表格處理軟件Excel.ppt

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第 6 章 表格處理軟件Excel,學(xué)習(xí)要求,了解 電子表格的基本功能和應(yīng)用領(lǐng)域；電子表格的操作特點(diǎn)。 掌握 電子表格的基本編輯操作；公式和常用函數(shù)的使用，相對(duì)引用和絕對(duì)引用，自動(dòng)填充；內(nèi)容、格式、公式等的復(fù)制、移動(dòng)和粘貼；圖表創(chuàng)建和相關(guān)設(shè)置；以及數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計(jì)、篩選、排序及數(shù)據(jù)透視表的建立。,主要內(nèi)容,6.1 Excel簡(jiǎn)介 6.2 創(chuàng)建和編輯工作表 6.3 公式和函數(shù) 6.4 圖表 6.5 數(shù)據(jù)管理和分析 6.6 格式化工作表與工作簿管理,6.1 Excel簡(jiǎn)介,6.1.1 運(yùn)行和退出Excel,啟動(dòng)Excel 2003主要有三種方式。 從Windows開始菜單啟動(dòng)Excel 2003。 利用桌面上的快捷圖標(biāo)啟動(dòng)Excel 2003。 通過打開Excel文檔啟動(dòng)Excel。 關(guān)閉退出Excel 2003主要方式： 雙擊Excel 2003工作窗口標(biāo)題欄最左端的控制菜單按鈕。 選擇“文件”|“退出”命令。 注意： 如果在退出Excel 2003時(shí)文檔沒有保存，Excel會(huì)自動(dòng)彈出對(duì)話框，詢問是否需要保存文件，如果確定，對(duì)于新建文件出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框，進(jìn)行保存。如果是對(duì)老文件修改則直接以老文件名保存。,6.1.2 Excel 2003的窗口介紹,,1. 工作區(qū)窗口,工作區(qū)窗口是Excel 2003的主要工作區(qū)，在性質(zhì)上屬于文檔窗口。Excel 2003允許同時(shí)打開多個(gè)工作簿(各占用一個(gè)窗口)，每一工作簿下最多不能超過255張表。工作區(qū)窗口中包括工作表工作區(qū)和工作表標(biāo)簽。 ① 工作表工作區(qū) 工作區(qū)(work space)統(tǒng)指位于“編輯”欄與“標(biāo)簽”欄之間的區(qū)域，表格的編輯主要在這一區(qū)域內(nèi)完成。 工作區(qū)內(nèi)包括行頭、列頭和單元格。 每個(gè)單元格由行號(hào)和列標(biāo)來定位，其中行號(hào)位于工作表的左端，順序?yàn)閿?shù)字 1、2、3…等，該數(shù)字的最大值為65536；列號(hào)位于工作表的上端，順序?yàn)樽帜?A、B、C…等，最右邊的列號(hào)為IV。 加亮的單元格表示當(dāng)前的活動(dòng)單元格。 ② 工作表標(biāo)簽 工作表標(biāo)簽位于工作簿窗口底部。依次為Sheetl、Sheet2、Sheet3。加亮的標(biāo)簽指出了當(dāng)前的工作表。 新建的工作簿一般包含3張工作表，但用戶可按需增減，最多可達(dá)255張工作表。標(biāo)簽左方設(shè)有標(biāo)簽滾動(dòng)鈕，可使標(biāo)簽左右滾動(dòng)顯示。,2. 單元格編輯欄,“單元格編輯”欄一般位于“工具”欄的下方，自左至右依次由“名稱”框、工具按鈕和“編輯”欄三部分組成。 當(dāng)某個(gè)單元格被激活時(shí)，其單元格的地址(例如A1)即在“名稱”框出現(xiàn)。此后用戶輸入的數(shù)據(jù)，將在該單元格與“編輯”欄中同時(shí)出現(xiàn)。 “√”按鈕為“輸入”按鈕，用于確認(rèn)輸入單元格的內(nèi)容； “”按鈕為“取消”按鈕，用于取消本次輸入的內(nèi)容； “fx”按鈕為“插入函數(shù)”按鈕，僅在向單元格輸入公式和函數(shù)時(shí)使用。,,6.1.3 工作簿、工作表和單元格,工作簿是計(jì)算和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的文件，一個(gè)工作簿中可以包含若干張有內(nèi)在關(guān)聯(lián)的工作表。 