辦公室管理作業(yè)1

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0 辦公室管理作業(yè) 1 第一 第二章 一 單項選擇題 1 級別高的辦公室一般稱為 B 辦公廳 2 中央機關(guān)分別采用分理制和綜理制設置下屬機構(gòu) 其辦公廳 室 屬于分理制的是 D 國 務院 3 辦公室的核心功能是 A 塑造出組織文化及價值觀 4 辦公室的本質(zhì)屬性是 C 服務性 5 辦公室工作的第一要義是 A 服務 6 常用辦公用品中屬于辦公文具的是 A 中性筆 7 發(fā)放辦公用品的人員要求是 D 發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品 8 辦公用品庫存管理中的再訂貨量是指 C 判定需要訂購新的辦公用品的庫存余額 9 正確選擇辦公設備和易耗品供應商不必考慮的因素是 B 名牌和高檔 10 有權(quán)對政府采購合同進行監(jiān)督和管理的是 A 國家級或省部級財政部門 二 判斷題 1 任何辦公室 都是指的單位里的綜合辦事機構(gòu) 2 省政府的辦公廳比其他廳的行政級別要高 3 信息調(diào)研是辦公室的一項具體職能 4 辦公室的工作具有綜合性特點 5 辦公室管理要嚴格按既定條條框框辦事 不能引用彈性原理 6 發(fā)放辦公用品的時候 不需要對用品庫存進行記錄 7 辦公電話應定期檢查并核對電話賬單以控制開銷 8 辦公用品的最大庫存量是指倉庫最多能容納的數(shù)量 9 辦公用品的庫存管理和監(jiān)督中 出貨卡即是申請領(lǐng)用單 10 辦公設備使用權(quán)的獲取只能是通過購買 三 簡答題 1 簡答辦公室的主要特點 答 1 輔助性 2 綜合性 3 服務性 2 談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質(zhì)中 善謀 的理解 答 能夠正確理解領(lǐng)導的意圖 替領(lǐng)導過濾重要的事務 要 參 到點子上 謀 到關(guān)鍵 處 注重諫言技巧 學會把握職場環(huán)境的運作方法 一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一 二是朦朧 與含蓄的工作技巧相結(jié)合 3 簡述辦公設備使用規(guī)范 1 必須明確每臺設備的具體用途 熟悉掌握其操作程序 嚴格按照使用說明書的要求進行 操作 2 必須明確專人專責的專管制度 嚴禁任何人隨意使用 除非是配置給個人專用或指定公 用的辦公設備 3 注意安全 注意節(jié)電 注意衛(wèi)生 注意定期保養(yǎng) 4 未經(jīng)領(lǐng)導允準 任何人嚴禁私自使用辦公設備 尤其是用于處理私人事務 5 辦公設備的使用環(huán)境溫度為 5 至 35 相對濕度為 20 至 85 濕度過低時需用加 濕器 濕度過高時需用除濕器 并放在距辦公設備 5 米左右的有效影響距離內(nèi) 6 如果辦公設備不處于工作狀態(tài) 應及時切斷電源 1 7 使用電腦時要做到 不要讓陽光直射電腦 以免機殼老化 不要隨意放置茶水 以免碰 翻杯子弄濕電腦 造成短路 不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜 以免燒壞接口 不要在軟 盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤 不要在運行程序還沒有回到 DOS 指示的 情況下匆匆關(guān)機 不要使用來歷不明的軟件 防止病毒侵入 并且要配備必要的殺毒軟件 定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒 不要在病毒入侵時使用電腦 除非有特殊的自我防 護措施 不要自己隨意處理電腦硬件故障 不要將電腦交給非專業(yè)人士修理 如有必要應 全程監(jiān)督 4 簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項 儲藏間或物品柜要上鎖 確保安全 儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小 在儲藏間或物品柜放置物品時 必須清楚地加標簽 以便迅速找到物品和標明新物品應 放置的地方 新物品置于舊物品的下面或后面 先來的物品先發(fā)出去 體積大 分量重的 物品放置在最下面 以減少危險 小的物品 常用的物品應放在前面 易于找尋和領(lǐng)取 辦公耗材和打印機用品 必須保存在安全的地方 以便在需要時能輕松找到 儲藏辦公用品的地方應有良好的照明 以便于找到所需物品 辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中 若存放在潮濕環(huán)境中 將有可能導致紙張 不能正常地送入打印機或復印機中 訂立物品發(fā)放制度 確定物品發(fā)放人 作業(yè) 2 第三 第四章 一 設計題 本題 50 分 調(diào)研工作大體上可分為三個階段 即準備階段 實施階段和完成階段 請對調(diào)研工作的三 個階段進行詳細設計 1 調(diào)研工作的準備階段 1 準備調(diào)研內(nèi)容 確定調(diào)研課題 領(lǐng)導提出 有關(guān)部門確定 調(diào)查者自選 選題要求 既要注重現(xiàn)實意義 又要具有前瞻性 既要注重領(lǐng)導和群眾關(guān)注的當前工作 和社會生活中的重點 熱點 難點問題 又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門問題 選題原則 價值原則 可行原則 適量原則 新穎原則 2 調(diào)研課題的審定 一般調(diào)研課題由機關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導審定批準 重點調(diào)研課題可以采取申報 委托或招標等形式 經(jīng)專家評審 領(lǐng)導批準來確定 3 成立調(diào)研小組 確定調(diào)研人員 成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括 成員應具備良好的政治業(yè)務素質(zhì) 有調(diào)研需要的 專業(yè)能力或?qū)＜页蓡T 有豐富的調(diào)研經(jīng)驗 注意新老搭配 以便成員相互取長補短 少而 精 避免人浮于事 4 調(diào)研任務前的準備工作 學習和掌握與課題相關(guān)的黨和國家的方針 政策 規(guī)定等 查閱與課題相關(guān)的研究成 果和文獻資料 學習與課題相關(guān)的自然科學和社會科學知識 了解與課題相關(guān)的背景資料 5 明確調(diào)研各階段的任務和要求 調(diào)研的初期 要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向 2 調(diào)研的成長期 應當明確如何使調(diào)研對象進一步發(fā)展 主要是理清思路 擺明措施 調(diào)研的成熟期 應當講清楚如何使事物進一步完善提高 調(diào)研的末期 擬定調(diào)研提綱 調(diào)研提綱的內(nèi)容 主要包括調(diào)研的目的要求 調(diào)研的對象 范圍和方式方法 調(diào)研的時間 步驟和過程 調(diào)研的人員組織與注意事項 調(diào)研經(jīng)費的預 算等 調(diào)研提綱分為全面調(diào)研提綱和內(nèi)容調(diào)研提綱 2 調(diào)研工作的實施階段 實施階段是調(diào)研工作的中心階段 其實施步驟為 確定調(diào)查方法 搜集 整理調(diào)研材 料 綜合分析調(diào)研材料 1 調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法 重點調(diào)查法 典型調(diào)查法 抽樣調(diào)查法 問卷調(diào)查法 觀察法 試點調(diào)查法 開會調(diào)查法 訪談法 網(wǎng)絡調(diào)查法 BS Bran storming 頭腦風暴 法 專家調(diào)查法 哥頓法等 2 搜集 整理調(diào)研材料 要求全面 系統(tǒng) 豐富 充分 多多益善 3 認真分析調(diào)研材料 綜合提煉調(diào)研成果 3 調(diào)研工作的完成階段 本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報告 其中包含確定主題 選用材料 擬寫提綱 按綱 寫作 修改定稿五個步驟 1 確定主題 主題要正確 新穎 鮮明 集中 有一定高度 2 選用材料 材料要具有典型性 生動性 新穎性 多樣性和準確性等特點 3 擬寫提綱 注意觀點和材料 大綱和細目的統(tǒng)一 4 按綱寫作 如表所示 調(diào)研報告版面結(jié)構(gòu)模式 標 題 分 單 標 題 和 雙 標 題 即 正 副 題 剛 目 也 叫 導 語 介 紹 調(diào) 研 目 的 原 因 時 間 地 點 對 象 范 圍 調(diào) 查 方 法 等 正 文 正 文 開 頭 有 開 門 見 山 結(jié) 論 先 行 提 出 問 題 等 方 式 論 