電子表格處理軟件應(yīng)用.ppt

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第五章電子表格處理軟件應(yīng)用 第一節(jié)電子表格的基本操作第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置第三節(jié)數(shù)據(jù)處理第四節(jié)數(shù)據(jù)分析第五節(jié)打印輸出 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 一 Excel2003的界面1 標(biāo)題欄標(biāo)題欄位于窗口的頂端 包括應(yīng)用程序信息和尺寸重置角標(biāo) 在標(biāo)題欄最左端為Exce12003控制菜單圖標(biāo) 本窗口打開的應(yīng)用程序名和當(dāng)前編輯電子表格文件名 如圖5 1所示 標(biāo)題欄顯示 MicrosoftOfficeExcel2003一Bookl 表示當(dāng)前窗口打開的是MicrosoftOfficeExcel2003系統(tǒng) 工作簿文件名為 Bookl 單擊控制菜單圖標(biāo) 會出現(xiàn) 窗口控制 下拉菜單 如圖5 2所示 菜單中包括 最大化 最小化 還原 關(guān)閉 等常用窗口控制命令 標(biāo)題欄最右端的三個按鈕自左至右依次為 最小化 最大化 還原 和 關(guān)閉 按鈕 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 1 Excel工作簿Excel電子表格文件稱為Excel工作簿 每個Excel工作簿中可以存入多個Excel工作表 每個Excel工作表都是一個二維表格 分別由行信息和列信息表示表格中的單元格或區(qū)域 當(dāng)新建第一個電子表格文件時 系統(tǒng)默認文件名為 Bookl 擴展名為 xls 當(dāng)繼續(xù)新建電子表格文件時 系統(tǒng)默認文件名為 BookX X 為整數(shù) 2 描述Excel單元格和區(qū)域在Excel2003中描述一個單元格用 列數(shù) 加 行數(shù) 表示 如第4行6列單元格表示為 F4 描述一個矩形區(qū)域用左上角第一個單元格加 符號加右下角最后一個單元格表示 如第2行2列至第10行8列區(qū)域描述為 B3 H10 描述某個工作表中的區(qū)域或單元格用 工作表名 區(qū)域名 或 工作表名 單元格 表示 如 Sheet2表的第3行2列至第10行8列區(qū)域 描述為 Sheet2 B3 H10 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 2 菜單欄通常情況下 標(biāo)題欄下面一行為菜單欄 如圖5 3所示 菜單欄中從左至右依次包括工作簿控制菜單圖標(biāo) 文件 編輯 視圖 等9個菜單項和當(dāng)前工作簿尺寸重置和關(guān)閉角標(biāo) 單擊攘工作簿窗口控制菜單圖標(biāo) 會出現(xiàn) 工作簿窗口控制 菜單 菜單中包括 還原 最小化 最大化 關(guān)閉 等常用窗口控制命令 這個菜單與Excel 窗口控制 菜單所操作對象不同 Excel 窗口控制 菜單控制整個Excel應(yīng)用程序 當(dāng)其關(guān)閉時整個Excel應(yīng)用程序 包括所有打開的工作簿 將關(guān)閉 而 工作簿窗口控制 菜單僅控制本工作簿窗口 當(dāng)其關(guān)閉時僅關(guān)閉本工作簿 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 通常情況下 MicrosoftOffice2003各應(yīng)用程序組件的菜單均為下拉式的 在主菜單中設(shè)置有快捷鍵 用括號括起來并帶有下劃線的大寫英文字母 同時按下Alt鍵與該特定字母鍵 即可打開相應(yīng)的菜單項 在其他級聯(lián)菜單中的快捷鍵可直接按該特定字母鍵即可 Excel2003操作也不例外 菜單欄的9個主菜單項旁均有快捷鍵 鍵盤操作時可用Alt鍵與其特定字母鍵組合使用 與工作簿控制菜單圖標(biāo)和Excel窗口控制菜單圖標(biāo)一樣 菜單欄中的尺寸重置角標(biāo)和標(biāo)題欄中尺寸重置角標(biāo)的控制對象是不同的 標(biāo)題欄中的尺寸重置角標(biāo)用于控制整個Excel2003應(yīng)用程序 菜單欄中的尺寸重置角標(biāo)僅用于控制當(dāng)前工作簿 屏幕顯示的處于編輯狀態(tài)的工作簿 窗口 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 Excel2003支持個性化菜單設(shè)計 提供簡捷風(fēng)格和完整風(fēng)格兩種菜單顯示形式 如圖5 4所示 圖5 4簡捷風(fēng)格菜單中列出操作者經(jīng)常使用的菜單命令項 圖5 4完整風(fēng)格菜單中則列出全部菜單項 Excel2003系統(tǒng)會根據(jù)使用情況智能化設(shè)置簡捷風(fēng)格菜單內(nèi)容 兩種菜單顯示形式的切換 可以單擊在簡捷風(fēng)格菜單下方的奢轉(zhuǎn)換按鈕 也可以雙擊主菜單中的菜單名或在打開級聯(lián)菜單后停頓幾秒鐘 系統(tǒng)則自動進入完整風(fēng)格菜單形式 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 3 工具欄Excel2003的工具欄與MicrosoftOffice2003的其他應(yīng)用程序組件的工具欄相近 Excel2003將常用的操作命令按照功能進行分類 設(shè)置多個工具欄 以圖形按鈕 快捷按鈕 的形式進行管理 并根據(jù)使用頻率把每類操作命令依次顯示出來 以便于用戶的使用 在默認狀態(tài)下 Excel2003菜單欄下面依次顯示 常用 工具欄和 格式 工具欄 如果需顯示其他工具欄 則在菜單欄中 視圖 菜單下 打開 工具欄 菜單 單擊所需的工具欄 即可顯示 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 1 常用 工具欄通常情況下 常用 工具欄位于菜單欄下方 如圖5 5所示 常用工具欄中包括有20多個快捷命令按鈕 這些命令是電子表格編輯和操作時經(jīng)常使用的 主要包括對表格文件的操作命令 如 新建 打開 保存 等 簡單編輯命令 如 剪切 復(fù)制 粘貼 等 常用計算命令 如 自動求和 升序排序 降序排序 等 以及圖表操作命令 如果需要添加或刪除常用工具欄上的快捷按鈕 可單擊常用工具欄最右側(cè)的 工具欄選項 按鈕 在打開的菜單中單擊 添加或刪除按鈕 選項 可對 常用 子菜單進行添加或刪除按鈕操作 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 2 格式 工具欄 格式 工具欄集中了用于修飾單元格格式的一組常用命令按鈕 如圖5 6所示 主要包括快速設(shè)置文本格式命令 如 樣式 字體 字號 等 設(shè)置單元格對齊方式命令 如 左對齊 居中 合并及居中 等 設(shè)置數(shù)字樣式命令 如 貨幣樣式 百分比樣式 千位分隔樣式 以及效果設(shè)置命令 如 邊框 填充顏色 字體顏色 等 格式 工具欄中決捷按鈕的添加或刪除與 常用 工具欄中快捷按鈕的添加或刪除操作類似 3 其他工具欄標(biāo)題欄下方至網(wǎng)格工作區(qū)之間的區(qū)域可以根據(jù)需要設(shè)置菜單欄和存放多個工具欄 這個區(qū)域稱為工具欄區(qū) 4 個性化工具欄為了提高窗口的利用率 可以將多個工具欄排在一行中 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 4 編輯欄編輯欄用于對單元格內(nèi)容進行編輯操作 包括 名稱框 插入函數(shù) 按鈕和 編輯欄 編輯欄 是輸入 編輯單元格數(shù)據(jù)的地方 