自我管理的若干個工具.ppt

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成功自我管理的29個工具 1 2 收益點 掌握29個最實用且最常用的自我管理工具 了解到新的思維模式和方法 目錄 時間管理 工具1用 四象限原理 規(guī)劃時間 工具2用80 20法則分配時間 工具3用 ABC控制法 使用時間 目標(biāo)管理 工具4用 SMART 法確定目標(biāo) 工具5用 目標(biāo)多杈樹法 分解目標(biāo) 工具6用 6W3H 法分析細(xì)化目標(biāo) 計劃管理 工具7用 SMART 法確定目標(biāo) 工具8用 目標(biāo)多杈樹法 分解目標(biāo) 工具9用 6W3H 法分析細(xì)化目標(biāo) 目錄 壓力管理 工具10正確評估自己的壓力水平 工具11壓力管理曲線 思維創(chuàng)新 工具12因果圖 工具13SWOT 工具14 五個為什么 分析法 工具15 橄欖球定律 工具16 六頂帽子 員工管理 工具17根據(jù)意愿與能力對員工分類 工具18馬斯洛的需求激勵模式 工具19權(quán)衡效率與效果 工具20 情境領(lǐng)導(dǎo)模型 目錄 高效溝通 工具21反饋的 JOHARI視窗 工具22溝通反思環(huán) 工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 職業(yè)規(guī)劃 工具24用 錄洋蔥法 設(shè)定職業(yè)目標(biāo) 工具25認(rèn)真做好職業(yè)生涯規(guī)劃 工具26理清自己的愿景 工具27理清自己的使命 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 工具28頭腦風(fēng)暴法 工具29深度對話 時間管理 四象限原理 80 20法則 ABC控制法 時間管理 要事第一 工具1用 四象限原理 規(guī)劃時間 緊急又重要事項 重要但不緊急事項 不緊急也不重要事項 緊急但不重要事項 重要 不重要 不緊急 緊急 時間管理 要事第一 工具1用 四象限原理 規(guī)劃時間 關(guān)注第二象限 成功的人往往都把焦點放在重要但不緊急的事項上 時間管理 要事第一 工具1用 四象限原理 規(guī)劃時間 不緊急 緊急 時間管理 要事第一 工具1用 四象限原理 規(guī)劃時間 不緊急 緊急 普通人士的時間安排 時間管理 要事第一 工具1用 四象限原理 規(guī)劃時間 不緊急 緊急 成功人士的時間安排 時間管理 要事第一 工具2用 80 20法則 分配時間 重點做20 的重要性是80 的工作 時間管理 要事第一 工具2用 80 20法則 分配時間 應(yīng)用范例 第一步 安排事項 例會 與人事經(jīng)理淡獎金問題 審閱文件 接聽電話 準(zhǔn)備招聘計劃 會見客戶 輔導(dǎo)下屬 老總召見 準(zhǔn)備工作總結(jié) 處理應(yīng)急事項 3件 與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題 第二步 工作價值分類 時間管理 要事第一 工具2用 80 20法則 分配時間 應(yīng)用范例 第三步 時間和精力分配 時間管理 要事第一 工具3用 ABC控制法 使用時間ABC控制法是根據(jù)事務(wù)在工作中的重要和緊迫程序 按照最重要 重要和不重要三種情況 分成A B C三類 有區(qū)別地管理時間的一種分析方法 一個工作日 A 最重要的 B 較重要的 C 次重要的 時間管理 要事第一 工具3用 ABC控制法 使用時間成功人士對每天工作的劃分 目標(biāo)管理 SMART 原則 目標(biāo)多杈樹法 6W3H 法 目標(biāo)管理 確定一個清晰而明確的目標(biāo) 工具4用 SMART 法確定目標(biāo) 哈佛關(guān)于目標(biāo)的跟蹤調(diào)查研究 3 10 60 27 有明確的長期目標(biāo) 有清楚但短期目標(biāo) 有較模糊目標(biāo) 無目標(biāo) 社會頂尖成功人士 社會中上層 社會中下層 社會最底層 目標(biāo)管理 確定一個清晰而明確的目標(biāo) 工具4用 SMART 法確定目標(biāo) 1 可確定的 Specific 可衡量的 Measurable 可接受的 Acceptable 現(xiàn)實可行的 Realistic 有時間限制的 TimeIndication 善于將時間和精力用在一個目標(biāo)上的人更可能也更容易成功 目標(biāo)管理 確定一個清晰而明確的目標(biāo) 工具5用 目標(biāo)多杈樹法 分解目標(biāo) 計劃多杈樹 1 目標(biāo)多杈樹法是專業(yè)的目標(biāo)分解工具 大目標(biāo) 子目標(biāo) 子目標(biāo) 子目標(biāo) 即時目標(biāo) 具體行動項目 目標(biāo)管理 確定一個清晰而明確的目標(biāo) 工具5用 目標(biāo)多杈樹法 分解目標(biāo) 分解步驟 1 1 寫出大目標(biāo) 2 寫出大目標(biāo)所有必要及充分條件 子目標(biāo) 3 寫出子目標(biāo)所有必要及充分條件 