《全國(guó)NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義二》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《全國(guó)NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義二（68頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。
1、NVQ企業(yè)行政管理 （二級(jí)） 課程講義 OSTA中英職業(yè)資格證書合作項(xiàng)目辦公室 第二單元：設(shè)備、材料、服務(wù)與供應(yīng) 標(biāo)準(zhǔn)與大綱： 計(jì)劃課時(shí)： 10.5 各類辦公設(shè)備的范圍和功能，操作方法 和一般維護(hù)； 郵件室的專有設(shè)備與維護(hù)； 發(fā)送郵件的各種服務(wù)以及其適宜范圍； 選擇貨物或服務(wù)供應(yīng)商的理由，包括費(fèi) 用、方便性、送貨方式和可靠性等因素； 辦公用品和易耗品的范圍及其存儲(chǔ)； 遵循操作規(guī)范使用設(shè)備并注意安全 第二單元 ：設(shè)備、材料、服務(wù)和供應(yīng) 中心思想： 熟悉現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用與維護(hù) ， 提供最佳的投遞郵件的服務(wù) ， 學(xué)會(huì)辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ) 。 仔細(xì)學(xué)習(xí)本章后 ， 你應(yīng)該能夠： 陳述以下設(shè)備的功能 、
2、 優(yōu)點(diǎn) 、 操作和一 般維護(hù)方法：復(fù)印機(jī) 、 傳真機(jī) 、 電信設(shè) 備 （ 包括電話答錄設(shè)備 ） 、 尋呼機(jī)和移 動(dòng)電話 、 多功能設(shè)備 （ 聯(lián)合使用 ） 、 計(jì) 算機(jī) 、 文字處理機(jī)和打字機(jī) 、 裝訂和壓 膜設(shè)備； 了解郵寄室的專有設(shè)備和服務(wù)功能； 辨別投遞郵件的各種服務(wù)和其適用范圍； 不同供應(yīng)商的選擇； 說(shuō)明辦公室中需要的辦公用品和易 耗品的范圍； 說(shuō)明辦公室易耗品和打印器材所要 求的貯存，如何綜合考慮安全和費(fèi) 用； 說(shuō)明發(fā)現(xiàn)、報(bào)告和記錄設(shè)備發(fā)生故 障而請(qǐng)求修理時(shí)應(yīng)采取的行動(dòng)； 說(shuō)明在使用設(shè)備時(shí)應(yīng)遵守的安全操 作規(guī)程 主要內(nèi)容： 一、 辦公室常用設(shè)備的主要功能（教材 2.1） 二、辦公室郵件
3、設(shè)備與郵政服務(wù)（教材 2.2、 2.3） 三、辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ)（教材 2.4、 2.5、 2.6） 四 、 辦公設(shè)備的維修與安全 （ 教材 2.7、 2.8） 設(shè)備、材料、服務(wù)和供應(yīng) 常 用 設(shè) 備 郵 件 與 郵 政 采 購(gòu) 與 存 儲(chǔ) 維 修 與 安 全 一、辦公室常用設(shè)備的主要功能 辦 公 設(shè) 備 復(fù)印機(jī) 固定電話 移動(dòng)電話 計(jì)算機(jī) 打字機(jī) 傳真機(jī) 尋呼機(jī) 通訊設(shè)備 文字處理器 裝訂設(shè)備 講授內(nèi)容 使 用 功 能 優(yōu) 點(diǎn) 缺 點(diǎn) 操 作 方 法 設(shè) 備 維 護(hù) 一 、 辦公室常用設(shè)備的主要功能 （ 教材 2.1） 1、 辦公室復(fù)印機(jī) 、 傳真機(jī)的使用 功能 、 操作方法與維護(hù) 復(fù)印機(jī)
