《提高工作效率》PPT課件.ppt

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1、如何提高工作效率,把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 是指在在單位時(shí)間內(nèi)完成工作的數(shù)量，叫做工作效率,思考:為什么有人比我工作更出色？,目標(biāo)、途徑、方法、效率,哪些因素導(dǎo)致工作效率低下,1、工作熟練度不夠,工作一段時(shí)間后即使完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學(xué)其他的工作技能。技能的不熟練，自然導(dǎo)致工作速度不快，工作成績不大了。,2、時(shí)間概念不強(qiáng),看見事情就做，對自己的工作時(shí)間沒有具體的安排，也不清楚自己的時(shí)間到底是怎么損失的，也不明白自己所花費(fèi)的時(shí)間是否合理。拿到一份領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不明確自己能夠多長時(shí)間做出來，沒有潛意識里的強(qiáng)制性概念。,

2、對于時(shí)間概念不強(qiáng)的問題，應(yīng)該從2個(gè)方面著手進(jìn)行處理。 1、了解自己的時(shí)間分配，找出浪費(fèi)的原因，分析如何解決這個(gè)時(shí)間的浪費(fèi)問題；,2、建立和強(qiáng)化時(shí)間概念，利用日程表記錄每天的工作內(nèi)容，要時(shí)刻清楚，這小時(shí)我干什么？ 工作統(tǒng)籌能力不足：1、先把已經(jīng)確定時(shí)間的任務(wù)羅列出來，并根據(jù)已確定時(shí)間間隔安排其他工作；2、逐步培養(yǎng)自己的日程安排能力，根據(jù)自己的喜好，將相應(yīng)的任務(wù)安排在合適的時(shí)間段里；3、相似的工作排在一起，盡量減少主觀思維上的變化；4、工作不要排的太滿，始終給自己保留一定的彈性時(shí)間。,3、任務(wù)分解能力不足,有些復(fù)雜的工作，工作多年的好手，會仔細(xì)的把這個(gè)復(fù)雜的工作進(jìn)行拆解，并逐步分類，以各個(gè)完成。

3、然而有些人并不具備任務(wù)分解的能力，這導(dǎo)致了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統(tǒng)的完成該項(xiàng)工作。 于任務(wù)分解能力上的不足，這需要我們時(shí)刻保有項(xiàng)目管理的概念，不論事情巨細(xì)大小，一律按照項(xiàng)目案來處理，抓到問題就分解，按類別來逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任務(wù)分解能力。,4、目標(biāo)不明確,明確的目標(biāo)，合理的職業(yè)生涯規(guī)劃對于我們在職業(yè)生涯發(fā)展道路上至關(guān)重要。沒明確的目標(biāo)對個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展是極其不負(fù)責(zé)任的，先就業(yè)后擇業(yè)不失為當(dāng)下一策略但大方向，必須清楚個(gè)人目前所從事的職業(yè)必須結(jié)合最終的職業(yè)生涯為基礎(chǔ)，除了要有明確的目標(biāo)，堅(jiān)定的信念，在物質(zhì)上生活品質(zhì)的提高對大部分人來講是當(dāng)前最切實(shí)際的。具體的目

4、標(biāo)可以從基本生活保障開始到生活品質(zhì)的提高。,怎樣提高工作效率,,一、目標(biāo)管理,,,,行為研究結(jié)論表明：人不會持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情。哈佛大學(xué)的調(diào)查： 目標(biāo)的作用： 1.給人的行為設(shè)定明確的方向，使人充分了解自己每一個(gè)行為所產(chǎn)生的效 果。 2.使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排時(shí)間。 3.能清晰地評估每一個(gè)行為的進(jìn)展，正面檢討每一個(gè)行為的效率。 4.能預(yù)先看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動力。,以目標(biāo)為導(dǎo)向,1、設(shè)立明確的目標(biāo)： 寫出年度的幾個(gè)目標(biāo)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 2、

5、進(jìn)行目標(biāo)切割： （1） 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一 些事情； （2） 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時(shí)調(diào)整過來； （3）每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來； （4）每天晚上把第二天要做的事情列出來。,有效工作目標(biāo)的特征,明確具體 可衡量 可行性 相關(guān)性 時(shí)間性,制定個(gè)人工作目標(biāo)前,請首先結(jié)合部門的年度目標(biāo),設(shè)定目標(biāo)的7個(gè)步驟,將實(shí)現(xiàn)這些計(jì)劃的行動列入每天的日程安排 第七步,根據(jù)自己制定的計(jì)劃立即采取行動 第六步,將事情按照輕重緩急排列順序 第五步,實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單 第四步,將自己

6、的目標(biāo)設(shè)定一個(gè)最后的期限 第三步,將自己的目標(biāo)寫下來,把目標(biāo)變的清晰而具體 第二步,確定自己的目標(biāo)，明確自己想要什么 第一步,為什么要做計(jì)劃,練 習(xí),列出下一年你個(gè)人要實(shí)現(xiàn)的10個(gè)目標(biāo) 找出其中最重要的一個(gè)目標(biāo) 將目標(biāo)進(jìn)行分解,按照七個(gè)步驟制定行動計(jì)劃,二、時(shí)間管理,時(shí)間管理是什么？,時(shí)間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績效, 更富效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃,時(shí)間的特性,供給毫無彈性； 無法蓄積； 無法取代； 無法失而復(fù)得；,,影響時(shí)間流失的因素,目標(biāo)或目的性不明確 工作描述不明確 缺乏決定的權(quán)力 時(shí)間安排不合理 不速之客來訪 等候他人