在 編輯欄 中可以直接輸入數(shù)值 該數(shù)值直接被填入當(dāng)前光標(biāo)所在單元格內(nèi) 也可以填入公式 將公式計算的結(jié)果值填入單元格 當(dāng)選中某個單元格時 該單元格的數(shù)據(jù)或公式相應(yīng)顯示在 編輯欄 中 可以在 編輯欄 中進行修改 5 網(wǎng)格工作區(qū)網(wǎng)格工作區(qū)是制作表格的主體工作區(qū) 由一組網(wǎng)格組成 在新建工作簿文件時系統(tǒng)會默認創(chuàng)建三個工作表 表名稱為 Sheetl Sheet2 和 Sheet3 在網(wǎng)格工作區(qū)以三個標(biāo)簽的形式顯示 Excel的每一個工作表可容納65536x256個單元格 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 6 滾動條網(wǎng)格工作區(qū)的右側(cè)和下方各有一個滾動條 分別稱為垂直滾動條和水平滾動條 可以滾動方式快速搜索屏幕以外的窗口信息 7 行標(biāo)定位欄和列標(biāo)定位欄行標(biāo)定位欄和列標(biāo)定位欄分別位于Excel2003網(wǎng)格工作區(qū)的最左側(cè)和上方 用來標(biāo)識表格中單元格和區(qū)域位置 便于快速選擇表格及表格元素 Excel2003允許的最大行數(shù)為65536行 行用1 65536表示 Excel2003允許的最大列數(shù)為256列 列用英文字母A IV表示 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 8 狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于Excel2003窗口的最底部 用來顯示表格處理過程中的當(dāng)前工作狀態(tài)信息 當(dāng)前操作提示信息和計算結(jié)果等 如圖5 7 a 所示表示在表格中選定單元格或區(qū)域后 對當(dāng)前選定操作顯示的提示信息 圖5 7 b 表示在表格文字編輯時處于 改寫 狀態(tài) 9 任務(wù)窗格Excel2003將用戶常做的一些工作歸納總結(jié)后設(shè)置為不同任務(wù)類別 并將這些任務(wù)集成于 任務(wù)窗格 窗口中 以便于用戶的操作和使用 Excel2003啟動時 默認在窗口界面的右側(cè)顯示 任務(wù)窗格 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 10 智能標(biāo)記Excel2003的 智能標(biāo)記 為電子表格的操作提供了一系列即時提示 針對不同的操作 該功能可以提供相應(yīng)的智能標(biāo)記 當(dāng)單擊 智能標(biāo)記 時 打開相應(yīng)快捷菜單 在快捷菜單中提供與當(dāng)前操作相關(guān)的一組操作項目 從而達到快速操作的目的 例如 選擇單元格進行復(fù)制 粘貼操作后 會出現(xiàn)如圖5 8所示 智能標(biāo)記 快捷菜單 通常情況下 系統(tǒng)默認按照 保留源格式 進行粘貼 即粘貼時保留粘貼對象的格式信息 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 二 工作簿和工作表1 建立工作簿Excel文件又稱為工作簿 用來計算和存儲數(shù)據(jù) 每個工作簿可包含多張工作表 可在單個文件中管理各種類型的相關(guān)信息 當(dāng)啟動Excel時 工作簿就自動打開了 一個工作簿內(nèi)最多可以包含255個工作表 工作簿內(nèi)除了可以存放工作表外 還可以存放宏表 圖表等 默認情況下 每一個工作簿文件會打開3個工作表文件 分別以Sheetl Sheet2 Sheet3來命名 在啟動Excel2003時 Excel就自動創(chuàng)建了一個空白的Excel工作簿 這是新建工作簿的最為快捷的方法 當(dāng)然 我們也可采取類似新建Word文檔的方法創(chuàng)建工作簿 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 選擇菜單 文件 一 新建 命令 這時在工作區(qū)的右側(cè)將彈出 新建工作簿 的任務(wù)窗格 用戶可以選擇 空白工作簿 根據(jù)現(xiàn)有工作簿 模板主頁 本機上的模板 以及 網(wǎng)站上的模板 等選項 通常情況下選擇 空白文檔 即可滿足用戶要求 若需使用模板 則選擇 本機上的模板 選項 在彈出的 模板 對話框中選擇一種模板 單擊 確定 完成新建工作簿的操作 若單擊任務(wù)窗格中的 根據(jù)現(xiàn)有工作簿 則可以打開 根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建 對話框 通過該對話框 選擇已存在的工作簿的名稱和所在路徑 再單擊 創(chuàng)建 按鈕 即可創(chuàng)建一個包含和所選擇工作簿內(nèi)容相同的工作簿 使用這種方法新建工作簿 一般都是要使用原有工作簿的數(shù)據(jù) 樣式等內(nèi)容 在新建之后還要對工作簿進行修改 編輯 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 打開工作簿和 根據(jù)現(xiàn)有文件新建 工作簿的操作類似 可選擇菜單 文件 打開 命令 或者單擊常用工具欄上的 打開 按鈕 這時將彈出 打開 對話框 和 根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建 對話框相似 在其中按路徑和名稱找到要打開的工作簿 然后單擊 打開 即可 打開Excel工作簿 單擊 打開 按鈕旁的 按鈕 可彈出一個菜單 從中可以選擇五種打開工作簿的方式 其中 打開并修復(fù) 命令能幫助用戶對損壞的工作簿執(zhí)行檢測并嘗試修復(fù)其檢測到的任何故障 如果無法修復(fù) 則可以選擇提取其中的數(shù)據(jù) 包括公式和值 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 2 保存和關(guān)閉工作簿當(dāng)完成對一個工作簿文件的建立 編輯后 或者由于數(shù)據(jù)量較大需要多次輸入時 需要將文件保存起來 以防止數(shù)據(jù)丟失 保存工作簿可以選擇菜單 文件 保存 命令或者單擊 常用工具欄 中的 保存 命令按鈕 如果文件不是第一次保存 文件菜單內(nèi)就會有 另存為 選項 單擊后彈出 另存為 對話框 用戶可將已有文件另外存一個副本 當(dāng)完成了對工作簿的編輯并保存之后 就可以將其關(guān)閉了 關(guān)閉文件的方法簡單 多樣 但要注意不同方法之間的區(qū)別 若要關(guān)閉處于編輯狀態(tài)的活動文檔 選擇菜單 文件 關(guān)閉 即可 也可以單擊工作區(qū)右上角的 x 按鈕 如果關(guān)閉的文件在編輯之后沒有保存的話 Excel會有消息框彈出 詢問是否要保存修改過的文件 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 3 自動保存設(shè)置和Word2003一樣 Excel2003也可以設(shè)置自動保存 這樣 即使用戶忘記保存工作簿 或工作簿在工作時意外出錯時 Excel也能幫助用戶找回丟失的數(shù)據(jù) 選擇菜單 工具 選項 命令 選擇 選項 對話框的 保存 選項卡 首先要選中 保存自動恢復(fù)信息 復(fù)選框 然后在這個對話框內(nèi)設(shè)定自動保存的時間間隔 并在 自動恢復(fù)文件保存位置 一欄設(shè)置自動恢復(fù)文件保存的位置 自動保存的時間間隔越短 那么用戶丟失數(shù)據(jù)的風(fēng)險越小 但也不應(yīng)將間隔時間設(shè)置得太短 因為這樣會加重電腦負擔(dān) 并且可能影響用戶的編輯工作 在自動保存時 用戶暫時無法編輯工作簿 