[工作范文]會計檔案的整理與歸檔操作方法

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1、會計檔案的整理與歸檔操作方法 一、 會計檔案 會計檔案是經(jīng)濟檔案的重要組成部分，是記錄和反映各企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。所謂會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他會計核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。各企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實把會計檔案保管好。 會計檔案的內(nèi)容主要是指會計憑證、財務報告和其他會計核算的專業(yè)資料。會計檔案資料當初產(chǎn)生的直接目的和主要原因，不是為了供人查閱而專門形成的，而是作為一種核算手段，為了處理某種會計事項的需要，在會計活動中形成的，由于其中某些資料具有保留價

2、值，因而進行系統(tǒng)地整理，形成了會計檔案。因此，一般地說，與會計核算無關的其他資料不是會計檔案。 作為會計信息主要載體的會計憑證、會計賬簿和財務報告等，不是隨意留存下來而成為會計檔案的，而是按照一定程序和方法集中保存起來，才能成為會計檔案。 如果組成會計檔案的各種會計資料未經(jīng)整理、隨意組合或任意堆放、保存，就不能稱為會計檔案。 二、會計檔案的整理、立卷 為了更好地發(fā)揮會計檔案的作用，必須對會計檔案進行挑選、整理、分門別類，按序存放，集中保管。整理會計檔案是整個會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構、會計人員必須認真對待，努力做好。應當注意，不同保管期限以及規(guī)定必須另

3、行組卷的會計資料，應分別裝訂立卷。 由于各類會計檔案保管的期限不盡一致，要對會計檔案材料進行科學分類，達到便于查找和調(diào)閱，也有利于各種會計檔案的分類和定期銷毀。下面按會計檔案的類別，分別敘述一下整理、歸檔的有關內(nèi)容。 （一）、會計檔案的整理、立卷的總體要求 會計憑證類包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證，它是會計檔案的重要組成部分。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固、妥善保管，便于查閱。憑證以冊為保管單位，每月裝訂一冊或數(shù)冊。 1、會計檔案整理、立卷使用的物品 （1）、憑證封面 憑證封面中各記事欄是事后查賬和查證有關事項最基礎的索引，不同的憑證封面有不同的內(nèi)容，表2—1

4、是我們目前推薦使用的一種封面。 表2—1：憑證封面 記 賬 憑 證 封 面 年 月份 單位名稱 冊 別 本月份共 本 本冊第 本 保管期限 年 憑 單 號 次 自第 號至第 號止 共計 張 憑證起訖日期 自 年 月 日至 年 月 日止 備 注 會計主管人員： 檢查復核人： 裝訂人： （2）、憑證封底 憑證封底也有很

5、多種類，我們推薦使用的是具有封底功能又具有一定備考功能的封底。如表2—2格式的封底。 表2—2：憑證封底 復制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄 日 期 記賬憑證號碼 名稱 理由 經(jīng)辦人蓋章 單位負責人蓋章 是否歸還及其他（備注） 年 月 日 （3）、憑證包角 憑證包角種類很多，規(guī)格也不一致，目前使用較多的是長條形粘

6、貼性包角，但從牢固安全的角度，我們推薦使用表2—3—1（正面），表2—3—2（反面）格式的方形包角。 表2—3—1：憑證包角（正面） 年 月 憑證號 冊 號 卷 號

7、 表2—3—2：憑證包角（反面） （4）、三角襯墊 三角襯墊是指在原始憑證折疊、裝訂過程中，為避免厚薄不一，憑證裝訂部位過于薄，影響裝訂而使用的一種材料（用紙板制成），是一種新推薦使用的檔案材料（同表2—4） 表2—4：三角襯墊 （5）、憑證盒 憑證盒是為了裝訂后的憑證不折角、不折邊，使憑證便于堆放整齊和尋找而使用的一種檔案材料（見表2—5）。 會 計 憑 證 年 度 年 全宗號 目錄號

8、案卷號 表2—5：憑證盒 會 計 憑 證 盒 立檔單位： 憑證名稱： 啟啟用日期： 年 月 日至 年 月 日 冊 數(shù)：本月共： 冊 本盒是第 冊 憑證號數(shù)：自 號至 號 保管期限 年 財會主管 經(jīng)辦會計 全宗號 目錄號 卷號

