《歸檔文件整理規(guī)則》目錄編制的要求與方法(之四)

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1、https:/歸檔文件整理規(guī)則目錄編制的要求與方法歸檔文件整理規(guī)則目錄編制的要求與方法(之四之四)歸檔文件整理規(guī)則(以下簡(jiǎn)稱規(guī)則)中“編目”是指編制歸檔文件目錄。編目是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一,也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供了基本條件??傮w要求1.能夠準(zhǔn)確反映分類和排列方法歸檔文件目錄編制以系統(tǒng)化工作為前提,以反映全宗內(nèi)歸檔文件的體系結(jié)構(gòu)和排序?yàn)槟康模蚨?,目錄編制?yīng)按照分類、排列的結(jié)果進(jìn)行,編制完成的目錄應(yīng)該能夠準(zhǔn)確反映分類體系和排列方法。2.按照檔號(hào)順序編制規(guī)則規(guī)定,歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。3.逐件編制按照規(guī)則規(guī)

2、定,編目應(yīng)以件為單位進(jìn)行,在歸檔文件目錄中一件只體現(xiàn)為一條目錄。如來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容,以方便文件檢索。4.體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄和電子目錄兩種形式在信息化條件下,歸檔文件目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。5.數(shù)據(jù)規(guī)范規(guī)則推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制目錄。使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行歸檔文件目錄編制的,項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、軟回車或硬回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。目錄項(xiàng)目和著錄要求1.歸檔文件目錄項(xiàng)目歸檔文件目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目,其

3、中序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng),文號(hào)和密級(jí)為條件必填項(xiàng),備注為選填項(xiàng)。2.著錄要求https:/(1)序號(hào)。序號(hào)即歸檔文件順序號(hào)。每?jī)?cè)歸檔文件目錄的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始逐條著錄。(2)檔號(hào)。檔號(hào)著錄要求參見(jiàn)歸檔文件整理規(guī)則檔號(hào)編制的原則與要求(之三)。(3)文號(hào)。文號(hào)即發(fā)文的字號(hào),一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號(hào)組成。沒(méi)有文號(hào)的歸檔文件,此欄目空置,不得著錄諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)或“情況反映”等刊物名稱。文號(hào)中的年度用六角括號(hào)“”括入,不使用方括號(hào)“”或?qū)嵭姆筋^括號(hào)“【】”。(4)責(zé)任者。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。著錄責(zé)任者

4、項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱,不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡(jiǎn)稱。較為特殊的責(zé)任者,著錄方法如下:一是聯(lián)合發(fā)文時(shí)責(zé)任者過(guò)多時(shí)可適當(dāng)省略,但應(yīng)注意:立檔單位是責(zé)任者的必須著錄,以體現(xiàn)“以我為主”的歸檔原則;文號(hào)所代表的機(jī)關(guān)必須著錄。二是個(gè)人責(zé)任者著錄時(shí)應(yīng)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它職責(zé),并加“( )”號(hào)。文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí),只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)。少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱謂應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。外國(guó)責(zé)任者,姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)名簡(jiǎn)稱,其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名,必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫。國(guó)別、姓氏原文和名的縮寫均加“( )”。如:(美)愛(ài)因

5、斯坦 (A.Einstein)。三是機(jī)關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件”常會(huì)出現(xiàn)未署責(zé)任者的情況,著錄時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并著錄。四是會(huì)議記錄的責(zé)任者應(yīng)著錄本單位(或有關(guān)組織)全稱或通用簡(jiǎn)稱。如局局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄,其責(zé)任者應(yīng)著錄為“局”,中共局黨組會(huì)議記錄,其責(zé)任者應(yīng)著錄為“中共局黨組”。五是多人的介紹信(存根)、多份剪報(bào)組成一件時(shí),責(zé)任者應(yīng)著錄本機(jī)關(guān)全稱或通用簡(jiǎn)稱。(5)題名。題名即文件標(biāo)題。完整的題名一般由責(zé)任者、事由、文種 3 個(gè)部分組成,一般以照實(shí)著錄為原則,較為特殊情況的題名,著錄方法如下:一是如果存在沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范,或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索等情況的,

6、應(yīng)按照“責(zé)任者+事由+文種”結(jié)構(gòu)全部或部分自擬標(biāo)題。自擬內(nèi)容應(yīng)外加方括號(hào)“ ”,以與原標(biāo)題內(nèi)容相區(qū)隔。二是文件同時(shí)存在正題名、副題名的應(yīng)照實(shí)著錄。如“強(qiáng)化目標(biāo)管理,推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展 同志在機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話”。對(duì)于同時(shí)存在正題名、并列題名的,填寫時(shí)應(yīng)一并著錄。https:/三是來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),除照實(shí)著錄復(fù)文標(biāo)題外,還應(yīng)增加“及請(qǐng)示”、“及函”字樣。如“局關(guān)于檔案室建設(shè)規(guī)模的批復(fù)及請(qǐng)示”。四是文件的題名不能完全反映附件內(nèi)容,應(yīng)該在正件標(biāo)題后著錄附件標(biāo)題。比如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定附件:市民公約”。有多個(gè)附件的,附件之間用“;”隔開(kāi)。五是附件單獨(dú)作為一件的,應(yīng)在附件

