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1、財務費用報銷流程及 注意事項 前言 在日常工作中，部分員工對財務知識比較 欠缺，對公司財務報銷流程及報銷規(guī)定不 太了解，出現報銷單據不規(guī)范、報銷內容 不明確等情況，給公司財務部及相關部門 工作帶來不必要困擾。 報銷單據的要求 報銷單的填寫 專項支出管理規(guī)定 出差制度介紹 用于報銷的合法票據 蓋有收款單位的 財務專用章 或 發(fā)票專用章 付款單位注明為 本單位 發(fā)票正面有 稅務機構監(jiān)制章 大寫和小寫 金額相符 （一） 對原始單據的要求 1.發(fā)票必須是發(fā)票聯或報銷聯，用復寫紙復寫或計算機打印，不得用 圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯、發(fā)貨聯、記賬聯不能作為報銷單據 2.內容要齊全，抬頭、日期、品名、單價、數
2、量、金額等項目要填寫 齊全，字跡要清楚，金額要準確，大、小寫要一致，嚴禁涂改。 3.印章要齊全，須有收款單位印章 (財務專用章或發(fā)票專用章 )及收款 人簽字 (章 )；事業(yè)單位的收據，要有財務專用章；企業(yè)和個體戶須是 稅務部門統(tǒng)一印制的收據。 4.從外單位取得的原始單據 (車、船、飛機票等 )，因保管不善而被盜 或遺失，后果自負。 正面例子：要素填寫齊全，蓋章 清晰 發(fā)票要素齊全，蓋章清晰（請注意：舉例 所用，并非是本單位的發(fā)票） （二）、 不予報銷的單據 1.內容填寫不全，字跡不清或有明顯涂改、偽造的票據一律不予 報銷 ; 2.無財務專用章的白條票據 ; 3.數量、單價、金額不明確的票據；
3、4.收據、虛假發(fā)票等票據不予報銷 ; 5.名稱必須寫全稱，否則不予報銷 . 反面例子：要素填寫不全，章不 清晰 要素填寫不全 章不清晰 反面例子：要素填寫不全，品名 過于籠統(tǒng)且無清單或小票。 反面例子：發(fā)票抬頭不是公司的 全稱，而是地名。 反面例子：章不合規(guī)。 發(fā)票上必須加蓋發(fā)票專用章，加蓋其他類 型章的發(fā)票 無效 ,如“現金收訖”章。（行政事業(yè)單位 收據等除外） 反面例子：報銷項目與發(fā)票內容 不一致。 左圖發(fā)票為訂票發(fā)票， 不能用于報銷市內交通費 左圖發(fā)票上的發(fā)票章為某飯店， 不能用于報銷市內交通費。 后經網上查詢此發(fā)票，發(fā)現此 發(fā)票章與網上信息也不符。 反面例子：印章不清或根本沒有 印章的
4、發(fā)票無效。 產生這樣的問題原因之一是有的經營單位 為了推卸責任保護自己，在出具假發(fā)票時 ，故意不將印章印清或拒絕蓋章，消費者 事后無法再去索要真票。 反面例子：虛假發(fā)票 同一次消費的幾張發(fā)票的發(fā)票號碼相同， 相同為虛假發(fā)票 反面例子：非 行政事業(yè)單位收據 收據不可以報銷（行政事業(yè)單位的除外） 大家看看，假如這是一張 發(fā)票，不是收據，可不可 以報銷 （三）、 原始單據粘貼規(guī)范 在日常報銷工作中，我們經常發(fā)現有一些 票據粘貼的不規(guī)范，例如一張紙上粘貼的 票據太多、太亂、正反顛倒、很不整齊， 這些都給會計報銷的后續(xù)工作（合計金額 、稽核、裝訂、會計檔案保管等）帶來很 大的不便，尤其是耽誤報賬者的時間
