地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案.doc

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文秘知識(shí)/工作方案 地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案 　　為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從*年開(kāi)始大力推廣使用中國(guó)計(jì)算機(jī)軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國(guó)家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統(tǒng)》(official documents process system)軟件(以下簡(jiǎn)稱oa軟件)，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化建設(shè)步伐邁向新的臺(tái)階。但是,到目前為止，各級(jí)地稅機(jī)關(guān)在推廣使用oa軟件的過(guò)程中，還存在許多不容忽視的問(wèn)題，使oa軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。 　　一、oa軟件推廣使用過(guò)程中存在的問(wèn)題 　　oa軟件在推廣使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題分為兩個(gè)方面，一方面是oa軟件本身存在的問(wèn)題；另一方面是使用oa軟件的外部環(huán)境存在的問(wèn)題。 　　(一)oa軟件本身存在的問(wèn)題 　　1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于oa軟件開(kāi)發(fā)時(shí)間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個(gè)版本的oa軟件能夠正確識(shí)別并處理的電子文檔只有擴(kuò)展名為doc的word文檔、擴(kuò)展名為txt的文*檔和擴(kuò)展名為bmp的位圖文檔，而對(duì)外來(lái)的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識(shí)別外來(lái)電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)開(kāi)始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識(shí)別這種格式的公文，需要通過(guò)人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁(yè)拷入oa軟件進(jìn)行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無(wú)異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國(guó)人使用比較多的有名的國(guó)產(chǎn)文字處理軟件－－金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識(shí)別。二是接收外來(lái)電子公文后改變?cè)牡拿婷?。根?jù)《廣西壯族自治區(qū)國(guó)家行政機(jī)關(guān)電子公文處理暫行辦法》(以下簡(jiǎn)稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發(fā))第十一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、……的要求。”《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文公格式》明確規(guī)定，國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識(shí)到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號(hào)的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時(shí)，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號(hào)不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。 　　根據(jù)國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會(huì)公眾之間的工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級(jí)各部門根據(jù)自身的工作特點(diǎn)和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類將進(jìn)一步增加，例如企業(yè)辦理申請(qǐng)享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時(shí)附送的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、產(chǎn)品技術(shù)說(shuō)明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見(jiàn)，oa軟件的兼容性問(wèn)題已成為其進(jìn)一步擴(kuò)大和深入推廣應(yīng)用的最大障礙。 　　2.輔助功能缺乏。隨著各級(jí)地稅部門辦公局域網(wǎng)的建立和擴(kuò)大，地稅部門內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如及時(shí)通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問(wèn)題，一些市地稅局就在辦公局域網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來(lái)彌補(bǔ)oa軟件的不足，但使用時(shí)與oa軟件脫節(jié)，仍不夠方便及時(shí)。 　　3.oa軟件缺少自我完善機(jī)制。計(jì)算機(jī)軟件的特點(diǎn)和開(kāi)發(fā)目的決定了任何計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開(kāi)發(fā)、應(yīng)用過(guò)程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)商要有了解使用環(huán)境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過(guò)應(yīng)用軟件本身自動(dòng)收集反饋使用過(guò)程中的有關(guān)資料，要么通過(guò)使用軟件的人群反饋訴求，以便及時(shí)了解有關(guān)情況，并加以修改補(bǔ)充完善。而oa軟件恰恰缺少這種及時(shí)了解使用情況并加以解決的機(jī)制，這一點(diǎn)，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許多不足之處，但至今也沒(méi)有得到改進(jìn)和提高，就可以得到證明。這是軟件開(kāi)發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。