《全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓講義五》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓講義五（40頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。
1、2021/3/5 NVQ企業(yè)行政管理 （二級） 課程講義 2021/3/5 第五單元：工作交流、個人效率和團隊 精神 標準與大綱： 計劃課時： 14 根據交流目標選擇不同的交流方式； 會議以及遠程會議的基本要求； 工作日志管理以及安排事務性約會； 撰寫簡單的書面交流信函； 設計和填寫簡單的表格； 運用流程圖行動圖等輔助手段幫助溝通； 按照指定日期完成工作準確無誤的達到 預定要求的重要性。 2021/3/5 第五單元 : 工作交流、個人效率和團隊 精神 中心思想： 辦公室是個工作團體 ， 每位成員要具有 團隊工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率 ， 以實現個人和團隊目標 。
2、2021/3/5 主要內容： 一 、 選擇正確的交流方法 （ 教材 5.1） 二 、 各種會議的組織 （ 教材 5.2） 三 、 使用日志管理工作時間 （ 教材 5.3） 四 、 用書面形式進行交流 （ 教材 5.4、 5.5） 五 、 辦公室中進行溝通的輔助工具 （ 教材 5.6） 六 、 努力實現團隊目標 （ 教材 5.7、 5.8） 七 、 遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績 （ 教材 5.9） 2021/3/5 交流效率和團隊精神 交 流 方 法 會 議 組 織 日 志 管 理 書 面 交 流 溝 通 工 具 團 隊 目 標 規(guī) 定 評 估 2021/3/5 一、 選擇正確的交流方法（教材 5.1
3、） 交 流 方 法 發(fā)送信息的方法及取決因素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會議開展交流 利用郵政服務開展交流 2021/3/5 一、 選擇正確的交流方法（教材 5.1） 1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數人發(fā)送信息的方法有 ： （ 1） 傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng) （ 2） 使用電信系統(tǒng) 2021/3/5 通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下 因素： （ 1） 信息的緊急程度 。 如果是緊急信 息 ， 則應考慮使用電子郵件 、 傳真或電 話 。 （ 2） 文件的大小及表現形式 ， 如果一 份文件由許多頁組成 ， 則應考慮使用傳 統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務 。 （ 3） 收件人是否需要原件或書面文本
4、。 如果需要 ， 則應使用傳統(tǒng)的郵寄方法 。 2021/3/5 （ 4） 信息的保密程度或是否內附各種票據 。 如果收件人的設備有附加的安全功能 ， 信息 可以用電子郵件或傳真發(fā)送 ， 如果沒有 ， 郵 寄服務或快遞服務比較合適 ， 如果內附發(fā)票 、 支票等票據 ， 最好使用掛號郵寄或快遞服務 。 （ 5） 信息的內容是否需要商討 ， 如果是 ， 則 電話是最適合的 。 （ 6） 有多少人接收信息 。 如果是要發(fā)送給很 多人 ， 可以用傳真或電子郵件 。 （ 7） 費用比較 ， 在兩種方法都可以發(fā)送信息 時 ， 則選擇費用較低的發(fā)送方式 。 2021/3/5 2、 利用電子郵件及其他電信工具
5、利用電子郵件進行交流的 優(yōu)缺點： 電子郵件是在計算機終端上編寫信息，并通 過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計算機終端。信息可 以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送， 郵件被閱讀前一直儲存在收件人的郵箱內， 用戶可以存儲、刪除、打印信息，同時可以 回信、轉發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件 人收到。 2021/3/5 電子郵件的優(yōu)點在于： （ 1） 信息發(fā)送的速度快 （ 2） 費用低廉 ， 內部局域網使用電子郵件是 免費的 ， 外部網絡發(fā)送信息的費用不高于本 地電話費用 ， 同時減少紙的使用量和發(fā)送紙 面信息的郵費 ， 節(jié)約企業(yè)運營成本 。 （ 3） 信息能同時轉發(fā)給其他終端 ， 使多個接 收人同時接受到信息
