企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實用表單精編【含4份崗位職責(zé)+4份制度+8份表格】.doc

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1、企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實用表單精編第一節(jié) 日常事務(wù)管理崗位職責(zé)一、行政主管崗位職責(zé)行政主管的主要職責(zé)在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)、行政事務(wù)等工作的組織開展，為企業(yè)各項工作的正常運作提供有效支持和協(xié)調(diào)。其具體職責(zé)如圖4-1所示。負(fù)責(zé)制定行政工作的管理規(guī)章制度、工作計劃、預(yù)算方案，并報上級審核審批職責(zé)6職責(zé)7搜集、整理企業(yè)內(nèi)部信息，及時組織編寫企業(yè)大事記；根據(jù)上級對企業(yè)內(nèi)刊的導(dǎo)向定位，統(tǒng)籌內(nèi)刊的編輯與發(fā)行工作按照上級指示和企業(yè)規(guī)定，組織舉辦企業(yè)年會、員工活動、市場類活動及各類會議、娛樂等各項活動，對會議與活動舉辦過程提供支持職責(zé)1職責(zé)3職責(zé)4辦理和妥善管理企業(yè)各項證照、資質(zhì)證件等

2、，并配合相關(guān)部門的年檢工作職責(zé)5負(fù)責(zé)起草企業(yè)年度、季度、月度行政后勤、治安保衛(wèi)等相關(guān)工作計劃職責(zé)2職責(zé)8負(fù)責(zé)企業(yè)辦公設(shè)備和其他行政財產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊、定期盤點等管理工作對行政人員進(jìn)行人才儲備與培養(yǎng)、績效考核審核等組織來客接待、配合政府相關(guān)部門的檢查工作和其他外聯(lián)工作職責(zé)9按時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖4-1 行政主管崗位職責(zé)二、監(jiān)察主管崗位職責(zé)監(jiān)察主管的主要職責(zé)是依照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或外部要求，監(jiān)督企業(yè)各部門和相關(guān)人員遵守規(guī)章制度、規(guī)范紀(jì)律的情況，及時對工作過程中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為予以處理，確保各項規(guī)章制度的貫徹落實。其具體職責(zé)如圖4-2所示。職責(zé)5協(xié)助外部相關(guān)單位或根據(jù)授權(quán)對企業(yè)員工違反

3、國家法律法規(guī)及嚴(yán)重違反政紀(jì)案件進(jìn)行調(diào)查處理職責(zé)4針對監(jiān)察工作發(fā)現(xiàn)的問題向上級提出整改建議、協(xié)調(diào)其他部門落實或直接組織擬訂相關(guān)制度予以規(guī)范職責(zé)3職責(zé)1根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理體制，在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下制定監(jiān)察工作年度計劃與目標(biāo)、工作流程并組織實施，統(tǒng)籌安排企業(yè)的年度監(jiān)察工作組織實施企業(yè)高層人員廉潔教育培訓(xùn)及廉潔自律承諾，以及對企業(yè)全體員工進(jìn)行廉潔宣傳教育的工作職責(zé)10職責(zé)2協(xié)助部門經(jīng)理建立并完善企業(yè)的紀(jì)檢、審計等監(jiān)察管理制度、體系等職責(zé)7協(xié)助相關(guān)部門對在監(jiān)察工作中發(fā)現(xiàn)問題的部門和人員進(jìn)行處理職責(zé)8受理企業(yè)員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察機(jī)關(guān)受理的申訴職責(zé)9收集、保管監(jiān)察工作的重要

4、資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查企業(yè)各部門及人員的行為規(guī)范及其遵守規(guī)章制度的情況，及時填寫監(jiān)察記錄職責(zé)11按時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)6參與對本企業(yè)重要經(jīng)濟(jì)合同或某一時間之經(jīng)營活動的合法性、合規(guī)性、有效性進(jìn)行專項審計或監(jiān)察工作圖4-2 監(jiān)察主管崗位職責(zé)三、行政助理崗位職責(zé)行政助理協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成企業(yè)行政事務(wù)性工作及人事行政部的日常事務(wù)工作，以保證日常辦公行政事務(wù)順利進(jìn)行。其具體職責(zé)如圖4-3所示。職責(zé)3職責(zé)1職責(zé)8負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的電話接聽和記錄工作、來訪客人的接待工作以及部門經(jīng)理的日程安排協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成對本部門員工的考勤、績效考核工作，對行政部工作人員的工作給予業(yè)務(wù)