9、2、會計憑證整理的程序及方法 （1）、要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證的不同種類，按順序號逐張排放好； （2）、整理記賬憑證的附件（原始憑證或原始憑證匯總表），剔除附件中不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料； 整理中如果附件太大的，應將原始憑證按記賬憑證的大小折疊好，并在右上角加粘上三角襯墊；原始憑證不整齊的應進行修剪；原始憑證太小的，應使用原始憑證粘貼單進行粘帖，并注意避開裝訂位。凡需要單獨保存的原始憑證，如需經(jīng)常查閱的工資單、獎金表，可單獨裝訂成冊；如領料單、發(fā)票、醫(yī)院轉來的賬單等，數(shù)量過多的，應歸類匯總后單獨裝訂成冊，并填制一式兩

10、份的匯總表，一份附在記賬憑證后，另一份裝訂在另行裝訂的原始憑證上面，匯總表上應注明原始憑證的張數(shù)、冊號、記賬憑證所屬年月及號碼等內(nèi)容；某些重要的原始憑證如文件、表冊、契約、合同、存出保證金收據(jù)等，應另編目錄，單獨裝訂保管，并在有關的原始憑證和記賬憑證及封底上相互注明日期和編號，是文件的應注明發(fā)文單位及文號，是合同的應注明合同號碼及對方單位； （3）、清除釘書釘、曲別針等金屬物； （4）、按每本1—2cm的厚度分成若干本，分別加具封底、封面及包角； （5）、按包角所標注的打孔處打孔，并進行裝訂，粘貼。 3、會計憑證的立卷 （1）、要認真填好憑證封面、封底，必須如實填寫，不得遺漏。封面上

11、會計主管人員、檢查復核人員、裝訂人員要蓋章，裝訂線應有封口，并由裝訂人員加蓋騎縫章； （2）、填寫好卷脊上的項目。即年、月、憑證起訖號、冊號，憑證起訖號可以使用#1—20表示裝訂的是從第1號至第20號，冊號用“1—1”、“2—1”，“2—2”分別來代表本月共1本，第一本；本月共2本，第一本及本月共2本、第二本的意思，以便于按順序保存、查找，卷脊上的編號應于封面上內(nèi)容一致； （3）、將裝訂好的憑證裝入憑證盒并填好盒面上的內(nèi)容（應于封面上內(nèi)容一致），由專人負責保管。 （4）、憑證冊平時按月份及冊號順序排列存放，卷號可以根據(jù)不同的情況在平時及時編號或待年末統(tǒng)一編號。 （二）、會計賬簿的整理、

12、立卷的總體要求 會計賬簿類包括：總賬、各類明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿等。年度終了，各種賬簿在結轉下年，建立新賬后，一般都要進行集中統(tǒng)一整理。賬簿即可以合并立卷，也可以分別各種賬冊各自立卷。活頁式或卡片式的賬頁，應去掉空白頁，將已記賬的賬頁依次編號，立卷成冊。 1、會計賬簿整理、立卷使用的物品 （1）、卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄是用來登記本卷內(nèi)裝訂的資料大致內(nèi)容，以便作為事后查賬和查證有關事項最基礎的索引。我們推薦使用表2—6格式的卷內(nèi)目錄。 表2—6：卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 序號 編制單位 名 稱 起訖年月 立卷日期

13、起止張?zhí)? 備注 （2）、備考表 備考表是用來登記會計資料整理、立卷過程中發(fā)現(xiàn)的本卷內(nèi)存在的缺點和需要說明其他情況。我們推薦使用表2—7格式的備考表。 表2—7：備考表 備 考 表 日期 本 卷 內(nèi) 缺 點 及 其 他 情 況 立卷人蓋章 （3）、會計檔案案卷封面 會計檔案案卷封面是用來裝訂會計賬簿、會

14、計報表和其他會計資料的一種檔案用品。我們推薦使用表2—8格式的案卷封面。 表2—8會計檔案案卷封面 自 年 月起至 年 月止 本卷內(nèi)共 頁 保管期限 年 年 度 年 全宗號 目錄號 案卷號 全宗號 目錄號 案卷號 會計檔案案卷封面 （4）、長形

15、襯條 長形襯條是在裝訂會計賬簿、會計報表和其他會計資料時，由于厚度不夠，為保證會計檔案整齊、美觀而使用的一種檔案用品，我們推薦使用表2—9格式的長形襯條（用紙板作）。 表2—9：長形襯條 （5）、賬簿盒 賬簿盒是在裝訂會計賬簿、會計報表和其他會計資料后，為了裝訂后的資料不折角、折邊，使會計資料便于堆放整齊、美觀和尋找方便而使用的一種檔案材料。我們推薦使用表2—10格式的賬簿盒。 自 年 月起至 年 月止 本卷共 頁 保管期限