4、 傳真機(jī) 2、 固定電話系統(tǒng)的使用功能、 操作方法與維護(hù) 電話總機(jī) 電話機(jī) 答錄機(jī) 3、 尋呼機(jī)、移動(dòng)電話和多功 能通訊設(shè)備的使用功能、操作 方法與維護(hù) 尋呼機(jī)、 移動(dòng)電話、 多功能通訊設(shè)備 4、計(jì)算機(jī)、文字處理器、打字機(jī) 和裝訂設(shè)備的使用功能、操作方法 與維護(hù) 計(jì)算機(jī) 文字處理器 打字機(jī) 裝訂設(shè)備 一、辦公室常用設(shè)備的主要功能（教材 2.1） 1、 辦公室復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的使用功能、操 作方法與維護(hù) （ 1） 、 復(fù)印機(jī)的使用功能、操作方法、一 般維護(hù)和注意事項(xiàng) 復(fù)印機(jī)的功能： 操作方法： 一般維護(hù)原理： 一般注意事項(xiàng)： （ 2）、 傳真機(jī)的使用功能、特 點(diǎn)、操作方法及一般維護(hù) 傳真機(jī)的使用功
5、能： 傳真機(jī)的特點(diǎn)： 傳真機(jī)的操作方法： 傳真機(jī)的一般維護(hù) 作業(yè) 2 1 聯(lián)系一或兩家辦公設(shè)備公司 ， 索取辦公室設(shè) 備目錄 ， 收集一些普通傳真機(jī)的檢索和高級(jí) 傳真機(jī)的資料 。 列出每一種傳真機(jī)的功能 。 答案 傳真型號(hào) 功能描述 備注 CanonFax-B155 發(fā)送速度：約 6秒 /頁(yè)；打印速度： 2頁(yè) /分鐘；最大原稿尺寸： A4； 供紙道容量： A4 約 100張；自動(dòng)輸稿器： A4約 20頁(yè) 普通傳真機(jī) CanonFax-L250 發(fā)送速度：約 6秒 /頁(yè)；打印速度： 4 頁(yè) /分鐘；最大原稿尺寸： B4； 供紙道容量： 250張； 自動(dòng)輸稿器： A4 30頁(yè)； B4 20頁(yè)；存儲(chǔ)
6、器容量： 672K 高級(jí)傳真機(jī) 2、 固定電話系統(tǒng)的使用功能 、 操 作方法與維護(hù) （ 1） 、 電話總機(jī)的使用功能 電話總機(jī)主要分為兩種： （ 1） PBX是專用小型交換機(jī) 。 這種類型的 電話總機(jī)操作板有一名接線員 ， 其工作就 是接聽(tīng)電話 ， 并轉(zhuǎn)接到適當(dāng)?shù)姆謾C(jī)號(hào)碼 。 接線員也經(jīng)常接入或接出工作人員的外線 電話 。 （ 2） 多線或按鍵電話系統(tǒng) ， 并能在任一分 機(jī)上回答來(lái)電 。 PBX是專用小型交換機(jī)。 多線或按鍵電話系統(tǒng)，并能在 任一分機(jī)上回答來(lái)電 （ 2） 、 電話機(jī)的使用功能 、 操作 方法與維護(hù) 電話機(jī)的使用功能有： 呼叫限制 。 呼叫轉(zhuǎn)送 。 呼叫記錄 。 數(shù)字聲 音應(yīng)答
7、。 不同的鈴聲 。 暫停等待 （ 秘密工 具 ） 。 分機(jī)鎖定 。 免提 。 中斷 。 信息待用 指示器 。 等待音樂(lè) 。 重?fù)?。 電話會(huì)議 。 轉(zhuǎn) 接 。 電話留言 。 （ 3） 、 答錄機(jī)的使用功能 、 操 作方法與維護(hù) 答錄機(jī)與電話機(jī)相連 ， 通過(guò)事先錄制好信息 ， 使呼叫者在一天的任何時(shí)候都可以留言 。 使用功能有： 使用方法有：等到預(yù)先錄制的信息結(jié)束 ， 在特 殊的提示音之后立即講話；清楚地說(shuō)出你的姓 名和你的單位的名字；給出你留言的日期和時(shí) 間；詳細(xì)說(shuō)明給誰(shuí)留言；拼寫不常見(jiàn)的詞 ， 特 別是姓名和地址；緩慢重復(fù)信息中的數(shù)字；保 持信息簡(jiǎn)潔；掛斷之前 ， 對(duì)你所留言的人說(shuō) 謝謝 或