5、指導(dǎo)協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)起草和修訂各項規(guī)章制度、計劃規(guī)劃等，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理職責(zé)2負(fù)責(zé)文件的編碼、發(fā)放、更改、歸檔、回收、銷毀、借閱職責(zé)4負(fù)責(zé)督辦上級領(lǐng)導(dǎo)向相關(guān)人員交辦的專項事務(wù)職責(zé)5協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)做好會議前準(zhǔn)備和會后清理工作，負(fù)責(zé)會議記錄、紀(jì)要的整理、打印、存檔等工作整理和下發(fā)會議紀(jì)要，對會議決議進(jìn)行催辦、落實職責(zé)6負(fù)責(zé)本部門內(nèi)辦公環(huán)境、物資及物品的管理工作及辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放工作職責(zé)7按時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作圖4-3 行政助理崗位職責(zé)四、行政專員崗位職責(zé)行政專員的主要職責(zé)是在行政主管的領(lǐng)導(dǎo)下，計劃安排日常行政辦公事務(wù)并執(zhí)行，保證行政工作的順利實施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行

6、政服務(wù)。具體職責(zé)如圖4-4所示。職責(zé)1職責(zé)3協(xié)助行政主管接待訪客、配合政府相關(guān)部門進(jìn)行檢查以及其他外聯(lián)工作等職責(zé)4負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)證照的保管和使用登記工作，并配合相關(guān)部門進(jìn)行年檢協(xié)助行政主管編輯和發(fā)行企業(yè)內(nèi)刊，發(fā)揮輿論的導(dǎo)向性作用職責(zé)2負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)文件資料的擬、收、發(fā)、存，以及文件的打印、復(fù)印和傳真工作職責(zé)6職責(zé)5本企業(yè)內(nèi)部圖書、報刊、資料的管理及時完成行政主管交辦的其他工作圖4-4 行政專員崗位職責(zé)第二節(jié) 日常事務(wù)管理制度一、文件管理制度文件管理制度第1章 總則第1條 目的。通過對公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件

7、，提高工作效率。第2條 適用范圍。本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹墑澐?，可分為下列五級文件。具體如下表所示。公司內(nèi)部文件各層級內(nèi)容范疇文件等級文件內(nèi)容一級文件公司章程、基本法、質(zhì)量手冊等體系文件、公司營運資質(zhì)證照等二級文件公司核心的業(yè)務(wù)流程和管理流程等三級文件公司日常工作流程和制度四級文件各部門、車間內(nèi)部文件五級文件各類記錄第3條 管理職責(zé)劃分。（1）各級主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對公司

8、各類體系文件進(jìn)行定期評審的職責(zé)。（2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。（3）人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營運、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。（4）各職能部門負(fù)責(zé)對各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個部分組成。（1）第一部分：公司代號，代碼為。（2）第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。（3）第三部分：大類代碼

9、，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場營銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項管（項目管理類）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類）、其（其它類）等。（5）第五部分：文件流水號，代碼為001999。第5條 公司內(nèi)部各級文件編碼示例如下（以人事行政部文件為例）。（1）一級文件：1001。（2）二級文件：2綜001。（3）三級文件：3綜行政001。（4）四級文件：4綜行政001。（5）五級文件：5綜行政001001。第3章 公司各級文

10、件編制、審核、審批規(guī)定第6條 公司一級文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。第7條 公司二級文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會審。經(jīng)會審后，二級文件需交總經(jīng)理審批。第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個（含2個）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。（1）目標(biāo)類、計劃類三級文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運營副總審核。（2）人事、行政、總務(wù)類三級文件由人事行政部負(fù)責(zé)組織編制，交分