16、 年 度 年 全宗號 目錄號 案卷號 2、會計賬簿整理的程序及方法 （1）、將活頁賬、卡片賬去掉空白賬頁，按照會計科目的順序（會計科目編號順序，從小到大）排序，并按頁碼順序排好，再編統(tǒng)一歸檔順序號（總頁碼），并在賬簿前面加具會計卷內(nèi)目錄，后面加具備考表后，再加上案卷封面，按每本（卷）1—2cm厚度裝訂成冊

17、，但一般不宜將某一賬戶分冊裝訂，如遇厚度不夠的，則加墊長襯條； （2）、將訂本式賬簿的硬封面、封底打開，比照活頁賬的長度載下多余的硬封面、封底，在前面加具會計卷內(nèi)目錄，后面加具備考表，并在剩余的硬封面中間加墊長襯條后，再加上案卷封面，并裝訂成冊； （3）、將多余的案卷封面依賬頁長短向內(nèi)折疊。 3、會計賬簿的立卷 （1）、根據(jù)裝訂后的各種賬簿，分別填寫好啟用頁及會計卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容； （2）、按各冊內(nèi)的內(nèi)容逐冊填寫封面，封面的有關內(nèi)容要寫全，單位名稱、賬戶名稱都要寫全稱，不要只寫代號；“本卷頁數(shù)”要寫賬簿的有效頁數(shù)；保管期限要填寫國家統(tǒng)一規(guī)定的時間； （3）、卷脊上必須寫上XX

18、XX年度，XXX賬，以便保存，利用； （4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應在盒外注明有關內(nèi)容，不可省略； （5）、會計賬簿排列順序：按現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總賬、明細賬、各種輔助賬及其他會計資料的順序進行排序和編號。 （三）、財務報告的整理、立卷的總體要求 財務報告是指月度、季度、年度財務報告。包括：會計報表、附表、附注及文字說明以及其他財務報告。平時月（季）度報表，由主管報表人負責人保存，年終將全年會計報表由專人統(tǒng)一收集，按時間順序整理、裝訂成冊，并登記會計卷內(nèi)目錄（會計報表）及備考表，立卷歸檔。報表可分別按年度、季度、月度各自立卷，也可將季度、月度報表合并組卷。 1、財務報告

19、整理、立卷使用的物品 財務報告整理、立卷使用的物品也有以下幾種： （1）、會計卷內(nèi)目錄（同表2—6） （2）、備考表（同表2—7） （3）、會計檔案案卷封面（同表2—8） （4）、長形襯條（同表2—9） （5）、報表盒（同表2—10） 這幾種檔案用品的用途、使用方法同會計賬簿的整理、立卷的方法相一致。 2、財務報告整理的程序及方法 （1）、將平時由主管報表人負責保存的月（季）度報表由專人負責收集齊全、完整、不缺不漏； （2）、將年度決算（年報）連同附表、附注及文字說明取出； （3）、將年度、季報、月報以及所屬單位上報的報表分開組卷； （4）、在報表前面加具會計卷內(nèi)目錄，

20、后面加具備考表，再加上案卷封面后，按1cm—2cm厚度裝訂成冊，如不夠厚的，則加墊長襯條，如太厚的，則分卷裝訂； （5）、將較大的報表依照封面的大小進行折疊； （6）、將多余的封面，依報表長短向內(nèi)折疊。 3、財務報告的立卷 （1）、根據(jù)裝訂后的各種報表，分別填寫好會計卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。 （2）、按各冊內(nèi)容逐冊填寫封面，封面的有關內(nèi)容要寫全。 （3）、卷脊上必須寫上XXXX年度，XXXX報表，以便保存、利用。 （4）、裝盒：為整齊起見要裝盒的，還應在盒外注明有關內(nèi)容，不可省略。 （5）、會計報表排列順序：按年報、下屬單位上報年報、月（季）報、下屬單位上報月（季）報這一順序排

21、列。 （四）、其他會計檔案的整理、立卷 其他會計檔案是指銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單以及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料和會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。 一般地，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料是指除《會計檔案管理辦法》明確列入文書檔案以外的，與會計核算相關的會計核算資料。 其他會計檔案的整理，可按不同的類別進行，如銀行余額調(diào)節(jié)表一類，銀行對賬單一類。單位較小，這類資料數(shù)量較小的，也可以進行合并裝訂，按先余額調(diào)節(jié)表后對賬單的順序排列，并要注意按不同的銀行、不同的賬號分開或先后裝訂。而會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的整理最好一式兩份，一份由會計

