《歸檔文件整理規(guī)則》操作指南

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1、 《歸檔文件整理規(guī)則》操作指南 1、實施《歸檔文件整理規(guī)則》的條件已經(jīng)具備： 檔案工作的側(cè)重點，由重整理、保管轉(zhuǎn)向重收集、利用，提供更多更完善的信息服務(wù) 上來；計算機技術(shù)在檔案管理中的運用越來越普遍。 2、《歸檔文件整理規(guī)則》的適用范圍： 《歸檔文件整理規(guī)則》針對紙質(zhì)文書檔案的整理歸檔，暫不涉及科技、會計、聲像、 照片等其它類型檔案的整理。各機關(guān)、團體的紙質(zhì)文書檔案，企業(yè)、事業(yè)單位所形成的黨 群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等四大類材料整理均應(yīng)按省局《實施辦法》進行。 3、歸檔文件整理的基本步驟： （1）分級別：將收集來的文件按本級、上級、下級分開，上級、下級文件按收文

2、的 時間順序排列，本級文件按有文號文件、無文號文件、會議文件的順序排列。 （2）分類、確定保管期限：各單位檔案部門要深入到本單位各工作部門，了解文件 的形成和辦理情況，將各部門工作活動中形成的所有文件材料，按部門一一列出，依據(jù)國 家有關(guān)規(guī)定，提出本單位的歸檔范圍及保管期限的意見，將其反饋各部門修改和補充，整 理出本單位的歸檔范圍及保管期限表，條款宜細不宜粗。強調(diào)一點，一般各單位召開的重 要會議所形成的成套歸檔文件，各單位的重大活動、重要事件等形成的整套歸檔文件，應(yīng) 以其中主要文件的價值來確定整套歸檔文件的保管期限。 （3）裝訂：根據(jù)實踐，建議各單位統(tǒng)一使用不銹鋼訂書釘裝訂。文件

3、采用左側(cè)裝訂 的方法，左邊、下邊要整齊。如果某份文件特別厚，訂書機無法裝訂，需要采用五孔裝訂， 為保持原狀，我認為三孔一線比較好。 （4）加蓋歸檔章：歸檔章應(yīng)加蓋在文件首頁的右上方，其位置應(yīng)基本保持一致。保 管期限填寫“永久”、“30”“10”，不能填寫“1”、“2”、“3”，也不能簡寫成“永”、“30年”、“10 年”；年度要填 寫齊全，如“2008”；件號填寫阿拉伯數(shù)字。 （5）輸入微機：每一份文件都必須準確無誤地將題名、責任者、文號、日期、頁數(shù)、 件號輸入微機，以便日后查找利用。責任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。文件題名必須一 字不變地輸入，如果文件標題不能概括

4、文件內(nèi)容，請在原標題后自擬或補充標題，并加“ 加以區(qū)別 ,如“市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔[2008]180號文件的通知”，應(yīng)重擬標題并抄錄為“ 市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) [省檔案局關(guān)于加強汛期檔案安全管理的幾點意見 ]的通知”，又如“ 市檔案局通報”，應(yīng)重擬標題并抄錄為“市檔案局[關(guān)于市直機關(guān)達標升級情況的 ]通報”。有 些歸檔文件的附件獨立性強，如正文公布實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件 是正文的重要補充和說明，如果目錄中只抄錄正文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造 成漏檢，此時也可在正文題名后抄錄附件題名，附件題名外加“（）”，如“關(guān)于進一步加強我 市精神文明建設(shè)的決

5、定（附：市民公約）”。 []” 如果文件題名過長，超過軟件所規(guī)定的 120個字節(jié)（ 60個漢字），需進行簡化，并在 備注欄注明。如果是會議材料、報表、內(nèi)部信息等成套文件，則每一份文件都要作為一件 輸入。例如，工作會議文件之一：同志在會議開幕式上的講話；又如，情況反映第 三期：貪污犯罪情況的內(nèi)部通報。 （6）裝盒上架：裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案 盒封面及盒脊項目等工作內(nèi)容。裝盒的幾點要求如下： ①不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒（請示與批復，跨年度召開的會議等 文件除外）。 1 ②不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放

6、入同一檔案盒。 ③應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整 體，直立放置時不至于使文件彎曲受損。 ④檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的 歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照件號排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后， 順次裝入下一盒即可。檔案盒脊背上起止件號，中間用“—”分開。同一年度永久、長期、 短期檔案集中在一起依序排列上架。 4、文件的歸檔時間如何確定？ 《規(guī)則》放棄了原有的按針對年度歸檔的做法，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期（即落款日期） 判別文件所屬年度。例如， 1995年形成的《 1996— 200