11、管行政副總審核。（3）財務(wù)類三級文件由財務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財務(wù)副總審核。（4）生產(chǎn)制造類三級文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長）審核。（5）市場營銷類三級文件由營銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營銷副總審核。（6）供應(yīng)類三級文件由采購部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運營副總審核。第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。公司四、五級文件的編制、審核、審批規(guī)定表文件類別覆蓋范圍編制主管部門審批人員部門發(fā)文分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的設(shè)備操作保養(yǎng)卡及各類機(jī)械圖紙、技術(shù)部的工藝作業(yè)指導(dǎo)書、生產(chǎn)部的各工序生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等歸口職能部門分管各部門的主管副總部門、車間

12、內(nèi)部文件僅限于本部門、本車間，此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項流程和制度不相沖突各部門、各車間內(nèi)安排部分管副總各類記錄參與質(zhì)量體系文件中的記錄控制程序第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號，以便追溯。第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由人事行政部

13、行政專員負(fù)責(zé)實施。第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。（1）大批發(fā)放時，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表，并報各文件歸口職能部門的分管副總審批。（2）零星發(fā)放時，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表。第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表或公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號和“受控”狀態(tài)標(biāo)識的文件。第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時建立收文登記表。第16條 文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時對文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新公司內(nèi)部文件清單。第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定第17

14、條 文件使用部門應(yīng)及時向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓鏊?，確保相關(guān)人員能夠及時、正確地使用文件。第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，使用部門可填寫文件領(lǐng)用、借閱申請表，申請更換或增發(fā)。（1）文件破損嚴(yán)重影響使用時。（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時。（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時。第19條 文件領(lǐng)用、借閱申請表需經(jīng)人事行政部審批后方可實施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時，使用原文件分發(fā)號；增發(fā)時，應(yīng)按原分發(fā)號順序新增一個分發(fā)號。第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。（1）當(dāng)其他公司或個人需借閱文件時，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用、借閱申請表，經(jīng)人事行政部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可

15、辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。（2）借閱時最長時間不得超過半個月。（3）公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時，應(yīng)經(jīng)人事行政部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評審規(guī)定第21條 公司內(nèi)部文件在使用時若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時。（2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時。（4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時。第22條 文件修改

16、程序規(guī)定如下。（1）公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時，由文件編制部門填寫文件變更審批表并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。（3）文件更改由人事行政部行政專員或文控員按文件變更審批表負(fù)責(zé)組織實施。更改可采取劃（改）或換頁等方式，同時要做好修改狀態(tài)標(biāo)識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面回收。第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當(dāng)文件改版或修改時，會產(chǎn)生大量的作廢

17、和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識區(qū)分工作。（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫作廢文件審批表交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。第24條 文件評審規(guī)定如下。（1）人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評審工作。（2）文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結(jié)合，評審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。第7章 附則第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權(quán)歸人事行政部所有。第26條 本制度經(jīng)行政

18、副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。二、檔案管理制度檔案管理制度第1章 總則第1條 目的。為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案價值，防止公司信息泄露，特制定本制度。第2條 檔案管理體系（1）公司成立兩級檔案管理體系，人事行政部下屬檔案室為公司檔案主要責(zé)任單位，人事行政部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級管理部門為本單位文檔保管部門，均應(yīng)指定專人兼職負(fù)責(zé)。（2）檔案分類、目錄、編號的原則由人事行政部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫應(yīng)與公司的其他資料庫，如工程施工、設(shè)計資料庫等分開管理。密級檔案必須保證安全。文書結(jié)案后，原稿或正本應(yīng)歸檔，需經(jīng)常性使用

19、的，應(yīng)留副本使用。第2章 文件、檔案整理第3條 文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收。（1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。（2）文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。（3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室。（4）與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。（5）有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送人事行政部簽收后，將文件歸檔處理。第4條 文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理。（1）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上

20、角、理齊釘牢。（3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第3章 檔案分類第5條 檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第6條 檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。第7條 同一“小類”（或細(xì)類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。第8條 每一檔夾

21、封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。第9條 檔號的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2；其中，A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第4章 檔案名稱及編號第10條 檔案名稱。（1）檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。（3）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用

22、一定順序依次排列，以便查閱。（4）檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。（5）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第11條 檔案編號。（1）新檔案。應(yīng)從檔案分類編號表查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。（2）檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號并予以同號編列。（3）檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。（4）檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者

