管理制度公文管理制度

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1、管理制度 ）公文管理制度 公文管理制度 壹、總則 1 為了規(guī)范公司的文件管理工作， 做好外來(lái)文件的收發(fā)、 存檔工作及公司各類 文件擬定、簽發(fā)、歸檔工作，特制定本辦法。 2 公司文件包括收文、 發(fā)文，是公司于進(jìn)行運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有管理效 力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司進(jìn)行管

2、理的重要工具。 二、收文 1. 權(quán)限規(guī)定： （1）外來(lái)文件原則上由行政部統(tǒng)壹簽收，將該文件的原件交董辦機(jī)要秘書(shū) 存檔，復(fù)印件按所對(duì)口的系統(tǒng)交由以下責(zé)任人簽收： 序 發(fā)文部 責(zé)任人 副責(zé)任人 1 市委、市政府、井開(kāi)管委會(huì) 總裁或 副總裁 2 外貿(mào)局、農(nóng)業(yè)局、林業(yè)局 總裁或 副總裁 3 人事局、發(fā)改委、科技局、工信委 行政副總 4 工信委（產(chǎn)品批準(zhǔn)文號(hào)） 、省農(nóng)藥管理局、關(guān)聯(lián)行業(yè)協(xié)會(huì)或 學(xué)會(huì)、農(nóng)業(yè)部藥檢所、環(huán)保局、安全局、技術(shù)監(jiān)督局 生產(chǎn)副總 5 工商局、稅務(wù)局 財(cái)務(wù)副總 6 公安局、檢察院、法院以及涉及維權(quán)工作的政府執(zhí)法部門

3、 法務(wù)部 負(fù)責(zé)人 備 注 1、發(fā)文部門的所有文件統(tǒng)壹由責(zé)任人進(jìn)行的簽收和上報(bào)簽核，且監(jiān)督落實(shí)； 2、如發(fā)現(xiàn)漏文、收文不簽核、文件落實(shí)不到位，責(zé)任人及承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 （2）如外來(lái)文件是由對(duì)口系統(tǒng)直接簽收的，須將原件交交董辦機(jī)要秘書(shū)簽 收、存檔； （3 ）外來(lái)文件的簽核、督辦和存檔由董辦機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)。 （4）承辦部門請(qǐng)按文件要求如期完成關(guān)聯(lián)工作，且按機(jī)要類型，做好文件 的備份工作； （5）處理結(jié)果須報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)。 2、收文流程： （簽發(fā)） 文件復(fù)印件交由 對(duì)口系統(tǒng)負(fù)責(zé)人 簽收  （存檔） 由行政部 說(shuō)明負(fù)：責(zé)資1料）存由檔行政部填寫(xiě)《收文登記及督辦

4、表》中的“日期” ，“發(fā)文單位”， 標(biāo)題”等， 且擬寫(xiě)“擬辦意見(jiàn)”且交公司總裁（或副總裁）批辦。 2）文件簽核時(shí)，經(jīng)辦部門須上交文件原件。 3、操作表格： 收文登記及督辦表 收文日期 發(fā)文單位 發(fā)文標(biāo)題 文件簽核 文件頁(yè)數(shù) 經(jīng)辦部門 擬辦意見(jiàn) 承辦人 完成期限 重要說(shuō)明： 機(jī)要類型：□辦理文件存檔□辦理文件不存檔 公司領(lǐng)導(dǎo) 完成情況 歸檔文件 歸檔日期 機(jī)要秘書(shū) 、發(fā)文 1 、權(quán)限規(guī)定： 1）公司發(fā)文統(tǒng)壹由董辦行政專員負(fù)責(zé)管理； 2）經(jīng)核準(zhǔn)后，文件的蓋章存檔統(tǒng)壹由行政專員負(fù)責(zé)； 3）各經(jīng)辦或責(zé)任

