電腦辦公自動化使用教程第05章.ppt

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第5章,辦公中的演示文稿制作,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,2,【本章內(nèi)容介紹】,在一些辦公業(yè)務中，如會議發(fā)言、單位介紹、產(chǎn)品說明等，經(jīng)常有一些復雜的內(nèi)容難以用語言描述，此時最好的辦法是事先準備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來闡明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。本章主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,3,【本章主要知識點】,PowerPoint功能及其主要術(shù)語演示文稿的創(chuàng)建方法演示文稿中文字的編排演示文稿中各種對象的添加演示文稿的編輯與修飾演示文稿的放映設(shè)置演示文稿的顯示與打印,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,4,,,5.1演示文稿簡介及本章實例說明,1．演示文稿的適用場所當進行學術(shù)交流、產(chǎn)品展示、工作匯報等場合需要介紹一個計劃、一個觀點或做報告進行演講時，最好的辦法是事先準備一些帶有文字和圖表的幻燈片，用來闡明自已的主要論點，然后在面向觀眾播放這些幻幻燈片的同時，進行更詳細的講解。Office中的PowerPoint就是這樣一種工具，它可以制作內(nèi)容豐富多采、效果生動活潑的的演示文稿。2．PowerPoint制作幻燈片的功能特點（1）可以作為屏幕演示（2）可以制作投影機幻燈片及35毫米專業(yè)幻燈片（3）可以同時制作講義、備注和大綱，并且可以在演示中作記號,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,5,3．PowerPoint制作演示文稿時的幾個術(shù)語（1）演示文稿：PowerPoint文件稱為演示文稿，默認擴展名為.ppt。（2）對象：是PowerPoint幻燈片的組成元素。（3）版式：是幻燈片中指對象的布局格式。（4）母版：母版包含著每個頁面上所需要顯示的對象。（5）配色方案：是一組可以用于演示文稿的預設(shè)顏色，也可用于表格和圖表。（6）模板：是一個已經(jīng)保存的演示文稿文件。4．本章實例說明貫穿本章的實例是制作一家名為“中原旅游集團公司”的公司演示文稿，其目的是通過宣傳公司形象來擴大公司的知名度，讓消費者充分了解本公司。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,6,5.2演示文稿的創(chuàng)建,本節(jié)主要內(nèi)容PowerPoint的啟動、退出與界面組合快速創(chuàng)建演示文稿框架幻燈片中文字的編排幻燈片中多媒體對象的添加幻燈片中旁白的錄制幻燈片中表格與圖表的添加幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對象的添加,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,7,PowerPoint的啟動、退出與界面組合,首先介紹PowerPoint的啟動、退出、窗口界面組成及各組成部分的主要作用。本章適用的軟件版本為PowerPoint2002，以下都簡稱為PowerPoint，不再說明。同其他應用程序一樣，啟動PowerPoint有許多方法，常用的有以下兩種：第一種：雙擊Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftPowerPoint”圖標。第二種：選擇單擊“開始”／“程序”／“MicrosoftPowerPoint”命令。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,8,PowerPoint的啟動界面組成,,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,9,快速創(chuàng)建演示文稿框架,快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法有三種:第一種方法是利用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建，是初學者的最佳方法，它將創(chuàng)建演示文稿的過程及每步應該進行的操作步驟化，用戶只需根據(jù)提示進行操作即可；第二種方法是利用“空演示文稿”創(chuàng)建,“空演示文稿”沒有文字內(nèi)容和背景顏色，只有框架，幻燈片的背景以及配色都要由用戶自己設(shè)計，此方法適合能夠熟練地使用PowerPoint的用戶；第三種方法，也是用戶使用較多的方法是利用“設(shè)計模板”創(chuàng)建演示文稿，設(shè)計模板包含了一個預定義好格式和配色方案的演示文稿，一旦選擇了一個符合設(shè)計的演示風格的設(shè)計模板后，只要根據(jù)自己的演示主題，選擇版式，加入相應的文字即可，操作非常方便、快捷。