23、則填寫于右上角。第5章 檔案歸檔管理第12條 歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。第13條 檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第14條 文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。檔案保存期限一覽表類別永久保存類10年保存類5年保存類1年保存類內(nèi)容1公司章程2股東名冊3公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細(xì)則等4總經(jīng)理、股東會記錄5財務(wù)報表6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的文件7不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證8工程設(shè)計、施工、竣工資料9其他規(guī)定須永久保存的文書1公司內(nèi)部預(yù)、決算書類2會計憑證

24、、賬簿、報表3事業(yè)計劃資料4其他規(guī)定需10年保存的文書1期滿或已解除的合同文書2正在執(zhí)行當(dāng)中的合同文書3其他規(guī)定需保存5年的文書結(jié)案后無需長期保存的文書注：上述非永久保存的資料過期之后，必要時可以用光盤存錄備查。第6章 檔案調(diào)閱管理第15條 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫檔案調(diào)閱單，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。第16條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第18條 檔案管理人員接到檔案調(diào)閱單，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于檔案調(diào)閱單上填注借出日

25、期，然后將檔案交與調(diào)卷人員。檔案調(diào)閱單例按歸還日期先后整理，以備催還。第19條 調(diào)閱期限不得超過2個星期，到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第20條 調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。第21條 調(diào)閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。第22條 外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。第23條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對摘抄的材料進(jìn)行審查簽章。第24條 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤

26、后，檔案即歸入檔案夾。檔案調(diào)閱單由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤５?5條 調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。第7章 檔案清理第16條 檔案管理人員應(yīng)及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。第17條 每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應(yīng)將檔案目錄表上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。第19條 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。第20條 對于

27、已失去作用的檔案進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。第21條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。第8章 附則第22條 本制度由人事行政部檔案室負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋事宜。第23條 本制度經(jīng)人事行政部經(jīng)理審核、報主管行政事務(wù)的行政副總審批后生效。修訂、廢止時亦同。第24條 本制度自公布之日起執(zhí)行。四、會議管理制度會議管理制度第1章 總則第1條 目的為了規(guī)范公司的會議召開程序，確保會議的高質(zhì)量、高效率，幫助相關(guān)部門集思廣益、促進(jìn)溝通、統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步調(diào)，實現(xiàn)科學(xué)決策，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司各級、各類會議的組織與管理。第2章

28、 會議分類第3條 根據(jù)會議范圍分類根據(jù)會議的范圍，可以分為以下五種。（1）公司級會議，包括全公司員工大會、全公司技術(shù)人員、項目經(jīng)理、施工隊長等的大會或代表大會。召開此類會議，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。（2）專業(yè)性會議，指公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)等組織召開的會議。召開此類會議，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織召開，公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。（3）系統(tǒng)或部門工作會議，指由各職能部門、項目經(jīng)理部召開的會議。召開此類會議，應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或項目經(jīng)理批準(zhǔn)，并報行政辦公室備案，由單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織，公司領(lǐng)導(dǎo)視情況派員參加。（4）所、廠、庫、隊、班、組會議，指由基層單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作

29、、生活情況召開的會議，上一級領(lǐng)導(dǎo)也可派員參加。（5）上級或外單位在本公司召開的會議（現(xiàn)場會、報告會、演講會等）或公司的業(yè)務(wù)會（管線施工管理、維護(hù)管理、材料管理、車輛管理、員工管理、伙食管理等會議），應(yīng)由行政辦公室或主管部門安排召開，分管的公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條 根據(jù)會議內(nèi)容分類根據(jù)會議的內(nèi)容，可以分成四大類。（1）行政專業(yè)會議，包括董事常務(wù)會、董事代表會、董事辦公會、總經(jīng)理常務(wù)會、公司事務(wù)性會議、公司年度員工大會、公司經(jīng)營分析會、質(zhì)量分析會、安全工作會、專業(yè)技術(shù)工作會、工程設(shè)計任務(wù)完成及調(diào)度專門會議、公司各級部門工作例會、班組班前例會等。（2）各類代表大會，包括員工代表會、各級各類人員代表大會、