7、,處理工作的技能差 日常過多的行政事務(wù) 過多的路途時(shí)間 辦公室閑聊 溝通不好 工作安排不當(dāng),有效利用時(shí)間的方法,精心計(jì)劃是高效工作的基礎(chǔ)，我們?yōu)槭裁匆鲇?jì)劃？ ( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時(shí)候，總在最不可能出錯的地方； ( 3 )不論您估算多少時(shí)間，計(jì)劃的完成都會超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開銷，計(jì)劃的花費(fèi)都會超出預(yù)算； ( 5 )所以，在做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。,1、精心計(jì)劃,,精心計(jì)劃,,工作的最高目標(biāo)之一,就是讓自己投入的心力,體力與情感有最大的回報(bào), 令人欣慰的是,制定計(jì)劃時(shí)多花費(fèi)一分鐘,就能讓你在行動中節(jié)約10分鐘,花 費(fèi)十

8、幾分鐘做每天的計(jì)劃,可以讓你為自己節(jié)約兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間和精力。 你需要的計(jì)劃單： 每天計(jì)劃： 每周計(jì)劃 每月計(jì)劃,步驟: 準(zhǔn)備紙筆 列出任務(wù)清單（想起一件新的工作立刻加到清單上） 根據(jù)輕重緩急來排先后的順序 在每天工作中將完成的任務(wù)劃掉,10/90定律,工作前花10%的時(shí)間用于制定計(jì)劃,在工作中將節(jié)約90%的時(shí)間。,2、重 要VS緊 要,,重要事情 你個(gè)人覺得有價(jià)值且對 你的使命、價(jià)值觀及首 要目標(biāo)有意義的事和活 動。 如果它成功地完成，你 或別人將取得很大的收 益。帶來的收益越高， 這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越 高。,緊急事情 你或別人認(rèn)為需要立 刻注意的事和活動。 如果不能按期完成， 它對你或別

9、人的價(jià)值 會減少甚至消失。,,,,,明確自己的價(jià)值觀,設(shè)定目標(biāo),制定階段性步驟,把握今日：最重要時(shí)刻,,,,長期,中期,短期,3、自我領(lǐng)導(dǎo),,4、使用ABCDE的方法來管理每天,ABCDE法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先時(shí)間的方法，適合每天使用。 A是項(xiàng)目的非常重要事情，如果不只一項(xiàng)，可以A1 A2 。。。。 B項(xiàng)目是你應(yīng)該做的，后果不嚴(yán)重，但是你不做會讓別人麻煩 C項(xiàng)目是做起來輕松愉快，地位卻無足輕重的事情 D是可以委派別人來做的事情 E是完全取消的不做的事情,,練 習(xí),將你明天的任務(wù)清單，用ABCDE的方法來練習(xí)。,,,5、工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理,“你為什么能拿到薪水”？公司需要你完成具體的工作，薪水

10、和獎金是 對你完成的數(shù)量以及質(zhì)量的回報(bào)。 我們每個(gè)人的工作可以分解為57個(gè)環(huán)節(jié)。我們需要把關(guān)鍵點(diǎn)找出來。 找出自己在每個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)勢和劣勢。 你工作中最薄弱的那個(gè)環(huán)節(jié)，決定了你發(fā)揮自己能力的最大限度。,,6、克服拖沓,克服拖沓最好的辦法就是在做事之前將一切準(zhǔn)備就緒。 清理你的辦公桌（將文件按照你需要的程度擺放，收起無用的文件和物品）。 準(zhǔn)備工作所需要的資料、電腦程序、電子郵件地址、其他通訊的資料。 為自己創(chuàng)建一個(gè)長時(shí)間工作舒適的辦公環(huán)境。 良好的自我確認(rèn)：自己是個(gè)效率很高的人，迅速進(jìn)入狀態(tài)。,,7、給自己壓力,將重要的工作的完成日期書面化，以提醒自己剩余的時(shí)間。并書寫下列項(xiàng)目。 適當(dāng)?shù)慕o自

11、己一些壓力： 寫出完成這個(gè)工作可以給自己帶來的五項(xiàng)好處 寫出不完成這個(gè)工作給自己帶來的五項(xiàng)損失 冥想完成后自己的心理感受和場景 與壓力共處，將壓力化為動力,1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么耗時(shí)過長的事？ 3、我做了什么會浪費(fèi)別人時(shí)間的事？,8、以后要經(jīng)常反省自己,總 結(jié),目標(biāo)清晰： 清晰自己的各階段目標(biāo) 請讓自己的年度工作目標(biāo) 結(jié)合部門的目標(biāo) 設(shè)定有效目標(biāo),高效工作管理等于：,自我管理到位： 精心計(jì)劃 輕重緩急、按照角色自我領(lǐng)導(dǎo) 用A-E的方法管理每天工作的關(guān)鍵點(diǎn)管理 克服拖沓與給自己壓力經(jīng)常反省自己,時(shí)間管理水平自測,選擇“從不”記0分，選擇“有時(shí)”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分

12、，選擇“總是”記3分。 1、我在每個(gè)工作日之前都能為計(jì)劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序排列并依次辦理。6、盡量回避干擾性電話、不速之客來訪以及突然約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動有規(guī)律的來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要事情時(shí)，我會說“不”。,0 -12分：你自己沒有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。 13-17分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒。 18-22分：你的時(shí)間管理狀況良好。 23-27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理的典范。,