中小型企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì).doc

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中小型企業(yè)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)摘要：當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，通過(guò)扶持中小企業(yè)發(fā)展來(lái)帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)，這一觀點(diǎn)已被全社會(huì)所廣泛認(rèn)可。通過(guò)加強(qiáng)信息化管理水平，將有助于引導(dǎo)并推動(dòng)中小企業(yè)發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，使其管理體系將更加完備。本文將基于對(duì)目前我國(guó)中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀的分析，來(lái)進(jìn)一步指出合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)所應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)，最終就系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做了具體闡述。關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理；研究；設(shè)計(jì)提升中小企業(yè)的信息化水平，可實(shí)現(xiàn)對(duì)中小企業(yè)發(fā)展方式的積極扭轉(zhuǎn)，從而推動(dòng)中小企業(yè)的內(nèi)部管理體系建設(shè)，使之在持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中得以不斷完善。而在中小企業(yè)的日常運(yùn)行管理工作中，合同管理工作存在著諸多的問(wèn)題與不足，亟需解決，對(duì)此下文將重點(diǎn)就當(dāng)前我國(guó)中小型企業(yè)的合同管理問(wèn)題分析及其系統(tǒng)設(shè)計(jì)來(lái)展開深入的探究工作。1中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀當(dāng)前，我國(guó)絕大部分中小企業(yè)的合同管理工作還主要是依靠人工來(lái)進(jìn)行操作，利用各類辦公軟件對(duì)合同管理文檔與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類處理，但這一方式存在著極為明顯的缺陷與不足，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，文檔管理難度大。電子版的文檔內(nèi)容和傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同內(nèi)容同時(shí)存在，然而在需要調(diào)閱相關(guān)的文檔內(nèi)容之時(shí)便會(huì)耗費(fèi)大量的查找時(shí)間，查找過(guò)程十分不便。特別是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)合同等有關(guān)重要內(nèi)容進(jìn)行查看時(shí)往往會(huì)耽擱很久，效率極其低下。第二，信息匯總難度大。采取人工方式或利用相關(guān)的辦公軟件如Excel進(jìn)行信息匯總管理，常常會(huì)因?yàn)楦鞑块T所采用的數(shù)據(jù)格式完全不同，在信息獲取搜集時(shí)也存在有較大的難度挑戰(zhàn)，匯總工作便會(huì)耗費(fèi)其大量的時(shí)間成本，且還無(wú)法保證最終結(jié)果的確切性。進(jìn)而也將會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策工作產(chǎn)生不利影響。第三，進(jìn)度控制難度大。往往公司的合同文件數(shù)量眾多，其中所牽涉的各方人員數(shù)量更甚，因此在對(duì)合同進(jìn)度進(jìn)行控制時(shí)僅僅是憑借人工管理以及應(yīng)用各類辦公軟件顯然是無(wú)法滿足于公司的實(shí)際發(fā)展需求，同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)要想掌控全局情況時(shí)也會(huì)出現(xiàn)較大的困難性。另外財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算時(shí)往往也要參考合同的完成進(jìn)度，因此也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作受到不利影響。第四，預(yù)警能力不足。缺乏對(duì)于合同進(jìn)度、款項(xiàng)結(jié)算等核心節(jié)點(diǎn)位置的有效預(yù)警，無(wú)法對(duì)短期內(nèi)有可能獲得的收支內(nèi)容作出精確化的預(yù)測(cè)，對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)規(guī)劃工作也不能夠提供應(yīng)有的支持、幫助，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金流分配不夠合理，對(duì)資金的利用率不能夠達(dá)到最大化。2合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)信息化管理方式是當(dāng)代企業(yè)開展管理工作所不可或缺的一項(xiàng)關(guān)鍵工具手段，本文就基于對(duì)中小企業(yè)的實(shí)際情況分析，應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)性的管理思想與方法，選用直接面向目標(biāo)對(duì)象的分析手段，來(lái)設(shè)計(jì)出了基于信息化手段之下的中小企業(yè)合同系統(tǒng)管理框架，以期能夠達(dá)到以下幾點(diǎn)合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)：第一，明確各工作崗位上的人員職責(zé)，提升其責(zé)任感。