22、部門保管，另一份隨會計檔案移交給單位檔案部門保管。會計檔案移交清冊的格式見表2—11。會計檔案保管清冊的格式見表2—12，會計檔案銷毀清冊的格式見表2—13。 對以下會計專業(yè)資料最好另行組卷： （1） 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)； （2） 工資名冊； （3） 債權債務單據(jù)； （4） 交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)； （5） 有必要延長保管的其他會計資料。 以上這些會計資料的裝訂用品及立卷辦法，可以參照會計賬簿，賬務報告的整理、歸檔辦法。 表2—11 會計檔案移交清冊 編 號 檔案種類名稱 所屬年月 數(shù)量 檔案編號 應保管年限 已保管年限 保存起訖年月

23、 原經(jīng)辦人 備注 年份 月份 卷號 冊數(shù) 接收單位（部門）： 經(jīng)辦人： 移交日期： 移交單位（部門）： 經(jīng)辦人：

24、 監(jiān)交人： 表2—12 會計檔案保管清冊 全宗號碼 全宗名稱 年 案卷號 案卷名稱 起止日期 卷內(nèi)張數(shù) 憑單起止號 裝訂人 保管期限 箱 號 格 備注 審核人： 填表人： 表2—13 會計檔案銷毀清冊 批準單位＿＿＿＿＿

25、 批準文號＿＿＿＿＿ 編制單位＿＿＿＿＿ 銷毀時間＿＿＿＿＿ 順序號 銷毀檔案名稱 本單位編制或其他單位編送 卷號 起止年月 冊數(shù) 份數(shù) 編號 共計頁數(shù)（張） 應保管年數(shù) 已保管年數(shù) 備注 編制單位負責人： 復核人員： 編制人員： 監(jiān)銷人員： （五）、各

26、種檔案用品的使用及填制示例 1、會計檔案封面的使用 會計憑證封面如表2—1所示。具體填寫方法如下： （1）、封面先填上會計憑證所屬年、月，如二OO八年十二月； （2）、第一欄是單位名稱：填寫本單位的全稱； （3）、第二欄是冊別檔：如本單位十二月份有叁本憑證，本冊是第一本，則在“本月份共 本”處填上“叁”字樣，在“本冊第 本”處填上“壹”；同時在“保管期限 年”處填上“壹拾伍”，不要寫阿拉伯數(shù)字； （4）、第三欄是憑證號次欄：如本單位采用單一記賬憑證，第一本裝訂的憑證從1號至26號，則在“自第 號”處填上“零壹”字樣，至“第 號止”處填上“貳拾陸”，如憑證無分號的則

27、在“共計 張”處填“貳拾陸”；如果其中有3張分號憑證，則在“共計 張”處填“貳拾玖”； （5）、第四欄是起訖日期欄：如本冊憑證是從12月1日—12月8日，則應在“自 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“一”在“至 年 月 日”處分別填上“二OO八”“十二”“八”字樣，不要填寫阿拉伯數(shù)字； （6）、第五欄是備注欄：如無特殊情況，備注欄可空著。如裝訂的憑證中有丟失、毀損或有重號、漏號的，則應在備注欄中注明； （7）、最后在裝訂后由裝訂人簽章，檢查復核人員及會計主管人員分別在相關欄內(nèi)簽章，一般地這三欄應分別指定人員擔任。填列后的憑證封面如

28、表2—14 記 賬 憑 證 封 面 二OO八年十二月份 單位名稱 公司 冊 別 本月份共叁本 本冊第壹本 保管期限：壹拾伍年 憑 單 號 次 自第 零壹 號至第貳拾陸號止 共計貳拾陸 張 憑證起訖日期 自二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日止 備 注 會計主管人員： 王五 檢查復核人：李四 裝訂人：張三 2、會計憑證封底的使用 會計憑證封底如表2—2 如憑證裝訂正常，則不用填寫封底，如有復制、抽出或另行裝訂附件的，就要在封底上注明，并辦理有關手續(xù)，如領導簽字等；同時還應在抽出的憑證上

29、作好記載。例如：在裝訂2005年12月份憑證時，把發(fā)放工資的13號憑證的附件（4張工資單）抽出另行組卷，則除在記賬憑證上注明工資單另行裝訂，卷號XX號外，還應在封底上注明有關內(nèi)容，則填列后的封底如表2—15。 表2—15會計憑證封底 復制、抽出或另行裝訂原始憑證記錄 日 期 記賬憑證號碼 名 稱 理 由 經(jīng)辦人簽章 單位負責人簽章 是否歸還及其他（備注） 年 月 日 2005 12 8 26 12月份工資單（4張） 另行組成年度工資單卷 張三 王六

