檔案管理系統(tǒng)解決方案.doc

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. 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng) 方案書 目錄 方案背景 3 一 設計目標 3 二 設計理念 5 三 系統(tǒng)特點 5 四 功能介紹 7 1登陸界面 7 2系統(tǒng)界面布局 8 3功能說明 8 3.1全宗管理 8 3.2檔案錄入 9 3.2.1立卷歸檔 11 3.2.2以件歸檔 17 3.3檔案整理 18 3.3.1檔案整理流程 18 3.3.2鑒定及回收站 21 3.3.2.1檔案保管期限鑒定 21 3.3.2.2密級鑒定 23 3.3.2.3檔案回收站 23 4檔案檢索 24 4.1直接檢索 24 4.2組合檢索 26 4.3定制檢索 28 4.4系統(tǒng)條件 29 4.5未歸檔檢索 29 5檔案統(tǒng)計 30 5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計 30 5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計 32 5.3檔案利用情況統(tǒng)計： 33 6檔案借閱 33 6.1借閱審批 34 6.2我的借閱 35 7檔案保管 35 7.1庫房溫濕度登記 35 7.2八防管理 36 7.3存放位置索引 36 8資料管理 37 8.1資料管理 37 8.1.1目錄管理 37 8.1.2資料錄入 38 8.1.3資料回收站 39 8.2資料借閱審批 39 8.3我的借閱 40 9數(shù)據(jù)處理 40 五 系統(tǒng)技術架構與平臺設計 41 六 系統(tǒng)運行環(huán)境推薦 42 七 技術服務與支持 43 方案背景 隨著科學技術的不斷進步，越來越多的檔案管理單位通過采用先進的檔案保存及維護技術，從硬件條件提升了檔案的保存、維護能力，但與此對應的是，面對累積得越來越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。 采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”： 1.頻繁的檔案原件借閱調用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問題。 2.傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。 3.對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準確性較差的問題。 4.涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權某個范圍內人員許可檢索、查閱、調用，而現(xiàn)實中無法嚴格區(qū)分界定上述權限設置。 5.傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調用功能。 檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設計和架構具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。 本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運行體系更為系統(tǒng)化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護、借閱為主線來驅動的檔案管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡無紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。 一 設計目標 檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了通過建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺，在規(guī)范化檔案資料收集整理的前提下，實現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項工作提供準確詳實的參考信息。 本系統(tǒng)具體設計目標包含以下幾個方面： 1.實現(xiàn)標準統(tǒng)一的文檔入庫管理及維護管理 檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質檔案資料，在本系統(tǒng)設計之初，即考慮到將上述紙質檔案資料通過掃描儀進行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對其進行標準統(tǒng)一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關關鍵字，以供檔案利用者網(wǎng)絡查詢，這樣既實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質檔案的電子化標準入庫管理，又可以很好的保護極具價值的檔案原件，一舉兩得。 除了將上述紙質檔案電子化，實施具體的統(tǒng)一標準入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作；這些措施為標準檔案庫的建設打下了堅實的基礎。與此同時，相對于標準檔案入庫后的檔案維護管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護管理。 2.實現(xiàn)檔案資料的有效利用 檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求，檔案管理系統(tǒng)采用B/S模式，在嚴格的權限控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應權限下，可實現(xiàn)遠程訪問查詢借閱，檔案管理系統(tǒng)提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。 3.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享 本檔案系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，具有跨平臺的先天性優(yōu)勢，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對信息進行充分的發(fā)掘利用，最終為各項工作的決策提供充分詳實的數(shù)據(jù)參考信息。 二 設計理念 規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡潔直觀的系統(tǒng)操作功能。 1.檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔案資料進行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對整理完畢的檔案，如何進行流程化維護操作，如何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價值，也是系統(tǒng)用戶面對的迫切需求，因此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導向，以滿足用戶實際功能需求為理念而設計了開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)。 2. 檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護中，以人為本，實現(xiàn)了操作功能最大的簡潔化，以便于管理人員的操作，從而對本部門、本檔案管理單位形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式；并相應的成立部門性電子檔案中心或電子文件檔案館，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。 