小型企業(yè)采購(gòu)管理制度.doc

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. 采購(gòu)管理制度 — 討論稿 目的：為了合理高效地使用資金和加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃管理，規(guī)范采購(gòu)工作，保證生產(chǎn)用原輔材料的供應(yīng)數(shù)量和質(zhì)量。 適用范圍：適用于本公司所有采購(gòu)物資管理。 責(zé)任者：質(zhì)保部、綜合部、采購(gòu)部和倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員。 內(nèi)容： 1、采購(gòu)分類(lèi)： 1.1生產(chǎn)物資采購(gòu) 包括：生產(chǎn)用原材料、輔料、包裝、外協(xié)構(gòu)件、五金配件、勞保用品等。 1.2研發(fā)實(shí)驗(yàn)室使用物資采購(gòu) 包括：使用的儀器，工具，設(shè)備等。 1.3辦公用品采購(gòu) 包括：辦公耗材、其它零星物資、培訓(xùn)資料、書(shū)刊等。 1.4固定資產(chǎn)采購(gòu) 1.4.1辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、辦公桌、文件柜等固定資產(chǎn)。 1.4.2包括機(jī)器設(shè)備、新建、改建項(xiàng)目需用物資。 2、采購(gòu) 2.1采購(gòu)申請(qǐng) 2.1.1生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃 2.1.1.1常規(guī)生產(chǎn)物資由倉(cāng)庫(kù)根據(jù)庫(kù)存情況填報(bào)《采購(gòu)需求表》。 2.1.1.2非常規(guī)生產(chǎn)物資由生產(chǎn)部根據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃單，準(zhǔn)確計(jì)算并填寫(xiě)《采購(gòu)需求表》，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。根據(jù)物料采購(gòu)流程采購(gòu)。 2.1.2研發(fā)實(shí)驗(yàn)室物資采購(gòu) 由使用部門(mén)填制《采購(gòu)需求表》必須由總經(jīng)理簽字后，再交由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。 2.1.3辦公用品采購(gòu)計(jì)劃 由綜合部負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。 2.1.4固定資產(chǎn)采購(gòu) 2.1.4.1辦公設(shè)備采購(gòu)由使用部門(mén)填制《采購(gòu)需求表》，綜合部審核后（是否需要、是否公司可內(nèi)部調(diào)整等），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，交由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。 2.1.4..2機(jī)器設(shè)備采購(gòu)，由生產(chǎn)部填制《采購(gòu)需求表》，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理簽字審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部及生產(chǎn)設(shè)備部共同負(fù)責(zé)采購(gòu)。 2.1.4.3新建、改建項(xiàng)目需用物資，由總經(jīng)理指定負(fù)責(zé)實(shí)施部門(mén)做出方案、圖紙和預(yù)算書(shū)，并用總經(jīng)理批準(zhǔn)，職能部門(mén)編制《采購(gòu)需求表》，由采購(gòu)部及相關(guān)部門(mén)共同負(fù)責(zé)采購(gòu)。 2．2請(qǐng)購(gòu)的撤消 （1） 已開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)單，并經(jīng)批準(zhǔn)后因各種原因需撤消請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以書(shū)面方式呈送采購(gòu)人員，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)計(jì)劃部以及采購(gòu)部。 （2） 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)回收各聯(lián)請(qǐng)購(gòu)單，并備注“撤消”字樣。 （3） 采購(gòu)部接獲通知后應(yīng)立即停止一切采購(gòu)動(dòng)作，采購(gòu)部經(jīng)與供應(yīng)商協(xié)商后應(yīng)及時(shí)取消訂單。 （4） 未能及時(shí)停止采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)通知原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)并協(xié)商善后工作 2.3采購(gòu)詢(xún)價(jià) 2.3.1對(duì)各類(lèi)申報(bào)的 《采購(gòu)需求表》，采購(gòu)部采購(gòu)人員應(yīng)與倉(cāng)庫(kù)及相關(guān)部門(mén)核實(shí)采購(gòu)物資品種和數(shù)量的合理合理性。 