協(xié)助企業(yè)能夠?qū)⒏鞴ぷ鲘徫簧系娜藛T職責(zé)予以明確，確保相應(yīng)的工作責(zé)任可落實(shí)到每一個(gè)具體的個(gè)人身上，保證責(zé)任明確，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)；將合同內(nèi)容在實(shí)際履行過(guò)程當(dāng)中的多個(gè)部門、崗位的工作協(xié)同問(wèn)題予以妥善安排，以期達(dá)到高效化的辦公效率。第二，加強(qiáng)對(duì)工作進(jìn)度與狀態(tài)的監(jiān)控力度。對(duì)企業(yè)各部門人員的工作狀況采取切實(shí)有效的監(jiān)控措施；及時(shí)了解并掌握各部門人員的實(shí)際工作狀態(tài)，將所存在的問(wèn)題與不足要確保能夠在發(fā)現(xiàn)的第一時(shí)間便予以解決，進(jìn)而降低差錯(cuò)事故的發(fā)生率。管理系統(tǒng)還可對(duì)每一項(xiàng)工作的具體完成進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)性的監(jiān)測(cè)與控制。第三，依據(jù)權(quán)限與職責(zé)的不同來(lái)對(duì)各級(jí)別資料內(nèi)容予以管理。綜合考慮文件的性質(zhì)及保密性需求，向每一級(jí)別的人員給予其相應(yīng)級(jí)別的操作及訪問(wèn)權(quán)限，以此來(lái)達(dá)到保障數(shù)據(jù)安全的目的。第四，盡可能降低辦公資金支出，縮減企業(yè)的管理成本。3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)依據(jù)中小企業(yè)的實(shí)際特征出發(fā)，綜合考慮企業(yè)的一般組織結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)主要可分為市場(chǎng)部、業(yè)務(wù)部、綜合部等三個(gè)主要結(jié)構(gòu)部分，現(xiàn)具體分析如下。3.1市場(chǎng)部此部門主要需完成的工作內(nèi)容具體就包括了合同下發(fā)、登記、報(bào)批、作廢等具體工作內(nèi)容。其中合同的下發(fā)與登記即為向市場(chǎng)部的工作人員下發(fā)空白合同統(tǒng)計(jì)予以等級(jí)。市場(chǎng)部工作人員在掌握了業(yè)務(wù)信息內(nèi)容之后到公司中獲取空白合同，在進(jìn)行合同內(nèi)容的簽訂之后便會(huì)進(jìn)入管理流程之中，而后再將空白合同返還公司。在這一管理系統(tǒng)當(dāng)中可進(jìn)行合同編號(hào)、經(jīng)辦人員、空白合同回收提示時(shí)間等內(nèi)容的登記，合同登記其中就牽涉到了項(xiàng)目類型的劃分、項(xiàng)目代理、金額大小等等。合同上報(bào)審批即為市場(chǎng)部工作人員依據(jù)合同簽訂內(nèi)容逐級(jí)向上報(bào)告審批。3.2業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部則主要是依據(jù)市場(chǎng)部工作人員所簽回的合同服務(wù)內(nèi)容，再安排人員來(lái)進(jìn)行合同內(nèi)容的實(shí)施，從而將有關(guān)的合同條款履行完成。其工作任務(wù)的安排，是通過(guò)業(yè)務(wù)部的主管來(lái)對(duì)合同內(nèi)容分配項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行實(shí)施。計(jì)劃報(bào)批，即為業(yè)務(wù)部門的工作人員對(duì)于自身所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目來(lái)將工程在實(shí)施過(guò)程之中的相關(guān)意見(jiàn)與材料在系統(tǒng)之中予以等級(jí)，而后送報(bào)管理領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。關(guān)鍵項(xiàng)目的審批即為業(yè)務(wù)人員對(duì)于自身工作之中所發(fā)生的關(guān)鍵事項(xiàng)對(duì)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并且將自身的一些想法建議也作以說(shuō)明。結(jié)合實(shí)際需求，業(yè)務(wù)部門還可進(jìn)行報(bào)告登記及部門提成登記的設(shè)立。其中報(bào)告登記是業(yè)務(wù)人員在將有關(guān)的合同內(nèi)容完成以后所撰寫的，對(duì)報(bào)告也要予以等級(jí)。部門所獲得的項(xiàng)目提成，一般是項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)合同的實(shí)際執(zhí)行狀況來(lái)依據(jù)一定的比例對(duì)各個(gè)部門所應(yīng)當(dāng)獲得金額予以登記，從而為年終結(jié)算時(shí)提供依據(jù)支持。3.3綜合部此部門的工作內(nèi)容具體為合同蓋章登記、發(fā)票開出登記、提成登記、收費(fèi)登記、報(bào)告送達(dá)登記等。合同蓋章登記即為對(duì)合同簽訂之中合同公章的應(yīng)用狀況予以等級(jí)。而發(fā)票的開出登記則為在合同履行當(dāng)中對(duì)發(fā)票的開出情況作出等級(jí)。提成登記是依據(jù)合同所規(guī)定的提成額度來(lái)在提成分配時(shí)所進(jìn)行的登記。報(bào)告送達(dá)登記是將合同當(dāng)中所包含的有關(guān)報(bào)告內(nèi)容在送至接收人員以后所進(jìn)行的登記內(nèi)容。結(jié)束語(yǔ)此系統(tǒng)項(xiàng)目的建立是基于信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過(guò)應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)性的管理思想，來(lái)向企業(yè)提供合同管理平臺(tái)。以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部合同管理水平，同時(shí)兼?zhèn)湄?cái)務(wù)處理、業(yè)務(wù)查詢與統(tǒng)計(jì)等各方面的功能要求。同時(shí)綜合考慮公司的具體情況，把項(xiàng)目與客戶兩方面的管理內(nèi)容也一同并入到合同管理工作之中，確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效化配置。參考文獻(xiàn)1行星.企業(yè)合同管理若干問(wèn)題的思考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