30、 3、會計憑證三角襯墊、包角的使用 （1）、整理好記賬憑證及所附的原始憑證、如原始憑證太大的就需折疊，折疊后會造成左上角較薄，則可在左上角粘貼三角襯墊，使之與折疊后的原始憑證同一高度；然后再加具封底、封面； （2）、在左上角依邊對齊放好憑證包角（反面），按所示打孔的位置進行打孔； （3）、裝訂時用雙孔引線法裝訂，注意拉緊裝訂線，裝訂后把線頭塞入孔中、壓平； （4）、然后依虛線折疊包角后，按包角紙與封面紙交匯點，剪去多余的方塊部分后，在剩余部分上涂上膠水，按先

31、從前到后，后從左到右的次序折至反面進行粘貼，粘貼后用夾子夾住，等稍干后再去掉夾子，加蓋騎縫章。 （5）、寫卷脊內(nèi)容，按封面內(nèi)容摘錄至卷脊，填寫后的卷脊如表2—16 表2—16 2005年 12月 憑證號 #1----26 冊號 3---1 卷號 4、憑證盒的使用 如為整齊起見使用憑證盒的，不論憑證封面上已填

32、列有關內(nèi)容，但憑證盒上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略，具體填寫方法可參照憑證封面。填寫后的憑證盒如表2—17 表2—17 會 計 憑 證 盒 立檔單位：公司 憑證名稱：會計憑證 啟用日期：二OO八年十二月一日至二OO八年十二月八日 冊 數(shù)：本月共 叁 冊 本盒是第 壹 冊 憑證號數(shù)：自 零一 號至 貳拾陸 號 保管期限 壹拾伍 年 財會主管：王 五 經(jīng)辦會計：張 三 全宗號

33、目錄號 卷號 5、卷內(nèi)目錄的使用 在填寫卷內(nèi)目錄時，要注意： （1）、順序號是指卷內(nèi)內(nèi)容的分類順序，例如賬簿要按賬戶順序排列，月報表要按月份順序排列； （2）、編制單位是指填寫編制單位的全稱，如“公司”； （3）、名稱是一個賬戶填一欄或一份報表填一欄。如月報表，則可填上“月度財務報告”，如年報（決算）報表，則填寫“年度財務報告”或“年度決算報告”。有的單位有下屬單位上報的報表，則應單獨注出。填列后的卷內(nèi)目錄見表2—18——表2—24。 表2—18現(xiàn)金日記賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)?/p>

34、 備注 1 公司 現(xiàn)金日記賬 2008.1-12 2009.1.12 1-100 表2—19銀行存款日記賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)? 備注 1 公司 2 表2—20總分類賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)? 備注 1 公司 總分類賬

35、 2008.1-12 2009.1.12 1-100 表2—21各種明細分類賬卷內(nèi)目錄 卷 內(nèi) 目 錄 順序號 編制單位 名稱 起訖年月 立卷日期 起止張?zhí)? 備注 1 公司 其他貨幣資金明細分類賬 2008.1-12 2009.1.12 1-2 2 公司 短期投資明細分類賬 3 公司 應收票據(jù)明細分類賬 6、備考表的使用 備考表必須使用，但其中內(nèi)容可以在歸檔時填列清楚，也可以在檔案

36、鑒定時填列，一般地為明晰責任，及時明了地記載，備考表應在裝訂完畢后填列為宜。如本卷內(nèi)無需要說明的問題，也應在備考表中填明“本卷內(nèi)無需要說明的問題”，并要寫上立卷人姓名、立卷日期，以分清責任。填列后的備考表見表2—25。 表2—25 備 考 表 日期 本卷內(nèi)缺點及其他情況 立卷人蓋章 7、會計檔案案卷封面的使用 1、會計檔案案卷封面在裝訂前先要按賬冊、報表的厚度（一般1—2cm）進行折疊（一般印有折痕）。

