表格處理軟件Excel.ppt

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第 6 章 表格處理軟件Excel,學習要求,了解 電子表格的基本功能和應用領域；電子表格的操作特點。 掌握 電子表格的基本編輯操作；公式和常用函數(shù)的使用，相對引用和絕對引用，自動填充；內(nèi)容、格式、公式等的復制、移動和粘貼；圖表創(chuàng)建和相關設置；以及數(shù)據(jù)的分類統(tǒng)計、篩選、排序及數(shù)據(jù)透視表的建立。,主要內(nèi)容,6.1 Excel簡介 6.2 創(chuàng)建和編輯工作表 6.3 公式和函數(shù) 6.4 圖表 6.5 數(shù)據(jù)管理和分析 6.6 格式化工作表與工作簿管理,6.1 Excel簡介,6.1.1 運行和退出Excel,啟動Excel 2003主要有三種方式。 從Windows開始菜單啟動Excel 2003。 利用桌面上的快捷圖標啟動Excel 2003。 通過打開Excel文檔啟動Excel。 關閉退出Excel 2003主要方式： 雙擊Excel 2003工作窗口標題欄最左端的控制菜單按鈕。 選擇“文件”|“退出”命令。 注意： 如果在退出Excel 2003時文檔沒有保存，Excel會自動彈出對話框，詢問是否需要保存文件，如果確定，對于新建文件出現(xiàn)“另存為”對話框，進行保存。如果是對老文件修改則直接以老文件名保存。,6.1.2 Excel 2003的窗口介紹,,1. 工作區(qū)窗口,工作區(qū)窗口是Excel 2003的主要工作區(qū)，在性質(zhì)上屬于文檔窗口。Excel 2003允許同時打開多個工作簿(各占用一個窗口)，每一工作簿下最多不能超過255張表。工作區(qū)窗口中包括工作表工作區(qū)和工作表標簽。 ① 工作表工作區(qū) 工作區(qū)(work space)統(tǒng)指位于“編輯”欄與“標簽”欄之間的區(qū)域，表格的編輯主要在這一區(qū)域內(nèi)完成。 工作區(qū)內(nèi)包括行頭、列頭和單元格。 每個單元格由行號和列標來定位，其中行號位于工作表的左端，順序為數(shù)字 1、2、3…等，該數(shù)字的最大值為65536；列號位于工作表的上端，順序為字母 A、B、C…等，最右邊的列號為IV。 加亮的單元格表示當前的活動單元格。 ② 工作表標簽 工作表標簽位于工作簿窗口底部。依次為Sheetl、Sheet2、Sheet3。加亮的標簽指出了當前的工作表。 新建的工作簿一般包含3張工作表，但用戶可按需增減，最多可達255張工作表。標簽左方設有標簽滾動鈕，可使標簽左右滾動顯示。,2. 單元格編輯欄,“單元格編輯”欄一般位于“工具”欄的下方，自左至右依次由“名稱”框、工具按鈕和“編輯”欄三部分組成。 當某個單元格被激活時，其單元格的地址(例如A1)即在“名稱”框出現(xiàn)。此后用戶輸入的數(shù)據(jù)，將在該單元格與“編輯”欄中同時出現(xiàn)。 “√”按鈕為“輸入”按鈕，用于確認輸入單元格的內(nèi)容； “”按鈕為“取消”按鈕，用于取消本次輸入的內(nèi)容； “fx”按鈕為“插入函數(shù)”按鈕，僅在向單元格輸入公式和函數(shù)時使用。,,6.1.3 工作簿、工作表和單元格,工作簿是計算和儲存數(shù)據(jù)的文件，一個工作簿中可以包含若干張有內(nèi)在關聯(lián)的工作表。 Excel 2003中的工作簿是以文件形式存放在磁盤上其擴展名為.XLS。 1. 工作簿與工作表 Excel 2003首次啟動后進入工作簿窗口，默認情況下Excel 2003的一個工作簿中有3個工作表，一個工作簿可以包含多個工作表，這樣可使一個文件中包含多種類型的相關信息，默認當前工作表為Sheetl，用戶可以用這個空白的工作表建立自己的工作表，也可根據(jù)實際情況增減工作表和選擇工作表。 2. 單元格、區(qū)域 單元格是組成工作表的最小單位。當單擊某單元格時，該單元格的輪廓線會變?yōu)榇州喞€高亮度顯示出來，則這個單元格叫做“當前單元格”或“活動單元格”，這個單元格的列和行號被顯示在“名稱”框中。 區(qū)域是連續(xù)的單元格，用“左上角單元格：右下角單元格”表示，為區(qū)域運算符。如A2：A9表示起于A2止于A9的八個單元格，這樣的連續(xù)8個單元格稱為一個區(qū)域。,6.2創(chuàng)建和編輯工作表,6.2.1 數(shù)據(jù)輸入,1. 選取單元格（教材P128） 單元格的選取是單元格操作中的常用操作，它包括 單個單元格選取 多個連續(xù)單元格選取 多個不連續(xù)單元格選取 2. 