5、。鑒 于上述情況，現將財務票據粘貼要求的規(guī) 范向大家做簡要介紹，希望大家在今后碰 到類似業(yè)務能按規(guī)范操作。 票據整理粘貼要求 1、票據分類。對于集中較多的票據按照內容進行分類，如辦公用品、 電話費、差旅費、市內交通費等等，按照類別分別粘貼。 2、將票據整理齊后，將膠水涂抹在票據左側背面，沿著粘貼單裝訂線 內側和粘貼紙的上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應避免將票據貼出粘 貼單外。裝訂線左側不要粘貼票據，不要將票據集中在粘貼紙中間粘 貼，以免造成中間厚，四周薄。 3、如果票據大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序 粘貼； 票據比較多時可使用多張粘貼單 4、對于比粘貼單大的票據或其他附件，也
6、應沿裝訂線粘貼，超出部分 可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內。 填寫規(guī)范及注意事項 1、所有經濟業(yè)務均應提供正規(guī)合法票據；發(fā)票要填寫完整，字跡清晰 ，沒有涂改、污染，發(fā)票專用章清晰可辨。假發(fā)票、空白發(fā)票和填寫 不規(guī)范的發(fā)票，不予報銷。 2、應使用黑色水筆或鋼筆以規(guī)范漢字填寫粘貼單，絕對不允許使用圓 珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫，并且絕對不得涂改，經辦人、報賬人 、單據張數等信息應如實完整填寫； 3、不要將票據倒置粘貼； 不要用訂書機訂票據； 4、發(fā)票上未列清詳細品名、數量、單價的（比如只寫了“辦公用品一 批 XXX元”）以及各種購買物品的定額發(fā)票，無論金額大小，均必須 附有加蓋發(fā)票專用章的購貨
7、清單或小票。定額發(fā)票要用黑筆寫上單位 抬頭，開具日期等信息，不得空白。 填寫規(guī)范及注意事項 原始粘貼單上相關數據填寫規(guī)范要求： 1) 阿拉伯數字要加上人民幣符號 ，如：報賬金額為 12345元，則在阿拉 伯數字填寫欄內填寫 ￥ 12345.00元。 2) 大寫漢字欄內應按規(guī)范漢字在已經印刷好的相應位數內填寫數字大寫 ， 并在大寫漢字前的每一空位上畫 “ X”，在數字是 0的位置填寫漢字 “ 零 ” 。例如，報賬金額為￥ 2034.50元，則大寫數字欄內填寫： X拾 X萬貳仟零佰叁拾肆元伍角零分 3) 漢字的數字大寫標準寫法為： 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 元 角 分 報
8、銷票據粘貼 基本要求： 緊靠粘貼單的左上端，從左橫向粘貼 相鄰票據間須留出間隔距離 票據較多時，可分行粘貼 不得豎向粘貼 報銷人須在每張票據背面空白處注明開支的用途 不符合規(guī)定要求的報銷單據，財務部有權退回，要求報銷人重新整理 。 常見的不規(guī)范的粘貼 沒在左上角 常見的不規(guī)范的粘貼 上端未對齊 常見的不規(guī)范的粘貼 不正確的貼票方法 常見的不規(guī)范的粘貼 發(fā)票不完整 常見的不規(guī)范的粘貼 粘貼不牢（片片飛） 規(guī)范的粘貼 貼在左上角 規(guī)范的粘貼 整理后的粘貼 報銷單的填寫及報銷流程 報銷單的填寫 公司報銷單的種類，分為兩種：一種是普通報銷單，另一種是差旅費 報銷單 一、報銷單填寫的要求有下幾點： 1、
9、大小寫要一致，大寫未到分應在后加（整、正）字 2、單據票面整潔，無涂改，無錯字白字。 3、大小寫要頂格寫，空間不要留的太大，小寫要加人民幣符號 。 4、頂票要用鉛筆在備注攔寫清實際費用項目 5、一定要把經辦人、客戶寫清楚 6、發(fā)票上的客戶一定要和所報銷單位的名稱一致 報銷單的填寫及報銷流程 二、具體報銷單的填寫 （一）、差旅費報銷單 1、應填寫報銷部門、出差事由、報銷日期、出差目的地、起始時 間、單據張數、金額； 2、多人同一張報銷單報銷，應分別填寫報銷人； 3、天數按本人出差實際天數填寫； 4、住勤費按天數乘以標準合計填寫； 5、其他欄填寫除車船飛機票之外的的票據，如保險費、寄存費、購 票手