述 結(jié) 構(gòu) 有 縱 式 橫 式 縱 橫 式 等 結(jié) 尾 概 括 全 文 形 成 結(jié) 論 提 出 看 法 和 建 議 附 件 包 括 數(shù) 據(jù) 匯 總 表 原 始 資 料 背 景 材 料 必 要 的 工 作 技 術(shù) 報 告 等 調(diào) 研 時 間 略 5 修改定稿 檢查所用資料是否有誤 觀點是否明確 語言是否流暢 有無錯別字 標點 使用準確與否等 二 案例分析題 辦公室的李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得千干凈凈 有條不 紊 同時她也主動清潔整理自己常用的復印機 打印機 飲水機 檔案柜 公用書架等 每當她看到復印紙抽拿零亂 公用字典扔在窗臺 廢紙桶滿了沒人倒 都及時做些清潔整 理工作 以維護辦公環(huán)境的整潔 秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌 常用的筆 紙 回型針 訂書器 文件 夾以及專用電話等都擺放有序 下班前 她也將辦公桌收拾得干凈整齊 從不把文件 物 品亂堆亂放在桌面上 但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域 也常將公用資源如電話號碼 本 打孔機 檔案夾等鎖進自己的辦公桌 使別人找不到 辦公室的小劉上班匆匆忙忙 接待室的窗臺布滿灰塵 辦公桌上堆得滿滿當當 電腦 3 鍵盤污跡斑斑 上司要的文件總是東查西翻 每日常用的 訪客接待本 也總是找不到 自己的辦公桌都沒有管理清楚 更無暇顧及他處 你怎樣評價這三位工作人員的行為 答 通過上述案例 可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔 有序 直接對組織的形象和績效產(chǎn) 生一定的影響 一個良好的工作環(huán)境 有利于組織的對外形象塑造 有利于提高秘書的工 作效率 作業(yè) 3 第五 第六章 一 單項選擇題 1 下面屬于文書的是 A 書信 2 在公文行文中 下級向上級行文時 錯誤的是 C 抄送下級機關(guān) 3 公文寫作的規(guī)范要求 C 具有規(guī)范體式 符合公文格式標準 4 向上級做請示時 下面哪個做法不妥 C 地級市政府越過省政府直接向國務院行文請示 5 意向書的特點不包括 C 約束性 6 在辦理發(fā)文時 經(jīng)復核 對于不符合要求的公文應該 B 退交起草部門補充或修正 7 在收文過程中 可以由辦公室人員啟封的信件是 D 公開出版的雜志的贈閱信件 8 四分四注意 立卷方法不包括 D 分紙型 9 電子公文的屬性是 C 具有規(guī)范格式 10 電子公文的處理 C 可以印制成紙質(zhì)文件分發(fā)處理 二 判斷題 1 狹義的文件即指公文 2 公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象 3 辦文能力就是指寫文能力 4 意向書簡單而言就是傳遞意向的文書 5 協(xié)議書本身與合同的法律效力是一樣的 6 上行發(fā)文的主送機關(guān)必須為上級機關(guān) 而不是上級領(lǐng)導個人 7 收文時應逐件清點 并以簽字或蓋章的方式簽收 8 檔案保管期限就是對檔案劃定的存留年限 它與檔案本身的價值大小無關(guān) 9 檔案庫房要堅固 安全 專用 適宜保管檔案 和閱覽室 辦公室實行三分開 10 電子文檔不存在銷毀問題 三 簡答題 1 簡要回答公文寫作的五部曲 第一步 公文說什么 領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖 第二步 領(lǐng)悟核心思想 站在領(lǐng)導角度考慮問題 第三步 內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的 關(guān)鍵把握常用思維方法 第四步 內(nèi)容是怎么表達 的 關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求 第五步 符合國家公文格式標準 2 簡要回答起草請示的 五步棋 1 因為什么請示 對于原因 目的的說明 2 請示什么問題 提出請示的主題內(nèi) 容 3 怎樣解決問題 提出解決問題的建議或方案 4 請求上級回復 結(jié)尾用語的 使用 5 有無附件需要說明 根據(jù)需要確定附件的使用與否 3 簡述公文校對工作要求 公文校對工作要求 校正 補充一切與定稿不符的文字 標點符號 圖表 格式等 解 4 決統(tǒng)行 倒版等排版方面的問題和正文 