建議自動保存間隔時間為5 10分鐘 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 4 創(chuàng)建工作表要創(chuàng)建一個Excel表格 先要對所掌握數(shù)據(jù)進行分析 確定建表的最終目標(biāo)是要體現(xiàn)什么規(guī)律 說明什么情況 反映什么結(jié)果 以此來設(shè)計表格 在本例中 需要創(chuàng)建一個計算機系的工資明細表 最終目標(biāo)是要清楚地反映每位教師的工資明細 并能直觀比較各位教師之間的工資項數(shù)據(jù) 在Excel表格系統(tǒng)中 工作表為二維表 一般情況下 行稱為記錄 表示一組獨立的信息 列稱為字段 表示各組信息間都具有的屬性 因此 設(shè)計時可將工資項名稱作為一組描述信息 將教師個人信息作為另一組描述信息 利用這兩組描述信息構(gòu)成一個二維工作表 在兩組信息中工資項名稱在通常情況下是固定不變的 并且項目較少 將其設(shè)計為表格列字段 方便在一行內(nèi)顯示 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 教師信息會隨人事調(diào)動而調(diào)整 信息是動態(tài)的 將其設(shè)計為行記錄 這樣每位教師個人的信息可以在一行顯示 便于管理和分析 通常表格結(jié)構(gòu)可分為抬頭 標(biāo)題及說明 區(qū) 正文區(qū)及落款區(qū) 在工資明細表中表格結(jié)構(gòu)如圖5 9所示 抬頭區(qū)包括工資明細表標(biāo)題 部門名稱和月份 正文區(qū)包括表頭部分 橫表頭表示表格字段列表 豎表頭標(biāo)識記錄數(shù)據(jù) 和記錄數(shù)據(jù)部分 落款區(qū)包括制表人 審核人和日期等 在 A1 單元格中輸入標(biāo)題文字 工資明細表 在第3行 第1列的 A3 單元格中輸入 職工號 字段名 依次在第3行后續(xù)單元格中繼續(xù)輸入 姓名 基本工資 交通補助 工齡 獎金 和 實發(fā)工資 等工資項 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 在第4行 A4 單元格 輸入第1位教師的 職工號 信息 012 當(dāng)直接輸入該信息時系統(tǒng)默認為數(shù)值 自動將該信息前的 0 去掉 為確保正確輸入 應(yīng)在輸入信息前加入半角英文的單引號 表示其后數(shù)字字符為數(shù)字字符串 而不是數(shù)值 即在 A4 單元格中輸入 012 如圖5 10所示 在第4行 B4 單元格 輸入第1位教師的 姓名 信息 從第5行以后依次輸入其他教師信息 同上 教師信息輸入完成后 如圖5 11所示 在如圖5 11的第2行 A2 單元格中輸入 部門名稱 B2 單元格中輸入 計算機系 凡 單元格中輸入 月份 G2 單元格中輸入 3 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 在如圖5 11的第12行 A12 單元格中輸入 總計人數(shù) 人 在 D12 單元格中輸入 合計金額 元 在如圖5 11的第13行 A13 單元格中輸入 制表人 C13 單元格中輸入 審核人 F13 單元格中輸入 舊期 這樣 工作表結(jié)構(gòu)就輸入完成了 如圖5 12所示 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 5 保存與關(guān)閉工作表在進行Excel電子表格處理時 隨時保存是非常重要的 Excel電子表格文件保存默認擴展名為 xls 一個Excel電子表格文件也稱為一個Excel工作簿 在一個Excel工作簿中可以存放多個Excel工作表 習(xí)慣上一個Excel工作表中只存放一個二維表格 保存操作可以通過兩種常用的方法進行 一種是直接使用命令保存 另一種是通過設(shè)置保存自動恢復(fù)信息由系統(tǒng)定時保存 下面就利用保存Bookl工作簿操作 介紹數(shù)據(jù)保存的常用方法 在菜單欄的 文件 菜單中 如圖5 13 a 所示 單擊選擇 保存 命令 或在 常用 工具欄中選擇 保存 命令按鈕 如圖5 13 b 所示 還可以利用快捷健Ctrl S保存文件 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 如果是保存新文件 則系統(tǒng)自動打開 另存為 對話框 在其中的保存位置欄中選擇文件的保存路徑 如 D Excel 如果保存路徑不存在 可以利用保存位置欄右側(cè)的 新建文件夾 按鈕創(chuàng)建所需路徑 在保存類型欄中系統(tǒng)默認文件保存為 MicrosoftExcel工作薄 xls 類型 在文件名欄中輸入新文件名 如 工資明細表 xls 輸入完成后 單擊 保存 按鈕確定保存 保存后Excel標(biāo)題欄上顯示信息為 MicrosoftOfficeExcel2003一工資明細表 xls 如果是保存已有文件 選擇 保存 命令 保存 命令按鈕或利用快捷鍵Ctrl S后 稍等幾秒鐘 系統(tǒng)將自動保存文件 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 6 數(shù)據(jù)的輸入在電子表格操作中輸入數(shù)據(jù)是一件既煩瑣又容易出錯的工作 為了方便進行數(shù)據(jù)的錄入 分析數(shù)據(jù)產(chǎn)生的來源和數(shù)據(jù)間關(guān)系 可以將數(shù)據(jù)分為原始數(shù)據(jù)和加工數(shù)據(jù) 原始數(shù)據(jù)必須通過手工進行錄入 而加工數(shù)據(jù)是以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)在一定條件下進行采集和加工獲得的數(shù)值 可以通過調(diào)用或公式計算等方法進行錄入 1 常規(guī)輸入法常規(guī)輸入法即手工錄入 出錯率較高 在數(shù)據(jù)輸入時應(yīng)盡量少用此方法 如在工資明細表中輸入教師的基本工資 交通補助和工齡 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 單擊選取輸入單元格 如單擊 C4 單元格輸入張倩的基本工資 546 此時單元格中出現(xiàn)插入點光標(biāo) 狀態(tài)欄中就緒狀態(tài)改為編輯插入狀態(tài) 輸入的數(shù)值 546 在單元格和編輯欄中同時顯示 編輯欄名稱框右側(cè)出現(xiàn)了壤 取消 按鈕和嫩 插入 按鈕 如圖5 14所示 確認數(shù)據(jù)輸入 可以單擊撇 插入 按鈕 當(dāng)前光標(biāo)保持在原編輯單元格 可以按Enter健 當(dāng)前光標(biāo)進入本列下一個單元格 可以按Tab健 當(dāng)前光標(biāo)進入本行下一個單元格 單擊選擇需要錄入數(shù)據(jù)的任意單元格 當(dāng)前光標(biāo)進入所選擇單元格 簡單工資明細表常規(guī)類型單元格數(shù)據(jù)輸入完成后 如圖5 15所示 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 2 通過調(diào)用法輸入數(shù)據(jù)調(diào)用法是指通過設(shè)置調(diào)用關(guān)系 將指定被調(diào)用單元格數(shù)值賦值給當(dāng)前調(diào)用單元格 這種關(guān)系具有長期性 當(dāng)指定單元格數(shù)值發(fā)生變化時 調(diào)用單元格中數(shù)值也隨之發(fā)生變化 被調(diào)用的單元格可以是本工作表中任意單元格 也可以是本工作簿中某工作表中任意單元格 還可以是本工作簿以外的指定工作簿中指定工作表的任意單元格 具體操作方法如下 單擊選中調(diào)用單元格 輸入 及被調(diào)用單元格描述信息 