10、續(xù)費等。 報銷單的填寫及報銷流程 差旅費報銷單單據 報銷單的填寫及報銷流程 出差前的申請 申請單的填 寫 申請單的填寫要求 1、要素填寫齊全； 2、按照流程進行審批； 3、時間填寫完成，如實際 天數超過填寫時間，請在 其他需說明事項中填寫理 由； 4、客戶反饋需要客戶簽字 或蓋章，如特殊情況無法 取得，需要總經理批準后 方可報銷 5、報銷差旅費時必須附有 此單 報銷單的填寫及報銷流程 （二）、費用報銷單； 1、應填寫報銷部門、報銷日期、單據張數； 2、報銷內容填寫如辦公費、招待費、培訓費、市內交通費、汽油費、汽 車費用等； 3、原單金額按發(fā)票填，報銷金額按實際發(fā)生金額填寫； 4、大寫金額須頂格
11、填寫； 5、要寫清附件張數； 報銷單的填寫及報銷流程 費用報銷一般規(guī)定 報銷人必須取得相應的合法單據（相關規(guī)定 見原始單據的一般要求） . 填寫報銷單應注意：根據費用性質填寫對應 單據；嚴格按單據要求項目填寫，注明附 件張數；金額大小寫必須完全一致；簡述 費用內容或理由。 按規(guī)定的審批程序報批。 報銷單的填寫及報銷流程 報銷審批簽字流程 部門員工 發(fā)生費用 本部門主管 審核 部門經理審 核 財務審核票 據是否有誤 總經理審核 簽字 到財務部 報銷領款 1 2 3 4 4 審核未通過返回報銷人 審核 無誤 5 報銷單的填寫及報銷流程 頂票的處理 所謂頂票就是某項費用因為種種原因，未能 取得合法的
12、票據，而拿其他發(fā)票代替報銷 的行為。 公司原則上不報銷頂票發(fā)票；因特殊情況， 需要公司總經理的批準，并將原來業(yè)務寫 個情況說明附在后面。 報銷時按照提供的發(fā)票填寫報銷內容，走報 銷流程！ 頂票的發(fā)票必須是符合報銷的票據。 專項支出管理規(guī)定 1、 出差借款 出差人員憑審批后的 申請單 填寫 借款單 ，按批準額度辦理 借款，出差返回 5個工作日內辦理報銷還款手續(xù) 。 2、 臨時借款 如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款 原則上不允許跨月借支。 3、借款銷賬規(guī)定 （ 1 ） 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單 范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕
13、銷帳； （ 2 ）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個 人借款從工資中扣回。 專項支出管理規(guī)定 4、 借款流程 財務付款 借款人按規(guī)定填寫 借款單 ，注明借 款事由、借款金額 （大小寫須完全一致 ，不得涂改）、注 明借款形式（打卡 或現金） 審批流程 借款人借款 審批流程：部門主 管審核簽字 主管 經理簽字 財務部 復核 總經理或董 事長審批。 財務付款：借款憑 審批后的借款單到 財務部辦理領款手 續(xù)。 專項支出管理規(guī)定 借款單式樣 備注：各項現金借款金額超過 5000元應提前一天通知財務部備款 專項支出管理規(guī)定 案例 1.2013年 1月 5日，銷售部業(yè)務員陳 X需要去出差，需
14、要預借差旅費 3000 元。 2.2013年 11月 15日，銷售部業(yè)務員陳 X出差回來報銷差旅費 2500元， 余款 500元退回。 專項支出管理規(guī)定 案例 陳 X在出差前填寫派遣單和借款單，審批完成后，憑借款單和派遣 單到財務預支差路費 3000元，借款單留財務，作為財務付款的憑證。 陳 X回來后，填寫報銷單，報銷差路費 2500元，余款 500元退回財務。 財務收到余款 500元后，開收據給陳 X. 流程結束。 出差制度介紹 職務 一般員工 部門主管 副總及以上 可使用交通工具 火車硬座、公共汽 車 火車硬臥、公共汽 車、出租車 所有交通工具 住宿 標準 省會級城 市 80 元 /天 1