8、其它禮貌用語(yǔ) 。 3、 尋呼機(jī)、移動(dòng)電話和多功 能通訊設(shè)備的使用功能、操 作方法與維護(hù) （ 1） 尋呼機(jī)的使用功能及優(yōu)缺點(diǎn) （ 2） 移動(dòng)電話的使用功能、操作方法與 維護(hù) （ 3）多功能通訊設(shè)備使用功能和優(yōu)缺點(diǎn) 多功能設(shè)備是多種功能聯(lián)合使用的辦公設(shè)備 ， 主要有傳真機(jī) 、 個(gè)人計(jì)算機(jī)等 。 與單一功能設(shè) 備比較 ， 多功能設(shè)備的優(yōu)點(diǎn)是 ， 總成本低 ， 辦 公室占地空間小 。 其缺點(diǎn)是更新和維修費(fèi)用高 。 4、計(jì)算機(jī)、文字處理器、打字機(jī)和裝訂 設(shè)備的使用功能、操作方法與維護(hù) （ 1） 計(jì)算機(jī)的使用功能、操作方法與維 護(hù) 計(jì)算機(jī)是辦公設(shè)備的一種 ， 包含計(jì)算機(jī) 硬件和辦公軟件 。 硬件包括；輸入
9、數(shù)據(jù) 的鍵盤和鼠標(biāo) ， 處理數(shù)據(jù)的主機(jī) ， 存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)的硬盤和軟盤 ， 以及產(chǎn)生數(shù)據(jù)的顯 示器和打印機(jī) 。 軟件包括；數(shù)據(jù)庫(kù) 、 電 子表格 、 文字處理 、 財(cái)務(wù) 、 桌面出版 、 繪圖 、 電子郵件 、 日常記錄和集成軟件 等 。 計(jì)算機(jī)設(shè)備和磁盤 （ 2） 、 文字處理器的使用功能 、 操作方法與維護(hù) （ 3） 使用打字機(jī)的原因和主要功 能 （ 4） 裝訂設(shè)備的使用功能 、 操作 方法與維護(hù) 作業(yè) 2 3 使用文字處理器準(zhǔn)備包括以下信息的 “ 通知 ” 。 要求使用不同的字體 ， 下劃 線和加粗強(qiáng)調(diào)重要內(nèi)容 ， 并打印一份 。 然后在 “ 通知 ” 周圍加邊框線在打印一 份 。 與其他學(xué)
10、員所作比較 ， 判斷哪一個(gè) 更好 。 將在 HENRYS PIZZA HOUSE， QUAYSIDE BUILDING 舉行圣誕節(jié)晚 會(huì) ， 時(shí)間是 12月 9日晚 7點(diǎn) 。 是否參加 ， 請(qǐng)告訴 67號(hào)房間的 CHRIS BANKE。 答案 圣誕晚會(huì) 地點(diǎn)： Henrys Pizza House, Quayside Buildings 時(shí)間： 12月 9日晚 7點(diǎn) 是否出席，請(qǐng)通知 67號(hào)房間 CHRIS BANKS 圣誕晚會(huì) 地點(diǎn)： Henrys Pizza House, Quayside Buildings 時(shí)間： 12月 9日晚 7點(diǎn) 是否出席，請(qǐng)通知 67號(hào)房間 CHRIS BANK
11、S 教學(xué)方法： 教師講課； 情景練習(xí)；把學(xué)生分為兩組，其 中一組為“復(fù)印組”按照相關(guān)能 力的要求，學(xué)會(huì)使用復(fù)印機(jī)，并 取得相關(guān)的證據(jù)。另一組為“傳 真組”學(xué)會(huì)使用傳真機(jī)，并通過(guò) 現(xiàn)場(chǎng)使用取得相關(guān)的證據(jù)。 分組討論；重點(diǎn)開(kāi)發(fā)電話等設(shè)備 的其它功能 組織學(xué)生參觀辦公室并現(xiàn)場(chǎng)模 擬使用辦公設(shè)備。 教師首先會(huì)使用上述辦公設(shè)備。 把現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)與本單元講課同步進(jìn)行。 二、辦公郵件設(shè)備與郵政服務(wù) 郵 件 設(shè) 備 自動(dòng)郵件開(kāi)啟設(shè)備 自動(dòng)郵資蓋印機(jī) 封面打印機(jī) 分撿設(shè)備 拆疊和插入設(shè)備 稱重設(shè)備 發(fā)送郵件方法 急件類 密件類 物件類 電子郵件 傳真件 航空郵件 快遞服務(wù) 掛號(hào)郵寄 特保郵寄 文件掛號(hào) 回執(zhí)掛號(hào) 包