Excel 2003中的工作簿是以文件形式存放在磁盤上其擴(kuò)展名為.XLS。 1. 工作簿與工作表 Excel 2003首次啟動(dòng)后進(jìn)入工作簿窗口，默認(rèn)情況下Excel 2003的一個(gè)工作簿中有3個(gè)工作表，一個(gè)工作簿可以包含多個(gè)工作表，這樣可使一個(gè)文件中包含多種類型的相關(guān)信息，默認(rèn)當(dāng)前工作表為Sheetl，用戶可以用這個(gè)空白的工作表建立自己的工作表，也可根據(jù)實(shí)際情況增減工作表和選擇工作表。 2. 單元格、區(qū)域 單元格是組成工作表的最小單位。當(dāng)單擊某單元格時(shí)，該單元格的輪廓線會(huì)變?yōu)榇州喞€高亮度顯示出來，則這個(gè)單元格叫做“當(dāng)前單元格”或“活動(dòng)單元格”，這個(gè)單元格的列和行號(hào)被顯示在“名稱”框中。 區(qū)域是連續(xù)的單元格，用“左上角單元格：右下角單元格”表示，為區(qū)域運(yùn)算符。如A2：A9表示起于A2止于A9的八個(gè)單元格，這樣的連續(xù)8個(gè)單元格稱為一個(gè)區(qū)域。,6.2創(chuàng)建和編輯工作表,6.2.1 數(shù)據(jù)輸入,1. 選取單元格（教材P128） 單元格的選取是單元格操作中的常用操作，它包括 單個(gè)單元格選取 多個(gè)連續(xù)單元格選取 多個(gè)不連續(xù)單元格選取 2. 輸入數(shù)據(jù) （教材P129） 在工作表中用戶可以輸入兩種數(shù)據(jù)——常量和公式。當(dāng)激活某個(gè)單元格后，可以從鍵盤直接輸入常量數(shù)據(jù)，包括文本型、數(shù)值型和日期時(shí)間型數(shù)據(jù)。當(dāng)激活某個(gè)單元格后，先輸入一個(gè)等號(hào)“=”再輸入公式，則是用這個(gè)公式計(jì)算的結(jié)果填入該單元格在Excel中。 ① 輸入文本 ② 輸入數(shù)值 ③ 輸入日期時(shí)間數(shù)據(jù) 3. 自動(dòng)輸入數(shù)據(jù)（教材P129） ① 自動(dòng)填充 ② 等差、等比數(shù)列等數(shù)據(jù)序列的填充,6.2.2 單元格的基本操作（P130）,1. 插入一整行或一整列的單元格 2. 插入單元格 3. 刪除單元格 4. 移動(dòng)單元格中數(shù)據(jù) 5. 復(fù)制單元格中數(shù)據(jù) 6. 清除單元格中數(shù)據(jù),6.3 公式和函數(shù),6.3.1 使用公式,公式是對(duì)單元格中數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式。 通過公式可以對(duì)工作表數(shù)值完成各類數(shù)學(xué)運(yùn)算，如進(jìn)行加法或乘法計(jì)算。 在默認(rèn)狀態(tài)下，公式從等號(hào)“=”開頭，由常量、單元格引用、函數(shù)和運(yùn)算符等組成。,,,1. 運(yùn)算符 運(yùn)算符是公式組成的元素之一。運(yùn)算符是一種符號(hào)，用于指明對(duì)公式中元素進(jìn)行計(jì)算的類型，如加法、減法或乘法。在Excel中包含4種類型的運(yùn)算符，即算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、連接運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。（P132） 2. 創(chuàng)建公式 在單元格中創(chuàng)建公式的方法是，先選中單元格輸入“=”號(hào)，再在單元格中輸入相應(yīng)的公式。最后按回車鍵或單擊“單元格編輯“欄中的“√”按鈕，將公式計(jì)算的結(jié)果填入選中的單元格中 3. 使用公式時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息 使用公式計(jì)算時(shí)，若有錯(cuò)誤會(huì)產(chǎn)生一個(gè)錯(cuò)誤信息代碼，以提示用戶，常見的有以下幾類，如后表所示。 （P133）,表6-2 公式計(jì)算時(shí)顯示的錯(cuò)誤信息代碼,6.3.2 使用函數(shù),Excel 中提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，為用戶對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算和分析帶來極大方便。