37、如賬簿太薄，可以加墊長襯條，達到至少1cm，但不應超過2cm，如賬薄太厚，則分冊裝訂。裝訂時用三針引線法，然后在線頭處貼上封條紙，加蓋騎縫章。 2、填寫案卷封面，封面如表2—8。 ①封面上面第一檔是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如“公司”； ②封面中間是案卷標題的名稱，要概括全卷內(nèi)的時間、內(nèi)容進行填寫。如是月度財務報表，可寫成二OO八年一月至十二月月度財務報告，如是總分類的案卷，可寫成二OO八年度總分類賬，如單位所有明細賬都裝訂在一起，則可以寫成二OO八度度各種明細分類賬 ③封面的最后一欄要填寫好起止日期、張數(shù)、保管期限。如本卷內(nèi)資料是從2005年1月——2005年12月，則應在自年月處

38、分別填上二OO八一至年月分別填上二OO八十二字樣，不要填寫阿拉伯數(shù)字。如本卷內(nèi)資料共有50張100頁，則應在本卷內(nèi)共頁處填寫壹佰字樣。如本卷內(nèi)資料為現(xiàn)金日記賬，則應在保管期限年欄中填寫貳拾伍字樣。 ④卷脊的填寫。卷脊是為了歸檔后查找方便而填寫的，因而應該簡潔明了。 卷脊第一部分應填寫案卷的名稱，如月度財務報告，年度財務報告，年度決算報告、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、XX明細分類賬等；卷脊第二部分年度欄應填寫案卷所屬時期，如二OO八等；卷脊第三部分應填寫案卷的全宗號、目錄號、案卷號。 書寫時要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。 8、會計賬簿（財務報告）盒的使用 會計賬

39、簿（財務報告）盒是為了歸檔時整齊起見而使用的，不論盒內(nèi)賬簿（財務報告）的案卷封面上已填列有關內(nèi)容，但盒面上的內(nèi)容還必須重新填列齊全，不得省略。盒面上第一欄是單位名稱欄，填寫本單位的全稱如公司；第二欄是案卷標題欄，要填寫會計賬簿、財務報告、其他會計資料等有效名稱；中間是案卷內(nèi)容，要概括全卷內(nèi)的時間、內(nèi)容進行填寫；盒面第四、五欄是起止日期、張數(shù)、保管期限欄。卷脊第一部分應填寫案卷的名稱、卷脊第二部分年度欄應填寫案卷所屬時期、卷脊第三部分應填寫案卷的全宗號、目錄號、案卷號。書寫時要用墨汁或碳素墨水填寫，字跡要正楷清楚。 （六） 、會計檔案的分類、編號及排列方法 會計檔案的分類和排列方法大致有

40、三種： 1、年度——形式——保管期限 這一方法是先把一個年度形成的會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料四大類，然后再把不同的保管期限的會計檔案分別組成保管單位。其排列方法是憑證——賬簿——報告—其他。 2、形式——年度——保管期限 這一方法是先把會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資歷料四大類，然后再在各種形式中分年度，再按不同保管期限進行排列。編號采用代號法，如賬務報告為A，會計賬簿為B，會計憑證為C、其他會計資料為D；或財務報告為1，會計賬簿為2、會計憑證為3、其他會計資歷料為4，并按順序排列。 3、保管期限——年度——形式 這一方法是先把會計

41、檔案按不同的保管期限進行分類，然后在同一保管期限的會計檔案中分年度排列、最后再按會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料四大類分開。 以上三種方法有各自的用途，也各有各的利弊。在單位初次整理會計檔案時，各企業(yè)可以根據(jù)各自的特點進行選用，但方法一經(jīng)選用，一般不作變動。但在實際工作中，我們建議采用第一種分類排列方法，即按年度——形式——保管期限這一方法結合年度流水號進行歸檔，在其中再按保管期限的長短順序排列編號。例如公司本部2005年共有會計憑證30卷，會計賬簿20卷，財務報告4卷，其他會計資料6卷。按順序會計憑證為1——30卷，從1月的第一卷至到12月份的最后一卷為三十卷；會計賬簿為31—5

42、0卷，其中編號從現(xiàn)金日記賬開始即現(xiàn)金日記賬為31卷；財務報告為51——54卷，其中年度財務報告為51卷；其他會計資料為55——60卷。 三、會計檔案的保管 （一）、會計檔案管理人員素質(zhì)要求 具有較強的工作責任心，良好的職業(yè)道德，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，能保守本單位和商業(yè)秘密，除法律規(guī)定和單位領導人同意外，不私自向外界提供或泄露單位的會計信息。 （二）、會計檔案的歸檔 會計檔案由單位會計機構負責整理立卷歸檔。以年度為單位整理會計檔案，在下一年度的第一季度內(nèi)完成整理歸檔工作。會計機構在整理立卷歸檔過程中要及時編造保管清冊（見表2-12），將會計檔案的名稱、起止日期、卷內(nèi)張數(shù)、憑