12、裹郵寄 貨運(yùn)服務(wù) 1、 郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服務(wù) （ 1） 自動(dòng)郵件開(kāi)啟設(shè)備 ， 即開(kāi)信刀 。 （ 2） 自動(dòng)郵資蓋印機(jī) ， （ 3） 封面打印機(jī) ， （ 4） 分撿設(shè)備 ， （ 5） 折疊和插入設(shè)備 ， （ 6） 穩(wěn)重設(shè)備 。 2、選擇發(fā)送郵件的最佳方法 （ 1）急件，可選擇以下幾種方法： 電子郵件 傳真 在英國(guó)皇家郵政提供的特殊投遞、數(shù) 據(jù)郵寄、頭等郵件等優(yōu)先服務(wù)。 航空郵寄 快遞服務(wù) （ 2）密件，可選擇以下幾種方法： A、 掛號(hào)郵寄、特保掛號(hào) B、 回執(zhí)掛號(hào) （ 3）物件可選擇 包裹郵寄 貨運(yùn)服務(wù) 二 、 辦公室郵件設(shè)備與郵政服務(wù) （ 教材 2.2、 2.3） 1、 郵件收發(fā)專有設(shè)
13、備的功能和服務(wù) 郵件收發(fā)專有設(shè)備有： （ 1） 自動(dòng)郵件開(kāi)啟設(shè)備 ， 即開(kāi)信刀 。 這種 設(shè)備用于開(kāi)啟信件 ， 將信封送入機(jī)器后 ， 機(jī)器能切掉信封頂部很突出的一條 ， 而將 信件開(kāi)啟 。 自動(dòng)郵件開(kāi)啟機(jī) （ 2）自動(dòng)郵資蓋印機(jī)。 （ 3） 封面打印機(jī) 。 （ 4） 分撿設(shè)備 ， 主要有鴿籠式信件 架 、 金屬絲信件盤等 。 （ 5） 折疊和插入設(shè)備 。 （ 6） 稱重設(shè)備 。 2、 選擇發(fā)送郵件的最佳方法 （ 1） 如果文件或信息需求很急 ， 最重要 的是考慮信件或信息的發(fā)送速度 ， 在這 種情況下 ， 可選擇以下幾種方法： 電子郵件 傳真 在英國(guó)皇家郵政提供的特殊投遞 、 數(shù)據(jù) 郵寄 、
14、頭等郵件等優(yōu)先服務(wù) 。 航空郵寄 快遞服務(wù) （ 2）需要安全和保密投遞時(shí)，可選擇以 下幾種方法： A、 郵寄費(fèi)貴重物（現(xiàn)金、珠寶等）可用 掛號(hào)郵寄、特保掛號(hào)等方式 B、 重要且保密的文件選用文件掛號(hào)、回 執(zhí)掛號(hào)等郵寄服務(wù) （ 3）物品類的郵寄可選擇包裹郵寄 （ 4）運(yùn)輸不適合其它方式的大型物品可 選擇貨運(yùn)服務(wù) 作業(yè) 2 6 查找五家快遞公司 ， 記錄它們的名字 、 地址和 電話號(hào)碼 。 以小組為單位工作 ， 聯(lián)系這些快遞公司 ， 詢問(wèn)它們提供的服務(wù)和費(fèi)用的信息 。 并 詳細(xì)整理比較每一個(gè)公司的信息 ， 放在 活頁(yè)夾中 ， 為將來(lái)參考 。 答案： 名稱 地址 電話 北京龍鳳祥特快 服務(wù)有限公司
15、北京市海淀區(qū)德 外后黑寺 1號(hào) 010-62373959 東方快捷特流服 務(wù)有限公司 東直門分部：東 直門內(nèi)北小街 2 號(hào) 010-84033387 北京小紅馬愉遞 服務(wù)有限公司 酒仙橋分部：朝 陽(yáng)區(qū)霄云路甲 9 號(hào) C 010-84510750 敦皇快遞公司 北京市朝陽(yáng)區(qū)酒 仙橋路 2號(hào) 010-64662211 IES即時(shí)通達(dá)快 運(yùn)北京總公司 宣武門 010-63534650 五家快遞公司名錄 教學(xué)方法： 教師講課、 分組討論，把學(xué)生分為兩組，討論 “什么是最佳的郵政服務(wù)”在小組討 論的基礎(chǔ)上，各選出一名代表在全班 上發(fā)言由老師做點(diǎn)評(píng)。 情景練習(xí)，由學(xué)生相互模擬接收或發(fā) 送郵件各一次，并根