6、， 方便快捷 。 （ 4） 使用密碼等功能能保證信息安全 。 （ 5） 能發(fā)送多種類型的信息 ， 例如文字信息 、 掃描錄入的圖表及照片等 。 （ 6） 正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦 隨時接收和發(fā)送信息 ， 達到過程辦公的目的 。 2021/3/5 電子郵件的缺點有： （ 1） 收件人必須有兼容的設備 （ 2） 因發(fā)送容易而產生很多垃圾郵件 ， 浪費 收件人的時間 。 （ 3） 人們需經過一定的學習或培訓 ， 才能成 功熟練地使用電子郵件 。 2021/3/5 使用電信工具進行書面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系 統(tǒng)也可以進行書面信息的交流，電傳機曾是 信息交流的重要手段，但隨著
7、信息技術的發(fā) 展，很多新的設備已基本代替了電傳機的使 用，現代企業(yè)很少再使用電傳機來交流信息。 傳真機是現代企業(yè)常用的信息交流工具 ， 2021/3/5 其優(yōu)點在于： （ 1） 快速 ， 信息能立即收到 。 （ 2） 作為一種書面文件 ， 能作為事實和數字 的證明 ， 同時能進行歸檔以備查詢 ， （ 3） 相對于郵寄而言 ， 費用較低 。 （ 4） 功能較全的傳真機也可通過計算機發(fā)送 信息 。 使用傳真發(fā)送信息時其缺點在于： （ 1） 傳真信息只能發(fā)送給有傳真機的單位 。 （ 2） 不易保證信息的保密和安全 。 （ 3） 想互相商討信息比較因難 。 通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進行跟蹤 確認
8、 2021/3/5 3、 利用會議開展交流 會議做為信息交流的重要手段之一 ， 其主要 功能在于： （ 1） 參會人員互相交流各自的意見和思想 （ 2） 參會人員就某一主題互相商討信息 （ 3） 就某些重大問題和工作程序進行決策 （ 4） 信息發(fā)布 2021/3/5 會議交流的優(yōu)點在于 ： （ 1） 面對面的交流 ， 彼此能更好地理解對方 的意圖 （ 2） 會議是管理人員與員工相互交流以推行 新規(guī)程的重要手段 ， 同時也給大家提供一個 提出問題并對問題進行探討 ， 最后達成共識 的機會 。 （ 3） 現代會議能通過投影儀等設備更形象地 進行信息交流 。 （ 4） 會議之后能形成會議紀要或書面決
9、定 。 （ 5） 參加會議的人也可通過會議紀要更深入 地理解會議內容 。 2021/3/5 會議交流的缺點在于 ： （ 1） 浪費時間 。 會議進行中可能會因為某些 人的直言不諱影響會議進程 ， 也會因有些人 說話羅嗦或談論不相關的問題而浪費時間的 情況 。 （ 2）浪費金錢。有些大型的會議可能會花費 大量的錢的交通費用和住宿費用上。 2021/3/5 4、 郵件和快遞服務在交流中的優(yōu)缺點 是什么 ？ 答：盡管現在有很多發(fā)送信息的電子方 法 ， 但郵寄和快遞服務仍是發(fā)送信息的 重要手段 ， 郵件和快遞服務的優(yōu)點在于： （ 1） 收到的紙面信息能歸檔以備查詢 。 （ 2） 保密信息能通過掛號郵寄
10、或快遞 服務直接交付到收件人手中 ， 因而比電 子方法更安全 （ 3） 能獲得發(fā)送和接收憑證 。 2021/3/5 （ 4） 能收到文檔的原件 （ 5） 當大批量地郵寄信息時 ， 郵費可申請?zhí)?殊優(yōu)惠 郵件和快遞服務的缺點： （ 1） 因程序復雜而浪費時間 ， 需要材料裝袋 、 信封封口 、 到郵局郵寄等 （ 2） 費用較高 ， 需要紙 、 信封 、 郵費等支出 ， 如果是航空郵寄大宗文件 ， 則價格更加昂貴 （ 3） 相比電子系統(tǒng)而言 ， 發(fā)送速度較慢 （ 4） 郵件可能會丟失或錯投 2021/3/5 二、各種會議的組織（教材 5.2） 1、 會議的類型有哪些 ？ 答：會議的類型主要有以下幾
11、種： （ 1） 正式會議 ， 如董事會 、 股東大會等 （ 2） 非正式會議 ， 如部門工作會議等 （ 3） 社團會議 ， 如俱樂部會議 （ 4） 定期會議 ， 如年度大會 、 月總結會 （ 5） 非定期會議 ， 如緊急會議 、 臨時會議 2021/3/5 2、 會議議程及主持人的議程是什么 ？ 答：會議議程是會議上所要討論內容及其順 序一覽表 ， 通常要在會議開始前發(fā)到參會人 員手中 ， 會議議程上的項目主要有： （ 1） 會議者出勤情況介紹 （ 2） 上次會議記錄的簡單回顧 （ 3） 上次會議記錄中存在的問題 （ 4） 本次會議的主要議題 （ 從財務項目開始 討論 ） （ 5） 本次會議議