即時目標(biāo) 4 檢查多杈樹分解是否充分 5 評估目標(biāo) 6 判斷目標(biāo)能否達(dá)成 目標(biāo)管理 確定一個清晰而明確的目標(biāo) 工具6用 6W3H 法分析細(xì)化目標(biāo) 1 3HHowto 明確各項行動如何進(jìn)行及進(jìn)行的順序步驟 Howmany 工作數(shù)量是多少 Howmuch 預(yù)算費用是多少 6WWhy 明確了解工作進(jìn)行的目的及理由 What 確定要做哪些事項 Who 明確責(zé)任者及協(xié)助者 詮來做 When 什么時候完成 Where 在什么地方完成 Which 確定工作的優(yōu)秀順序 找出解決問題的重點對策 計劃管理 PDCA工作循環(huán) 標(biāo)準(zhǔn)化管理 有效計劃法 計劃管理 凡事都善始善終 工具7用 PDCA工作循環(huán) 實施計劃 戴明環(huán) 1 P Plan 計劃 D C A Do 執(zhí)行 Check 檢查 Action 處理 PDCA循環(huán)的4個階段 計劃管理 凡事都善始善終 工具7用 PDCA工作循環(huán) 實施計劃 戴明環(huán) 1 PDCA循環(huán)的8個步驟 計劃管理 凡事都善始善終 工具7用 PDCA工作循環(huán) 實施計劃 戴明環(huán) 1 科學(xué)的工作循環(huán)周期 目前水準(zhǔn) PDCA PDCA PDCA 改善后水準(zhǔn) 計劃管理 凡事都善始善終 工具8標(biāo)準(zhǔn)化管理 1 重復(fù)頻率高的經(jīng)常性業(yè)務(wù)要標(biāo)準(zhǔn)化 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定 教育 實施管理 例外處理 定期評估 標(biāo)準(zhǔn)化管理步驟 計劃管理 凡事都善始善終 工具8標(biāo)準(zhǔn)化管理 1 麥當(dāng)勞的標(biāo)準(zhǔn)化管理 拉斯迪賓館的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 計劃管理 凡事都善始善終 工具9有效計劃法 1 凡事都要統(tǒng)一和決斷 因此成功不站在自信的一方 而站在有計劃的方 拿破侖 計劃管理 凡事都善始善終 工具9有效計劃法 1 月計劃 季度計劃 日計劃 周計劃 計劃 年度計劃 專項計劃 計劃管理 凡事都善始善終 工具9有效計劃法 1 日計劃包含的內(nèi)容 當(dāng)天目標(biāo) 即你必須當(dāng)日完成的重要的 優(yōu)先的工作預(yù)留事項 預(yù)定的約會 開會等保留給特別工作的時間待做事項 希望完成的不太重要 優(yōu)先次序低的工作 日計劃 壓力管理 正確評估自己的壓力水平 壓力管理曲線 壓力管理 適度最好 工具10正確評估自己的壓力水平 我們總感覺壓力來自于外部環(huán)境 但并不是每個人在同一環(huán)境下都會感到有壓力 實際上壓力源于我們自身 承認(rèn)這點是很重要的 壓力管理 適度最好 工具10正確評估自己的壓力水平測試工具 霍爾姆斯和拉赫的 社會再適應(yīng)評定量表 也稱 應(yīng)激評定量表 評分方法 將各項目的分值相加如果 300分近期患病率約為80 299分且 150分近期患病率約為50 149分近期患病率約為30 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 壓力管理 適度最好 工具11壓力管理曲線 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 應(yīng)對壓力常用的幾種方法 逃避 對抗 轉(zhuǎn)移 宣泄 壓力管理 適度最好 工具11壓力管理曲線 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 壓力管理 適度最好 工具11壓力管理曲線 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 壓力管理曲線示意圖 乏力區(qū) 舒適區(qū) 發(fā)展區(qū) 潛能區(qū) 破壞區(qū) 焦慮曲線 壓力 行動力 壓力管理 適度最好 工具11壓力管理曲線 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 減壓的兩個方法 凱利魔術(shù)方程式 1 問你自己可能發(fā)生的最壞狀況是什么2 準(zhǔn)備接受最壞的狀況3 設(shè)法改善最壞的狀況 3R 減壓原則 放松 退縮 重整 思維創(chuàng)新 SWOT分析法 六頂帽子 思維法 因果圖 五個為什么 橄欖球定律 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具12魚刺因果圖 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 主要原因 問題 主要原因 主要原因 主要原因 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具12魚刺因果圖 