30、工會代表大會、黨團(tuán)員代表大會、婦女代表大會、董事會代表大會等。（3）專題會議，包括問題研討會、專員研討會、工作專題會等。（4）其他會議，包括定期的例會、臨時性會議等。第5條 部分會議的議題安排上述部分會議的內(nèi)容安排如下表所示。部分會議的內(nèi)容細(xì)則會議名稱會議議題安排董事常務(wù)會研究公司重大事項、決策、人員任免等董事代表會部署、研討公司重大工作事項等董事辦公會研究、布置董事會工作及人員任免總經(jīng)理常務(wù)會研究、布置公司行政工作，討論重大問題公司事務(wù)性會議月、半年、年工作例會，主要領(lǐng)導(dǎo)參加，公司總經(jīng)理等主要領(lǐng)導(dǎo)主持公司年度員工大會總結(jié)工作、布置工作、表彰先進(jìn)公司經(jīng)營分析會匯報公司日常經(jīng)營進(jìn)展情況、各項指標(biāo)

31、完成情況、存在的主要問題，并提出改進(jìn)措施等質(zhì)量分析會匯報、總結(jié)公司在工程、維護(hù)、設(shè)計、生產(chǎn)以及管理工作中的質(zhì)量情況、存在的問題，并研究改進(jìn)措施和辦法安全工作會匯報、總結(jié)公司在安全作業(yè)與管理、治安、消防、行車等情況，分析發(fā)生事故原因，檢查事故防患措施專業(yè)技術(shù)工作會專業(yè)設(shè)計、工程技術(shù)中存在的主要技術(shù)問題專題研討，新技術(shù)、新規(guī)范、新標(biāo)準(zhǔn)的采用情況，專利利用及改進(jìn)情況，專業(yè)技術(shù)研討、專業(yè)培訓(xùn)、員工技術(shù)考核等公司部門工作例會檢討工作，總結(jié)布置工作，定時例會班組班前例會總結(jié)、布置工作和安全，布置后一天和總結(jié)前一天工作任務(wù)和安全生產(chǎn)情況，指出存在問題、注意事項、好人好事、上級有關(guān)通知要求等定期的例會每星期、

32、每月、半年、年度定期召開的例會，其內(nèi)容、召開時間、參加人員、會議地點、時長等應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，讓公司全體知曉；非臨時更改，一般不再通知臨時性會議一般應(yīng)提前2天報行政辦公室審批；未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得隨意改動正常例會，以建立正常的、有規(guī)律的工作秩序第3章 會議數(shù)量與質(zhì)量控制第6條 會議數(shù)量控制對會議數(shù)量的控制，行政辦公室主要應(yīng)做好以下三個方面的工作。（1）建立嚴(yán)格的會議審批機(jī)制。公司一切會議歸行政辦公室審批，防止會議無準(zhǔn)備、無預(yù)告、無明確議題，保證會議召開的必要性。可開可不開的會不開，能采用別的方法解決的不開，無實質(zhì)性或純禮節(jié)性會議不開，能合并的不單獨召開，已有明確決議的不重復(fù)開等。本著“下

33、級服從上級、小會服從大會、局部服從全局”的原則召開會議。凡涉及多部門的會務(wù)性會議，應(yīng)統(tǒng)籌安排、刪減合并，確保會議的必要性和有效性。（2）科學(xué)設(shè)置例會。不斷檢查分析，取消無存在價值的例會，合并效率不高的例會。（3）提高相關(guān)人員掌握會議的水平。根據(jù)具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會議數(shù)量，可選擇面談、現(xiàn)場指導(dǎo)、打電話、發(fā)郵件等其他辦法。第7條 會議質(zhì)量控制為有效地控制會議質(zhì)量，應(yīng)從以下10方面進(jìn)行考慮。（1）會議目的是否明確。（2）開會時機(jī)是否成熟。（3）會議規(guī)模、規(guī)格是否適度。（4）會議應(yīng)緊湊，決不短會長開。（5）準(zhǔn)備工作應(yīng)反復(fù)檢查，充分準(zhǔn)備。（6）主持人應(yīng)具備把握會議的能力，能適時