7、0年工作規(guī)劃》，應(yīng)歸入 1995年 度；1997年形成的《 1996年機關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)歸入 1997年；1998年制定， 1999年生 效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入 1998年。 機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會形成跨年度文件， 這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。比如，跨 1998年、1999年兩個年度的會議形成的 文件材料，統(tǒng)一在閉幕年即 1999年整理歸檔；跨 1998年、1999年兩個年度處理的案件 形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年，即 1999年整理歸檔；下級單位 1998年 12月寫的請示，

8、上級單位 1999年 1月收到，則該請示連同辦理中形成其他文件一起歸入 1999年。 按照《規(guī)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文 與復文等可作為一件。這時判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的時期為準。具 體地說，正本與定稿為一件，以正本日期為準；正文與附件為一件，以正文日期為準；轉(zhuǎn) 發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文日期為準；復文與來文為一件以復文日期為準。 有些文件沒有標注日期，應(yīng)考證清楚，按考證日期歸檔。 5、訂本式的文件材料如何裝訂？ 報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應(yīng) 按照其原來的裝訂方式

9、，一冊（本）作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物。訂本式 的會議記錄，要拆除原來不符合規(guī)范的裝訂物，重新裝訂。 6、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物？ 是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，永久、長期保存的 檔案必須去除不符合規(guī)范的金屬裝訂物，短期保存的檔案可不去除金屬裝訂物。此外，對 于裝訂成冊不便拆釘?shù)目?、書籍等，由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴密封裝在其中，拆釘會嚴重 損害原貌，此時可不再拆釘重裝。 7、幾種特殊類型文件“件”的確定 （1）重要文件（如法律法規(guī)）除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本（包括 歷次修改稿）需要歸檔保存，如過厚不易裝訂，其正本與歷

10、次修改稿（包括定稿）各為一件。 （2）一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各 為一件。來文與復文若處理環(huán)節(jié)、層次多，可分別為一件。 （3）文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件閱辦單。有的閱辦單有領(lǐng)導的重要批示（或簽 批條），它真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分， 應(yīng)與文件作為一件，歸檔章應(yīng)加蓋在閱辦單上，編頁號也要從閱辦單（或簽批條）開始。 （4）會議材料一份文件為一件；活頁紙會議記錄，每一次會議為一件，訂本式的一本 為一件；整本的介紹信存根為一件；刊物正本為一件，底稿為一件，如果底稿太厚可視情 況分為若干件；不同類型的

11、報表各為一件；未裝訂的式樣同一的表格可裝訂為一件；成套 文件中的每一份文件各為一件，這樣才有利于日后的查找。 （5）在計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的文件 ,無紙質(zhì)定稿 ,或打印機輸出的定稿與正文完全 一致,打印底稿可不歸檔 ,而用欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的發(fā)文稿紙與文件正本一并歸檔， 2 有領(lǐng)導重要批示或重要修改意見的文件打印底稿應(yīng)與正本一并歸檔。 8、歸檔章有哪些要求？ 歸檔章統(tǒng)一用紅色印泥蓋在文件首頁的右上方（我們平時的收文章要加蓋在文件首頁 的上方或左上方）。歸檔章內(nèi)項目也統(tǒng)一用紅色印泥加蓋。 9、傳真件如何歸檔？ 傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸

12、檔。盡管復制件本身在耐久性方面也存在問題， 但強于傳真件字跡的耐久性。復印件應(yīng)單面復印，復印時墨粉濃度不要太深，以防粘連。 10、超大紙張如何歸檔？ 實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表、圖樣等，紙張幅面大于 A4或 16開兩 種規(guī)格。由于檔案盒是按照 A4規(guī)格設(shè)計的，因此，超大紙張必須加以折疊。拆疊時應(yīng)盡 量減少拆疊次數(shù)，同時拆疊縫應(yīng)盡量放在字跡外。 五、何為事由？ 事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較為緊密的工作過程，如一項工 作、一次活動、一次會議。不是指一類相同性質(zhì)的事情，也不是指一方面的工作內(nèi)容。 11、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必須體

13、現(xiàn)先后順序？ 同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過進一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷 史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。如果一項活動所形成的若干 份文件材料，既不按事情辦理過程（時間）順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列， 只進行一種非常隨意的放置，那么就看不到事情的辦理過程，不利于檔案管理和提供利用 等工作。因此，同一事由的文件排列在一起時，最好體現(xiàn)出時間或重要程度等順序。如開 一次會議，形成了會議記錄，會后又形成了會議紀要，這兩份文件就屬于同一事由，應(yīng)排 列在一起，會議記錄在前，會議紀要在后。一次活動形成若干份文件應(yīng)按照活動過程或文 件的重要程度排