如圖5 16所示 被調(diào)用單元格為本工作表中任意單元格 則直接用單元格名表示 如 B4 被調(diào)用單元格為本工作薄指定工作表中的任意單元格 則用 表名 單元格名 表示 如 Sheetl C3 單擊 插入 按鈕 完成輸入 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 三 數(shù)據(jù)保護1 保護表格的作用和對象Excel電子表格最大的特點是表格管理的靈活性和易操作性 但是 這也就意味著數(shù)據(jù)安全性大大降低 在電子表格的處理和使用時 經(jīng)常會遇到不同用戶在使用同一表格的情況 因此 填寫人對表格進行修改時很容易搞亂表格 為了解決這一問題 Excel2003中設(shè)計了保護功能 可以將關(guān)鍵單元格或單元格區(qū)域保護起來 實現(xiàn)表格的安全填寫 一個完整的表格通常包括表頭區(qū) 原始數(shù)據(jù)區(qū)和統(tǒng)計數(shù)據(jù)區(qū) 表頭區(qū)表明了數(shù)據(jù)管理信息的名稱 統(tǒng)計數(shù)據(jù)區(qū)蘊含了各種數(shù)據(jù)處理的手段 法則和規(guī)律 都必須加以保護 以免任意修改和誤操作造成數(shù)據(jù)損失 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 2 設(shè)置工作表保護 1 設(shè)置單元格或單元格區(qū)域的鎖定和解除鎖定 鎖定單元格區(qū)域 選擇需要鎖定的單元格或單元格區(qū)域 在菜單欄的 格式 主菜單中選擇 單元格 菜單命令 彈出 單元格格式 對話框 在 保護 選項卡中選定 鎖定 復(fù)選鈕 一般情況下 系統(tǒng)默認單元格均為 鎖定 狀態(tài) 單擊 確定 按鈕 確認鎖定設(shè)置 解除單元格區(qū)域鎖定 選擇需要解除鎖定的單元格或單元格區(qū)域 在菜單欄的 格式 主菜單中選擇 單元格 菜單命令 彈出的 單元格格式 對話框 在 保護 選項卡中取消 鎖定 復(fù)選鈕 單擊 確定 按鈕 確認取消鎖定設(shè)置 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 2 設(shè)置工作表保護在菜單欄的 工具 主菜單中 選擇 保護 級聯(lián)菜單下 保護工作表 菜單命令 在彈出的 保護工作表 對話框中 如圖5 17所示 在 取消工作表保護時使用的密碼 文本輸入框中輸入自定義密碼 在 允許此工作表的所有用戶進行 框中 選中單擊 確定 按鈕確認工作表保護設(shè)置 彈出 確認密碼 對話框 重新輸入自定義密碼 如圖5 18所示 單擊 確定 按鈕確認密碼設(shè)置 工作表保護設(shè)置完成 剛試保護 單擊工作表中單元格 無法選擇鎖定單元格 而未鎖定單元格內(nèi)可以繼續(xù)進行選擇 修改等操作 選定未鎖定的單元格 復(fù)選鈕 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 3 撤銷工作表保護在菜單欄的 工具 主菜單中 選擇 保護 級聯(lián)菜單下 撤銷工作表保護 菜單命令 在彈出的 撤銷工作表保護 對話框中 在 密碼 文本輸入框中輸入保護密碼 單擊 確定 按鈕 工作表保護即被撤銷 4 指定用戶訪問受保護區(qū)域通過可編輯權(quán)限的設(shè)置允許用戶編輯被保護表格的指定區(qū)域 如果有Windows2000 XP操作系統(tǒng) 則可允許特定的用戶對特定的單元格或單元格區(qū)域進行編輯 即使單元格已被鎖定 允許訪問的用戶仍可對其進行編輯 只有在工作表受到保護后 用戶的訪問限制才生效 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 在菜單欄的 工具 主菜單中 如圖5 19所示 選擇 保護 級聯(lián)菜單下 允許用戶編輯區(qū)域 菜單命令 彈出 允許用戶編輯區(qū)域 對話框 如圖5 20所示 允許用戶編輯區(qū)域 命令僅在工作表未受保護時才可用 在 允許用戶編輯區(qū)域 對話框中 單擊 新建 按鈕 彈出 新區(qū)域 對話框 在其中輸入相關(guān)信息 單擊 權(quán)限 按鈕設(shè)置權(quán)限 在彈出的 區(qū)域1的權(quán)限 對話框中 單擊 添加 按鈕 又打開 選擇用戶或組 對話框 如圖5 21所示 選擇 高級 按鈕 在彈出的對話框中單擊 立即查找 按鈕 在用戶信息欄中選擇用戶 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 連續(xù)單擊 確定 按鈕 依次確定四個對話框的設(shè)置 接著 彈出 確認密碼 對話框 在其中確認密碼 返回 允許用戶編輯區(qū)域 對話框 其中顯示新設(shè)置的區(qū)域信息 單擊 保護工作表 按鈕 設(shè)置保護工作表 系統(tǒng)彈出 保護工作表 對話框 同前面介紹的設(shè)置工作表保護操作 設(shè)置并確認設(shè)置 取消工作表保護時使用的密碼 完成工作表保護設(shè)置 上一頁 下一頁 返回 第一節(jié)電子表格的基本操作 5 設(shè)置單元格公式的隱藏保護選擇需要隱藏的單元格或單元格區(qū)域 在菜單欄的 格式 主菜單中選擇 單元格 菜單命令 彈出的 單元格格式 對話框 在 保護 選項卡中選定 隱藏 復(fù)選鈕 單擊 確定 按鈕 確認隱藏設(shè)置 設(shè)置工作表保護后 可觀察到被設(shè)置隱藏的單元格或單元格區(qū)域的公式在編輯欄中不顯示 上一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 一 表格的簡單編輯與調(diào)整1 選取單元格 1 選擇單元格和區(qū)域選擇單一單元格非常簡單 只需要利用鼠標(biāo)單擊指定單元格 或?qū)⒐鈽?biāo)鍵移動到指定單元格即可 選中單一單元格如圖5 22 a 所示 選擇單一區(qū)域即連續(xù)單元格 需要單擊選擇單一區(qū)域第1個單元格 拖動到最后一個單元格后再松開鼠標(biāo) 選中單一區(qū)域如圖5 22 b 所示 2 選擇不規(guī)則區(qū)域選擇不規(guī)則區(qū)域 即多個不連續(xù)單元格 先按單一區(qū)域選定方法選擇一個區(qū)域 再按住 Ctrl 鍵選擇下一個單元格或區(qū)域 依次類推 選中不規(guī)則區(qū)域如圖5 23所示 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 3 選擇整列 整行或整張工作表選擇整行 在行標(biāo)號上單擊鼠標(biāo)即可 如圖5 24 a 所示 在第2行標(biāo)號2上單擊選擇 選擇整列 在列標(biāo)號上單擊鼠標(biāo)即可 如圖5 24 b 所示 在第3列標(biāo)號C上單擊選擇 選擇整張工作表 如圖5 24 c 所示 在行標(biāo)號和列標(biāo)號交叉點 即最左上角單元 單擊鼠標(biāo) 整張工作表即被選中 2 編輯對象的移動 1 單元格的移動在Excel2003中可以利用鼠標(biāo)操作移動單元格 如圖5一25所示 在工作表上有三種格式 將其中 格式二 單元格移動位置 操作如下 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 單擊選擇 格式二 所在單元格 如圖5 26 a 所示 此時 鼠標(biāo)光標(biāo)為 空心十字光標(biāo) 移動光標(biāo)到選中單元格上邊線 鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)?