16、據(jù)郵件的類型選 擇最佳的郵寄方式。 參觀大型收發(fā)室或郵政局 現(xiàn)場(chǎng)模擬與現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)結(jié)合起來(lái) ， 并取得 相關(guān)的證據(jù) 。 三、辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ) 采 購(gòu) 與 存 儲(chǔ) 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商 辦公用品和易耗品的范圍 辦公易耗品的存儲(chǔ) 怎樣選擇供應(yīng)商 價(jià)格、預(yù)算、費(fèi)用 方便性和位置 送貨和服務(wù)質(zhì)量 安全性 可靠性 三 、 辦公用品的采購(gòu)與存儲(chǔ) （ 教材 2.4、 2.5、 2.6） 1、 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商 價(jià)格 、 預(yù)算 、 費(fèi)用 方便性和位置 送貨和服務(wù)質(zhì)量 安全性 可靠性 2、 辦公用品和易耗品的范圍 紙薄類 筆尺類 小裝訂類 歸檔用品類 專用易耗品類 3、 辦公易耗品的存儲(chǔ) 三 、 辦公用
17、品的采購(gòu)與存儲(chǔ) （ 教 材 2.4、 2.5、 2.6） 1、 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商 選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商時(shí)要考慮以下幾點(diǎn)： （ 1） 現(xiàn)金付款是否有折扣 （ 2） 貨物的費(fèi)用是否 包括運(yùn)費(fèi) （ 3） 批量訂購(gòu)是否提供折扣 （ 4） 如果 有折扣如何按單位有關(guān)政策開(kāi)發(fā)票 （ 5） 如果不 提供折扣 ， 是否有其它優(yōu)惠的付款方式 。 （ 6） 供貨的便捷和供應(yīng)商的位置 （ 7） 交付期 、 送貨 、 服務(wù)質(zhì)量 （ 8） 供應(yīng)商及有關(guān)工作人員的可靠性 、 信譽(yù) （ 9） 有關(guān)貨物的安全性 2、 識(shí)別辦公用品和易耗品的范圍 辦公用品及易耗品的范圍包括： （ 1） 紙簿類： A4、 B5等類型辦公
18、用復(fù)印紙；帶單位抬頭用 紙；普通白紙；復(fù)寫紙；便條紙；留言條；標(biāo) 簽紙；牛皮紙；專用復(fù)寫紙；大 、 中 、 小及開(kāi) 窗信封；橫格筆調(diào)本；速記本；專用本冊(cè) （ 如 現(xiàn)金收據(jù)本 ） （ 2） 筆尺類：鉛筆 、 圓珠筆 、 鋼筆 、 彩色筆 、 白板筆 、 橡皮 、 各種尺子 、 修 正液 （ 3） 小裝訂類：大頭針 、 曲別針 、 剪刀 、 打孔機(jī) 、 訂書機(jī) 、 訂書釘 、 橡皮筋；膠帶 、 起 釘器 （ 4） 歸檔用品：各種文件夾 、 檔案袋 、 收件日期戳 （ 5） 辦公設(shè)備專用易耗品：打字 機(jī)用色帶 、 修正液等；復(fù)印機(jī)用黑盒等；計(jì)算 機(jī)用磁盤 、 磁盤盒等 。 3、 辦公易耗品的存儲(chǔ) 辦