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 運用魚刺因果圖分析問題時一般從6個方面考慮 材料 技術(shù) 設(shè)備 人力 工作環(huán)境 方法 頭腦風(fēng)暴 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具13SWOT分析法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 SWOT S 自身強項 優(yōu)勢W 自身弱項 劣勢O 外部環(huán)境存在的機會 機遇T 外部環(huán)境存在的威脅 對手 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具13SWOT分析法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 優(yōu)勢S 劣勢W 威脅T 機遇O 內(nèi)部 外部 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具13SWOT分析法 以下問題能幫助您找到存在于內(nèi)外部的相關(guān)因素 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 關(guān)鍵優(yōu)勢S 擅長什么 擁有什么新技能 能做什么別人不能做的事 如何能夠重復(fù)最近的一次成功 什么使你與眾不同 你的顧客為什么要來你這里 關(guān)鍵劣勢W 你不擅長什么 缺乏什么新技能 別人在什么事情上比你做得好 你最近的一次失敗是什么 為什么 你尚未完全滿足哪一個顧客群體 你最近失去了哪些顧客 為什么 威脅T 是否發(fā)生了不利于你的變化 你的競爭對手正在做什么 是否發(fā)生了任何會傷害你的變化 是否存在威脅你所在組織的情況 機遇O 是否發(fā)生了你希望的變化 你學(xué)會了什么技能 你能夠提供什么新產(chǎn)品或服務(wù) 你能夠接觸到哪一個新的顧客群體 你如何能夠使你與眾不同 你的組織在未來5 10年中的情況怎樣 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具13SWOT分析法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 內(nèi)部 外部 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具14 五個為什么 分析法 也稱 什么 為什么 分析法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 為什么 為什么 為什么 為什么 為什么 為什么 為什么 為什么 為什么 五級為什么 1 2 3 4 5 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具15橄欖球定律 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 具有關(guān)鍵影響力的內(nèi)容占20 左右 對事情有相當(dāng)影響力的內(nèi)容占60 左右 對事情有一些影響力 但作用比較有限 甚至小到可以忽略不計 思維創(chuàng)新 是可以訓(xùn)練出來的 工具16 六頂帽子 思維法 簡單有效的平行思考程序 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 員工管理 馬斯洛的需求激勵模式 根據(jù)意愿與能力對員工分類 權(quán)衡效率與效果 情境領(lǐng)導(dǎo)模型 員工管理 效果最重要 工具17根據(jù)意愿與能力對員工分類 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 關(guān)于成功的公式 100 成功 100 意愿 100 方法 100 行動 員工管理 效果最重要 工具17根據(jù)意愿與能力對員工分類 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 有意愿有能力 無意愿無能力 無意愿無能力 無意愿有能力 有意愿 無意愿 無能力 有能力 授權(quán) 培養(yǎng)訓(xùn)練 激勵 放棄 四類員工及管理辦法 員工管理 效果最重要 工具18馬斯洛的需求激勵模式 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 馬斯洛需求理論圖 自我實現(xiàn)需求 尊重需求 社交需求 安全需求 生理需求 員工管理 效果最重要 工具18馬斯洛的需求激勵模式 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 對個人的應(yīng)用 員工管理 效果最重要 工具18馬斯洛的需求激勵模式 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 對組織的應(yīng)用 員工管理 效果最重要 工具19權(quán)衡效率與效果 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 