徐美榮外貿(mào)英語函電Chapter1所有知識點及課后答案.doc

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商務(wù)信函組成 letterhead（信頭） reference(參考編號) date(日期) inside name and address (封內(nèi)行名和地址 ) attention (經(jīng)辦人) salutation(稱呼) subject（事由/標題） body (正文) *************************************************************** complimentary (結(jié)尾敬詞) signature (簽名) cc to XX (抄送) enclosure (附件) p.s. (附言) 必有： 1.The Letterhead 信頭 （外貿(mào)(公司)商號的信箋，一般都印有信頭，包括寫信人的公司名稱、地址、電話號碼、傳真號及E-mail等，有些會將經(jīng)營項目，注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。地址的排列應(yīng)由小到大。） 2. The Date 日期 2002年1月3日 中 2003年2月1日 美 2003年1月2日 英 以日開頭，無逗號：15 January 2008 以月開頭 有逗號：December 1, 2007 不可以縮寫：2011, not 11 September, not Sept. 日期可用基數(shù)詞序數(shù)詞： 3rd November 2010 3 November 2010 (British English) day/month/year November 3rd, 2003 November 3, 2003 (American English) month/day/year 3. The Inside address 封內(nèi)地址 日期下空兩行 寫封內(nèi)地址。封內(nèi)地址信息與信封正面的信息應(yīng)一致。 例如： Mr. Douglas Cowles General Manager Cowles Engineering Co Ltd 12 Bracken Hill Manchester M68 8AS 注意： a. Courtesy（禮貌） titles are used in business correspondence（信函）, such as Mr., Mrs. and Miss. b. If you do not know whether a lady is married or not, use Ms. All these are followed by family names. c. If you do not know whether the recipient is a man or a woman, use Dear Madam or Sir. They are not followed by family names. d. If you know the appropriate departmental head, you’d better address the letter to him or her, by his official title not by his or her name. Thus a letter concerning purchasing should be addressed to: The Sales Manager, the recipient’s（收信人） address. e. When the recipient holds a special title, such as Doctor, Professor, address him/her by this title: Prof. Smith. Dr. James White 4.The salutation 稱呼 ①Dear Sir (or Dear Madam for both single and married women) is used for addressing one person, and ②Dear Sirs or Gentlemen (or Mesdames) for addressing two or more, as where a letter is addressed to a firm. ③If the receiver is known to the writer personally, a warmer greeting “Dear Mr. Sb.” is then preferred. ④Salutation is usually typed two spaces below the inside address（封內(nèi)地址） or the attention line（注意項下）, and followed by a comma for “Dear Sir”, “Dear Sirs”, and a colon（冒號） for “ Gentlemen”. ( never write “Gentleman”) Dear Sir 和 Dear Sirs 后面用逗號(，) Gentlemen后面用冒號(:) 其位置是在封內(nèi)地址下面的兩行，并于封內(nèi)地址平頭。 目前外貿(mào)書信中一般通用的稱呼語有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Dear Madam or Sir, Dear Sir or Madam ,Gentlemen （中文譯為“敬啟者”“執(zhí)事先生”），Dear Mr. xxx 。 5.The body of the letter 正文 6.Complimentary close 結(jié)束語 相當于中文結(jié)尾的“謹上”、“謹呈”，一般位于信的正文之下略偏右下方。 7.Signature 簽名 Never sign a letter with a rubber stamp（橡皮圖章）.不可以蓋章 . Yours truly, for The Overseas Co. Ltd.公司名稱 (signature)手寫 James Smith印刷 Manager 職位 如信件是負責人口授，由秘書或速記員打印的，可以在簽名前用‘pp’ or ‘per pro’, or ‘for’來表明是授權(quán)來寫此信的。 可有可無： 8. The References 參考編號 為便于存檔分類而編的號。 包含文件號、部門代碼、簽發(fā)人的姓名大寫字母。