實心十字箭頭光標(biāo) 如圖5 26 b 所示 拖動 箭頭光標(biāo)到目標(biāo)單元格 如圖5 26 c 所示 目標(biāo)單元格出現(xiàn)虛線框 松開鼠標(biāo) 如圖5 26 d 所示 目標(biāo)單元格顯示為 格式二 但單元格寬度不隨 格式二 單元格寬度變化 原 格式二 單元格內(nèi)容為空 格式恢復(fù)為系統(tǒng)默認單元格格式 格式二 單元格移動完成 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 在Excel2003中還可以利用 剪切 和 粘貼 操作移動單元格 如將上例中改為利用 剪切 和 粘貼 操作移動 格式二 單元格 操作如下 單擊選擇 格式二 所在單元格 如圖5 27 a 所示 單擊 常用 工具欄中的 剪切 按鈕 格式二 所在單元格邊框變?yōu)閯討B(tài)虛線框 如圖5 27 b 所示 單擊選擇目標(biāo)單元格 如圖5 27 c 所示 單擊選擇 常用 工具欄中的 粘貼 按鈕 將原 格式二 單元格內(nèi)容和格式均復(fù)制到目標(biāo)單元格 如圖5 27 d 所示 原 格式二 單元格內(nèi)容為空 格式恢復(fù)為系統(tǒng)默認單元格格式 格式二 單元格移動完成 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 移動行或列在Excel2003中行或列的移動操作較為復(fù)雜 方法是 先利用插入行 或列 命令在指定位置插入一個新行 或列 再利用復(fù)制行 或列 命令或剪切行 或列 命令將原行 或列 信息存入剪貼板 接下來 利用粘貼行 或列 命令將剪貼板中信息粘貼到新行 或列 中 最后 刪除原行 或列 3 編輯對象的復(fù)制 1 單元格的復(fù)制在Excel2003中 對單元格的復(fù)制可以通過 復(fù)制 和 粘貼 操作 也可以利用單元格填充柄操作 利用 復(fù)制 和 粘貼 操作復(fù)制單元格 如將圖5一25所示工作表中 格式二 單元格復(fù)制到指定位置 操作如下 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 選擇 格式二 所在單元格 單擊 常用 工具欄中的 復(fù)制 按鈕 格式二 所在單元格邊框變?yōu)閯討B(tài)虛線框 選擇目標(biāo)單元格 單擊 常用 工具欄中的 粘貼 按鈕 將原 格式二 單元格內(nèi)容和格式均復(fù)制到目標(biāo)單元格 原 格式二 單元格內(nèi)容和格式不變 目標(biāo)單元格下方出現(xiàn)智能標(biāo)記 粘貼選項 按鈕 單擊該按鈕 出現(xiàn)一個有助于確定在工作表方式中如何粘貼的列表 列表選項取決于填充的內(nèi)容 填充內(nèi)容所在的程序以及填充的文本或數(shù)據(jù)的格式 本操作中 系統(tǒng)默認粘貼為 保留源格式 即單元格內(nèi)容和格式同時復(fù)制 常用的 粘貼選項 還包括 匹配目標(biāo)區(qū)域格式 即僅復(fù)制單元格內(nèi)容 格式采用目標(biāo)單元格源格式 保留源列寬 即同時復(fù)制單元格內(nèi)容 格式和列寬 鏈接單元格 即自動設(shè)置公式 利用該公式調(diào)用原單元格內(nèi)容 當(dāng)源數(shù)據(jù)修改后 目標(biāo)單元格數(shù)據(jù)也隨之變化 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 利用單元格填充柄復(fù)制單元格 將上例圖5一25所示工作表中 格式二 單元格復(fù)制到指定位置 操作如下 單擊選中 格式二 單元格 單元格出現(xiàn)粗線框 將光標(biāo)移動到填充柄上 鼠標(biāo)光標(biāo)從 變?yōu)槭止鈽?biāo) 在填充柄上按住鼠標(biāo)左健 并拖動到適合位置 拖動區(qū)域顯示虛線框 松開鼠標(biāo) 如圖5 28所示 單元格中顯示復(fù)制內(nèi)容 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 在目標(biāo)單元格右下方出現(xiàn)智能標(biāo)記 自動填充 按鈕 單擊該按鈕 彈出一個用于確定工作表填充方式的列表 列表選項取決于填充的內(nèi)容 填充內(nèi)容所在的程序以及填充的文本或數(shù)據(jù)的格式 如圖5 28所示 本操作中系統(tǒng)默認自動填充方式為 復(fù)制單元格 即單元格內(nèi)容和格式同時復(fù)制 常用的自動填充方式還包括 僅填充格式 即僅將單元格格式復(fù)制到目標(biāo)單元格 內(nèi)容不復(fù)制 不帶格式填充 即僅將單元格內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)單元格 格式保留目標(biāo)單元格原有格式設(shè)置 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 行與列的復(fù)制在Excel2003中 對行和列的復(fù)制可以通過 復(fù)制 和 粘貼 操作進行 單擊選中需要復(fù)制的行 或列 的行標(biāo)號 或列標(biāo)號 如圖5 29 a 所示 單擊 常用 工具欄中的 復(fù)制 按鈕 如圖5 29 b 所示 出現(xiàn)動態(tài)虛線框 系統(tǒng)自動將需要復(fù)制的行 或列 信息存入剪貼板 選擇復(fù)制的目標(biāo)行 或列 的行標(biāo)號 或列標(biāo)號 如圖5 29 c 所示 單擊 常用 工具欄中的 粘貼 按鈕 系統(tǒng)將剪貼板中信息粘貼到目標(biāo)行 或列 中 如圖5 29 d 所示 目標(biāo)行 或列 中原有信息被覆蓋 在目標(biāo)行 或列 下方 或右側(cè) 出現(xiàn)智能標(biāo)記 粘貼選項 按鈕 該 粘貼選項 按鈕的說明及具體操作同 單元格的復(fù)制 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 4 編輯對象的撤銷與恢復(fù)在編輯中經(jīng)常出現(xiàn)誤操作 解決的簡單方法是利用城象 撤銷 按鈕和 恢復(fù) 按鈕進行操作 5 編輯對象的刪除與清除在Excel2003中系統(tǒng)提供了兩種編輯對象的刪除操作 即刪除和清除 1 刪除對象選擇被刪除對象 在菜單欄的 編輯 主菜單中 選擇 刪除 菜單命令 系統(tǒng)彈出 刪除 對話框 在 刪除 對話框中選擇是否刪除整行或整列 如果刪除對象為單元格或區(qū)域時 則選擇刪除后的填充方法 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 清除對象選擇被清除對象 在菜單欄的 編輯 主菜單中 選擇 清除 菜單命令 在打開的 清除 菜單的下級菜單中 選擇清除命令的具體內(nèi)容 選擇 全部 命令 表示不但清除該清除對象的內(nèi)容還清除格式設(shè)置 清除后格式為系統(tǒng)默認格式 選擇 格式 命令 表示只清除該清除對象的格式設(shè)置 清除后格式為系統(tǒng)默認格式 選擇 內(nèi)容 命令 表示只清除該清除對象的內(nèi)容 清除后格式不變 選擇 批注 命令 表示只清除該清除對象的批注信息 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 6 編輯對象的插入 1 插入單元格選擇將要插入單元格對象的位置 如圖5 30所示 在菜單欄的 插入 主菜單中 如圖5 31所示 選擇 單元格 菜單命令 打開 插入 對話框 在其中設(shè)置當(dāng)前位置插入新單元格后 當(dāng)前活動單元格的移動方式 系統(tǒng)允許活動單元格進行右移和下移操作 如果選擇 活動單元格右移 則插入新單元格后工作表如圖5 32所示 在新插入的單元格下方 如圖5 32所示 會出現(xiàn)智能標(biāo)記 插入選項 按鈕 單擊選擇該按鈕 打開格式選項列表快捷菜單 可以選擇新單元格的格式設(shè)置 系統(tǒng)默認為 與左邊格式相同 即與新單元格左邊單元格的格式相同 常用格式還包括 與右邊格式相同 即與新單元格右邊單元格的格式相同 清除格式 