注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題 進一步 審核定稿中的疏漏 發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導人或撰稿人處理 需要使用標準校對符號 對于重要的或者大量印制的公文 應實施三校 四校 以確保公文的正本不出差錯 4 簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié) 1 創(chuàng)建 根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文 2 辦理 通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā) 批閱等相關(guān)操作 3 交換 按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞 4 歸檔 依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲 5 銷毀 依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除 作業(yè) 4 第七 第八章 一 填空題 常用禮貌用語七字訣 與人相見說 您好 問人姓氏說 貴姓 問人住址說 府上 仰慕已久說 久仰 長期未見說 久違 求人幫忙說 勞駕 向人詢問說 請問 請人協(xié)助說 費心 請人解答說 請教 求人辦事說 拜托 麻煩別人說 打擾 求人方便說 借光 請改文章說 斧正 接受好意說 領(lǐng)情 求人指點說 賜教 得人幫助說 謝謝 祝人健康說 保重 向人祝賀說 恭喜 老人年齡說 高壽 身體不適說 欠安 看望別人說 拜訪 請人接受說 笑納 送人照片說 惠存 歡迎購買說 惠顧 希望照顧說 關(guān)照 贊人見解說 高見 歸還物品說 奉還 請人赴約說 賞光 對方來信說 惠書 自己住家說 寒舍 需要考慮說 斟酌 無法滿足說 抱歉 請人諒解說 包涵 言行不妥 對不起 慰問他人說 辛苦 迎接客人說 歡迎 賓客來到說 光臨 等候別人說 恭候 沒能迎接說 失迎 客人人座說 請坐 陪伴朋友說 奉陪 臨分別時說 再見 中途先走說 失陪 請人勿送說 留步 送人遠行說 平安 二 簡答題 1 簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則 公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括 社會組織 主體 公眾 客體 傳播 手段 公共關(guān)系的原則 公益利益至上 實事求是 互惠互利 雙向溝通 始終如一 開拓創(chuàng)新 整體統(tǒng)一 2 提高會議質(zhì)量的主要方法和措施 1 嚴格執(zhí)行會議審批制度 不合乎條件的會議一律不開 2 建立健全并嚴格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度 3 科學 有效 充分地做好會議準備工作 4 嚴格控制會議人數(shù) 不允許無關(guān)人員與會 5 保證會場秩序 禁止無關(guān)人員隨意入場 與會人員中途退場 6 議題應集中 日程要緊湊 盡量縮短時間 保證與會者精力集中 7 充分運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段 電話 錄音 錄像 電腦等設備有助于提高信息傳遞的效 率和質(zhì)量 能節(jié)約時間 縮短會期 提高會議效率 8 提高會議主持人和與會者的開會水平 5 9 制定切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程 避免只開會而不管效果的傾向 以保證會議的有效性 3 衡量會議質(zhì)量的會前基本標準有哪些 會議是否確有召開的客觀必要性 會議目的和會議風氣是否端正 會議時機是否已經(jīng)成熟 會議的議題是否明確 會前的溝通是否到位 各項準備工作是否已經(jīng)準備充分 包括軟件 和硬件 4 簡述會務管理的要求 1 會務的含義 指有關(guān)會議議程安排的事務 有關(guān)某些團體組織或會議的事務 會務工作 包括秘書工作和行政事務工作兩部分 重要會議還包括安全保衛(wèi)工作等 2 會務管理的含義 指有關(guān)會議議程安排事務的計劃 組織 控制等工作 3 常見的會務管理 主要有針對代表會議 全局性會議 專題會議 辦公會議 座談會議 學術(shù)討論會議 新聞發(fā)布會議 聽證會議 儀式典禮會議 培訓會議 網(wǎng)絡會議等會議的 會務管理