2.3.2采購(gòu)人員按《采購(gòu)需求表》，上的物料進(jìn)行采購(gòu)詢(xún)價(jià)，采購(gòu)員對(duì)同品種物質(zhì)應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量、價(jià)格的比較工作，不得少于三家（特殊急需物料，和采購(gòu)困難的物料的可酌情處理），應(yīng)詳細(xì)的記錄在《請(qǐng)購(gòu)單》上，包括采購(gòu)品種、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商、付款條件等，由采購(gòu)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能進(jìn)行下單采購(gòu)。 2.3.3采購(gòu)部門(mén)人員應(yīng)隨時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，對(duì)某些原料價(jià)格波動(dòng)大的品種，有價(jià)格空間的要及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部經(jīng)理和總經(jīng)理，為提供是否儲(chǔ)備作決策，總經(jīng)理一旦簽發(fā)特需采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部采購(gòu)人員應(yīng)把握機(jī)遇，從速落實(shí)。 2.4合同簽訂 采購(gòu)物資原則上必須簽訂合同，特別是對(duì)于預(yù)付貨款（包括帶款提貨、款到發(fā)貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨等情況）更應(yīng)從嚴(yán)要求，合同上應(yīng)注明品種、型號(hào)、質(zhì)量要求、數(shù)量、單價(jià)、金額、運(yùn)輸方式、付款方式、計(jì)劃到貨日期等。對(duì)于小金額的小品種，可以采取電話訂單的形式與供應(yīng)方進(jìn)行確認(rèn)。 2.5催貨 2.5.1采購(gòu)合同簽訂完畢以后，根據(jù)采購(gòu)合同上要求的到貨日期，采用時(shí)間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期（對(duì)于由于特殊原因不能及時(shí)到貨的，應(yīng)在第一時(shí)間通知物資采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)部門(mén)）直至物資到達(dá)我公司。 25.2各種原輔材料到貨前，采購(gòu)員都應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)保管員預(yù)備貨物，準(zhǔn)備接貨。 2.6入庫(kù) 2.6.1實(shí)物入庫(kù) 2.6.1.1貨物到達(dá)廠門(mén)口后，由采購(gòu)員根據(jù)對(duì)方的送貨單填制“原、輔材料收貨通知單”交給司機(jī)，司機(jī)憑此通知單找倉(cāng)庫(kù)安排后續(xù)事項(xiàng)。 2.6.1.2對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資，按照不合格品管理程序處理。 2.6.1.3對(duì)因包裝數(shù)量造成破損或其它原因造成短斤缺兩（獨(dú)立包裝的品種少件數(shù)除外），倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)通知采購(gòu)人員，超出合理?yè)p耗范圍的（合理?yè)p耗范圍由質(zhì)控部和采購(gòu)部共同制定，質(zhì)控部、倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)部共同保存），采購(gòu)人員應(yīng)立即與供應(yīng)方協(xié)調(diào)，及時(shí)補(bǔ)足分量。 2.6.1.4倉(cāng)庫(kù)在收到貨物后，應(yīng)及時(shí)在“原、輔材料收貨通知單”簽字交由司機(jī)帶回采購(gòu)部，由采購(gòu)部填制收貨單交由司機(jī)帶回供應(yīng)商。 3、采購(gòu)付款 3.1采購(gòu)員填制“付款申請(qǐng)單”，申請(qǐng)人應(yīng)在“付款申請(qǐng)單”上填寫(xiě)好付款單位、收款單位、付款用途（采購(gòu)哪種原料）、尚欠貨款金額（分別注明各分公司的欠款金額及總額，如為預(yù)付款則以單價(jià)數(shù)量=金額的方式填寫(xiě)，）、申請(qǐng)付款金額，付款方式、申請(qǐng)人姓名后，交由財(cái)務(wù)核實(shí)欠款金額、票據(jù)是否齊全等情況后，由采購(gòu)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，最后交給財(cái)務(wù)安排付款。 3.2采購(gòu)人員在安排付款盡量要避免現(xiàn)金結(jié)算（包括從財(cái)務(wù)上領(lǐng)取現(xiàn)金和打入個(gè)人帳戶）。 3.3以承兌方式付款的，采購(gòu)員應(yīng)盡量要求對(duì)方單位人員過(guò)來(lái)領(lǐng)取，特殊情況可采用EMS快遞，從財(cái)務(wù)上領(lǐng)出承兌匯票時(shí)，應(yīng)在“使用承兌匯票登記表”上登記。采購(gòu)員都應(yīng)在付款后十天內(nèi)將收款收據(jù)交到財(cái)務(wù)部門(mén)。 3.4財(cái)務(wù)安排付款后應(yīng)在“付款申請(qǐng)單”備注欄中填寫(xiě)實(shí)際付款金額、付款方式和付款日期，將第三聯(lián)交還給采購(gòu)人員，由采購(gòu)部存檔。 采購(gòu)流程圖 生產(chǎn)計(jì)劃 倉(cāng)庫(kù)物料情況 采購(gòu)需求表 采購(gòu)部查詢(xún)供應(yīng)記錄 請(qǐng)購(gòu)單 采購(gòu)單/ 采購(gòu)合同 收料單 檢驗(yàn) 供應(yīng)商 核 準(zhǔn) 批 準(zhǔn) 發(fā) 貨 退貨暫存?zhèn)} N G OK 入庫(kù)單 分類(lèi)決定采購(gòu)方式 長(zhǎng)期采購(gòu)合約 退回 否 制度范本精選版