即以系統(tǒng)默認格式設(shè)置為新單元格格式 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 插入行或列選擇將要插入行對象 或列對象 的位置 在菜單欄的 插入 主菜單中 選擇 行 或 列 菜單命令 系統(tǒng)自動在當(dāng)前活動行 或列 上插入新行 或列 如圖5 33所示 在新插入的行下方 或列右側(cè) 如圖5 33所示 出現(xiàn)智能標(biāo)記 插入選項 按鈕 單擊選擇該按鈕 打開格式選項列表快捷菜單 可以選擇新行 或列 的格式設(shè)置 行列操作不同選項列表項也不同 對于插入行 或列 操作系統(tǒng)默認為 與上面 或左邊 格式相同 即與新行的上面行 或列的左邊列 的格式相同 插入行 或列 操作常用格式還包括 與下面 或右邊 格式相同 即與新行下面行 或列的右邊列 的格式相同 清除格式 即以系統(tǒng)默認格式設(shè)置為新行 或列 格式 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 二 表格的簡單修飾1 利用菜單進行單元格格式修飾Excel2003提供了大量的格式修飾命令 其中主要的命令均集成在 單元格格式 對話框中 打開 單元格格式 對話框的方法為 在菜單欄的 格式 主菜單中 選擇 單元格 菜單命令 系統(tǒng)彈出 單元格格式 對話框 其中包括六個選項卡 數(shù)字 選項卡 可以設(shè)置各種類型的數(shù)值格式 對齊 選項卡用于設(shè)置單元格文本對齊方式 文本控制及方向等 字體 選項卡可用于設(shè)置文本字體 字號等 邊框 選項卡用來設(shè)置單元格有無邊框 邊框效果等 圖案 選項卡用于設(shè)置單元格背景效果 保護 選項卡用于在工作表被保護時鎖定單元格或隱藏公式等操作 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 利用工具欄進行單元格格式修飾Excel2003將常用格式設(shè)置命令設(shè)計為圖片按鈕 打包為 格式 工具欄 如圖5 34所示 可快速進行格式設(shè)置 3 添加表格框線添加表格框線是合理標(biāo)識電子表格數(shù)據(jù)的一種簡捷而有效的方法 一般可以通過菜單和工具欄按鈕兩種方法進行設(shè)置 利用菜單添加表格框線 在菜單欄的 格式 主菜單中選擇 單元格 級聯(lián)菜單命令 在打開的 單元格格式 對話框的 邊框 選項卡中 根據(jù)需要選擇線條的樣式和顏色 并設(shè)置邊線位置 利用工具欄按鈕添加表格框線 在 格式 工具欄中選擇 邊框 按鈕打開 邊框 工具欄 選擇設(shè)置邊框 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 三 表格數(shù)據(jù)的填充操作1 有規(guī)律的數(shù)據(jù)仔細觀察待處理的數(shù)據(jù) 經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)這些煩瑣的數(shù)據(jù)其實是有規(guī)律可循的 例如 在教師工作情況表中 職工號字段基本上是連續(xù)分配的 性別字段只有 男 和 女 兩個值 部門字段只有 中文系 經(jīng)濟系 和 計算機系 三個部門值等 在教師情況工作表中的記錄和教師工資明細表中的記錄是一一對應(yīng)的 且其中職工號字段 姓名字段等都是相同的 Excel2003充分考慮到這些類型數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入問題 提供多種數(shù)據(jù)輸入的方法 因此 通過一些技巧可以更方便 快捷 準(zhǔn)確地進行數(shù)據(jù)輸入 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 自動完成Excel2003在數(shù)據(jù)輸入時設(shè)計了多種智能填充功能 自動完成功能就是其中的一種 每當(dāng)進行數(shù)據(jù)輸入時 總會遇到一些重復(fù)的數(shù)據(jù)需要錄入 如在輸入教師情況表工作表時總要輸入 中文系 經(jīng)濟系 和 計算機系 三個值 當(dāng)該字符串第二次錄入時 只要輸入了第一個字符 系統(tǒng)會默認自動填入以后的字符并以反白方式顯示 如圖5 35所示 如果自動完成填入的數(shù)據(jù)正是需要的數(shù)據(jù) 則單擊Enter鍵確認或單擊編輯工具欄中 輸入 按鈕即可 如果該數(shù)據(jù)不是所需數(shù)據(jù) 則可不必理會 繼續(xù)手工輸入 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 3 選擇列表輸入相同數(shù)據(jù)項時 也可以利用選擇列表功能 即單擊選中填充單元格 如圖5 36 a 所示 右擊打開快捷菜單 如圖5 36 b 所示 在其中選擇 從下拉列表中選擇 命令 即可出現(xiàn)圖5 36 c 所示的選擇列表 從中直接選擇數(shù)據(jù)值 Excel2003的選擇列表功能是指利用同列中已經(jīng)輸入的連續(xù)字段數(shù)據(jù)進行選擇填充 這里的連續(xù)字段是指當(dāng)前填充單元格上部的連續(xù)單元格數(shù)據(jù)和其下部的連續(xù)單元格數(shù)據(jù) 如圖5 36 a 所示 B4為填充單元格 選擇列表由圖5 36 c 所示的 經(jīng)濟系 計算機系 數(shù)學(xué)系 法律系和電子系 構(gòu)成 而 中文系 英語系 和 法語系 因為是不連續(xù)的 即中間出現(xiàn)空單元格 而不能出現(xiàn)在選擇列表中 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 4 自動填充Excel2003的自動填充功能可以根據(jù)已輸入的數(shù)據(jù) 即種子數(shù)據(jù) 按照Excel的默認約定 對連續(xù)單元格進行數(shù)據(jù)填充 填充操作步驟如下 輸入種子數(shù)據(jù) 并選中所有種子數(shù)據(jù) 如圖5 37 a 所示 種子數(shù)據(jù)為 001 和 004 拖動填充柄 如圖5 37 b 所示 填充區(qū)出現(xiàn)虛線框 系統(tǒng)按種子數(shù)據(jù)計算出步長值為3 拖動過程中在實心十字光標(biāo)右下方出現(xiàn)填充數(shù)據(jù)提示 松開鼠標(biāo) 填充區(qū)出現(xiàn)填充數(shù)據(jù) 虛線框變?yōu)榇謱嵕€ 如圖5 37 c 所示填充成功 自動填充是Excel數(shù)據(jù)輸入操作最常用的填充方法之一 在進行自動填充時 數(shù)據(jù)類型 種子數(shù)據(jù)都是決定數(shù)據(jù)填充結(jié)果的關(guān)鍵因素 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 1 填充柄在自動填充時 主要利用拖動填充柄進行操作 如果填充柄未顯示 可以在 工具 主菜單中 選擇 選項 菜單 打開 選項 對話框 選中 編輯 選項卡中 單元格拖放功能 即可顯示填充柄 利用填充柄還可以刪除選擇區(qū)域內(nèi)容 首先 拖動填充柄選中待刪除區(qū)域 再單擊并往回拖動填充柄 覆蓋原選中區(qū)域 釋放鼠標(biāo) 即可刪除該區(qū)域的內(nèi)容 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 文本數(shù)據(jù)填充自動填充時 文本數(shù)據(jù)有兩種表示方式 用字符串表示 中英文字符串和單引號 引導(dǎo)的數(shù)字字符串 用文本區(qū)表示 設(shè)置為文本區(qū)內(nèi)的字符等 文本數(shù)據(jù)的字符中無數(shù)字字符時 自動填充的內(nèi)容將按照種子數(shù)據(jù)進行依次復(fù)制 