有效果有效率 無效果無效率 無效果無效率 有效果無效率 有效率 無效率 無效果 有效果 效率 產(chǎn)出 投入效果 達(dá)成的預(yù)期目標(biāo) 員工管理 效果最重要 工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 根據(jù)情境的不同及對員工準(zhǔn)備度的判斷 領(lǐng)導(dǎo)者適時調(diào)整自己的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格 并根據(jù)權(quán)力基礎(chǔ)來實施領(lǐng)導(dǎo) 從而實施有效的管理和領(lǐng)導(dǎo) 員工管理 效果最重要 工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 員工管理 效果最重要 工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 狀態(tài)決定行為 跟隨者狀態(tài) 根據(jù)能力和意愿將員工分為四類 跟隨者狀態(tài) R1 既沒意愿也沒能力 R2 有意愿但沒能力 R4 既有能力也有意愿愿 R3 有能力但沒意愿 員工管理 效果最重要 工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 領(lǐng)導(dǎo)者行為 跟隨者狀態(tài) S1 教練方式 多職責(zé) 少關(guān)系 進(jìn)行具體指示和嚴(yán)格監(jiān)督 S2 引導(dǎo)方式 多職責(zé) 多關(guān)系 解決決策緣由并允許討論 S3 參與方式 多關(guān)系 少職責(zé) 共同討論并協(xié)助其自行決策 S4 授權(quán)方式 少職責(zé) 少關(guān)系 下放決策和實施權(quán)力 根據(jù)任務(wù)行為和關(guān)系行為的不同側(cè)重 可將領(lǐng)導(dǎo)模式分為四種 適用于員工狀態(tài)水平低的狀況 適用于員工狀態(tài)水平偏低的狀況 適用于員工狀態(tài)水平偏高的狀況 適用于員工狀態(tài)水平高的狀況 高效溝通 溝通反思環(huán) JOHARI視窗 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具21反饋的 JOHARI視窗 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 別人行動的20 別人聽懂的40 別人聽到的40 嘴上說的40 你心里想的100 基層員工30 主管40 部門經(jīng)理56 總經(jīng)理63 董事長100 溝通漏斗 信息過濾漏斗 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具21反饋的 JOHARI視窗 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 了解 給予反饋 尋求反饋 自我 不了解 了解 不了解 他人 公開 盲點 未知 隱蔽 擴大 公開 區(qū)域 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具22溝通反思環(huán) 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 可以觀察到的資料和經(jīng)驗 我選擇我所觀察到的信息 我賦予意義 建立信念 付諸行動 心智模式的形成過程 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具22溝通反思環(huán) 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 推論的階梯 示意圖 可以觀察到的 原始資料到和經(jīng)驗 從觀察中 我選擇了想要的 資料 我賦予這些資料意義 根據(jù)我的詮釋 我做了一番假設(shè) 我下了結(jié)論 對于這個世界我采納了某些信念 我組織自己的信念采取行動 反射環(huán)路 我們的信念會影響我們下次選擇的資料 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 造成溝通問題的原因 不會傾聽 知覺過濾 雞尾酒會效應(yīng) 缺乏換位思考的能力 認(rèn)知風(fēng)格差異 價值觀念差異 溝通風(fēng)格差異 不恰當(dāng)?shù)纳眢w語言 未考慮溝通的背景 時間 地點 場合 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 克服溝通中常見問題的技巧 阻止不健康的爭論 休息片刻 改變參加者的態(tài)度 雙贏心態(tài)扭轉(zhuǎn) 發(fā)泄情緒 與分歧方秘密會談 借用幽默來緩解壓力 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 克服溝通中常見問題的技巧 避免被某個人或小集體控制 實施公正原則 勸請每個人都參與 進(jìn)行提醒 