辦公自動化之-Excel.ppt

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1 主要內(nèi)容 主要內(nèi)容 Excel概述及常用功能介紹 Excel圖表應(yīng)用 常用Excel函數(shù)及其應(yīng)用 Excel數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用 1 主要內(nèi)容 主要內(nèi)容 Excel概述及常用功能介紹 Excel圖表應(yīng)用 常用Excel函數(shù)及其應(yīng)用 Excel數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用 1 Excel概述 Excel2 于1987年問世 為WindowsExcel的原始版本 根據(jù)再在的標(biāo)準(zhǔn)看 這個版本過于粗糙 Excel3 Excel4 1990年底 微軟公司發(fā)布了Excel3forwindows 這個版本無論在外觀和性能上都作了很大的改進(jìn) 增加了工具欄 繪圖功能 工作表大綱 加載宏支持 3D圖表 工作組編輯等 1992年投入市場 這個版本增加了很多新功能 且可用性也增強了 使初學(xué)者在很短的時間內(nèi)能夠掌握 1994年初投入市場 這個版本推出了更多的新功能 包括多頁面工作簿和VBA宏語言 Excel5 Excel發(fā)展 1 Excel概述 Excel發(fā)展 Excel95 也被稱為Excel7 是在1995年夏天推出的 因為它是第一個使用更高級的32位代碼技術(shù)的Excel版本 在當(dāng)時產(chǎn)生了巨大的影響 Excel97 也被稱為Excel8 它提供了前所未有的升級功能 工具欄和菜單的樣式作了重大的改進(jìn) 工作表可見行的數(shù)量增加了3倍 Excel2000 也被稱為Excel9 在1999年6月發(fā)布 它的最大改進(jìn)就是將HTML作為可選的文件格式 Excel2002 也被稱為Excel10 在2001年6月份發(fā)布 最重要的新功能就是可以恢復(fù)被破壞的的工作簿文件 還增加了背景公式錯誤檢查功能和新公式調(diào)試工具 Excel2003 Excel2007等 1 Excel常用功能介紹 文件加密保護(hù) 文檔保護(hù)功能 路徑 文件 另存為 工具 常規(guī)選項 設(shè)置密碼 1 Excel常用功能介紹 工作表保護(hù) 文檔保護(hù)功能 路徑 工具 保護(hù) 保護(hù)工作表 選擇密碼 1 Excel常用功能介紹 單元格讀寫保護(hù) 文檔保護(hù)功能 路徑 數(shù)據(jù) 有效性 1 選擇編輯區(qū) 不要選擇標(biāo)題區(qū) 1 Excel常用功能介紹 2 點擊 格式 菜單 單元格 保護(hù) 標(biāo)簽 將窗口中的 鎖定 復(fù)選框取消 點擊 確定 按鈕 1 Excel常用功能介紹 3 再執(zhí)行 工具 菜單 保護(hù) 保護(hù)工作表 命令 為工作表設(shè)定一個防止其他用戶修改的保護(hù)密碼 這樣 你的工作表的標(biāo)題區(qū)就受到保護(hù)了 而編輯區(qū)仍可以錄入數(shù)據(jù) 如果要修改標(biāo)題區(qū)的話 只要撤消工作表的保護(hù)就可以了 1 Excel常用功能介紹 單元格定位填充 下表中空白處的內(nèi)容均為上一行的內(nèi)容 這種情況在我們做數(shù)據(jù)透視表時經(jīng)常會遇到 如果采用 復(fù)制 粘貼 的方法填充空白處的內(nèi)容 會很繁索 浪費時間 如果采用 單元格定位填充 的功能 復(fù)制 粘貼可能花上幾個小時的一張表格 幾分鐘時間就可能解決了 1 Excel常用功能介紹 1 選擇需要填充空白單元格的列 2 啟動 編輯 菜單中的定位功能 