三 系統(tǒng)特點 1.檔案管理系統(tǒng)強大的檢索功能 檔案管理系統(tǒng)內設強大的檔案檢索功能模塊，下設直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實現(xiàn)多關鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時，檔案管理系統(tǒng)從用戶自身應用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習慣進行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。 2.檔案管理系統(tǒng)安全性 檔案管理系統(tǒng)在用戶權限設置方面，采用了將用戶操作權限與用戶主題權限雙頁面單獨設置的模式，其優(yōu)勢是避免了系統(tǒng)超級管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分，可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。 與此同時，檔案管理系統(tǒng)還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認證、檔案信息的認證。來規(guī)范用戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權訪問，保證系統(tǒng)的安全。 3.任意報表設計，使用簡單 檔案管理系統(tǒng)自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實際需求，進行自定義報表設置，并形成有效打印。 4.系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一 系統(tǒng)內涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實現(xiàn)獨立管理運行，與此同時，系統(tǒng)也強調了網(wǎng)絡協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予的權限設置，對上述功能模塊進行協(xié)同管理操作。 5.先進的技術架構平臺 檔案管理系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩(wěn)定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。該平臺同比.net平臺能更好的實現(xiàn)跨平臺運行操作，同比C平臺具備強大的技術先進性，并且開發(fā)周期更短，實現(xiàn)功能更為強大，維護成本更低；擴展空間更為廣闊。同比asp及php開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴展方面更是asp及php開發(fā)平臺所不能比擬的。 6.系統(tǒng)操作簡易便捷 檔案管理系統(tǒng)設計之初即是考慮到通過利用先進的網(wǎng)絡辦公平臺，降低檔案工作者的勞動強度，提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡潔的操作流程以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計、檢索和利用的各個環(huán)節(jié)的工作需求。 7.界面美觀，簡潔統(tǒng)一 系統(tǒng)采用統(tǒng)一的界面，色調淡雅，美觀大方，簡潔明了，能有效緩解長時間使用系統(tǒng)產生的用眼疲勞。 四 功能介紹 檔案管理系統(tǒng)模塊結構圖 檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類：基礎模塊、后臺模塊。 基礎模塊內容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對使用對象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者。 對于后臺模塊部分，主要是針對檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作。 1登陸界面 如下圖所示，在下面的窗口內填寫正確的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)，如果發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。 2系統(tǒng)界面布局 如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導航欄、左側樹狀菜單區(qū)、以及系統(tǒng)內容顯示區(qū)。導航欄分布著系統(tǒng)的一級菜單，點擊一級菜單，窗口左側樹狀結構菜單對應顯示。點擊樹狀菜單的各個模塊。系統(tǒng)內容區(qū)顯示該模塊的詳細內容。本系統(tǒng)的界面風格均采用這種窗口布局方式。 如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了“用戶注銷”“個人設置”操作于系統(tǒng)頁面右上角，用戶可通過點擊上述兩個圖示進入其相應功能操作。 3功能說明 3.1全宗管理 全宗管理功能模塊是整個檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對應的所屬全宗下，方便檔案管理部門對檔案資料的管理操作的同時，也可有效的為檔案查詢者提供更準確詳實的檔案文件。 在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個可操作選項，其一，全宗“檢索”，即有權限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對系統(tǒng)中的全宗進行檢索操作，具體如圖： 其二，全宗“應用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶實際使用情況，系統(tǒng)為避免用戶在進行多全宗選擇操作時出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如圖： 系統(tǒng)可提供用戶在被“應用”全宗上選擇“應用”操作打“√”的方式，幫助用戶查看全宗的應用狀態(tài)為“應用中”，或“未應用”，從而清晰的了解正在進行操作的全宗，避免出現(xiàn)誤操作，簡潔明了，同時，用戶也可對應用中全宗選擇”查看”操作，如圖： 3.2檔案錄入 一則檔案信息資料在授權需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進入檔案庫之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個檔案管理系統(tǒng)功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時，為檔案信息添加相關的可供查詢的“關鍵字”，這些關鍵字包括：檔案提名，檔號、文件字號，密級、保管期限、份數(shù)、頁數(shù)、文種，實物存放位置、責任人、主辦部門、會辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、歸檔年度、歸檔日期等等。如圖： 檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用戶提供了文檔插件可選功能應用，系統(tǒng)用戶在完成檔案錄入表單填寫后，系統(tǒng)頁面如下： 如圖所示，本插件為高級選項，用戶可根據(jù)本機或本檔案管理單位所應用文檔處理軟件（微軟office,金山wps，永中office等）來創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創(chuàng)建正文，可極大便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。 