15、00 元 /天 實報實銷 地級市 60 元 /天 80 元 /天 實報實銷 其他地區(qū) 40 元 /天 60 元 /天 實報實銷 伙食 標準 省會級城 市 22 元 /天 30 元 /天 實報實銷 地級市 20 元 /天 28 元 /天 實報實銷 其他地區(qū) 18 元 /天 25 元 /天 實報實銷 市內 交通 費用 省會級城 市 30 元 /天 45 元 /天 實報實銷 地級市 25 元 /天 35 元 /天 實報實銷 其他地區(qū) 20 元 /天 30 元 /天 實報實銷 1、出差標準 出差制度介紹 2、具體規(guī)定 超過標準費用，除非事先得到總經理的確認，否則，原則上只能在標 準范圍報銷。例如：一個
16、普通員工在一般城市出差，伙食標準為 18元 /天，他自己吃飯花去 30元，并取得了票據，但是報銷時只能按 照 18元給予報銷。 出差時，由公司或對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予 報銷相關費用。 出差交通工具限火車硬臥座、公共汽車、出租車，火車軟臥、飛機應 經總經理批準后方可使用。否則不予報銷。 出差制度介紹 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時按比例（早餐 20 、午餐或晚餐 40）扣減出差人當天的伙食補貼。 業(yè)務招待未經總經理的批準，不得報銷任何費用。 3、出差天數的規(guī)定 實際出差天數的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返回公司時間為準， 12:00以后出發(fā)（或 12:00以前
17、到達）以半天計算， 12:00以前出發(fā)（ 或 12:00之后到達）以一天計算。 其他需要說明的事項 發(fā)票的識別：發(fā)票的真假查詢可以可拔打稅務局納稅服務電話 12366 ，根據語間提示輸入發(fā)票號碼和密碼。或者 通過登陸稅務局網站， 在發(fā)票查詢頁面輸入發(fā)票號碼和密碼。 對偽造的識別。偽造發(fā)票是指單位和個人仿照真的發(fā)票，制作假發(fā)票 ，以假充真的行為。偽造的發(fā)票在其內容、標志、試樣、規(guī)格、紙質 、字體、條紋、圖案、印色以及油墨成份上均不同于真實發(fā)票，在其 印制的張數，聯次，自軌號碼或裝訂順序上，容易出現混亂，錯位現 象?？梢圆扇 昂藢Ψā保从谜鎸嵉陌l(fā)票為對照依據，從中發(fā)現可 疑之處。 對變造發(fā)票的識
18、別。變造發(fā)票是在真發(fā)票上采取刮，擦，挖，補以及 化學方法更改或增添發(fā)票有關內容的行為。對變造發(fā)票的識別，主要 查其票面的外在形式以及票面填寫的內容是否發(fā)生變異。 其他需要說明的事項 對“大頭小尾”發(fā)票的識別?！按箢^小尾”發(fā)票是指填開發(fā)票時， 將發(fā)票聯與存根聯分開填寫，發(fā)票聯的填開金額大于存根聯的金額。 發(fā)現這種發(fā)票時，首先查驗發(fā)票存根聯有無復寫印跡，筆跡是否同 出一人，而更有效的方法是將有疑點的發(fā)票開出單位的同組發(fā)票存 根聯進行核對。 對于手工版發(fā)票 ,現在國家雖然沒有取消手工版發(fā)票，但是很多地方 已經在逐步取消，因此，對于手工版發(fā)票，大家收到時需要仔細識 別，不鼓勵拿手工版發(fā)票報銷。 當年發(fā)票，應在當年辦理報銷，跨年度的發(fā)票，不予報銷。 其他請款流程（如采購請款等）還按照原流程。
財務費用報銷流程及注意事項