5、部門負(fù)責(zé)文件的擬定、復(fù)核、會(huì)簽審批及下發(fā)落實(shí) 2、發(fā)文流程： 說(shuō)明： 且經(jīng)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)后，報(bào)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核 2）需會(huì)簽時(shí)，由擬稿部門負(fù)責(zé)溝通落實(shí)； 3）需總裁簽審時(shí)，由擬稿部門呈報(bào)審批； 4）審批后，由行政專員負(fù)責(zé)蓋章下發(fā)。 3、操作表格： 發(fā)文審批表 日期 擬稿人 行文標(biāo)題 文件類型 內(nèi)容簡(jiǎn)介 部門主管 分管領(lǐng)導(dǎo) 行政經(jīng)理 是否存檔： 董事長(zhǎng) 存檔確認(rèn) 存檔時(shí)間 紅頭文件發(fā)文審批表 簽發(fā)： 會(huì)簽： 文件編號(hào)： [] 第號(hào) 生效日期： 報(bào)： 送： 發(fā)： 擬稿單位：

6、 擬稿： 核稿： 打印： 校對(duì)： 份數(shù)： 附件： 主題詞： 標(biāo)題： 簡(jiǎn)要內(nèi)容： 四、存檔銷毀 1 、權(quán)限規(guī)定： 1）文件存檔統(tǒng)壹由董經(jīng)辦行政專員負(fù)責(zé)； 2）文件類型： 類型 說(shuō)明 系統(tǒng)分類 行政系統(tǒng)、人力系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營(yíng)銷系統(tǒng) 文件分類 文件等級(jí) 文件內(nèi)容 壹級(jí)文件 質(zhì)量環(huán)境手冊(cè) 二級(jí)文件 過(guò)程控制的程序文件 三級(jí)文件 a. 部門工作手冊(cè)作為各部門運(yùn)行質(zhì)量環(huán)境管理體系的常用實(shí)施 細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等） ；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé) 任制和職務(wù)說(shuō)明書(shū)等） ；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和文件（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范等）等；

7、 b. 其他質(zhì)量環(huán)境管理文件：應(yīng)針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制 的質(zhì)量計(jì)劃及其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等；文件的組成應(yīng)適合于其特 有的活動(dòng)方式。 四級(jí)文件 記錄 3）文件的銷毀由行政經(jīng)理主持，關(guān)聯(lián)部門參加，組成文件鑒定小組，半年 度對(duì)文件資料明細(xì)，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。 4）銷毀材料，要由二人之上且于指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要于銷毀清冊(cè) 上簽字。 五、文件格式： 1：封面、目錄、頁(yè)眉、頁(yè)腳，正文部分：目的、適用范圍、術(shù)語(yǔ)和定義、管理 要求、關(guān)聯(lián)文件、記錄表格、附錄標(biāo)示。 1）封面：主要針對(duì)正文內(nèi)容較多，獨(dú)立成冊(cè)的文件。封面內(nèi)容包括：企業(yè)名稱、 文件編號(hào)、文件名稱、受控狀

8、態(tài)、分發(fā)號(hào)、發(fā)布和實(shí)施日期等。 2）目錄：文件編訂成冊(cè)后文件主要內(nèi)容、章節(jié)的頁(yè)碼索引。 3）頁(yè)眉：頁(yè)眉的內(nèi)容包括：文件類型、文件名稱、文件編號(hào)、版本及修改狀態(tài)、 頁(yè)碼，要求用表格形式反映，且正文的每壹頁(yè)均應(yīng)有相同形式的頁(yè)眉。 4 ）手冊(cè)編號(hào)格式 TR/QEM －01 手冊(cè)的版本號(hào) 質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)代號(hào) 5）質(zhì)量環(huán)境管理體系程序文件的編號(hào)方法 TR/QP （X） 文件順序號(hào) 程序文件代號(hào) 6）三級(jí)文件的編號(hào)方法 TR/QC-XXX-XX 文件順序號(hào) 部門代號(hào) 管理文件代號(hào) 注:部門代號(hào)如： 寺/QR-XXX-XX 順序號(hào) 文件編號(hào) 記錄代號(hào) 8 ）頁(yè)眉中版本及修改狀態(tài)

