《歸檔文件整理規(guī)則》.ppt

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中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T22-2015 代替DA/T22-2000 《歸檔文件整理規(guī)則》解讀 DA/T22-2015 2017.3,《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-2015與 DA/T22-2000的區(qū)別： 1、標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009 進(jìn)行了修改； 2、將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料； 3、調(diào)整歸檔文件分類(lèi)方法； 4、增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁(yè)、排架要求； 5、增加歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求； 6、將室編件號(hào)、館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào)； 7、在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。,執(zhí)行時(shí)間： 2016-06-01 范圍： 1、規(guī)定了作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。 2、適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。其他門(mén)類(lèi)檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。 注意：對(duì)2016年的文件材料整理按新規(guī)則執(zhí)行。,《歸檔文件整理規(guī)則》的內(nèi)容,一、基本概念,二、整理原則,三、一般要求：組件、分類(lèi)、排列、 編號(hào)、編目,四、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、 編頁(yè)、裝盒和排架,五、歸檔電子文件的整理要求,六、附錄：歸檔章、檔案盒、目錄、 備考表的式樣,一、基本概念 歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。 整理 ：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。 件：歸檔文件的整理單位。 檔號(hào)：在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類(lèi)別和排列順序。,二、整理原則 1、 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。 2 、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。 4、 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。,三、一般要求：組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目 （一）組件（件的組織） 1、件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。,2、 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。 注意：來(lái)文與復(fù)文是不同年度的，歸檔時(shí)應(yīng)歸入各自年度。,（二）分類(lèi) 1、立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的一致性和穩(wěn)定性。 2、歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。,（1）按年度分類(lèi) 將文件按其形成年度分類(lèi)。 跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 a、對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。 b、跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年。 c、跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。 d、當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。,（2）按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi) 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。 a、采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)。 b、采用問(wèn)題分類(lèi)的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。,（3）按保管期限分類(lèi) 將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。 3、規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類(lèi)。,xx單位文書(shū)檔案分類(lèi)圖,年度——保管期限分類(lèi)： 2016年：永久、定期30年、定期10年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······,xx單位文書(shū)檔案分類(lèi)圖,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,年 度,保管期限,辦公室,綜合處,機(jī)關(guān)處,專(zhuān)業(yè)處,企業(yè)處,項(xiàng)目處,農(nóng)業(yè)處,年度——保管期限——組織機(jī)構(gòu)分類(lèi) 2016年：永久——辦公室、綜合處、機(jī)關(guān)處、專(zhuān)業(yè)處······ 定期30年——辦公室、綜合處、機(jī)關(guān)處、專(zhuān)業(yè)處······ 定期10年——辦公室、綜合處、機(jī)關(guān)處、專(zhuān)業(yè)處······ 2017年：永久——辦公室、綜合處、機(jī)關(guān)處、專(zhuān)業(yè)處······ 定期30年——辦公室、綜合處、機(jī)關(guān)處、專(zhuān)業(yè)處······ 定期10年——辦公室、綜合處、機(jī)關(guān)處、專(zhuān)業(yè)處······ 2018年：······,（三） 排列 1、 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。 2 、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 3、 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。,（四）編號(hào) 1 、歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。 2、 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。 如：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)代碼-件號(hào),3、檔號(hào)按照以下要求編制： Z109-WS·2011-Y-BGS-0001 （1）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13-1994編制。 （2）檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度：歸檔文件檔案門(mén)類(lèi)代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。 （3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。 （4）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。 （5）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。,4 、歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 5 、歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）可以作為選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照3編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（見(jiàn)附錄A 圖A2）。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)（見(jiàn)附錄A 圖A3）。,（五） 編目 1 、歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。 2 、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。 歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。 （1）序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。 （2）檔號(hào)：檔號(hào)按照3編制。 （3）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。 （4）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。,（5）題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。 （6）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。 （7） 密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。 （8）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。 （9）備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。,3 、歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置（見(jiàn)附錄B 圖B1）。,4、 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見(jiàn)附錄B 圖B2）。 封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。,四、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架 （一） 、修整 1、歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。 2、歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。 3、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。 4、對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。,（二）、 裝訂 1、 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。 2、 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。 3、用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。,4、永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂（見(jiàn)附錄C 圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。 5、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。 6、定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照4-5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。,（三）、 編頁(yè) 1、 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。 2、頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 3、 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。,（四） 裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。 1、 檔案盒 （1） 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見(jiàn)附錄D 圖D1）。,（2） 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄D 圖D2、圖D3）。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。 一個(gè)年度編一個(gè)流水號(hào)。 （3） 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。,,2 、備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見(jiàn)附錄E）。 （1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 （2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。 （3）整理日期：歸檔文件整理完成日期。 （4）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。 （5）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。,（五） 排架 1 、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。 2 、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。 3 、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。,五、歸檔電子文件的整理要求 1、 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“ 一般要求”的規(guī)定。 2、 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 3 、歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。,本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性引用文件： GB/T18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 DA/T1-2000 檔案工作基本術(shù)語(yǔ) DA/T13-1994 檔號(hào)編制規(guī)則 DA/T25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范 DA/T38-2008 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范 DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規(guī)范,謝 謝 大 家 ！,