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 克服溝通中常見問題的技巧 排除傾聽障礙 溝通所花費的時間和精力比例 高效溝通 只需一顆真誠的心 工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 對付打斷他人和有個人議程的人 單獨和打斷分子交談 讓打斷分子忙碌起來 克服溝通中常見問題的技巧 職業(yè)規(guī)劃 理清自己的使命 用 剝洋蔥法 設(shè)定職業(yè)目標(biāo) 認(rèn)真做好職業(yè)生涯規(guī)劃 理清自己的愿景 職業(yè)規(guī)劃 某個選擇形成某種命運 工具24用 剝洋蔥法 設(shè)定職業(yè)目標(biāo) 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 終極目標(biāo) 人生的真諦 總體目標(biāo) 人生核心軸 長期目標(biāo) 5 10年 中期目標(biāo) 2 3年 短期目標(biāo) 0 5 1年 短期目標(biāo) 月 周 日 即時等 生涯規(guī)劃系統(tǒng)的 剝洋蔥圖 職業(yè)規(guī)劃 某個選擇形成某種命運 工具25認(rèn)真做好職業(yè)生涯規(guī)劃 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 制定職業(yè)生涯規(guī)劃的步驟 第一步 自我分析 第二步 組織與社會環(huán)境分析 第三步 生涯機會的評估 第四步 職業(yè)生涯目標(biāo)的確定 第五步 制定行動方案 第六步 評估與反饋 職業(yè)規(guī)劃 某個選擇形成某種命運 工具26理清自己的愿景 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 愿景是開始的動力 關(guān)注問題 關(guān)注愿景 焦慮 壓力 愿景 力量 職業(yè)規(guī)劃 某個選擇形成某種命運 工具26理清自己的愿景 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 愿景 我想要實現(xiàn)什么 專注結(jié)果 而非手段 不要把愿景與競爭混淆 把個人愿景融入組織愿景 工具27理清自己的使命 使命 我為什么想要 愿景和使命是自我認(rèn)知的兩個領(lǐng)域 是我們追求成功與自我超越的核心所在 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 頭腦風(fēng)暴法 深度對話 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 超出個人視角來分析問題 工具28頭腦風(fēng)暴法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 使用頭腦風(fēng)暴法好處 可以很方便 迅速得到大量信息 調(diào)動參與人員的積極性 提高參與度 容易產(chǎn)生很多創(chuàng)造性觀點與解決方案 容易發(fā)揮協(xié)調(diào)作用 容易達(dá)成一致 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 超出個人視角來分析問題 工具28頭腦風(fēng)暴法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 頭腦風(fēng)暴的操作 確定議題 確定人數(shù) 確定人選 確定主持人 確定地點 會前準(zhǔn)備 明確分工 確定時間 確定問題 暢談階段 篩選階段 頭腦風(fēng)暴的游戲規(guī)則 集中思想 自由奔放 延遲評判 以量求質(zhì) 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 超出個人視角來分析問題 工具29深度對話 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 深度對話 深度匯談 指團(tuán)隊成員采取固定時間面對面對話 每個人說出心中的假設(shè) 進(jìn)行集體思考 找出問題的成因 得出超過任何個人的見解 激發(fā)團(tuán)隊潛在智慧 共同解決問題 促進(jìn)組織成員的凝聚力 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 超出個人視角來分析問題 工具29深度對話 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 深度對話 深度匯談 基本功能 克服習(xí)慣性防衛(wèi)觀察自己的思維增進(jìn)集體思維的靈敏度 團(tuán)隊學(xué)習(xí) 超出個人視角來分析問題 工具29深度對話 表13 2社會再適應(yīng)評定量表 深度對話 深度匯談 步驟 邀請參與者自愿加入就共同主題開始發(fā)言視歧見為機會讓參與者說出彼此的差異自我觀察 懸掛 假設(shè)激發(fā)共同創(chuàng)造力 總結(jié) 實踐是最好的學(xué)習(xí)方法 表13 2社會再適應(yīng)評定量表