用戶選擇點擊“新建word文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面： 如圖所示，系統(tǒng)提供了多達20余種檔案錄入正文本操作，可實現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護、簽名印章等高級功能，使系統(tǒng)具備任意用戶操作的完整記錄，通過嚴格的安全認證，實現(xiàn)操作的不可推諉性。 用戶在填寫完畢上述圖示正文本文件后，需點擊系統(tǒng)頁面中“保存”按鈕來進行對該文檔的保存，保存完畢后，系統(tǒng)彈出提示窗口，如圖： 對于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)顯示以下界面： 如圖所示，系統(tǒng)根據(jù)權限劃分，對該保存文檔提供了修改（無痕跡），修改（有痕跡），刪除操作，可供有權限的系統(tǒng)用戶對該保存的文檔進行上述具體操作。 同時，系統(tǒng)也提供了對保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶只需通過點擊鼠標，選擇相應文檔后，點擊“刪除”按鈕即可實現(xiàn)相應操作。 本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標準立卷歸檔模式；另一種為以件歸檔模式。如圖所示： 3.2.1立卷歸檔 首先進入系統(tǒng)檔案錄入的標準立卷歸檔模式，標準立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來源方向分別提供了“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內部文件登記”共三種檔案分類錄入方式，檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來源方式對應正確分類錄入檔案資料。 系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個按鈕選項，用戶將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)自動出現(xiàn)下拉菜單，具體如圖： 用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點擊“添加”功能選項后，系統(tǒng)內容顯示區(qū)將為用戶直接顯示下列圖示： 用戶可在此頁面內填寫被錄入檔案信息的詳細細則，同時，針對部分掃描后文檔信息，系統(tǒng)還提供了附件上傳功能，用戶可將掃描文檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過上述操作，最終形成檔案錄入（著錄）卡片信息，該卡片信息可進行備份打印，統(tǒng)一管理。 另：用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對所填寫的錄入信息進行確認保存，如用戶對所填寫的信息存在疑義，可點擊“重置”按鈕，對上述所填寫的信息進行重置操作，重新填寫著錄內容并保存。 在進行檔案錄入或重置操作時，系統(tǒng)用戶都可以通過點擊“返回”按鈕，返回上級操作菜單。 對已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了“修改”與“刪除”操作，用戶可對該檔案信息進行修改以及刪除的操作。 在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖 將鼠標移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 選擇立卷歸檔按鈕，對已選擇的檔案錄入信息進行立卷歸檔操作，系統(tǒng)內容顯示區(qū)出現(xiàn)提示框，提示是否對已選擇的檔案信息進行歸檔操作，選擇“確定”選項，如圖： 系統(tǒng)內容顯示區(qū)彈出對話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇點擊“確定”按鈕，如圖： 通過上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個檔案文件由其初始未歸檔狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w檔至文件目錄的狀態(tài)，即實現(xiàn)了標準的檔案立卷歸檔流程。 對于通過上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權限的用戶可在“檔案錄入”的左側樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查詢到該檔案信息。 針對本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過初始的信息錄入填寫保存，并進行“立卷歸檔”操作后，都會統(tǒng)一流轉至“立卷歸檔”下的“文件目錄”中，如圖： 如上圖所示，對于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內容顯示區(qū)的左上角均提供了“操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。 將鼠標移至“操作”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，顯示“修改”，“刪除”兩個功能選項，用戶可通過上述兩個功能選項，對已經(jīng)歸檔的文件進行二次“修改”，“刪除”的操作。 將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單（如圖）： 如用戶在“立卷歸檔”的“文件目錄”菜單中已選擇一條或多條檔案記錄的前提下，進行“歸檔”操作，系統(tǒng)彈出提示框，如圖： 點擊確定，系統(tǒng)內容顯示區(qū)彈出以下窗口： 選擇目錄名稱“new”的目錄，點擊“歸檔”按鈕，則上述所被選擇的檔案信息，將自動流轉至“案卷目錄”下的”new”目錄中。 在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多個同級目錄之中，或者“new”目錄為非最底層目錄，同時用戶選擇歸檔的目標目錄又在“new”目錄下，不便于查找來實現(xiàn)最終的歸檔，則用戶可通過點擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來進行目標目錄的檢索，點擊檢索按鈕后，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 系統(tǒng)在這里提供了“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式，便于用戶將上述文件目錄通過檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級子目錄中?！捌胀z索”主要是指系統(tǒng)對“案卷目錄”下的只存在一級子目錄的情況進行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對案卷目錄下多級別子目錄進行檢索操作，這主要是由于系統(tǒng)默認提供的檔案文件歸檔至“案卷目錄”下，必須是最后一級的子目錄，即檔案文件必須依存于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級父目錄便進行歸檔操作，則系統(tǒng)會自動提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無法進行操作”，如圖： 系統(tǒng)用戶可根據(jù)普通檢索舉例來進行“跨目錄檢索”歸檔的操作，兩者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目錄檢索”需要用戶通過多次點擊查詢到最底層目錄，再進行操作。 