34、引導(dǎo)會議按既定方案進(jìn)行，達(dá)到預(yù)定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開會。（7）排除會議干擾，要求手機(jī)設(shè)置為靜音，禁止在會場打電話、高聲談?wù)?，要求與會者坐姿端正并記錄會議決議等。（8）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運用互聯(lián)網(wǎng)、投影、錄音、錄像等手段提高會議效率。（9）議題集中，不宜過多，保證較短時間內(nèi)能完成全部議程，并保證問題解決的深度和效果。（10）一切會議應(yīng)有計劃、議程主要發(fā)言人必須有發(fā)言稿或詳細(xì)發(fā)言提綱。第4章 會議準(zhǔn)備第8條 參加人員（1）需要通知參加會議的人員，主要包括四類。對會議目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任者。對會議議題有絕對決定權(quán)力者。會后行動的直接執(zhí)行者。對會議議題有專門知識或經(jīng)驗者。（2）會議主

35、辦部門應(yīng)嚴(yán)格控制參會人數(shù)，無關(guān)或不需要參加的人員能不參加則不參加。例如，對于討論性會議，總?cè)藬?shù)一般不超過20人。第9條 會議時間確定會議的時點與長短，需要做好以下四個方面的工作。（1）事先調(diào)查，保證會議安排在多數(shù)與會人員能集中精力開會的時間段。（2）盡量安排在關(guān)鍵人員的最佳開會時間。（3）在保證效果的前提下力求開短會，并留有機(jī)動時間。（4）把握開會時機(jī)，時間緊迫的會議應(yīng)盡早開，留給與會者執(zhí)行落實會議決議的時間；需要與會者充分研討的，應(yīng)提前較長時間告知會議議題，給與會者留出充分的準(zhǔn)備時間。第10條 會議議程安排議程由主辦單位擬定，主要包括會議內(nèi)容、討論事項、達(dá)到目的、其他要求等。（1）重要議題安

36、排在會議前一時間段。（2）明確或控制會議中各議題的時長，防止時間失控。（3）控制議題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。（4）保證與會者有備而來。（5）注意引導(dǎo)、歸納、提升會議議題。（6）需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內(nèi)容、準(zhǔn)備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱。（7）連續(xù)23小時以上的會議應(yīng)安排中間休息，一般為10分鐘。第11條 會場布置會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標(biāo)語、音響、投影、照明、通風(fēng)等的安排和布置，具體要求如下。（1）會場空間應(yīng)便于與會人員進(jìn)出。（2）座位應(yīng)有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。（3）會議必須的

37、設(shè)備應(yīng)有質(zhì)量保證，并應(yīng)進(jìn)行會前檢查。（4）會場一般應(yīng)設(shè)“禁止抽煙”、“請勿喧嘩”等警示牌，保證會議環(huán)境。第12條 會議通知（1）通知的擬定和要素：參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準(zhǔn)備的事項及要求，并應(yīng)注明經(jīng)辦聯(lián)系人、電話號碼、職務(wù)以及所在單位和蓋章等。（2）通知書寫：文字應(yīng)簡潔明了、全面周到，用電話等形式的會議通知應(yīng)準(zhǔn)備底稿。（3）無記名參加的人員，對范圍、對象、職務(wù)要通知清楚。（4）為保證與會人員按時到會，可采用預(yù)先通知和正式通知兩步進(jìn)行。（5）對于重要會議進(jìn)行預(yù)先通知后，應(yīng)監(jiān)督準(zhǔn)備情況，保證開會時各方面均準(zhǔn)備到位。（6）對參會的關(guān)鍵人員應(yīng)當(dāng)面通知或多次核實能否按時到會。第5章 會中

38、管理第13條 人員簽到（1）準(zhǔn)備簽到表格、牌、卡或與會人員簽到花名冊等。（2）簿式簽到：參加會議人員在預(yù)先準(zhǔn)備的簽到簿上簽名以示到會。（3）大會工作人員代簽：按準(zhǔn)備好的應(yīng)參加人員花名冊，來一個由大會工作人員“”表示到會，“”表示缺席，“O”表示請假等。（4）證卡簽到：預(yù)先打印參加大會的卡，發(fā)給個人填寫姓名及其他內(nèi)容，到會場交給主持大會工作人員，以統(tǒng)計到會、未到會人員情況。（5）座次表簽到：預(yù)先將參加大會人員安排座位，到會人員到座位在表上消號或打“”。（6）電腦簽到：預(yù)先將與會者的指紋或磁卡信息輸入電腦，到會人員按指紋或刷磁卡簽到。（7）簽到完成后，工作人員應(yīng)盡快統(tǒng)計出應(yīng)到、實到人數(shù)，未到人，交