快捷鍵 Ctrl G 3 在對話框中選擇 定位條件 中的 空值 點擊確定 1 Excel常用功能介紹 4 錄入公式 等于上一單元格 然后按 Ctrl Enter 就可以了 1 Excel常用功能介紹 單元格有效性設(shè)置 1 在工作表空白處將要選擇的信息先錄入進(jìn)去 然后選擇要設(shè)置的列 一 設(shè)置單元格下拉菜單 快速錄入數(shù)據(jù) 1 Excel常用功能介紹 2 啟動 數(shù)據(jù) 菜單的 有效性 選項 在 設(shè)置 中選擇 序列 功能 3 選擇數(shù)據(jù)來源為預(yù)先定義的選項 確認(rèn)完成 這樣在列中就可以選擇了 1 Excel常用功能介紹 選中列 開啟 數(shù)據(jù) 菜單 有效性 選擇 輸入法模式 下的 打開 選項 點擊確定 這樣在錄入資料信息時 列與列之間就能夠自動轉(zhuǎn)換 中文 英文 錄入模式了 二 中文錄入模式開啟 1 Excel常用功能介紹 選中區(qū)域 開啟 數(shù)據(jù) 菜單 有效性 選擇 設(shè)置 下的 整數(shù) 選項 并錄入最小值及最大值 點擊確定 這樣如果錄入?yún)^(qū)域外的數(shù)據(jù) 就會自動報錯 如果我們要在單元格區(qū)域內(nèi)錄入 0 100 的整數(shù) 如何做到自我檢測呢 三 數(shù)據(jù)錄入檢測 1 Excel常用功能介紹 單元格自定義格式 我們要輸入員工編號如 000100 怎樣能做到更快捷方便呢 1 選中列 打開 單元格格式 設(shè)置 選擇 自定義 并在類型中錄入 000000 1 Excel常用功能介紹 2 錄入類型后點擊確定 這樣就要以在單元格中錄入數(shù)據(jù)了 在錄入時 如果不夠格式設(shè)置的位數(shù) 系統(tǒng)會自動以 0 補齊位數(shù) 1 Excel常用功能介紹 路徑 數(shù)據(jù) 分列 步驟 單元格分列 1 選擇要分列的數(shù)據(jù)列 2 點擊分列項 并選擇合適的類型 3 調(diào)整適合寬度 4 選擇存放的目標(biāo)區(qū)域 并確認(rèn)完成 1 Excel常用功能介紹 5 1 Excel常用功能介紹 表格數(shù)據(jù)行列互換 1 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域 復(fù)制 2 點擊右鍵 選擇 選擇性粘貼 選中 轉(zhuǎn)置 確認(rèn)后返回就可 1 Excel常用功能介紹 條件格式設(shè)置 例 對入職的新員工 假定試用期為1個月 在1個月試用期滿后 表單自動提示 并用顏色標(biāo)注 以示區(qū)別 1 Excel常用功能介紹 1 選定要設(shè)置 條件格式 的列 2 打開 格式 菜單中的 條件格式 1 Excel常用功能介紹 3 根據(jù)需要設(shè)置條件格式 1 Excel常用功能介紹 4 設(shè)置好后格式后 點擊確認(rèn) 如果需要設(shè)置多個條件 點擊 添加 就可以了 1 Excel常用功能介紹 在Excel中導(dǎo)入文本文檔 txt 1 2 1 Excel常用功能介紹 3 4 5 6 1 Excel常用功能介紹 超鏈接功能 1 選擇要插入超鏈接的單元格 打開 插入 菜單中 超級鏈接 或點擊右鍵選擇 超級鏈接 快捷鍵 Ctrl K 并選擇要鏈接引用的位置 1 Excel常用功能介紹 超鏈接功能 2 在引用鏈接的文檔中 建立鏈接返回 并鍵入要返回的單元格所在的位置 如返回 印刷部 在 A2 位置 1 Excel常用功能介紹 打印表頭設(shè)置 我們在打印一個長工作表時 往往第二頁后就顯示不到標(biāo)題 這樣打印出來的工作表比較不直觀也不太美觀 我們可以通過 頁面設(shè)置 來解決這個問題 1 Excel常用功能介紹 1 執(zhí)行 文件 菜單 頁面設(shè)置 命令 在對話框中點擊進(jìn)入 工作表 標(biāo)簽 