12、程未列出的其它議題 （ 6） 下次會議的日期和時間 2021/3/5 2.行政管理人員組織會議的職責 1、 行政管理人員在會議之前 ， 會議期間及 會議之后應履行的職責是什么 ？ （ 1） 行政管理人員在會議之前的職責 （ 2） 行政管理人員在會議期間的職責 （ 3） 行政管理人員在會議之后的職責 2、 做會議記錄之前應做哪些準備以及會議 記錄包括哪些內容 ？ （ 1） 會議記錄是準確地記錄會議進行過程 及所作決定的簡短報告 。 做會議記錄前 ， 應 做如下準備工作 （ 2） 會議記錄的內容一般包括 2021/3/5 （ 3） 安排會議地點應考慮哪些因素 有的會議在企業(yè)內部舉行，而有的 則在企
13、業(yè)外部舉行，當行政管理人員安 排外部會議時，會議地點的安排就顯得 非常重要，通常在安排會議地點時應考 慮以下因素 2021/3/5 3.電話會議的特點及優(yōu)缺點 電話會議的特點是：電話會議允許人們 在相距很遠的不同地方舉行會議 /討論 , 通過聲音 聯(lián)系 。 為了便于討論 ， 會議應提前向國 家電話服務機構預訂 ， 以確保參加電話 會議各方電 話線路暢通 。 2021/3/5 4.視頻會議的特點，需要的設備及其優(yōu)缺點 視頻會議是比電話會議昂貴的一種會議方式 ， 因為視頻會議能使人們互相看到 ， 所以 身體語言能幫助理解人們的觀點和情緒 。 視頻會議需要下列設備： 多臺攝像機 ,以保證多角度拍攝
14、一臺編程處理圖像的計算機 通過電話線連接 至少兩臺電視監(jiān)視器 2021/3/5 教學方法： 課堂講授 組織討論 用各種合適 文件 、 紀錄等進行會議模擬和演練 2021/3/5 三 、 使用日志管理工作時間 （ 教材 5.3） 1課時 1. 手填工作日志的使用方法 （ 見思 考題 13） 2 電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點 （ 見思考題 14、 15） 教學方法： 課堂講授 討論 學員填寫相應 的模擬日志 2021/3/5 四 、 用書面形式進行交流 （ 教材 5。 4、 5。 5） 4.5課時 1 留言 、 短信 、 備忘錄的寫作方法 （ 見思考題 16、 17、 18） 2 表格的制備方法
15、 （ 見思考題 19、 20） 教學方法： 講述與作要求 學員要做各種簡單的 書面交流練習 教師給出表格樣本并 組織討論 學員要設計 ， 填寫相應的 表格 2021/3/5 五 、 辦公室中進行溝通的輔助工具 （ 教 材 5.6） 1.5課時 1. 如何使用流程圖進行辦公室溝通 （ 見思 考題 21） 2. 如何使用計劃表進行辦公室溝通 （ 見思 考題 22） 3. 如何使用行動表進行辦公室溝通 （ 見思 考題 23） 4. 如何使用工作日志進行辦公室溝通 （ 見 思考題 24、 25） 教學方法：組織討論 學員制作各種圖 表 總結講授 2021/3/5 六 、 努力實現團隊目標 （ 教材 5
16、.7， 5.8） 2課時 1. 要按時實現工作目標 （ 見思考題 26） 2. 要有團隊工作精神 （ 見思考題 27、 28） 3. 要爭取首次做對做好 （ 見思考題 29、 30、 31） 教學方法：討論 學員進行案例研 究 學員進行有關文字材料核對和練 習 總結講授 2021/3/5 七 、 遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績 （ 教材 5.9） 1課時 1. 要遵守本單位的工作規(guī)定及質量 要求 （ 見思考題 32、 33） 2. 要嚴格評估和監(jiān)督工作業(yè)績 （ 見 思考題 34、 35、 36、 37） 教學方法 ， 組織討論 課堂講授 2021/3/5 單元復習： 1課時 用 “ 企業(yè)行政管理二級習題集 ” 中單元 5的習題輔導學員復習 2021/3/5 推薦策略 對當前和未來的建議 1 2021/3/5 前景敘述 敘述前景和長期努力的方向 2 2021/3/5 目標和前景 敘述預期前景 敘述預期目標 如有必要，使用多個觀點 3 2021/3/5 當前狀態(tài) 概述當前情況 簡要地討論細節(jié) 4 2021/3/5 當前狀態(tài)是怎樣出現的 ? 相關的歷史信息 不再適用的前提 5 2021/3/5 可用選項 敘述其他策略 列出每項的優(yōu)勢和劣勢 敘述每項所需的消耗 6 2021/3/5 推薦 推薦一個或多個策略 概述一切順利的情況下可達到的結果 下一步措施 識別即席反應 7
全國NVQ《企業(yè)行政管理》培訓講義五