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,10,幻燈片中文字的編排,演示文稿通常是由一系列具有主題的幻燈片組成，演示文稿能否充分反映主題，說明問題，文本是最基本的手段，創(chuàng)建好演示文稿框架后，接著就要向幻燈片中輸入文本。1．在演示文稿中直接輸入文字幻燈片一般分為兩個部分：標題區(qū)和主體區(qū)，標題區(qū)用于輸入每張幻燈片的標題，主體區(qū)用于輸入幻燈片要展示的文字信息。2.主體區(qū)中文本的輸入單擊幻燈片的主體區(qū)，在光標處輸入文本，當輸入的文本超過文本框的長度且文本為一個段落且時，不要按Enter鍵，讓文本自動換行，輸入完一個段落的文字時再按Enter鍵，若要調(diào)整文本的層次可單擊窗口左側(cè)的“”、“”按鈕。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,11,幻燈片中多媒體對象的添加,在幻燈片中加入圖片、聲音、影片、自己繪制圖形、藝術(shù)字等多媒體對象，對于增強幻燈片的可視性和生動性有很大的好處。下面介紹在幻燈片中添加各種對象的方法。1．添加圖片可以在已經(jīng)輸入過文字后的幻燈片中加入圖片。2．添加圖形如果想在已有的幻燈片中加入自己繪制的圖形，與插入圖形類似。操作時，首先在幻燈片視圖中打開所要加入圖形的幻燈片，然后利用“繪圖工具欄”上的各種繪圖工具和自選圖形在幻燈片上繪圖；或者選擇“插入”／“圖片”／“自選圖形”命令。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,12,3．添加藝術(shù)字可以在已有的幻燈片中加入藝術(shù)字。如圖5-11所示，為在第1張幻燈片中插入藝術(shù)字的效果。以此為例，說明幻燈片中添加藝術(shù)字的方法。4．添加聲音和影片為了增加幻燈片的播放效果，烘托幻燈片的場景，還可以把聲音或影片添加到幻燈片中，在放映幻燈片時，這些多媒體對象會自動播放。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,13,幻燈片中旁白的錄制,旁白是演示文稿設(shè)計者用話筒錄制的講解聲音。錄制旁白的操作步驟如下：1．選擇要添加旁白的幻燈片，選擇單擊“幻燈片放映”/“錄制旁白”命令中的“錄制旁白”對話框。2．單擊“設(shè)置話筒級別”，在彈出“話筒檢查”對話框中，檢查話筒的錄音效果，然后單擊“確定”按鈕。3．在“錄制旁白”對話框中，單擊“更改質(zhì)量”按鈕，彈出“選擇聲音”對話框，從中設(shè)置聲音的各項指標，單擊“確定”按鈕。4．單擊“錄制旁白”對話框中的“確定”按鈕，開始在放映幻燈片的過程中錄制旁白。錄制完一張幻燈片的旁白后，單擊鼠標左鍵，接著錄制下一張。5．全部錄制完畢，彈出消息框，詢問是否將幻燈片的排練時間保存，可單擊“保存”或“不保存”按鈕。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,14,幻燈片中表格與圖表的添加,1．添加表格如果是新增幻燈片，就在打開的“新幻燈片”對話框中，選擇帶有“表格”的版式；然后雙擊“表格”占位符，即可根據(jù)需要進行表格設(shè)置，從而添加表格。如果想在已有的幻燈片中加入表格，可以單擊工具欄上的“插入表格”按鈕或選擇單擊“插入”／“表格”命令項。2．添加圖表如果是新增幻燈片，就在打開的“新幻燈片”對話框中，選擇帶“圖表”的版式；然后雙擊“圖表”占位符，即可根據(jù)需要進行圖表數(shù)據(jù)輸入，從而添加相應圖表。如果想在已有的幻燈片中加入圖表，可以單擊工具欄上的“插入圖表”按鈕或選擇單擊“插入”／“圖表”命令項。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,15,幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對象的添加,1.添加組織結(jié)構(gòu)圖組織結(jié)構(gòu)圖是用來反映組織內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)和組織層次的圖示。