19、公易耗品要按以下方法進(jìn)行存儲(chǔ)： （ 1） 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖 （ 2） 各類 物品要貼標(biāo)簽 （ 3） 新物品置于舊物品的 下面 （ 4） 體積大 、 分量重的放置在最下 面 （ 5） 小的物品 、 常用的物品應(yīng)放在前 面 ， 易于見(jiàn)到和領(lǐng)取 （ 6） 儲(chǔ)藏間要有良 好的通風(fēng)和照明 ， 房間保持干燥 （ 7） 訂 立物品發(fā)放制度 ， 確定物品發(fā)放人 教學(xué)方法： 教師講課、 分組討論、“怎樣選擇供應(yīng)商？” 情景練習(xí)；把學(xué)生分為兩組，一組模擬 供應(yīng)商，向另一組模擬辦公室人員推銷 辦功用品，在標(biāo)準(zhǔn)劃定的范圍內(nèi)，使雙 方都進(jìn)入角色，教師可以作為裁判，根 據(jù)雙方的表現(xiàn)和最終的結(jié)果，即是否成 功地采購(gòu)或銷
20、售出辦公用品。來(lái)為學(xué)生 打分。 教學(xué)方法： 講課 、 討論 、 模擬購(gòu)物 實(shí)際操作 四、辦公設(shè)備的維修與安全 維 修 安 全 辦公設(shè)備故障登記本 辦公設(shè)備安全規(guī)范 辦公設(shè)備維修記錄 四、辦公設(shè)備的維修與安全（教 材 2.7、 2.8） 1、故障登記本： 日期 設(shè)備 故障情況 故障報(bào)告人 采取的措施 修理日期 2、 做好辦公設(shè)備故障的維修記錄 維修記錄應(yīng)包括以下信息： 設(shè)備及設(shè)備供應(yīng)商的名字； 設(shè)備所在的位置及購(gòu)買日期和費(fèi)用； 維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)； 上次檢查設(shè)備的日期和人員； 設(shè)備損害的記錄、發(fā)生故障的類型及修 理費(fèi)用 3、辦公設(shè)備安全使用規(guī)范 設(shè)備安全使用規(guī)范： 使用設(shè)備時(shí)應(yīng)禁止： 使用設(shè)備
21、時(shí)應(yīng)做到 ： 負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提醒他 人 四 、 辦公設(shè)備的維修與安全 （ 教材 2.7、 2.8） 1、 辦公設(shè)備故障報(bào)告與記錄 辦公設(shè)備的故障報(bào)告應(yīng)注意如下幾點(diǎn)： （ 1） 大多數(shù)單位有記錄設(shè)備或服務(wù)出現(xiàn) 故障或缺陷的規(guī)定 。 應(yīng)任命一名工作人 員負(fù)責(zé)一件設(shè)備 ， 例如傳真機(jī)或復(fù)印機(jī) 。 （ 2） 當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí) ， 要及時(shí)與 負(fù)責(zé)此項(xiàng)設(shè)備的工作人員報(bào)告 。 （ 3） 工作人員接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向在 有關(guān)管理人員或辦公室主任報(bào)告，由其 與售后服務(wù)工程師或租借設(shè)備的公司聯(lián) 系進(jìn)行維修。 （ 4） 一般單位保留“故障登記”本，工 作人員發(fā)現(xiàn)故障后，應(yīng)在上面記錄相關(guān) 的細(xì)節(jié)。故障
