《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則

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1、《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則 吳江市《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則 1 總則 為適應(yīng)辦公自動化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)檔案信息資源，根據(jù) 中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)及江蘇省《歸 檔文件整理規(guī)則》實施辦法，結(jié)合我市實際，特制定本實施細則。 本細則所稱歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作 為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編 號、編目、裝盒，使之有序化的過程。本細則適用于本市范圍內(nèi)的各級機關(guān)、團 體、企業(yè)、事業(yè)單位。 2 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有

2、機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和 利用。貫徹“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡 便、高效、科學地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作制度化、標準化、現(xiàn)代 化。 3 整理要求 歸檔文件收集應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準確。檔案進館單位按經(jīng)市檔案局核 準的歸檔范圍和保管期限表 確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，價值鑒定準確。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。文 件整理歸檔時要去除易銹蝕的金屬物，超大紙張應(yīng)加以折疊。已破損的文件應(yīng)予修 整，字跡模糊或易褪變的文件、熱敏傳真紙應(yīng)予復(fù)制。文件的修整、復(fù)制要在保持 原貌的前提下進行。

3、歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運用計算機及檔案管理軟 件輔助整理工作。所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB32/505-2002）要求。 4 整理方法 4.1 件的確定 本細則以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿 為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;會議記 錄以每次會議記錄為一件（用記錄本記錄的，一本為一件）;成套的會議材料應(yīng)將會 議通知、名單、講話等文件各作為一件;介紹信存根一本為一件;重要文件的正文與 歷次修改稿可各為一件;計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成

4、的文件，無定稿的，或打印出 的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件; 正文與文件處理單為一件;來文與復(fù)文（指請求與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）可 為一件;經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文、 超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件;報表、名冊、圖冊等按其 原來裝訂方式，一冊（本）為一件;未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合， 可裝訂在一起作為一件。4.2裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原 件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文與來文為一件時，復(fù)文在 前，來文在后;計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

5、中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前， 發(fā)文稿紙在后;不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后;有文件處理單 的，文件處理單在前，正文在后。 文件定稿如果是計算機打印的，沒有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導簽字的一頁附在正本之后歸檔。 裝訂方法根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件采用江蘇省檔案局監(jiān)制的 不銹鋼訂書釘在文件左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的方式裝訂。對于裝訂 成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，如果拆釘會損壞原貌， 可不拆釘重裝，保持原貌不變。 短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。 4.3 分類 機關(guān)可采用“保管期限—

6、—年度——機構(gòu)（問題）”、“保管期限——年度”中 的一種方法進行分類，后一種方法適用于規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。原 執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類規(guī)則的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問題——年度—— 保管期限”的方法分類。分類層次最多三層，即年度、期限、機構(gòu)（問題），最少兩 層，即年度、期限。一個單位的分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。 4.3.1 按年度分類 將文件按其形成年度分類。跨年度時，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為 準。對于計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不 同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入 閉幕年;跨

7、年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。 幾份文件作為一件時，“件”的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準。 4.3.2 按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。 4.3.3 按機構(gòu)（問題）分類 將文件按其內(nèi)容涉及到的機構(gòu)（問題）分類。機構(gòu)分類法與問題分類法不能同時 采用，只能選擇其中的一種。本項可視歸檔文件量的大小予以取舍。 按機構(gòu)分類，由某個機構(gòu)承辦的歸檔文件，歸入該機構(gòu)類;由幾個機構(gòu)承辦 （一般適用于機構(gòu)相對穩(wěn)定的機關(guān)） 按問題分類，一般可分為“黨群類”、“業(yè)務(wù)類”、“行政類”等。原執(zhí)行或 參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級類目，即 “黨群類”

8、、“行政類”、“生產(chǎn)技術(shù)類”、“經(jīng)營管理類”。 4.4 排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。同一事由中 的文件，按文件形成先后順序排列，4.2中被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變 事由間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物 等成套性文件可集中排列。 事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項 工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一次請示，批復(fù)收到后，可 視為事由辦理完畢。 因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(gòu)（問題）的 所有文件的最后。或并入關(guān)系密不可分的

9、相關(guān)文件中作為一件（符合4.1條件）。上 述情況應(yīng)在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應(yīng)盡量避免。 4.5 編制歸檔號 歸檔文件應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。歸檔號是在整理過程中， 體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管 期限、件號、機構(gòu)（問題）、頁數(shù)等編號項目。歸檔號填寫在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè) 置見圖A1,其中必填項為全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)，選擇項為機構(gòu)（問題）等。 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦 單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應(yīng)耐 久。 4.