利用組織結(jié)構(gòu)圖可以清晰地描述組織內(nèi)部的各種關(guān)系，使復雜的信息簡單化2.添加其他對象為了讓演示文稿更具說服力，有時候還需要加入一些公式、Excel圖表、Word文檔、AutoCAD圖形、Flash動畫等。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,16,3、演示文稿的修飾與編輯,幻燈片中對象的編輯幻燈片的復制、移動和刪除演示文稿模板的設(shè)計和更換幻燈片版式的更新幻燈片背景的修改幻燈片配色方案的修改演示文稿母版的設(shè)計頁眉頁腳的添加,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,17,幻燈片中對象的編輯(1),前面已經(jīng)介紹過，PowerPoint幻燈片實際上包含的是各個對象，如文字、圖形、圖表、表格等，這些對象的縮放、復制、移動、刪除操作基本上相同。1．縮放選擇所要縮放的對象，這時對象周圍會出現(xiàn)控制點；將鼠標移動到控制點上，會變成雙向箭頭狀，這時拖曳鼠標可以進行縮放操作。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,18,幻燈片中對象的編輯(2),,2．復制（1）工具欄方法：選擇所要復制的對象，單擊常用工具欄“復制”鈕；然后將光標置于目的位置，單擊常用工具欄“粘貼”鈕，對象被粘貼到目的位置，完成操作。（2）菜單的方法：首先選擇所要復制的對象，單擊“編輯”菜單中的“復制”項；然后將光標置于目的位置；在單擊選擇“編輯”菜單中的“粘貼”項，完成操作。（3）鼠標拖曳的方法：首先選擇要復制的對象；然后按下Ctrl鍵的同時，拖曳鼠標到目的位置，最后松開鼠標，完成操作。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,19,幻燈片中對象的編輯(3),3．移動與復制操作相似，都是用工具欄按鈕的方法和菜單的方法。菜單法：選擇“編輯”菜單中的“剪切”項；鼠標拖曳的方法：直接拖曳對象到目的位置。4．刪除選取對象，按Del鍵，或選擇“編輯”菜單中的“清除”項。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,20,演示文稿模板的設(shè)計和更換(1),幻燈片制作過程中，有時往往需要重新編排幻燈片的順序，進行復制、移動、刪除幻燈片的操作，這時最好的方法是在“幻燈片瀏覽視圖”中進行操作。即先選擇“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”項，或單擊屏幕下方左側(cè)第2個按鈕，切換為幻燈片瀏覽視圖。1．復制操作（1）工具欄按鈕的方法：單擊工具欄“復制”鈕，將光標置于目的位置，單擊工具欄“粘貼”鈕。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,21,演示文稿模板的設(shè)計和更換(2),（2）菜單的方法：選擇“編輯”菜單中的“復制”項，將光標置于目的位置，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”項（3）鼠標拖曳的方法：按下Ctrl鍵同時，拖曳鼠標到目的位置，拖動時幻燈片旁邊出現(xiàn)的豎線指示的就是放置的位置。2．移動操作與復制操作相似，都是用工具欄按鈕的方法和菜單的方法。菜單法：選擇“編輯”菜單中的“剪切”項；鼠標拖曳的方法：直接拖曳鼠標到目的位置。3．刪除操作選定需要刪除的幻燈片，按Del鍵即可。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,22,幻燈片版式的更新,在幻燈片制作過程中，可以修改演示文稿的風格，更換或者自己設(shè)計模板。要自己設(shè)計演示文稿模板，建立演示文稿時，選擇“空的演示文稿”；然后，自己就可以在空的幻燈片上自由設(shè)計。更換演示文稿模板的視圖窗格，可以單擊格式工具欄的“幻燈片設(shè)計”按鈕；也可以選擇單擊“格式”／“幻燈片設(shè)計”命令。以上兩種方法都可以打開“幻燈片設(shè)計”視圖窗格，從模板文件列表中選擇一個模板，從其快捷菜單中選擇“應用于所有幻燈片”或“應用于選定幻燈片”選項；即可完成模板的局部或者全部更換。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,23,幻燈片背景的修改,模板所規(guī)定的背景是可以修改的，包括背景顏色和背景圖案。操作步驟如下：選擇“格式”菜單中的“背景”項，打開“背景”對話框，在背景填充下面的背景顏色列表中，選擇顏色塊，可以修改背景顏色；如果選擇“填充效果”，將打開“填充效果”對話框，此時：選擇“過渡”、“紋理”、“圖案”、“圖片”標簽，可以分別制作逐漸變色、背景紋理、背景圖案、背景圖片的效果。