這些函數(shù)包括財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本、邏輯、信息等。 函數(shù)使用形式為 函數(shù)名稱(參數(shù)1，參數(shù)2，…) 其中參數(shù)可以是常量、單元格、區(qū)域、公式或其他函數(shù)。 例如函數(shù) AVERAGE(C2:G10)表示求C2到G10之間的一個(gè)矩形區(qū)域中所有數(shù)值的平均值； MAX(B2:D6, F7:H12)表示求B2到D6和F7到H12兩個(gè)不連續(xù)矩形區(qū)域中單元格數(shù)值的最大值。 除了直接輸入函數(shù)以及函數(shù)的參數(shù)外，還有另外兩種使用函數(shù)的方法。 1. 自動(dòng)求和（P134） 2. 使用粘貼函數(shù)輸入（P134）,6.3.3 單元格引用及公式的復(fù)制與填充,公式的復(fù)制和填充可以避免大量重復(fù)輸入公式的工作，復(fù)制公式時(shí)，若在公式中使用單元格和區(qū)域，應(yīng)根據(jù)不同的情況使用不同的單元格引用。 1. 相對(duì)引用 假定單元格D2中的公式為=B2*C2，如果將D2單元格中的公式復(fù)制到D3單元格，則D3單元格中的公式會(huì)自動(dòng)由=B2*C2變?yōu)?B3*C3。這種對(duì)單元格的引用會(huì)隨著公式所在單元格位置的改變而改變的引用叫做相對(duì)引用。 2. 絕對(duì)引用 在復(fù)制或移動(dòng)單元格時(shí)，如果不希望其的公式中引用的單元格發(fā)生變化，則需要使用絕對(duì)引用。絕對(duì)引用要在單元格的列號(hào)和行號(hào)前都要加一個(gè)美元符號(hào)$。例如，將D2單元格中的公式=B2*C2改為=$B$2*$C$2，則將它復(fù)制到D3單元格中時(shí)，公式將保持不變，即D3單元格中的公式也為=B2*C2。這種在復(fù)制或移動(dòng)單元格到目的地，源單元格中的公式中的運(yùn)算符和操作數(shù)(原來引用的單元格)都不變的引用，稱為絕對(duì)引用。 3. 混合引用 在一個(gè)公式中既有相對(duì)引用又有絕對(duì)引用的引用稱為混合引用。在使用混合引用時(shí)，一定要弄清楚哪些引用是固定不變的，哪些引用是隨公式所在位置的改變而改變的。 4. 引用其它工作表中的單元格 如果需要引用工作簿中的單元格，比如 Sheet2 的 B6 單元格內(nèi)容與Sheet1 的 A4 單元格內(nèi)容相加，其結(jié)果放入 Sheet1 的 A5 單元格中，則在Sheet1 的 A5 單元格中輸入公式=Sheet2!B6+ Sheet1!A5，即在工作表名與單元格引用之間用感嘆號(hào)！分開。,6.4 圖表,6.4.1 創(chuàng)建圖表,在Excel中，圖表可以分為兩類 嵌入圖表：圖表和工作表放在同一工作表。 獨(dú)立圖表：圖表單獨(dú)放在一個(gè)工作表中。 嵌入圖表和獨(dú)立圖表都與建立它們的工作表數(shù)據(jù)相鏈接，當(dāng)改變了工作表中的數(shù)據(jù)時(shí)，這兩種圖表都會(huì)隨之更新。 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表（P136） 步驟1：圖表類型 步驟2：圖表源數(shù)據(jù) 步驟3：圖表選項(xiàng) 步驟4：圖表位置,6.4.2 編輯圖表,,6.5 數(shù)據(jù)管理和分析,6.5.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單,在Excel 2003中可以通過創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)清單來管理數(shù)據(jù)。所謂數(shù)據(jù)清單，就是以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式去管理數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)被組織成一個(gè)數(shù)據(jù)清單之后，就可以被查詢、排序、篩選以及分類匯總。 