43、單起止號、裝訂人、保管期限等一一登記入冊，在登記時，要將不同名稱的會計檔案按卷填寫。 （三）、會計檔案移交的辦理 1、會計機構對當年形成的會計檔案，在年度終了后可保管1年。這樣，有利于會計機構的日常工作，體現(xiàn)出經(jīng)濟業(yè)務和會計工作的連續(xù)性。保管期限的始算日期，從會計年度終了后的第一天算起。 2、會計機構保管的會計檔案1年期滿后于次年1月1日前應當移交給單位的檔案管理部門，以便于單位檔案的集中管理，雙方不得拖延不交或推諉拒絕接收。 3、會計機構在向單位檔案部門移交會計檔案時要編寫會計檔案移交清冊，在會計檔案移交清冊中詳細登記所移交檔案的種類、名稱、所屬年月、卷號、冊數(shù)、檔案編號、應保管

44、年限、已保管年限、保存起訖年月、原經(jīng)手人等各項內(nèi)容，在登記時，要將不同名稱、種類、不同保管期限及不同經(jīng)手人的會計檔案分項填寫。檔案部門要根據(jù)移交清冊認真核對清楚后，辦理移交手續(xù)。交接雙方和監(jiān)交人員在移交清冊上簽名、蓋章，這樣便于分清責任，加強會計檔案管理。 4、對沒有檔案管理部門的單位，會計檔案應當由會計機構繼續(xù)保管，并指定專人負責，實行會計檔案專門化管理，增加會計檔案管理工作的可操作性。在會計檔案正式移交檔案管理部門之前，在會計機構內(nèi)會計檔案管理工作屬會計崗位；會計檔案正式移交檔案管理部門后會計檔案管理工作，不屬于會計崗位。 5、會計機構保管會計檔案的專職人員不得由單位出納人員擔任。要充

45、分體現(xiàn)內(nèi)部控制制度的要求，有利于會計檔案的安全和完整。 （四）、會計檔案的拆封原則 會計檔案能否拆封或在是什么情況下拆封，直接關系到會計檔案的安全和完整，是會計檔案管理的一項重要內(nèi)容。 1、入檔后的單位會計檔案不得隨意拆封。這是對會計檔案拆封的原則性規(guī)定。 2、個別情況下如保管期滿或單位變更時會計檔案中尚未結清的債權債務憑證等可以拆封重新整理，且按組成債權、債務余額的每一筆發(fā)生額抽取。 3、在檔案進行拆封時，保管會計檔案的機構或保管人，應當會同會計機構和有關檔案的具體經(jīng)辦人共同辦理，不得私自拆封，更不得隨意撤換會計檔案內(nèi)的有關資料。 （五）、會計檔案的借閱原則 會計檔案借閱是

46、會計檔案保管的一個重要環(huán)節(jié)，也是實際工作中經(jīng)常發(fā)生的問題。 1、各企業(yè)保存的會計檔案不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。 2、遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟業(yè)務相關方需要查閱與其業(yè)務相關的會計憑證或公檢法等監(jiān)察部門需要查閱與案件有關的會計資料等，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制原件。 3、批準后，會計檔案查詢或復制方在查閱或復制時，必須辦理登記手續(xù)。檔案室要詳細登記調(diào)閱、復制的會計檔案名稱，調(diào)閱日期，調(diào)閱人員姓名和工作部門，調(diào)閱理由，歸還日期等，以便備查。調(diào)閱會計檔案一般不得攜帶外出。 四、單位變更的會計檔案管理 （一）單位終止的會計檔案管理 因撤銷、解散、破產(chǎn)

47、或其他原因而終止的單位，由于其法定地位消亡，包括會計檔案在內(nèi)的各項財產(chǎn)，一般由其主管單位或其財產(chǎn)所有者按照法定程序進行處理。單位因撤消、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主觀部門或其財產(chǎn)所有者自行代管或委托當?shù)貦n案管代為保管。 （二）單位分立或業(yè)務轉出的會計檔案管理 1、單位分立一般有兩種情形，一種是派生分立，即單位分立后原單位繼續(xù)存在，而其他部分分出設立一個或數(shù)個新單位；另一種是新設分立，即單位分立后原單位解散，分立出的各方分別設立新的單位。 （1）、派生分立情形下，由于單位分立后原單位繼續(xù)獨立存在，會計檔案的保管條件不會因