輸入數(shù)據(jù) （教材P129） 在工作表中用戶可以輸入兩種數(shù)據(jù)——常量和公式。當激活某個單元格后，可以從鍵盤直接輸入常量數(shù)據(jù)，包括文本型、數(shù)值型和日期時間型數(shù)據(jù)。當激活某個單元格后，先輸入一個等號“=”再輸入公式，則是用這個公式計算的結果填入該單元格在Excel中。 ① 輸入文本 ② 輸入數(shù)值 ③ 輸入日期時間數(shù)據(jù) 3. 自動輸入數(shù)據(jù)（教材P129） ① 自動填充 ② 等差、等比數(shù)列等數(shù)據(jù)序列的填充,6.2.2 單元格的基本操作（P130）,1. 插入一整行或一整列的單元格 2. 插入單元格 3. 刪除單元格 4. 移動單元格中數(shù)據(jù) 5. 復制單元格中數(shù)據(jù) 6. 清除單元格中數(shù)據(jù),6.3 公式和函數(shù),6.3.1 使用公式,公式是對單元格中數(shù)值進行計算的等式。 通過公式可以對工作表數(shù)值完成各類數(shù)學運算，如進行加法或乘法計算。 在默認狀態(tài)下，公式從等號“=”開頭，由常量、單元格引用、函數(shù)和運算符等組成。,,,1. 運算符 運算符是公式組成的元素之一。運算符是一種符號，用于指明對公式中元素進行計算的類型，如加法、減法或乘法。在Excel中包含4種類型的運算符，即算術運算符、比較運算符、連接運算符和引用運算符。（P132） 2. 創(chuàng)建公式 在單元格中創(chuàng)建公式的方法是，先選中單元格輸入“=”號，再在單元格中輸入相應的公式。最后按回車鍵或單擊“單元格編輯“欄中的“√”按鈕，將公式計算的結果填入選中的單元格中 3. 使用公式時出現(xiàn)的錯誤信息 使用公式計算時，若有錯誤會產(chǎn)生一個錯誤信息代碼，以提示用戶，常見的有以下幾類，如后表所示。 （P133）,表6-2 公式計算時顯示的錯誤信息代碼,6.3.2 使用函數(shù),Excel 中提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，為用戶對數(shù)據(jù)進行運算和分析帶來極大方便。這些函數(shù)包括財務、日期與時間、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯、信息等。 函數(shù)使用形式為 函數(shù)名稱(參數(shù)1，參數(shù)2，…) 其中參數(shù)可以是常量、單元格、區(qū)域、公式或其他函數(shù)。 例如函數(shù) AVERAGE(C2:G10)表示求C2到G10之間的一個矩形區(qū)域中所有數(shù)值的平均值； MAX(B2:D6, F7:H12)表示求B2到D6和F7到H12兩個不連續(xù)矩形區(qū)域中單元格數(shù)值的最大值。 除了直接輸入函數(shù)以及函數(shù)的參數(shù)外，還有另外兩種使用函數(shù)的方法。 1. 自動求和（P134） 2. 使用粘貼函數(shù)輸入（P134）,6.3.3 單元格引用及公式的復制與填充,公式的復制和填充可以避免大量重復輸入公式的工作，復制公式時，若在公式中使用單元格和區(qū)域，應根據(jù)不同的情況使用不同的單元格引用。 1. 相對引用 假定單元格D2中的公式為=B2*C2，如果將D2單元格中的公式復制到D3單元格，則D3單元格中的公式會自動由=B2*C2變?yōu)?B3*C3。這種對單元格的引用會隨著公式所在單元格位置的改變而改變的引用叫做相對引用。 2. 絕對引用 在復制或移動單元格時，如果不希望其的公式中引用的單元格發(fā)生變化，則需要使用絕對引用。絕對引用要在單元格的列號和行號前都要加一個美元符號$。例如，將D2單元格中的公式=B2*C2改為=$B$2*$C$2，則將它復制到D3單元格中時，公式將保持不變，即D3單元格中的公式也為=B2*C2。這種在復制或移動單元格到目的地，源單元格中的公式中的運算符和操作數(shù)(原來引用的單元格)都不變的引用，稱為絕對引用。 3. 混合引用 在一個公式中既有相對引用又有絕對引用的引用稱為混合引用。在使用混合引用時，一定要弄清楚哪些引用是固定不變的，哪些引用是隨公式所在位置的改變而改變的。 4. 引用其它工作表中的單元格 如果需要引用工作簿中的單元格，比如 Sheet2 的 B6 單元格內(nèi)容與Sheet1 的 A4 單元格內(nèi)容相加，其結果放入 Sheet1 的 A5 單元格中，則在Sheet1 的 A5 單元格中輸入公式=Sheet2!B6+ Sheet1!A5，即在工作表名與單元格引用之間用感嘆號！