數(shù)據(jù)清單包含相關(guān)數(shù)據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)行。清單中的列被看成是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，清單中的列標(biāo)題被看成是數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名，清單中的每一行被看成是數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。因此數(shù)據(jù)清單一般具有這樣的特征，數(shù)據(jù)整齊，由行列組成規(guī)則的表；每列構(gòu)成一個(gè)字段，第一行是字段名，該列中數(shù)據(jù)類型相同；在數(shù)據(jù)清單中沒有空行出現(xiàn)。,6.5.2 數(shù)據(jù)排序,在數(shù)據(jù)清單(一系列帶有標(biāo)記且包含類似數(shù)據(jù)的行)中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)可以用“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令來重新組織行的順序。用戶可以選擇數(shù)據(jù)和排序次序，或建立和使用一個(gè)自定義排序次序。 1. 簡(jiǎn)單排序 2. 多條件排序,6.5.3 數(shù)據(jù)篩選（P140）,選擇“數(shù)據(jù)”|“篩選”命令可以對(duì)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找等工作。一個(gè)經(jīng)篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合條件的行，暫時(shí)隱藏其他行。 在“篩選”命令的級(jí)聯(lián)菜單中，Excel 2003還提供了“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”兩個(gè)命令來控制篩選數(shù)據(jù)。 “自動(dòng)篩選”命令能滿足大部分需求；當(dāng)需要更復(fù)雜的條件來篩選清單時(shí)，則需使用“高級(jí)篩選”命令。,1. 自動(dòng)篩選,,自定義自動(dòng)篩選,,2. 高級(jí)篩選,6.5.4 分類匯總報(bào)表,下面以求不同性別學(xué)生測(cè)試成績(jī)的平均成績(jī)?yōu)槔f明分類匯總功能。具體步驟如下： (1) 首先進(jìn)行分類，將同性別同學(xué)記錄放在一起，可通過“性別”字段排序來實(shí)現(xiàn)。 (2) 選擇“數(shù)據(jù)”|“分類匯總”命令，打開如圖6-28所示的“分類匯總”對(duì)話框。 (3) 單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結(jié)果如圖6-29所示。,6.5.5 數(shù)據(jù)透視圖表,6.6 格式化工作表與工作簿管理,6.6.1 單元格格式,可以根據(jù)需要設(shè)置單元格中數(shù)據(jù)的格式，如字體格式、數(shù)字格式、對(duì)齊方式、單元格的邊框等。設(shè)置單元格格式最基本的方法是通過菜單打開“單元格格式”對(duì)話框，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)卡進(jìn)行設(shè)置。 還有可以通過工具欄上的按鈕進(jìn)行設(shè)置。,,啟動(dòng)Excel 2003時(shí)，默認(rèn)打開Book1空白工作簿，其中包含3張空白工作表。選擇“文件|打開”命令，或單擊常用工具欄的“打開”按鈕，都可以打開已有的工作簿文件。 由于工作簿是以文件形式存在的，而工作表又存在于工作簿中，所以保存文件實(shí)際上保存了工作簿和工作表。單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，或選擇“文件|保存”命令即可保存正在編輯的工作簿。,6.6.2 工作簿的創(chuàng)建與保存,6.6.3 工作表的管理（P145）,1. 工作表的增加與刪除 2. 工作表的復(fù)制或移動(dòng) 3. 工作表更名,