7、標(biāo)題前抄錄正文標(biāo)題,并注明“附件”字樣。如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定附件:市民公約”。六是定稿、歷次修改稿分別作為一件時(shí),除著錄文件標(biāo)題外,還應(yīng)注明稿件性質(zhì)。如“局十三五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃定稿”。七是多次會(huì)議錄組成一件時(shí),題名格式為:“責(zé)任者+起止時(shí)間+會(huì)議記錄名稱”。如:“局二一四年一至四月局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄”。(6)日期。文件的日期即文件的形成時(shí)間(落款時(shí)間),多份文件作為一件的,以第一份文件的日期為準(zhǔn)。具體填寫日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日,月、日不足兩位的在左側(cè)補(bǔ)零。如 2014 年 1 月 17 日,標(biāo)注為“20140117”。未注明日期的文件,編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件

8、內(nèi)容加以考證并填寫,確實(shí)無(wú)法考證的,其日期可以以歸檔年度為文件年度,月、日用零補(bǔ)足,比如20140000。(7)密級(jí)。密級(jí)應(yīng)依據(jù)文件實(shí)際標(biāo)注,按照檔案著錄規(guī)則(DA/T 18-1999)要求填寫漢語(yǔ)拼音代碼或漢字代碼,如“機(jī)密”或“JM”。文件明確標(biāo)注保密期限的,應(yīng)同時(shí)填寫保密期限,如“機(jī)密 1 年”或“JM1 年”。對(duì)已升、降、解密的文件,應(yīng)填寫新的密級(jí)。歸檔文件沒(méi)有密級(jí)的,此項(xiàng)目空置。 (8)頁(yè)怠呈項(xiàng)填寫一件文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文(指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫(huà)等)的頁(yè)面為一頁(yè),空白頁(yè)不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后,仍按未折疊前有圖文的頁(yè)面數(shù)計(jì)算頁(yè)數(shù)。(9)備注。備注項(xiàng)用于填寫

9、歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況,包括開(kāi)放等級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。對(duì)備注項(xiàng)目的填寫應(yīng)嚴(yán)加控制,如果有些條目需說(shuō)明的情況較多,備注欄難以填寫時(shí),可在備注欄中加注“*”號(hào),將具體內(nèi)容填入備考表中。目錄格式1.歸檔文件目錄樣式及示例規(guī)則規(guī)定,“歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用 A4 幅面,頁(yè)面宜橫向設(shè)置。歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄,應(yīng)編制封面?!币?guī)則規(guī)定歸檔文件目錄的一般樣式,包括目錄表頭、目錄表格形式、各項(xiàng)目在目錄中的位置等(如圖 1)。各地區(qū)、各部門在執(zhí)行時(shí),可以根據(jù)實(shí)際需要對(duì)表格各項(xiàng)目的行https:/高、列

10、寬適當(dāng)調(diào)整。一般來(lái)說(shuō),同一立檔單位的歸檔文件目錄格式應(yīng)保持一致,不能隨意更改,以保持美觀并便于使用。手工填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí),應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料,如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書(shū)寫材料進(jìn)行填寫。2.歸檔文件目錄封面裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面,便于傳遞、攜帶和閱讀。歸檔文件目錄封面應(yīng)和歸檔文件目錄同樣,采用 A4 型紙,頁(yè)面宜橫向設(shè)置(如圖 2)。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題),其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。分類方案選擇年度、保管期限和機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)復(fù)合分類法的單位,機(jī)構(gòu)

11、(問(wèn)題)項(xiàng)屬于必選項(xiàng);分類方案選擇年度、保管期限復(fù)合分類法的單位,歸檔文件目錄封面可以不設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)項(xiàng)。3.裝訂成冊(cè)歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè),也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。但應(yīng)按照分類方案,為每一類的歸檔文件目錄單獨(dú)附加歸檔文件目錄封面。歸檔文件目錄封面宜采用與歸檔文件目錄不同顏色的紙張打印,同時(shí)起到歸檔文件目錄隔頁(yè)紙的作用。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)視需要編制數(shù)份歸檔文件目錄,分別在文書(shū)(業(yè)務(wù))部門和檔案部門留存,以更好地滿足平時(shí)查閱使用的需要。進(jìn)館時(shí)隨檔案移交的歸檔文件目錄格式及份數(shù),應(yīng)符合檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)的要求。歸檔文件目錄一般建議在庫(kù)房檔案柜架相應(yīng)位置放置裝訂成冊(cè)的目錄即可,不要求在檔案盒內(nèi)放置目錄。不過(guò),各地區(qū)、各部門存在其他規(guī)定或做法的,也可以遵照原有規(guī)定或延續(xù)習(xí)慣做法。本文檔【歸檔文件整理規(guī)則目錄編制的要求與方法(之四)】來(lái)自查字典文檔網(wǎng),更多文檔歡迎訪問(wèn)

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