《會務組織架構解析》PPT課件.ppt

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會務組織架構及崗位表述,編寫人：敬曉峰,一、會務組織基本構架,二、會務總監(jiān)職責,1、確實掌握人員調度2、協(xié)調安排現(xiàn)場各項事宜，保證流程環(huán)環(huán)相扣3、現(xiàn)場重要突發(fā)狀況及時處理4、對現(xiàn)場各崗位的檢查、督促和指導5、隨時做到監(jiān)督各崗位執(zhí)行情況，直接對接各崗位負責人6、實行責任制，責任到負責人7、掌握助教心態(tài)，及時給予鼓勵8、協(xié)助成交負責人做好與成交相關的工作,三、內(nèi)場總監(jiān)職責,1、內(nèi)場所有事務管理、協(xié)調、檢查2、內(nèi)場易拉寶的擺放，內(nèi)場清潔及桌椅隊形管理3、內(nèi)場白板、電腦、投影儀、音樂設備調試檢查4、成交人員的服務、與老師活動的配合、促成客戶到成交臺成交話術的培訓、演練5、與會務總監(jiān)及外場總監(jiān)的溝通協(xié)調6、內(nèi)場緊急狀況處理7、各崗位的安排、調控及訓練8、及時向會務總監(jiān)回報內(nèi)場情況9、與助理講師、成交負責人協(xié)調，完成成交相關動作，保證結果,舞臺組崗位,1、舞臺總控2、燈控、空調3、投影、PPT及視頻,舞臺總控崗位職責,1、根據(jù)舞臺崗位設置進行人員崗位安排及訓練2、為保障舞臺流程順利進行的各類物質準備情況監(jiān)控3、人員、物品到位后，模擬流程進行全程演練4、確?，F(xiàn)場舞臺流程萬無一失5、突發(fā)事件的緊急靈活處理6、上課前一天一定要把音響及麥克風、電腦音頻、視頻、投影儀、燈光測試完善，有狀況馬上報告并及時解決,燈光、空調崗位職責,1、及時與酒店工程部（電工）對接，詳細了解整個會議室的燈光、空調等開關設備位置，并演練快速開關燈光（全亮、暗、全黑）2、追光燈（如需要）及時與舞臺總控對接舞臺流程，對接主持人和講師商場時間及出口位置，確認追光是否與主持人對接3、有彩燈時，需要協(xié)調彩燈打上公司標語，并根據(jù)舞臺整體效果變化燈光強度與色彩,投影、PPT及視頻崗位職責,1、及時與舞臺總控對接舞臺流程2、將會議需用的背景圖、座位圖及中場備放的視頻拷貝調試到位3、確認講師PPT筆記本電腦（講臺用）、控制臺電腦并調試到位4、保證講師講課時PPT及主持人在介紹公司時PPT的使用5、講師及主持人所有舞臺展示用的資料對接，包含PPT及視頻資料等，確保講師商場前至少30分鐘所有資料到位，并調試6、現(xiàn)場各種情況的應急處理,守門組崗位職責,1、對學員胸牌的檢查2、對紀律要求嚴格的課程，控制人員進出會場3、學員上下課的召喚和熱情迎賓4、課程結束后胸牌的回收5、遇有特殊情況及時向內(nèi)場總監(jiān)匯報,簇擁組崗位職責,1、講師上場時指引、拍手簇擁上場2、講師上場時氛圍的營造,跑麥組崗位職責,1、遇有講師提問時，要以規(guī)范的動作、最快的速度將調試好的麥克風傳遞給學員2、檔學員使用完后，將麥克風關閉，回到原位3、內(nèi)場緊急情況的補位4、制止學員違反課堂紀律的行為（如打電話、打瞌睡、交談等）5、及時為學員提供優(yōu)質服務,四、外場總監(jiān)職責,1、外場所有事務管理、協(xié)調、檢查2、外場易拉寶美觀擺放3、外場所有工作人員的話術、儀表培訓、演練、檢查4、簽到數(shù)據(jù)的制表統(tǒng)計5、負責外場緊急狀況處理6、與會務總監(jiān)及內(nèi)場總監(jiān)協(xié)調7、學員用餐協(xié)助,茶歇組崗位職責,1、時刻保持茶歇臺清潔2、保證茶歇的按時準備3、保證茶歇量的充足4、保證茶歇的擺放美觀、精致5、及時更換干凈的垃圾簍,五、后勤總監(jiān)職責,1、負責安排人員將所有物品打包并送達會場2、負責各個崗位的物品分發(fā)及歸檔3、負責倉庫的整理及協(xié)助文件的工作4、負責物品最后的清點及送回公司5、結賬及各種款項的交接6、助教的用餐照顧，并做好登記,六、成交組職責,1、講師或主持人清楚表達成交產(chǎn)品，調動現(xiàn)場成交氛圍2、輔導員充分了解本組客戶的成交意向，深入溝通，并帶其至成交臺3、安排公司高管和營銷高層扮演客戶，熟悉公司產(chǎn)品及營銷政策，成交前30分鐘到達成交臺，協(xié)助講師辦理談單，報名手續(xù)及刷款4、刷款組在成交前30分鐘內(nèi)準備好成交單、POS機、計算器、簽字筆、訂書機、訂書針等成交物品，成交時態(tài)度要積極、主動、熱情，刷卡流程熟練，動作馴熟，順序為先刷卡，再填成交單，收名牌，客戶輸密碼時應用收遮掩密碼區(qū)，頭轉向另一側,六、成交組職責,5、事先安排客戶不熟悉的我方人員坐進會場，再成交環(huán)節(jié)開始第一時間沖到成交臺，行程現(xiàn)場搶購的熱烈氣氛，對整體的成交起到帶動作用；6、成交區(qū)外圍配合洽談和阻擊的人員，熱情引導客戶入座，并配合成交臺人員成交，形成夾攻之勢，不讓客戶輕易離開，以利于成交7、成交開始及整個成交過程中，主持人及成交負責人適時選到優(yōu)惠政策，塑造方案價值，造成機會難得的緊迫感，并適時公布、恭喜已報名額，渲染氣氛,輔導員組職責,1、開場后統(tǒng)一站在自己桌邊面向門口鼓掌迎接客戶進場2、充分了解自己小組的客戶（姓名、公司、規(guī)模、意向），深入溝通3、觀察自己小組的客戶課程反應，潛在客戶尤為關注4、現(xiàn)場資料的發(fā)放5、負責與客戶的第一輪溝通，確定成交意向，并最大可能帶客戶至成交臺6、負責客戶用餐的領取及餐后整理,阻擊組職責,1、營造會場熱情高漲的氛圍，積極主動的全場跑動2、一些疑問很多的客戶為其接觸抗拒與疑惑，促進成交、刷款3、活動后期更需要針對有成交意向但未購買的客戶進行跟進,文化產(chǎn)品組職責,1、準備好售書所有的物品：簽字筆、零錢、收據(jù)、發(fā)票登記本、價格大標簽（講師團強力推薦書籍、音像制品）2、課程前了解清楚書籍打包價格、贈品3、所有產(chǎn)品的數(shù)量清點及接收4、確保產(chǎn)品銷售目標的完成5、記賬及錢款的交接,七、講師接待組職責,1、負責陪同講師的接送2、負責講師休息室、講師用餐的保障3、負責講師每個階段的提醒及引位4、負責講師上課期間及下課期間的茶水、點心、水果的準備5、負責在接待老師時詢問有何需特助協(xié)助的成交配合，如舞臺營銷工具的展示等,