22、登記本如下表示： 日期 設(shè)備 故障情況 故障報(bào)告人 采取的 措施 修理日期 2001.2.9 計(jì)算機(jī) 打印機(jī)多頁(yè)送紙 蘇珊 向計(jì)算機(jī)技術(shù)人員報(bào)告 2、 簡(jiǎn)述辦公設(shè)備安全使用規(guī)范 ？ 所有工作人員在使用設(shè)備時(shí) ， 應(yīng)遵守相 關(guān)安全操作和使用規(guī)范 。 （ 1） 設(shè)備安全使用規(guī)范包括以下幾個(gè) 方面： （ 2） 使用設(shè)備時(shí)應(yīng)禁止： （ 3） 使用設(shè)備時(shí)應(yīng)做到 ： （ 4） 負(fù)責(zé)管理設(shè)備的人員應(yīng)幫助和提 醒他人 。 3、 做好辦公設(shè)備故障的維修記錄 維修記錄應(yīng)包括以下信息： （ 1） 設(shè)備及設(shè)備供應(yīng)商的名字； （ 2） 設(shè)備所在的位置及購(gòu)買日期和費(fèi)用； （ 3） 維修協(xié)議和協(xié)議的細(xì)節(jié)； （ 4） 上次檢
23、查設(shè)備的日期和人員； （ 5） 設(shè)備損害的記錄 、 發(fā)生故障的類型 及修理費(fèi)用 。 教學(xué)方法： 教師講課、 分組討論“辦公設(shè)備安全的必要性 ?” 設(shè)備事故現(xiàn)場(chǎng)模擬 ;把學(xué)生分為兩組一 組模擬辦公室人員操作辦公設(shè)備 ,另一 組模擬檢查人員 ,指出存在的安全隱患 . 安全操作演習(xí) ,一部分學(xué)生扮演假設(shè)的 違章者 ,另一部分學(xué)生找出存在的問(wèn)題 并加以糾正。 單元復(fù)習(xí)： 1課時(shí) 用 “ 企業(yè)行政管理二級(jí)習(xí)題集 ” 中單元 2 的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)員復(fù)習(xí) 。 現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)： 計(jì)劃課時(shí)： 3.5 相關(guān)工作能力 復(fù) 印 文 件 發(fā) 送 接 收 傳 真 接 收 發(fā) 送 郵 件 第二單元 課堂討論測(cè)試題 1、設(shè)計(jì)一道辦公室
24、常用設(shè)備的主要功能的 情景練習(xí)教學(xué)題。 2、編寫一道怎樣選擇郵政服務(wù)的分組討 論題 3、提供一個(gè)如何選擇供應(yīng)商的模擬教學(xué) 方案 4、撰寫一個(gè)辦公設(shè)備的維修與安全的按 例。 要求遵照標(biāo)準(zhǔn)和教材，圍繞讓學(xué)生掌握相 關(guān)知識(shí)與技能出題，每題不少于 100字。 思考題及答案： 1、 簡(jiǎn)述復(fù)印機(jī)的使用功能 、 操作方法 、 一般維護(hù)和注意事項(xiàng) ？ 2、 簡(jiǎn)述傳真機(jī)的使用功能 、 特點(diǎn) 、 操作 方法及一般維護(hù) ？ 3、 電話總機(jī)的使用功能 ？ 4、 簡(jiǎn)述電話機(jī)的使用功能 、 操作方法與 維護(hù) ？ 5、 答錄機(jī)的使用功能 、 操作方法與維護(hù) ？ 6、 簡(jiǎn)述尋呼機(jī)的使用功能及優(yōu)缺點(diǎn) ？ 7、 簡(jiǎn)述移動(dòng)電話的使用功能、操作方法 與維護(hù)？ 8、 簡(jiǎn)述多功能通訊設(shè)備的使用功能和優(yōu) 缺點(diǎn)？ 9、 簡(jiǎn)述計(jì)算機(jī)的使用功能、操作方法與 維護(hù)？ 10、 簡(jiǎn)述文字處理器的使用功能、操作 方法與維護(hù)？ 11、 簡(jiǎn)述使用打字機(jī)的原因和主要功能？ 12、 簡(jiǎn)述裝訂設(shè)備的使用功能、操作方 法與維護(hù)？ 13、簡(jiǎn)述郵件收發(fā)專有設(shè)備的功能和服 務(wù)？ 14.怎樣選擇發(fā)送郵件的最佳方法？ 15、 怎樣選擇貨物和服務(wù)的供應(yīng)商？ 16、怎樣識(shí)別辦公用品和易耗品的范圍？ 17、怎樣進(jìn)行辦公易耗品的存儲(chǔ)？ 18、怎樣做好辦公設(shè)備故障報(bào)告與記錄？ 19、簡(jiǎn)述辦公設(shè)備安全使用規(guī)范？ 20、 如何做好辦公設(shè)備故障的維修記錄？
全國(guó)NVQ《企業(yè)行政管理》培訓(xùn)講義二