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,24,幻燈片配色方案的修改(1),配色方案是由文本顏色、背景顏色等八種顏色組成的一組用于演示文稿的預設(shè)顏色方案。每一個模板都有一個標準的配色方案，一個配色方案可應用于一個或多個幻燈片，在設(shè)計幻燈片時可以改變其標準配色方案，操作步驟如下：1．單擊任務窗格標題欄右側(cè)的“▼”按鈕，在下拉菜單中選擇“幻燈片設(shè)計—配色方案”，任務窗格變?yōu)椤盎脽羝O(shè)計”，“配色方案”為其主要顯示內(nèi)容.2．在“應用配色方案”列表中選擇一種方案并單擊，幻燈片的配色方案將被新的配色方案取代；單擊該方案右側(cè)的“▼”，在彈出的快捷菜單中單擊“應用于所選幻燈片”命令，被選中的幻燈片配色方案改變，其他的不改變。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,25,幻燈片配色方案的修改(2),3．可以改變幻燈片中某一部分的配色方案。操作方法如下：（1）單擊“幻燈片設(shè)計”任務窗格下部的“編輯配色方案”，彈出“編輯配色方案”對話框。（2）在“編輯配色方案”對話框中選擇要改變顏色的部分，單擊“更改顏色”按鈕。（3）在彈出的“顏色”對話框中設(shè)置顏色，可在標準選項卡或自定義選項卡中設(shè)置，然后單擊“確定”。（4）若要繼續(xù)更改其他部分的顏色，重復（2）～（3）步驟的操作。（5）單擊圖對話框中的“應用”按鈕，返回“幻燈片”,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,26,演示文稿母版的設(shè)計(1),當每一個幻燈片中都出現(xiàn)相同內(nèi)容（如企業(yè)標志、CI形象、產(chǎn)品商標以及有關(guān)背景設(shè)置等）時，這個內(nèi)容就應該放置到母版中，它可以使演示文稿風格一致。母版是用來定義演示文稿格式的，它可以使一個演示文稿中每張幻燈片都包含某些相同的文本特征、背景顏色、項目符號、圖片、文本占位符和頁腳占位符等。每一份演示文稿都有四種母版：幻燈片母版、講義母版、備注母版和標題母版。常用的有幻燈片母版和標題母版。下面說明二者的使用和修改方法：,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,27,演示文稿母版的設(shè)計(2),1．幻燈片母版幻燈片母版主要用來控制除標題幻燈片以外的幻燈片的標題、文本等外觀樣式。本章實例中的幻燈片母板中添加了一個公司圖標，并且字體格式也進行了統(tǒng)一設(shè)置.2．利用標題母版要讓標題幻燈片與演示文稿中其他幻燈片的外觀有所區(qū)別，通過“標題母版”可以完成，標題幻燈片即幻燈片版式中的第一張幻燈片。在本章實例中，標題幻燈片上公司標志較大，并且位置與其他幻燈片不一樣；上面也沒有導航按鈕，這是因為標題幻燈片與其他幻燈片有不同的樣式。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,28,頁眉頁腳的添加,頁眉、頁腳的內(nèi)容往往也是每一個幻燈片所要表現(xiàn)的內(nèi)容。根據(jù)演示文稿的類型，可以分為幻燈片的頁眉、頁腳和備注、講義的頁眉、頁腳。1．選擇“視圖”/“頁眉和頁腳”命令，打開“頁眉和頁腳”對話框。2．選擇“幻燈片”標簽，將設(shè)置幻燈片的頁眉、頁腳（注意它們的位置都是在幻燈片的底部）；選擇“備注和講義”標簽，將設(shè)置備注與講義的頁眉、頁腳。3．在頁眉、頁腳中一般可以設(shè)置：時間和日期、幻燈片的頁號，或者備注頁的頁碼以及其他一些固定的內(nèi)容。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,29,5.4演示文稿的放映設(shè)置,放映方式的設(shè)置切換效果的設(shè)置動畫效果的設(shè)置超級連接的設(shè)置自定義放映的設(shè)置,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,30,放映方式的設(shè)置(1),設(shè)置放映方式包括：放映類型的選擇，放映內(nèi)容的選取，換片方式的選用、以及放映選項的設(shè)置。其中，幻燈片的放映方式有三種：演計者放映（全屏幕）、觀眾自行瀏覽（窗口）、在展臺瀏覽（全屏幕）。設(shè)置放映方式的操作步驟如下：1．選擇單擊“幻燈片放映”/“設(shè)置放映方式”命令，彈出“設(shè)置放映方式”對話框。2．