項進行設置 4 7 2設置打印區(qū)域和分頁 1 設置打印區(qū)域 1 選擇要打印的區(qū)域 2 執(zhí)行菜單命令 文件 打印區(qū)域 設置打印區(qū)域 選定區(qū)域的邊框上出現虛線 表示打印區(qū)域已設置好 2 人工分頁 1 插入分頁符單擊要另起一頁的起始行行號 或選擇該行最左邊單元格 或起始列號 或選擇該列最上端單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 分頁符 命令 2 刪除分頁符選擇分頁虛線的下一行或右一列的任一單元格 執(zhí)行 插入 菜單中的 刪除分頁符 命令 4 7 3打印預覽與打印 1 打印預覽執(zhí)行 文件 菜單中的 打印預覽 命令 或單擊 常用 工具欄中的 打印預覽 按鈕 屏幕顯示 打印預覽 界面 2 打印工作表執(zhí)行 文件 菜單中的 打印 命令 或在 頁面設置 對話框 打印預覽 視圖中單擊 打印 按鈕 出現 打印內容 對話框 在設置好 打印范圍 打印份數 和 打印內容 后單擊 確定 按鈕 即可進行打印輸出