Excel數據處理軟件應用.ppt

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Excel數據處理軟件應用 楊瑞芳 2015年7月14日 內容概要 一 快速提高操作效率 輸入效率規(guī)范程度 制表效率的實用方法二 條件格式的使用三 地址的引用四 報表數據匯總五 內部數據處理及運用六 常用函數解讀七 圖表制作八 日常小技巧 快速提高操作效率的實用方法 1 自定義工具欄中的命令操作 工具 自定義 命令常用命令 文件菜單 另存為 設置打印區(qū)域 編輯菜單 粘貼數值 粘貼公式 粘貼格式 序列 清除內容 刪除行 刪除列 選定可見單元格 插入菜單 行 列 快速提高操作效率的實用方法 格式菜單 頂端對齊 垂直居中 底端對齊 減少縮進量 增加縮進量 豎排文字 邊框 常用7個 工具菜單 錄制宏 照相機 朗讀單元格 數據菜單 分列 窗口和幫助菜單 凍結拆分窗口 宏菜單 自定義按鈕 先錄制 再添加 快速提高操作效率的實用方法 2 熟練掌握并運用常用快捷鍵 CTRL A 全選 CTRL B 加粗 CTRL C 復制 CTRL Z 撤消 CTRL V 粘貼 CTRL S 保存 CTRL ENTER 多個區(qū)域相同內容輸入 CTRL N 新建 CTRL 1 單元格格式 CTRL 鼠標滾動 調整屏幕大小 ALT ENTER 本單元格內換行 ALT F2 另存為 ALT 分號 選定當前區(qū)域中的可視單元格 快速提高操作效率的實用方法 2 熟練掌握并運用常用快捷鍵 SHIFT F2 編輯單元格批注 SHIFT F3 插入函數 SHIFT F11 插入工作表 F1 幫助 F2 單元格直接進入編輯狀態(tài) F11 自動生成柱狀圖 F4 重復上一次的操作 編輯公式時 改變地址引用方式 快速提高輸入效率的實用方法 自定義序列填充操作 工具 選項 自定義序列 從單元格中導入序列 快速提高規(guī)范程度的實用方法 自定義有效性中的序列操作 第一步 插入 名稱 定義名稱第二步 數據 有效性 選擇 序列 及來源 定義名稱 快速提高制表效率的實用方法 另存模板操作 將常用表格另存為模板 文件后綴名為 xlt 優(yōu)點 可通過各種存儲介質 易機使用 條件格式的使用 操作 格式 條件格式在工作表中有時為了突出顯示某些數據 可以設置單元格的條件格式 如果單元格中的數值發(fā)生更改 不再滿足已設定條件 Excel會暫停突出顯示的格式 不管是否有數據滿足條件或是否顯示了指定的單元格格式 條件格式在被刪除前會一直對單元格起作用 地址的引用 1 相對引用是指當把一個含有單元格或單元格區(qū)域地址的公式復制到新的位置時 公式中的單元格或單元格區(qū)域地址隨著改變 公式的值將會依據更改后的單元格或單元格區(qū)域地址的值重新計算 2 絕對引用是指在公式中的單元格或單元格區(qū)域地址不隨著公式位置的改變而發(fā)生改變 不論公式的單元格處在什么位置 公式中所引用的單元格位置都是其在工作表中的確切位置 絕對單元格引用的形式是在每一個列標及行號前加一個 符號 3 混合引用是指單元格或單元格區(qū)域的地址部分是相對引用 部分是絕對引用 如 B2 B 2 地址的引用 4 相對引用與絕對引用之間的切換 如果創(chuàng)建了一個公式并希望將相對引用更改為絕對引用 反之亦然 則先選定包含該公式的單元格 然后在編輯欄中選擇要更改的引用并按F4鍵 每次按F4鍵時 Excel會在以下組合間切換 絕對列與絕對行 例如 C 1 相對列與絕對行 C 1 絕對列與相對行 C1 以及相對列與相對行 C1 例如 在公式中選擇地址 A 1并按F4鍵 引用將變?yōu)锳 1 再一次按F4鍵 引用將變?yōu)?A1 以此類推 地址的引用 報表數據匯總 1 多表匯總特點 便于任意組合 但不便于展開查找下級數據 2 合并計算特點 不便于任意組合 但便于展開查找下級數據 內部數據處理及運用 1 排序 2 篩選 3 分類匯總 4 數據有效性 5 數據分列 常用函數解讀 函數是Excel預設好的公式 共有10類 幾百種函數 包括了財務 日期與時間 數學 統(tǒng)計 查找和引用 數據庫與數據清單管理 文本 邏輯 信息 工程等方面 函數的結構以函數名稱開始 后面是左圓括號 以逗號分隔的參數和右圓括號 如果函數以公式的形式出現 則在函數名稱前面輸入等號 常用函數解讀 1 Abs 返回數字的絕對值 2 Concatenate 將幾個文本字符串合并為一個文本字符串 3 Countif 計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數 4 If 執(zhí)行真假值判斷 根據邏輯計算的真假值 返回不同結果 5 Int 將數字向下舍入到最接近的整數 6 Left 從一個文本字符串的第一個字符開始返回指定個數的字符 常用函數解讀 7 Now 返回日期時間格式的當前日期和時間 8 Power 返回給定數字的乘冪 9 Rank 返回一個數字在數字列表中的排位 10 Right 從一個文本字符串的最后一個字符開始返回指定個數的字符 11 Round 按指定的位數對數字進行四舍五入 另有Roundup向上舍入數字和Rounddown向下舍入數字 常用函數解讀 12 Row和Column 返回給定引用的行號和列標 常用來設置條件格式 13 Sum 返回某一單元格區(qū)域中所有數字之和 14 Sumif 根據指定條件對若干單元格求和 15 Today 返回日期格式的當前日期 16 Vlookup 在表格或數值數組的首列查找指定的數值 并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值 17 Lookup 返回向量 單行區(qū)域或單列區(qū)域 或數組中的數值 圖表制作 1 柱狀圖 瀑布圖 2 餅狀圖 3 復合條餅圖 4 折線圖 5 兩軸線柱圖 日常小技巧 1 照相機 功能 2 朗讀單元格 功能 3 選定可見單元格 功能 4 工具中的選項設置 5 打印設置 6 宏的運用 7 輔助插件或安裝補丁 辦公電話 0938 8213893手機 13993828609Email 13993828609 謝謝