根據(jù)下面介紹的特點，在“放映類型”的以下三種類型中選擇一種：,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,31,放映方式的設(shè)置(2),（1）演講者放映（全屏幕）：全屏顯示演示文稿，適用于演講者播放演示文稿，演講者完整的控制播放過程，可采用自動或人工方式放映，需要將幻燈片放映投射到大屏幕上時也采用此方式。（2）觀眾自行瀏覽（窗口）：在小型窗口顯示演示文稿，適用小規(guī)模的演示，觀眾自行觀看幻燈片放映。使用滾動條從一張幻燈片移到下一張幻燈片，在放映時可以移動、編輯、復制和打印幻燈片。（3）在展臺瀏覽（全屏幕）：全屏自動顯示演示文稿，結(jié)束放映用Esc鍵。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,32,放映方式的設(shè)置(3),3．在“放映幻燈片”、“放映選項”和“換片方式”區(qū)進行相應的選擇設(shè)置。4．全部設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,33,切換效果的設(shè)置(1),幻燈片切換即一張幻燈片放映完畢后，放映下一張幻燈片時出現(xiàn)的方式。設(shè)置切換方法有：利用“幻燈片切換”命令設(shè)置，根據(jù)排練計時設(shè)置，利用動作按鈕設(shè)置。1．利用“幻燈片切換”命令切換2．排練計時切換3．利用“動作按鈕”切換,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,34,動畫效果的設(shè)置(1),動畫效果設(shè)置是指對幻燈片中的標題、文本、多媒體對象等設(shè)置放映時出現(xiàn)的動畫方式，可以通過“動畫方案”和“自定義動畫”兩種方式進行設(shè)置。1．利用動畫方案設(shè)置動畫單擊“幻燈片放映”/“動畫方案”命令，彈出“幻燈片設(shè)計”任務窗格，在任務窗格中單擊動畫方案。動畫方案是系統(tǒng)將標題、文本等各部分間出現(xiàn)的動畫以最佳的效果進行配搭，只需選擇一種方案各部分就會以不同的動畫方式出現(xiàn)，不需要一一設(shè)置。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,35,動畫效果的設(shè)置(2),2．自定義動畫自定義動畫是用戶自己對幻燈片中的各個部分設(shè)置不同的動畫方案，各部分按所設(shè)置的順序進行演示。操作步驟如下：（1）單擊“幻燈片放映”／“自定義動畫”命令，彈出如圖5-38所示的“自定義動畫”任務窗格。（2）在幻燈片中單擊要設(shè)置動畫的部分（標題、文本、多媒體對象等），然后單擊“添加效果”右側(cè)的“▼”，彈出動畫類型列表，每一種類型下都有若干動畫方案,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,36,超級連接的設(shè)置,超級鏈接是將文本、字符、圖形等對象與一個幻燈片、一個演示文稿、一個文檔等之間建立一種鏈接，在放映時單擊被鏈接的對象，則對應的鏈接內(nèi)容將顯示出來。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,37,自定義放映的設(shè)置(1),自定義放映是用戶將已有演示文稿中的幻燈片分組，創(chuàng)建多個不完全相同的演示文稿，放映時根據(jù)觀眾的不同放映演示文稿中的特定部分。操作步驟如下：1．選擇單擊“幻燈片放映”/“自定義放映”命令，彈出“自定義放映”對話框。2．單擊“新建”按鈕，彈出“定義自定義放映”對話框。3．在“定義自定義放映”對話框中的“幻燈片放映名稱”文本框中輸入名稱；在“在演示文稿的幻燈片”列表框中選擇幻燈片；單擊“添加”按鈕，被選中的幻燈片自動添加到右側(cè)列表框中，單擊“刪除”按鈕，還可以對右側(cè)列表框中的幻燈片撤銷選取。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,38,自定義放映的設(shè)置(2),4．單擊“確定”按鈕，返回“自定義放映”對話框，再單擊“關(guān)閉”按鈕。5．單擊“幻燈片放映”/“設(shè)置放映方式”命令，在出現(xiàn)的對話框中選中“自定義放映”項，單擊“確定”按鈕，然后單擊“”按鈕將能夠放映自己定義的演示文稿。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,39,5.5演示文稿的打包操作,演示文稿制作完畢后，如果將其復制到另一臺計算機上，并不能保證能夠正常播放。假如另一臺計算機沒有安裝PowerPoint程序（或PowerPoint播放器），或者演示文稿中所鏈接的文件以及所采用的TrueType字體在那臺計算機上不存在，都會影響演示文稿的播放。因此，最好的方法是將演示文稿打包處理，也就是將演示文稿所涉及到的有關(guān)文件或程序連同演示文稿一起打成包，存放到軟盤中再拿到另一臺計算機上進行解包。