48、單位分立而發(fā)生變動，原單位的整個會計檔案由分立后繼續(xù)存在的原單位統(tǒng)一保管，其他方則具有查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案的權利。 （2）、新設分立情形下，由于原單位不復存在，其會計檔案一時沒有可靠的歸屬地，應由分立中的各方協(xié)商決定由其中的一方統(tǒng)一保管，或全部委托當?shù)貦n案管進行代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。 總之，無論哪種情況下的分立，必須既能保證原單位會計檔案的安全和完整，又不會影響其他方的利用。 五、會計檔案的銷毀 會計檔案銷毀是會計檔案管理的重要內(nèi)容，必須嚴格規(guī)范有序進行。 （一）、基本銷毀程序 單位對保管期滿的會計檔案進行銷毀時，一般需要履行以下程序： 1、由

49、單位檔案管理部門會同會計機構根據(jù)保管期以滿的會計檔案和單位讀這些檔案的利用要求，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明所要銷毀會計檔案的名稱、編制單位、卷號、起止年月、冊數(shù)、份數(shù)、檔案編號、共計頁數(shù)、應保管年限、已保管年限、銷毀時間、批準單位、批準文號、編制單位的內(nèi)容。 2、單位檔案管理部門和會計機構將編制號的會計檔案銷毀清冊和銷毀意見報本單位負責人，單位負責人對所要銷毀的會計檔案進行復核后在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見。 3、會計檔案銷毀前，需要指定的監(jiān)銷人按照會計檔案銷毀清冊所列的內(nèi)容對所要銷毀的會計檔案進行清點核對，監(jiān)銷人員要認真核查各項會計檔案是否已保管期滿，內(nèi)容和卷號是否相符

50、，編號是否連續(xù)等。 4、會計檔案銷毀時，監(jiān)銷人員根據(jù)不同情況由響應的單位派出。對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷；對于財政部門，則由同級審計部門派員監(jiān)銷。 5、會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時將監(jiān)銷情況向本單位負責人報告。 （二）、保管期滿但未結清債權債務會計檔案的處理 在對保管期滿的會計檔案進行整理以備銷毀時，對于未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項（如超過會計檔案保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買憑證等）的原始憑證： 1、此類憑證不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到為了事項完結后方可按規(guī)定的程序進行銷毀；

51、 2、在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中注明不予銷毀的原因和單獨立卷情況（包括存放地點、編號等） 六、會計檔案的移交 會計檔案交接是會計檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，一般包括單位內(nèi)部會計檔案移交和單位之間的會計檔案移交。 （一）、單位內(nèi)部會計檔案移交 關于單位內(nèi)部會計檔案移交主要是指會計機構與檔案機構間的交接，也包括會計機構內(nèi)部會計檔案的交接。 1、會計機構與檔案機構間的交接在“會計檔案的保管”中已作了詳細、明確的規(guī)定，這里不再重述。 2、會計機構內(nèi)部會計檔案的交接是指會計人員工作變動時對所經(jīng)營的會計檔案進行的交接。在設有檔案機構的單位，則應當移交檔案機構；對于一些小單位，由于

52、大都沒有設置檔案機構，一般地，會計檔案由會計人員自己保管，因而在會計人員調(diào)動時，便涉及會計檔案的移交問題，在移交時要避免以下幾種做法： ①首先，要避免只移交自己做的那部分，即移交清冊只填列本人新增（建立）的會計檔案部分，以前部分（前人移交的）不提及； ②其次，要避免不辦理移交，憑領導一句話就接替會計工作，對以前會計人員所建的會計檔案不聞不問； ③要避免“新人不理舊賬”，即將會計檔案按年度或按經(jīng)管人一人一包、一年一包封包保存的方法。 （二）、單位之間的會計檔案移交 關于單位之間的會計檔案移交，規(guī)定如下： 1、單位之間交接會計檔案，交接雙方必須履行交接手續(xù)，明確會計檔案移交責任； 2、移交會計檔案前，移交方必須編制會計檔案移交清冊，注明應當移交會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管年限等內(nèi)容，以便于接受方在接受時的清點和移交工作的辦理。 3、會計檔案交接時，交接雙方應當明確交接雙方的結交人即經(jīng)辦人員，并按照移交方編制的會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項進行清點移交；同時，為保證會計檔案移交工作的順利進行，交接雙方的單位負責人應當負責監(jiān)交。 4、會計檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應當在會計檔案移交清冊簽名和蓋章，證明移交工作結束，并對會計檔案的移交內(nèi)容和有關程序負責。