39、大會主持人。第14條 會場服務(wù)（1）引導(dǎo)座位：工作人員按事前安排的座位，引導(dǎo)與會人員盡快就坐，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺就座人員的座次位置。（2）分發(fā)會議文件、材料：重要文件可發(fā)到個人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可會場提前認(rèn)領(lǐng)簽收。（3）內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：對大會進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項。（4）維護(hù)會場秩序：保證會場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生，減少會議中的走動。（5）處理會中臨時事項：承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會人員交辦的急事。（6）其他服務(wù)：對會中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個別需求。保持會場通風(fēng)

40、、采光和衛(wèi)生。第15條 會議進(jìn)程管理（1）主持人應(yīng)熟悉會議議程、議題、目的和會議精神等。（2）尤其主持人和主講人應(yīng)按時到位，在開會前10分鐘由主持人清點人數(shù)，按時開會。（3）要注意基層與會人員的想法、看法。（4）主持人應(yīng)集中與會者的意見后做總結(jié)，引導(dǎo)圍繞中心暢所欲言，避免爭執(zhí)和人身攻擊。（5）討論前應(yīng)明確討論的議題，要及時糾偏和引導(dǎo)。（6）科學(xué)安排議程，注意中間休息和節(jié)奏安排。（7）減少中途退席，特別是主要與會人員退席的發(fā)生。（8）一般情況下不改變議程安排。（9）當(dāng)議論達(dá)到預(yù)期目的時，應(yīng)及時小結(jié)并引導(dǎo)轉(zhuǎn)換議題。（10）主要研討的議題一般應(yīng)放在大會前半部分時間。第16條 會議記錄（1）行政辦公室

41、應(yīng)派專人對會議內(nèi)容予以詳細(xì)記錄，具體包括會議名稱、時間、地點、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點要做好會議議題、討論發(fā)言情況、所形成的決議等內(nèi)容的記錄。（2）會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并及時在會上通過。第6章 會后工作第17條 行政辦公室的會后工作（1）督促參會行政人員及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，并分發(fā)存檔。（2）按會議紀(jì)要和決議內(nèi)容，督促相關(guān)部門和人員逐項落實會議決策，以期達(dá)到召開會議的預(yù)期目的。第18條 會議主持人員會議主持人員應(yīng)及時對會議的主持情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提高主持會議的能力。第7章 附則第19條 本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。第20條 本制度由發(fā)布之日起開始

42、執(zhí)行。第三節(jié) 日常事務(wù)管理表格一、文件目錄清單文件標(biāo)題文件類別規(guī)范類 規(guī)格類 標(biāo)準(zhǔn)類文件號文件名稱版本頁數(shù)日期備注123二、文件發(fā)放清單日期文件編號文件名稱版次數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門補(bǔ)發(fā)經(jīng)手人備注三、文件回收清單文件名稱文件編號回收頁次/全部經(jīng)辦人回收部門數(shù)量/頁次回收日期人員簽字四、文件作廢申請單文件名稱文件編號作廢頁數(shù)申請作廢部門作廢原因申請人日期申請部門主管日期需回收數(shù)量分布部門數(shù)量文件管理部門主管日期備注五、檔案存放備查表樓 層 房間全宗號全宗名稱案卷目錄號案卷目錄名稱目錄中案卷起止號數(shù)柜欄 格柜欄 格六、歸檔案卷目錄表卷宗號： 目錄號： 部門：案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注七、文件檔案明細(xì)表保險庫號柜位號擬存至日期部門文件名稱內(nèi)容類別入庫日期出庫日期收件人簽收年月日年月日八、檔案調(diào)閱記錄單編號： 日期： 年 月 日文件類別文件名稱內(nèi)容概述調(diào)卷部門調(diào)閱人調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止，計 日原收入編號借出日期檔號歸還日期年 月 日備注保管人簽章核準(zhǔn)： 主管： 注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)卷人，第二聯(lián)留存檔案室備查。