1．將演示文稿打包2．在PowerPoint環(huán)境外放映打包文件,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,40,5.6演示文稿的的顯示與打印,本節(jié)介紹PowerPoint視圖顯示方式的特點、操作，另外介紹如何對演示文稿進行頁面設(shè)置和打印操作。1．屏幕視圖方式的作用和特點PowerPoint中提供5種視圖方式：幻燈片視圖、大綱視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖和幻燈片放映視圖。在一份演示文稿文件打開后，屏幕處于五種不同視圖方式中的某一種模式下。切換到某一種需要的視圖模式，可以有兩種方式：一種方式是直接用鼠標單擊PowerPoint的“視圖欄切換按鈕”中視圖方式的按鈕；另一種方式是從“視圖”菜單中選擇視圖方式選項。對于演示文稿的編排，每一種視圖方式在演示文稿的制作和顯示中有不同的作用和優(yōu)勢，用戶應該根據(jù)實際的工作需要靈活應用。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,41,（1）幻燈片視圖編排演示文稿時，幻燈片視圖是最常用的模式也是最直觀的視圖模式。當注意力集中在對某一張幻燈片中的文本和其他對象的處理時，應當使用“幻燈片視圖”；在幻燈片視圖中，可以逐張?zhí)砑游谋竞蛨D形、表格、剪貼畫以及其他對象，并且可以很方便地對它們進行編輯和排版。在幻燈片視圖模式中還可以看到整張幻燈片，或改變顯示比例，放大幻燈片的一部分做細致的修改。（2）大綱視圖在大綱視圖中，演示文稿會以大綱形式顯示，每張幻燈片中的標題和正文組成了大綱的內(nèi)容。可以從一個屏幕上看到更多的幻燈片標題和正文信息，因而編排文稿也就更方便些?？梢哉J為大綱視圖是最適合組織演示文稿思路的。在大綱視圖中，每張幻燈片的標題都會出現(xiàn)在編號和圖標的旁邊，正文在每個標題的下面；正文的縮進可以多達五層。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,42,（3）幻燈片瀏覽視圖在幻燈片瀏覽視圖中，可以看到所有幻燈片的縮略圖，完整地顯示所有文本和圖片。在幻燈片瀏覽視圖中，可以重新為幻燈片排列順序，輕松地添加、刪除和移動幻燈片。可以使用“幻燈片瀏覽”工具欄中的按鈕，來設(shè)置幻燈片放映的時間，并選擇幻燈片的動畫、切換方式。（4）幻燈片放映視圖觀看最終的實際顯示效果，要選擇“幻燈片放映視圖”。（5）備注頁視圖在備注頁視圖中，編輯區(qū)上半部分顯示的是幻燈片的縮略圖，下半部分是備注頁編輯區(qū)，可以在該區(qū)域中輸入演講者備注和一些注釋信息，以便在演示過程中使用。也可以打印一份備注頁作為參考。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,43,2.頁面設(shè)置頁面設(shè)置是打印的基礎(chǔ)，操作步驟如下：（1）選擇“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”項，打開“頁面設(shè)置”對話框；（2）在對話框中，可以分別對幻燈片、備注、講義及大綱等進行各項設(shè)置，包括幻燈片的大小、寬度、高度、幻燈片編號起始值、方向等。（3）單擊“確定”按鈕，設(shè)置完成。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,44,3.演示文稿的打印,演示文稿的打印包括幻燈片、大綱、備注、講義等的打印，操作步驟如下：（1）選擇“文件”菜單中的“打印”項，打開如圖5-47所示的“打印”對話框；（2）在“打印”對話框分別進行以下內(nèi)容設(shè)置：選擇打印機；選擇打印范圍（可以是全部幻燈片、選定的幻燈片、當前幻燈片、自定義的幻燈片或輸入幻燈片的編號）；選擇打印內(nèi)容，可以是幻燈片、講義、大綱或備注等，如果打印講義，如圖5-47所示還可以指定打印時每頁的幻燈片數(shù)以及排列順序；確定打印份數(shù)；指出是否進行逐份打印等。（3）設(shè)置完之后，按“確定”按鈕，準備好打印機和打印紙，可以開始打印操作。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,45,小結(jié),在辦公事務中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓住人們的注意力，增強演示內(nèi)容的顯示效果。制作演示文稿時，首先需要創(chuàng)建其框架結(jié)構(gòu)，然后進行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結(jié)構(gòu)圖的添加，聲音與影片的添加，以及進行幻燈片播放時旁白的錄制。