如圖5 38所示 在圖中第A列中 種子數(shù)據(jù)為A1 A2區(qū)域數(shù)據(jù) 自動填充后 按照A1 A2區(qū)域數(shù)據(jù)依次復(fù)制 在圖中第B列中 種子數(shù)據(jù)為B1單元格數(shù)據(jù) 自動填充后 按照B1單元格數(shù) 計算機系 依次復(fù)制 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 文本數(shù)據(jù)的字符中含數(shù)字字符時 將按照種子數(shù)據(jù)進行簡單計算后進行填充 如圖5 38所示 在圖中第C列中 種子數(shù)據(jù)為C1單元格數(shù)字字符數(shù)據(jù) 006 自動填充時 系統(tǒng)默認按照步長為1進行 填充C2 C8區(qū)域數(shù)據(jù) 在圖中第D列中 種子數(shù)據(jù)為D1 D2區(qū)域數(shù)字字符數(shù)據(jù) 系統(tǒng)自動計算D2單元格數(shù)據(jù)與D1單元格數(shù)據(jù)的差值作為步長值 進行填充D3 D8區(qū)域數(shù)據(jù) 在圖中第E列中 種子數(shù)據(jù)為E1 E3區(qū)域數(shù)字字符數(shù)據(jù) 而這三個數(shù)據(jù)無規(guī)律無法計算步長值 自動填充時 系統(tǒng)按照原數(shù)據(jù)進行填充 文本數(shù)據(jù)中字符有數(shù)字字符時 只有數(shù)字部分會按照默認步長進行填充 其余部分直接原樣填充 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 3 數(shù)值數(shù)據(jù)填充在數(shù)值數(shù)據(jù)的自動填充時 如果只有一個種子單元格數(shù)據(jù) 則以此數(shù)據(jù)為種子樣本 復(fù)制填充至其他單元格 如圖5 39第A列所示 如果有兩個以上種子單元格數(shù)據(jù) 系統(tǒng)則自動計算其趨勢后 默認步長值進行填充 如圖5 39第B列 種子數(shù)據(jù)100 150和200 三個數(shù)據(jù)間具有相同步長值50 系統(tǒng)自動計算后 按照50作為以后數(shù)據(jù)的步長 如圖5 39第C列 種子數(shù)據(jù)為100 120和150 三個數(shù)據(jù)間步長不同 系統(tǒng)利用Excel默認步長計算公式自動計算后 得到步長值25 33 按照該值進行填充 4 填充選項按鈕在自動填充時 填充區(qū)域右下方總會出現(xiàn)一個智能標(biāo)記 即自動填充選項按鈕 如圖5 40所示 單擊該按鈕可以打開填充選項菜單 系統(tǒng)默認填充方式為 以序列方式填充 還可以設(shè)置 復(fù)制單元格 僅填充格式 和 不帶格式填充 等方式 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 5 序列填充Excel的序列填充比自動填充的功能更加強大 可以根據(jù)自己的需要進行填充的設(shè)置 1 等差序列等差序列是指目標(biāo)單元格的數(shù)值等于其前一單元格中數(shù)據(jù)值 即種子數(shù)據(jù) 與步長值相加 此后單元格的填充依此類推 選擇填充區(qū)域 區(qū)域中第一個單元格開始至少有一個種子數(shù)據(jù) 在 編輯 主菜單的 填充 菜單下 單擊選擇 序列 菜單命令 打開 序列 對話框 在 序列 對話框中 選擇序列產(chǎn)生在 列 或 行 上 類型為 等差序列 系統(tǒng)默認步長值為1且無終止值 可以自行設(shè)置步長和終止值 如果選擇預(yù)剛趨勢 則不用設(shè)置步長和終止值 系統(tǒng)自動進行默認預(yù)剛運算并填寫 單擊 確定 按鈕進行填充操作 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 等比序列等比序列是指目標(biāo)單元格的數(shù)值等于其前一單元格中數(shù)據(jù)值 即種子數(shù)據(jù) 與步長值相乘 此后單元格的填充依此類推 選擇填充區(qū)域 區(qū)域中第一個單元格開始至少有一個種子數(shù)據(jù) 在 編輯 主菜單的 填充 菜單下 單擊選擇 序列 菜單命令 打開 序列 對話框 在 序列 對話框中 選擇序列產(chǎn)生在 列 或 行 上 類型為 等比序列 系統(tǒng)默認步長值為1且無終止值 此時步長代表公比值 也可以自行設(shè)置步長和終止值 如果選擇預(yù)剛趨勢 則不用設(shè)置步長和終止值 系統(tǒng)自動進行默認預(yù)剛運算并填寫 單擊 確定 按鈕進行填充操作 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 3 日期填充日期序列填充是指目標(biāo)單元格的數(shù)值等于其前一單元格中的日期數(shù)據(jù)值與步長值根據(jù)日期單位相加的值 此后單元格的填充依此類推 選擇填充區(qū)域 區(qū)域中第一個單元格開始至少有一個種子數(shù)據(jù) 在 編輯 主菜單的 填充 菜單下 單擊選擇 序列 菜單命令 打開 序列 對話框 在 序列 對話框中 選擇序列產(chǎn)生在 列 或 行 上 類型為 日期序列 日期單位系統(tǒng)默認為 日 也可以選擇 工作日 月 或者 年 系統(tǒng)默認步長值為1且無終止值 可以自行設(shè)置步長和終止值 如果選擇預(yù)剛趨勢 則不用設(shè)置步長和終止值 系統(tǒng)自動進行默認預(yù)剛運算并填寫 單擊 確定 按鈕進行填充操作 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 4 序列自動填充序列自動填充是指按照系統(tǒng)自建或用戶創(chuàng)建的常用特殊填充序列進行填充 選擇填充區(qū)域 區(qū)域中第一個單元格開始至少有一個種子數(shù)據(jù) 在 編輯 主菜單的 填充 菜單下 單擊選擇 序列 菜單命令 打開 序列 對話框 在 序列 對話框中 選擇序列產(chǎn)生在 列 或 行 上 類型為 自動填充 系統(tǒng)自動進行默認填充設(shè)置 單擊 確定 按鈕進行填充操作 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 6 自定義自動填充序列Excel的自動填充序列可以自行定義 操作如下 在 工具 主菜單中 選擇 選項 菜單 打開 選項 對話框 單擊選擇 自定義序列 選項卡 在 自定義序列 選項卡中 在輸入序列欄中輸入新增序列內(nèi)容 注意序列每一項值占一行 單擊 添加 按鈕 將輸入序列填入自定義序列欄中 也可以通過工作表中已建的數(shù)據(jù)創(chuàng)建新序列 單擊 選項 按鈕 在工作表中選擇已建數(shù)據(jù)區(qū)域 單擊 返回 按鈕返回 選項 對話框 再單擊 導(dǎo)入 按鈕 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入自定義序列 單擊 確定 按鈕 完成定義 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 四 行列編輯1 調(diào)整行高和列寬 1 設(shè)置行高的方法拖動設(shè)置 將光標(biāo)移動到行標(biāo)定位欄中需要調(diào)整行高的行和其下面一行交界處 光標(biāo)變?yōu)?