2 點擊 頂端標(biāo)題行 按鈕 后在工作表中選擇好需要固定的標(biāo)題行 點擊 確定 按鈕 1 Excel常用功能介紹 頁面設(shè)置 后的結(jié)果 每頁都可以打印出標(biāo)題欄了 1 Excel概述 四 常用快捷功能介紹 Ctrl組合快捷鍵 Ctrl N 創(chuàng)建一個新的空白文件 Ctrl S 使用其當(dāng)前文件名 位置和文件格式保存活動文件 Ctrl W 關(guān)閉選定的工作簿窗口 Ctrl 顯示用于插入空白單元格的 插入 對話框 Ctrl 9 隱藏選定的行 Ctrl 取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的行 Ctrl 0 隱藏選定的列 Ctrl 取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的列 Ctrl C 復(fù)制選定的單元格 Ctrl D 復(fù)制上一層單元格 Ctrl X 剪切選定的單元格 Ctrl V 粘貼復(fù)制或剪切的內(nèi)容 1 Excel概述 Ctrl A 選擇整個工作表 Ctrl G 顯示 定位 對話框 F5 功能 Ctrl F 顯示 查找 對話框 同 Shift F5 功能 Ctrl P 顯示 打印 對話框 Ctrl H 顯示 查找和替換 對話框 Ctrl Z 撤消上一個命令或刪除最后鍵入的條目 Ctrl組合快捷鍵 1 Excel概述 功能鍵 Alt Shift F1 插入新的工作表 Shift F11 插入一個新工作表 F2 編輯活動單元格并將插入點放在單元格內(nèi)容的結(jié)尾 Shift F2 編輯單元格批注 Ctrl F5 恢復(fù)選定工作簿窗口的窗口大小 Ctrl F6 切換到另一個工作簿窗口 Ctrl F9 將工作簿窗口最小化為圖標(biāo) Ctrl F10 最大化或還原選定的工作簿窗口 Shift F10 顯示選定項目的快捷菜單 F12 顯示 另存為 對話框 1 Excel概述 其他快捷鍵 Ctrl 箭頭鍵 移動到工作表中當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 Shift 箭頭鍵 將單元格的選定范圍擴(kuò)大一個單元格 Ctrl Shift 箭頭鍵 可將單元格的選定范圍擴(kuò)展到與活動單元格同一列或同一行中的最后一個非空白單元格 Ctrl End 移動到工作表上的最后一個單元格 非空白 Alt Enter 在同一單元格中另起一個新行 Home 移到工作表中某一行的開頭 End 當(dāng) ScrollLock 處于開啟狀態(tài)時 移動到窗口右下角的單元格 Ctrl Shift End 將單元格的選定范圍擴(kuò)展到工作表上所使用的最后一個單元格 右下角 Ctrl Enter 使用當(dāng)前條目填充選定的單元格區(qū)域 Shift Enter 完成單元格輸入并選擇上面的單元格 Ctrl Home 移到工作表的開頭 Ctrl Shift Home 將單元格的選定范圍擴(kuò)展到工作表的開頭 1 Excel概述 其他快捷鍵 Alt PageDown 在工作表中向右移動一個屏幕 Ctrl PageDown 移到工作簿中的下一個工作表 Ctrl PageUp 移到工作簿中的上一個工作表 Tab 在工作表中向右移動一個單元格 Shift Tab 移到前一個單元格 在工作表中 或前一個選項 在對話框中 Ctrl Shift PageDown 選擇工作簿中的當(dāng)前和下一個工作表 Alt PageUp 在工作表中向左移動一個屏幕 Ctrl Shift PageUp 選擇工作簿中的當(dāng)前和上一個工作表 Ctrl 空格鍵 選擇工作表中的整列 Shift 空格鍵 選擇工作表中的整行 Ctrl Shift 空格鍵 選擇整個工作表 Ctrl Tab 切換到下一個選項卡 Ctrl Shift Tab 切換到前一個選項卡