演示文稿制作完成后，有時還需要進行調(diào)整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復制、移動、修改、刪除等操作；根據(jù)需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設(shè)置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,46,幻燈片放映時,需要進行切換效果設(shè)置，幻燈片中各元素的動畫設(shè)置、動作按鈕設(shè)置；在幻燈片中為了播放順序以及導航設(shè)置的需要，還可以建立和應用超級鏈接；如果需要，用戶可以自定義放映內(nèi)容并對放映方式進行設(shè)置。根據(jù)需要，還可以設(shè)置演示文稿有不同的屏幕顯示效果，也可以進行各種打印操作。如果想讓演示文稿可以脫離PowerPoint播放，就需要對其進行打包操作；另外，根據(jù)需要，還可以將PowerPoint文件保存為放映類型、Web格式以及在網(wǎng)上播放。通過本章的學習，讀者應能熟練創(chuàng)建、編排和播放各種風格的多媒體式演示文稿。,小結(jié)（續(xù)）,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,47,習題,一、填空1．快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法主要有__________、___________和__________。2．演示文稿的輸出類型有____________、____________、____________、____________和____________五種，使用電腦放映演示文稿常用。3．幻燈片一般分為_______區(qū)和________區(qū)兩部分。標題通常應在區(qū)，幻燈片要展示的信息要在區(qū)。4．演示文稿的視圖方式主要有_________、__________、_________、_________。5．幻燈片的三種放映方式分別是________、________、_________，分別適用于_________、_________、__________的場合。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,48,二、判斷題1．一個演示文稿中的幻燈片不能使用不同的模板格式。（）2．幻燈片瀏覽視圖既可以瀏覽幻燈片也可以用來放映幻燈片。（）3．幻燈片放映時，不能移動、復制、刪除幻燈片，但能對幻燈片中的內(nèi)容進行修改編輯或設(shè)置其背景顏色和配色方案。（）4．向演示文稿中添加的圖片、聲音和影片等多媒體對象，只能取自于系統(tǒng)中Office的剪輯庫。（）5．一個演示文稿的其中一部分是通用的，而另一部分則需要根據(jù)觀眾層次的不同而有所取舍，因此放映前應設(shè)置幻燈片的放映方式。（）,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,49,三、簡答1．簡述演示文稿的普通視圖方式及其界面組成。2．何謂演示文稿的配色方案，如何修改幻燈片中標題和文本的配色方案？3．什么是演示文稿的母版？有幾種母版？標題母版有什么作用，如何設(shè)置？4．試比較動畫效果設(shè)置中的“動畫方案”與“自定義動畫”的異同。5．何謂超級鏈接，演示文稿中建立超級鏈接有幾種方法？如何在演示文稿中建立超級鏈接，請說出其中一種方法的主要操作步驟。,《辦公自動化實用技術(shù)》電子教案,中國水利水電出版社,50,四、應用,利用本章所學知識，練習演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應該有雙向的超級連接；2、各張幻燈片之間有切換效果設(shè)置；3、每張幻燈片應該有動作按鈕設(shè)置，并且要求風格一致；4、幻燈片個數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設(shè)幾層；5、幻燈片中對象至少應該有圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等；6、至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設(shè)置各種各樣的自定義動畫效果；7、插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量；8、練習文件打包操作；9、練習幻燈片放映時的操作控制；10、練習將文件存為pps或web格式，查看效果。,