衡 單擊拖動交界線 觀察參數(shù)數(shù)值提示 直接拖設(shè)行高 利用 行高 對話框設(shè)置 選中需要設(shè)置行高的行 在 格式 主菜單的 行 菜單中 單擊選擇 行高 菜單命令 如圖5 41所示 彈出 行高 對話框 如圖5 42所示 系統(tǒng)默認行高為 14 25 可以根據(jù)需要填入數(shù)值 單擊 確定 按鈕 確認設(shè)置 設(shè)置最適合行高 選中需要設(shè)置行高的行 在 格式 主菜單的 行 菜單中 單擊選擇 最適合的行高 菜單命令 如圖5 41所示 系統(tǒng)自動計算行高以適應(yīng)所填入數(shù)據(jù) 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 設(shè)置列寬的方法拖動設(shè)置 將光標(biāo)移動到列標(biāo)定位欄中需要調(diào)整列寬的列和其右側(cè)一列交界處 光標(biāo)變?yōu)?季 單擊拖動交界線 觀察參數(shù)數(shù)值提示 直接拖設(shè)列寬 利用 列寬 對話框設(shè)置 選中需要設(shè)置列寬的列 在 格式 主菜單的 列 菜單中 單擊選擇 列寬 菜單命令 如圖5 43所示 彈出 列寬 對話框 如圖5 44所示 系統(tǒng)默認列寬為 8 38 可以根據(jù)需要填入數(shù)值 單擊 確定 按鈕 確認設(shè)置 設(shè)置最適合列寬 選中需要設(shè)置列寬的列 在 格式 主菜單的 列 菜單中 單擊選擇 最適合的列寬 菜單命令 如圖5 43所示 系統(tǒng)自動計算列寬以適應(yīng)所填入數(shù)據(jù) 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 隱藏或顯示行列 1 隱藏或顯示行的方法拖動設(shè)置隱藏行 將光標(biāo)移動到行標(biāo)定位欄中需要隱藏的行和其下面一行的交界處 光標(biāo)變?yōu)?單擊拖動交界線合并到上一條交界線上 即將行隱藏了 拖動設(shè)置顯示行 將光標(biāo)移動到行標(biāo)定位欄中隱藏行的位置 觀察光標(biāo)變?yōu)?單擊拖動交界線向下拉開行距 即將行顯示出來了 利用 隱藏 菜單命令 選中需要隱藏的行或該行上的單元格 在 格式 主菜單的 行 菜單中 單擊選擇 隱藏 菜單命令 隱藏行 利用 取消 菜單命令 選中被隱藏行的上下兩行或兩行上的跨行連續(xù)單元格 在 格式 主菜單的 行 菜單中 單擊選擇 取消隱藏 菜單命令 顯示隱藏的行 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 五 單元格和區(qū)域操作1 查找和替換Excel2003查找和替換操作與Word2003相似 在此就不一一贅述了 2 區(qū)域命名Excel2003支持區(qū)域命名操作 命名的作用是為了簡化編輯過程中有規(guī)律且重復(fù)性的操作 在進行數(shù)據(jù)處理與分析時可以利用名稱進行方便 快捷的定位和計算 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 1 命名區(qū)域選擇需要命名的單元格或區(qū)域 單擊 編輯 工具欄的 名稱 框 其中的原名稱反白顯示 輸入自定義新名稱 按Enter健確認即可 選擇需要命名的單元格或區(qū)域 在 插入 主菜單的 名稱 菜單中 單擊 定義 菜單命令 打開 定義名稱 對話框 如圖5 45所示 在當(dāng)前工作薄中的名稱欄中輸入新名稱 單擊 確定 按鈕 完成區(qū)域命名 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 名稱的使用Excel2003在使用區(qū)域名稱時 常用命名語言公式法和點名法 命名語言公式法 指對單元格或區(qū)域直接命名后 利用名稱進行公式引用的方法 點名法又稱為快速定位法 是指在同一工作簿的不同工作表中 快速查找已經(jīng)命名的表格區(qū)域的方法 其操作方法如下 直接單擊 編輯 工具欄的 名稱 列表框右側(cè)的攘下拉按鈕 打開的列表項中顯示出當(dāng)前工作薄中全部已定義的區(qū)域名稱 單擊選擇所需區(qū)域名稱 則立即切換到相應(yīng)表格區(qū)域 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 六 工作表操作1 工作表命名Excel2003在新建工作簿時 系統(tǒng)會默認創(chuàng)建3個工作表 并自動設(shè)置工作表名稱為 Sheetl Sheet2 和 Sheet3 當(dāng)在一個工作簿中添加新的工作表時 系統(tǒng)默認工作表名稱為 SheetX 這些名稱既不好記 也不直觀 在操作工作表時 總是希望工作表名稱能簡單直接地表示工作表的內(nèi)容 Excel2003提供工作表命名操作 通過該操作可以對工作表進行有意義的命名 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 常用的工作表命名方法 單擊選擇工作表標(biāo)簽 在 格式 主菜單的 工作表 菜單中 單擊 重命名 菜單命令 此時工作表標(biāo)簽上的原名稱反白顯示 輸入自定義新名稱 按Enter健確認 單擊選擇工作表標(biāo)簽 右擊彈出快捷菜單 單擊選擇 重命名 命令 此時工作表標(biāo)簽上的原名稱反白顯示 輸入自定義新名稱 按Enter健確認 雙擊選擇工作表標(biāo)簽 此時標(biāo)簽上的原名稱反白顯示 輸入自定義新名稱 按Enter鍵確認 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 新增 移動和復(fù)制工作表 1 選擇工作表選擇單個工作表 單擊工作表標(biāo)簽 選擇多個工作表 單擊工作表標(biāo)簽 按下Ctrl健同時單擊其他工作表標(biāo)簽 即可以選擇多個工作表 選擇多個連續(xù)工作表 單擊起始工作表標(biāo)簽 再按下Shift健同時單擊結(jié)尾工作表標(biāo)簽 兩個標(biāo)簽及其間的多個工作表即被選中 選擇全部工作表 單擊選擇任意工作表標(biāo)簽 右擊彈出快捷菜單 如圖5 46所示 單擊選擇 選定全部工作表 命令 即可選中全部工作表 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 2 新增工作表在 插入 主菜單中 單擊選擇 工作表 菜單命令 即可插入一個新工作表 表名默認為 SheetX 其中X為系統(tǒng)自動累計值 單擊選擇任意工作表標(biāo)簽 右擊彈出快捷菜單 如圖5 46所示 單擊選擇 插入 命令 即可插入一個新工作表 表名默認為 SheetX 其中X為系統(tǒng)自動累計值 3 移動或復(fù)制工作表在 編輯 主菜單中 單擊選擇 移動或復(fù)制工作表 菜單命令 彈出 移動或復(fù)制工作表 對話框 在其中 下列選定工作表之前 欄中設(shè)置移動或復(fù)制工作表的位置 選擇 建立副本 復(fù)選鈕 可以進行當(dāng)前活動工作表的復(fù)制操作 如果不選 建立副本 復(fù)選鈕則表示僅進行工作表的移動 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 單擊選擇移動或復(fù)制工作表標(biāo)簽 右擊彈出快捷菜單 如圖5 46所示 單擊選擇 移動或復(fù)制工作表 命令 彈出 移動或復(fù)制工作表 對話框 操作同上 移動光標(biāo)到將要進行移動或復(fù)制操作的工作表標(biāo)簽 鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)?單擊鼠標(biāo)左健 光標(biāo)變?yōu)?拖動到適合位置再松開左健 完成工作表的移動操作 在拖動時同時按住 Ctrl 健 則可以進行工作表的復(fù)制操作 上一頁 下一頁 返回 第二節(jié)電子表格的格式設(shè)置 4 隱藏或顯示工作表利用菜單隱藏工作表 單擊選擇工作表標(biāo)簽 在 格式 主菜單的 工作表 菜單中 單擊 隱藏 菜單命令 該工作表標(biāo)簽即被隱藏 利用菜單顯示工作表 在 格式 主菜單的 工作表 菜單中 單擊 取消隱藏 菜單命令 彈出 取消隱藏 對話框 從取消隱藏工作表框中 選擇希望恢復(fù)顯示的工作表名稱 單擊