9、的規(guī)定：版本及修改狀態(tài)次壹律用“第 1 版第 0 次修 改”表示。如果文件修改次數(shù)較多已達(dá) 3 次（不含 ）或整體內(nèi)容改動(dòng)較大已占到文 件內(nèi)容的 50% 之上章節(jié)，就應(yīng)更新版次，以 1→2→3 類推，文件編號(hào)中的年代 號(hào)隨換版時(shí)年號(hào)的改變而改變。 9）頁(yè)腳：于文件的末頁(yè)用表格形式標(biāo)明文件的編制、審核、批準(zhǔn)人及時(shí)間 2、文件字體、字號(hào)要求 文件內(nèi)容 字體 字號(hào) 位置 封面 第壹行公司名稱 黑體 壹號(hào) 居中 文件編號(hào) 黑體 四號(hào) 處于公司名稱的下方，且和公司名 稱右對(duì)齊，前體現(xiàn)“編號(hào)”二字 編號(hào)下劃線 和編號(hào)之間無(wú)空格，居中 文件名稱 黑體 壹號(hào)

10、 居中 起草、審核、審批、實(shí)施 日期、發(fā)文單位 黑體 四號(hào) 位于封皮最下端 目錄 標(biāo)題 黑體 小二 居中 內(nèi)容 仿宋 三號(hào) 左對(duì)齊，前無(wú)空格 正文名 黑體 小二 居中 文件編 號(hào) 匯編本的文件編號(hào)于封面體現(xiàn)，見(jiàn)“封面”的字體、字號(hào)格式要求。 單份文件或匯編本中 子文件的編號(hào)體當(dāng)下 文件名稱下方 仿宋體 三號(hào) 居中 編號(hào)前要體現(xiàn)“編號(hào)”二字 正文 章、條 黑體 三號(hào) 左對(duì)齊 正文內(nèi)容 仿宋體 三號(hào) 首行空倆格，倆端對(duì)齊 流程 仿宋體 10-12 居中加粗 列項(xiàng) 每條列項(xiàng)首行前空倆格 圖、表 （1）其圖、

11、表內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整字體及字號(hào) （2）圖、表下方必須有標(biāo)注，圖的下方標(biāo)準(zhǔn)“圖 1 ××”； 表的下方標(biāo)注“表 1 ××”，字體為黑體，字號(hào)為小四。 （ 3 ）單份文件中圖、表的標(biāo)注順序順次排列；匯編本中 每份子文件的圖、表標(biāo)注以壹份子文件為準(zhǔn)，順次排列即 可。 附件 / 仿宋 三號(hào) “附件”二字和上文空壹行，本行前空 倆格。多個(gè)附件表示為 附件： 1.****** 2.****** 落款 （單份 文件設(shè) 置） 發(fā)文單位 仿宋 三號(hào) 處于“實(shí)施日期”上方居中的位置 實(shí)施日期 仿宋 三號(hào) 簽發(fā)時(shí)，只寫(xiě)“實(shí)施日期”具體日期待 簽發(fā)后輸入或填寫(xiě)。 起草人、審

12、批人 仿宋 三號(hào) 至于文件末頁(yè)最下方 3、文件資料版式要求 文件資料版式壹般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210 ㎜×297 ㎜），左側(cè)裝訂。 頁(yè)邊距設(shè)置要求： 上邊距 37mm ，下邊距 35mm ，左邊距 28mm ，右邊距 26mm “行距”設(shè)置成“單倍行距” ，或可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整“固定值” 。 紙張頁(yè)面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實(shí) 際需求設(shè)置成“縱向”或“橫向”排版。 紙張大小的設(shè)置要求為標(biāo)準(zhǔn) A4 打印紙。 4、文件資料頁(yè)碼的要求 文件資料需插入頁(yè)碼，且體當(dāng)下文件下邊距居中的位置。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。 匯編本的技術(shù)性文件。如：子文件不是同匯編本同時(shí)發(fā)放時(shí)，可單獨(dú)設(shè)置頁(yè)碼。 其它類型文件頁(yè)碼必須連貫。 六、違規(guī)處罰： 1、關(guān)聯(lián)責(zé)任人違規(guī)操作者，視情節(jié)輕重處罰 20-100 元/ 次； 2、關(guān)聯(lián)工作未落實(shí)者，視情節(jié)輕重處罰 100-500 元/ 次； 3、丟失文件或未做好文件歸檔工作者，視情節(jié)輕重處罰 50-200 元/ 次；