10、5.1 全宗號:填寫市檔案館給立檔單位編制的代號。沒有代號的可暫時不填 寫。4.5.2年度:填寫文件歸檔年度。以四位阿位伯數(shù)字標注公元紀年，如 2002，不能簡化為“02”。4.5.3保管期限:填寫歸檔文件保管期限，統(tǒng)一為“永 久”、“長期”、“短期”標識。4.5.4件號:填寫文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。 室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件的排列順序從“1” 開始逐件編號。館編件號到進館時按進館要求填寫。 4.5.5 機構(gòu)（問題）:按機構(gòu)分類的，用中文填寫機構(gòu)名稱或其他規(guī)范化簡稱。 按問題分類的，

11、用中文填寫類目名稱，如“黨群類”、“行政類”。（檔案不進館 企、科技事業(yè)單位也可用代號表示。）4.5.6總頁數(shù):填寫每一件歸檔文件中有圖 文的頁面的總數(shù)。批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)?？傢摂?shù)用阿位 伯數(shù)字填寫。 4.6 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 編目應(yīng)做到準確、全面、詳細，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。 4.6.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件的，只對復(fù)文進行編目，但 必須在題名欄中用（）注明有無來文，如“附請示”;若作為兩件，則分別編目。同 一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、

12、文號、題 名、日期、頁數(shù)、備注等項目（見圖A2）。 4.6.1.1 件號:填寫室編件號。 4.6.1.2 責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者的 名稱。填寫時使用全稱或規(guī)范化簡稱。 4.6.1.3 文號:文件的發(fā)文字號。一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，須填寫完整。4.6.1.4題名:文件標題。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的（正題 名），填寫時照實抄錄;文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄;文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄;沒有題名或題名不規(guī)范的， 可自擬標題，外加“[]”號。會議記錄需要重擬標題時，應(yīng)寫明會議的時間和主

13、要內(nèi)容。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內(nèi)容時，附件標題可一并抄 錄，外加“（）”標注。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進一步細化 著錄。如“XX介紹信存根”一本作為 一件時，其題名可為“XX介紹信存根”，其介紹信中的人名可在備注欄中錄 入，以便二次檢索。4.6.1.5日期:填寫文件的形成日期（即文件的落款時間），以 8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如2002年9月6日，標注為20020906。 4.6.1.6 頁數(shù):每件歸檔文件的總頁數(shù)。 4.6.1.7 備注:注釋文件需要說明的情況。 4.6.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。 4.6.3 歸

14、檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本， 亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機構(gòu)（問題）裝訂成若干本。封面設(shè) 置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）（見圖A3）。內(nèi)頁加目錄或口取紙以區(qū) 分保管期限和機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或 規(guī)范化簡稱。 4.6.4 用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機 保存的耐久的載體上備份（一式三份，其中一份封存保管，一份供查閱使用，一份 異地保存）。載體推薦為一次寫光盤。4.7裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項 目。不同保

15、管期限的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機構(gòu)（問題）分類的，不同機構(gòu)（問題） 不得裝在同一盒內(nèi)。 4.7.1檔案盒 10mm、 4.7.1.1檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm30mm40m出。4.7.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè) 置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選 擇項。其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號， 中間用“-”號連接;盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編 制。檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。 為確保檔案得以安全保管，歸檔文件所用裝具，須為由江

16、蘇省檔案局監(jiān)制的無 酸紙檔案盒。4.7.2備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，不宜印制在盒上。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整 理人檢查人和日期。4.7.2.1盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補 充、移出、銷毀等情況。4.7.2.2整理人:填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓 名。 4.7.2.3檢查人:填寫負責本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4.7.2.4日期:填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒文件整理完畢 的日期。5排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，機關(guān) 分別采用“保管期限——年度——機構(gòu)（問題）”、“保管期限——年度”排架企業(yè) 按“問題（即一級類目）——年度——保管期限”排架。便于實體管理。同一期限內(nèi) 的檔案按年度次序上架，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進館。 6附則 本細則由吳江市檔案局負責解釋。 本細則自印發(fā)之日起施行。 附錄: 歸檔章、歸檔文件目錄及封面圖示 16（全宗號）（年度）（室編件號） 8*（機構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）總頁數(shù) 15 圖A1歸檔章樣單位:mm 歸檔文件目錄 件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注 圖A2歸檔文件目錄式樣 歸檔文件目錄 全宗名稱 年度 保管期限 機構(gòu)（問題） 圖A3歸檔文件目錄封面式樣