分開。,6.4 圖表,6.4.1 創(chuàng)建圖表,在Excel中，圖表可以分為兩類 嵌入圖表：圖表和工作表放在同一工作表。 獨立圖表：圖表單獨放在一個工作表中。 嵌入圖表和獨立圖表都與建立它們的工作表數(shù)據(jù)相鏈接，當改變了工作表中的數(shù)據(jù)時，這兩種圖表都會隨之更新。 使用圖表向導創(chuàng)建圖表（P136） 步驟1：圖表類型 步驟2：圖表源數(shù)據(jù) 步驟3：圖表選項 步驟4：圖表位置,6.4.2 編輯圖表,,6.5 數(shù)據(jù)管理和分析,6.5.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單,在Excel 2003中可以通過創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)清單來管理數(shù)據(jù)。所謂數(shù)據(jù)清單，就是以數(shù)據(jù)庫的方式去管理數(shù)據(jù)。當數(shù)據(jù)被組織成一個數(shù)據(jù)清單之后，就可以被查詢、排序、篩選以及分類匯總。 數(shù)據(jù)清單包含相關數(shù)據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)行。清單中的列被看成是數(shù)據(jù)庫的字段，清單中的列標題被看成是數(shù)據(jù)庫的字段名，清單中的每一行被看成是數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。因此數(shù)據(jù)清單一般具有這樣的特征，數(shù)據(jù)整齊，由行列組成規(guī)則的表；每列構成一個字段，第一行是字段名，該列中數(shù)據(jù)類型相同；在數(shù)據(jù)清單中沒有空行出現(xiàn)。,6.5.2 數(shù)據(jù)排序,在數(shù)據(jù)清單(一系列帶有標記且包含類似數(shù)據(jù)的行)中，針對某些列的數(shù)據(jù)可以用“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令來重新組織行的順序。用戶可以選擇數(shù)據(jù)和排序次序，或建立和使用一個自定義排序次序。 1. 簡單排序 2. 多條件排序,6.5.3 數(shù)據(jù)篩選（P140）,選擇“數(shù)據(jù)”|“篩選”命令可以對清單中的指定數(shù)據(jù)進行查找等工作。一個經(jīng)篩選的清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合條件的行，暫時隱藏其他行。 在“篩選”命令的級聯(lián)菜單中，Excel 2003還提供了“自動篩選”和“高級篩選”兩個命令來控制篩選數(shù)據(jù)。 “自動篩選”命令能滿足大部分需求；當需要更復雜的條件來篩選清單時，則需使用“高級篩選”命令。,1. 自動篩選,,自定義自動篩選,,2. 高級篩選,6.5.4 分類匯總報表,下面以求不同性別學生測試成績的平均成績?yōu)槔f明分類匯總功能。具體步驟如下： (1) 首先進行分類，將同性別同學記錄放在一起，可通過“性別”字段排序來實現(xiàn)。 (2) 選擇“數(shù)據(jù)”|“分類匯總”命令，打開如圖6-28所示的“分類匯總”對話框。 (3) 單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結果如圖6-29所示。,6.5.5 數(shù)據(jù)透視圖表,6.6 格式化工作表與工作簿管理,6.6.1 單元格格式,可以根據(jù)需要設置單元格中數(shù)據(jù)的格式，如字體格式、數(shù)字格式、對齊方式、單元格的邊框等。設置單元格格式最基本的方法是通過菜單打開“單元格格式”對話框，選擇相應的選項卡進行設置。 還有可以通過工具欄上的按鈕進行設置。,,啟動Excel 2003時，默認打開Book1空白工作簿，其中包含3張空白工作表。選擇“文件|打開”命令，或單擊常用工具欄的“打開”按鈕，都可以打開已有的工作簿文件。 由于工作簿是以文件形式存在的，而工作表又存在于工作簿中，所以保存文件實際上保存了工作簿和工作表。單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，或選擇“文件|保存”命令即可保存正在編輯的工作簿。,6.6.2 工作簿的創(chuàng)建與保存,6.6.3 工作表的管理（P145）,1. 工作表的增加與刪除 2. 工作表的復制或移動 3. 工作表更名,