14、列順序。 12、在實行“隨辦隨歸”制度的機關(guān)，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起？ 一般情況下，同一事由的歸檔文件應(yīng)該在事由辦理完畢后收集齊全，再歸檔保存， 保證排列、編號后同一事由的文件排在一起。但實行“隨辦隨歸”時，如在某次會議結(jié)束之 后，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進行了排列、編號、編目等工作，從而確定了文 件的排列順序和位置，并移交檔案部門。會議結(jié)束后間隔一段時間又形成了會議紀要，此 時文件歸檔的補救辦法是按自然順序排序進行編號， 并在歸檔文件目錄中該文件條目的備 注欄中標注與前述文件的聯(lián)系。 以 13、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中？ 在歸檔文件整

15、理工作中，文書和檔案人員應(yīng)該以負責的態(tài)度，盡可能保證收集齊全完 整，杜絕零散文件歸檔現(xiàn)象。在難以避免的情況下，將零散文件排列在同一年度相應(yīng)保管 期限歸檔文件的最后，并在該文與前面相關(guān)文件備注欄中注明，以便相互參見。 14、機關(guān)檔案室要不要編盒號？ 各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨時編號。 15、歸檔文件目錄如何裝訂？ 歸檔文件目錄和目錄封面統(tǒng)一采用 A4紙豎式打印，并裝訂成冊。歸檔文件目錄可一 年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。歸檔文件目錄除集中裝訂外，無需分 別在檔案盒中放置。歸檔文件目錄封面格式在軟件里有統(tǒng)一格式 (如:我的

16、電腦 --本地磁盤 c: --Program Files --Microsos --Lams --Image--歸檔文件目錄封面 )，建議使用檔案局統(tǒng)一制 作的硬質(zhì)封面。 16、為什么每個檔案盒都必須放置備考表？ 備考表是用以對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注 釋說明的。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到了明確整理 3 工作責任，強化監(jiān)督的作用，對每盒歸檔文件來說都必不可少。 17、文件頁號的編寫有何規(guī)定？ 文件本身的頁碼能反映文件頁數(shù)的，不必重新編寫頁號，否則均應(yīng)重新編寫頁號。編 寫頁號同樣是在文件正面的

17、右上角和有文字反面的左上角。如有文件閱辦單或領(lǐng)導簽批 條，也要編寫頁號。頁號可用號碼機、鉛筆、鋼筆編寫。 18、歸檔文件管理軟件 計算機輔助整理歸檔文件，應(yīng)統(tǒng)一使用永樂文檔一體化通用軟件。各單位在每年的歸 檔工作完成后，應(yīng)將檔案管理數(shù)據(jù)庫備份兩份，載體最好用一次寫光盤。 19、成套文件歸檔時應(yīng)注意什么？ 成套文件在編目時要在每一份文件標題中將文件成套性特征標注清楚。 例如，全市經(jīng) 濟工作會議形成了若干份文件，在編目時一定要在文件題名中加注[全市經(jīng)濟工作會議材料之一 ] ——會議通知； [經(jīng)濟工作會議材料之二 ]——同志在全市經(jīng)濟工作會議上的講話。這樣既 可以滿足

18、單份文件的檢索，又有滿足成套文件查找的需要，將整個會議的全套材料檢索出來。 有些會議材料或活動中單頁文件較多，如果每一份單頁文件都作為一件歸檔，比較麻 煩，也不便于保存和利用，可以將幾份單頁文件裝訂在一起，合為一件，同時在文件標題 中將每一份單頁文件的主要內(nèi)容標注出來。如[會議材料之一]——通知、日程、分組名 單、候選人建議名單，絕不能簡單地概括為“會議準備材料”或“會議零散材料”等與文件標題 內(nèi)容不相干的關(guān)鍵詞，否則會造成一些單頁文件永遠成為死檔案，無法查找出來。又如市 檔案局搞一次檔案法宣傳活動，印發(fā)的揚州市檔案館簡介、廣陵區(qū)檔案館簡介、邗江區(qū)檔 案館簡介、維揚區(qū)檔案館簡介都

19、是單頁文件，歸檔時可以將這幾份文件裝訂在一起作為一 件，但文件標題不能簡單地概括為“宣傳材料”，應(yīng)歸納為“檔案法宣傳活動材料之——揚州 市檔案館簡介、廣陵區(qū)檔案館簡介、邗江區(qū)檔案館簡介、維揚區(qū)檔案館簡介。這樣既省事， 又能滿足查找的需要。 歸檔章格式（單位： mm） 全宗號 年 度 （室）件號 82 保管期限 頁 數(shù) 154 新規(guī)則檔案盒、歸檔章加蓋字碼規(guī)定 字 體 字號 項目 備注 方案１ 黑體 黑體 黑體 黑體 方案２ 方案３ 幼圓 幼圓 檔案盒 歸檔章 小二 小二 三號 小二 全宗號 年度 黑體 黑體 ４８ ３６ 一號 小二 保管期限 起止件號（室） 楷體 黑體 楷體 幼圓 4 字號視字多少而定，但要求字寬不過 正面單位名稱 華文中宋 封面上的雙黑線(11.51.8cm)。 推薦使用方案３ 5