幾種形式： 在信頭印上 Your ref: JBD/WM Our ref: WDW/LP 9.The Special Markings 特殊標記 機密信件CONFIDENTIAL 10.The Subject Line 標題、事由 事由就是信的主題。它位于稱呼和信文之間。齊頭式信中打印從左邊線開始,其它格式的信中,打印在信文的中上部, 它能引起收信人對信文主題的注意. 如需要注明對方經(jīng)辦人，希望收信商號迅速交給經(jīng)辦人辦理，可以在收信人名稱地址下面加 Attention (Attention of)字句。（也可加粗體，加下劃線，或者刪除Re：or subject 等字眼） e.g. : Richard Thomas & Baidwins Ltd. 151 Cower Street London, SC7 6DY, England Attention: Mr. Cave or Attention of Purchasing Manager or For the Attention of Mr. Cave 11.The Carbon Copy Notation 抄送（位于 簽名的左下角 ） 顯示出抄送給第三方CC: 不顯示抄送給第三方BCC: Yours faithfully for The Overseas Co. Ltd (Signature) W. Black Marketing director c.c. Mr. J. Cooper 12.The Enclosure 附件 （若隨信附有附件,須在簽署下注明, 通常注明附件的內(nèi)容及份(件)數(shù)） 注明隨信所附的樣品、樣品本、價目單等。在簽名下注明Encl.或Enc.。一個附件是自成一體的一件物品。如附件不止一件應(yīng)注明2 Encls. or 3 Enc.，或詳細列明。 cc Mr. J. Cooper 2 Invoices enclosed or 3 Enc./Encls. 3 or Enclosure: 1 B/Lading or Encl. As stated 13.The Postscript 附言，再啟 （附言有可能產(chǎn)生對寫信人在下筆之前計劃不周之嫌, 所以應(yīng)盡量避免使用） Eg： P.S. The samples will be mailed to you tomorrow. 一、縮行式(Indented style) 封內(nèi)地址和其他需要分行的地方的后一行,都比前一行縮進二格或三格。 信的正文,每一段的開始一行都縮進若干格。 信頭和封內(nèi)地址每逢換行時，下一行要比上一行往右縮進2－3個字母的位置；日期放在信紙的右上端，簽名放在中間偏右下方；每一段的第一行都從左邊空白邊緣往右縮進3－5個字母的位置。 二 、齊頭式： 每一行都是從左邊開始取齊,成一垂直線 每一行，包括日期和簽名等都從左邊的空白邊緣開始，每行取齊，成一直線；除信的正文外，信的其余部分都采用開放式標點。 三 改良齊/平頭式 (Modified-blocked format) 信的正文部分采用平頭式，作者的地址、日期、結(jié)尾敬語及簽名采用縮行式。 把完全平頭式的一些項目（日期、結(jié)束語、簽名等）從左邊移到右邊。 四、 混合式 是改良平頭式和縮進式的結(jié)合，信正文的每一段落的第一行采用縮行式；其他部分采用改良齊頭式。 China National Import & Export Corp. Shanghai Branch Shanghai China（信頭） Ref. No.351/10578 22nd march, 2001 Messes. Alfred & Co. Sherman Oak California 91403 U.S.A.（收信人地址） Dear Sirs, ************************************** Yours faithfully China National Import & Export Corp. Shanghai branch James Smith （簽名） 信封地址 信封地址與封內(nèi)地址寫法相同，可用縮行式或平頭式，最好與信內(nèi)所采用的格式一致。 Sender’s name Stamps Sender’s address Recipient’s name and title Recipient’s address Specification（詳述） 英文地址的寫法和中文相反，由小到大 (ex: 號—弄—巷—路/街—城市—國家) 地址的書寫順序是由小到大: 第一行寫寄出信人的門牌號碼，寫街道名稱;第二行先寫縣市、城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，往右空兩個字母的位置，再寫上郵編。如果是寄往國外的信件，第三行寫出寄信人所在國家的名稱。 號 No. (Number) 樓 F (Floor) 室 Rm. (Room) 弄 Aly (Alley) 巷 Ln. (Lane) 路 Rd. (Road) 街 St. (Street) 段 Sec. (Section) 區(qū) Dist. (District) 縣 County 市 City 大道 Ave. (Avenue) 省 Province 國家名… 郵寄方式 Confidential 機密信 Registered 掛號信 Private 私人信 Express 快遞郵件 Ordinary Mail平信 Immediate (Urgent)　急件 Printed Matter 印刷品 By air/Par Avion 航空 Sample Post 樣品郵件 Parcel Post 包裹郵件 轉(zhuǎn)交 C/O 由……轉(zhuǎn)交 Eg： Mr. Charles Wood C/O Mr. J. W. Smith 由Mr. J. W. Smith 捎交給 Mr. Charles Wood 注意事項 1. 寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。 2. 語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 3. 意思表達明確，要注意：避免用詞錯誤；注意詞語所放的位置；注意句子的結(jié)構(gòu)。 4. 避免廢話連篇；避免不必要的重復(fù)；短句、單詞的運用。 5. 避免含糊籠統(tǒng)，應(yīng)該讓讀信人得到準確的信息。 6. 內(nèi)容正確，語法正確，使用的商業(yè)術(shù)語、信的組織結(jié)構(gòu)、標點符號、字母的大小寫也要正確，還要保證數(shù)字、日期、地點、商品名稱等正確。 7. 一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，切忌寄出含糊不清的信件。