首先點擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）： 系統(tǒng)提供了“目錄編號”，“目錄名稱”等多個關鍵字做為的用戶提供檢索條件，用戶可根據(jù)實際情況進行選擇填寫，在這里選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過“系統(tǒng)管理”模塊中已設置完畢的目錄名稱“new”，點擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）： 窗口詳細顯示了檢索的“new”目錄的細則情況，選擇點擊該目錄，最后點擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口： 點擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對于通過上述一系列操作而最終歸檔到“案卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對其進行“內部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示： 現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢的檔案記錄，再次將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 選擇點擊“檔案返回至文件管理”，這時系統(tǒng)會彈出提示框“是否確定返回至文件管理”，如用戶點擊確定，則將使這條已歸檔的檔案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中，該功能在“以件歸檔”中同樣存在，方便用戶對已歸檔的檔案信息進行二次操作。 由于實際用戶在進行檔案錄入信息的同時，不可避免的會出現(xiàn)多種檔案類別的區(qū)分，因此在本系統(tǒng)中，除提供了標準的檔案信息錄入外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據(jù)檔案信息不同類別進行自定義整理，從而使系統(tǒng)內的檔案文件更為清晰明了，便于檔案信息的二次利用及整理。 用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負荷，提高了檔案錄入整理效率，同時又便于普通檔案利用者對檔案的查詢操作。 3.2.2以件歸檔 類似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來源方向分為“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案文件，如圖所示： 選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 此時，注意請選擇“以件歸檔”選項，系統(tǒng)彈出提示框，如圖： 點擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進行完上述操作步驟后，該檔案實際上已經(jīng)完成了以件歸檔的操作流程，如圖所示目錄： 用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進行等同于立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參考立卷歸檔流程對以件歸檔進行相同操作。 3.3檔案整理 檔案整理操作是整個檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對用戶通過“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對應的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對應的檔案種類內，最終達到規(guī)范化檔案管理的目標。 對應檔案整理功能，隨之產生的需求首先就是創(chuàng)建對應的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統(tǒng)會默認自動添加標準常用的10大類檔案種類，這部分種類包含：立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過“系統(tǒng)管理”中的“歸檔類目管理”操作添加實現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側樹狀欄中，方便用戶進行操作。 3.3.1檔案整理流程 了解到如何將一則檔案信息進行標準的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對其進行檔案整理流程。 首先，用戶點擊“檔案錄入”一級菜單，在“立卷歸檔”中的“文件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標移至內容顯示區(qū)的“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請點擊“檔案整理”選項，系統(tǒng)彈出對話框“您確定要整理嗎”，如圖所示： 點擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖： 選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照片”，點擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框： 選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框： 通過上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的“文件目錄”下，用戶可以通過點擊“檔案整理”一級菜單，在系統(tǒng)左側樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下查詢到上述被整理的文件，如圖： 如上圖所示，對于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū)同樣提供了“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個功能操作按鈕。 用戶可將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項，用戶可在已選擇該檔案信息下，對該檔案文件行修改和刪除的操作。 用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標移至“工具”按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn)下拉菜單，主要顯示內容為：“檔案返回至文件管理”與“檔案整理”，針對“檔案返回至文件管理”功能，主要是指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉，重新使其返回到初始未歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對上述整理完畢后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄”中，或將其整理至本系統(tǒng)內的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的操作。 在進行“檔案整理”操作的過程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙頁面，上述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與此同時，系統(tǒng)同樣提供了“案卷目錄”頁面，其操作原理與上述選擇“文件目錄”相同，用戶可進行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖： 對比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案卷目錄”時，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級子目錄的情況，這樣，就給用戶帶來了無法直接便捷選擇整理該檔案的問題，因此，系統(tǒng)針對這個問題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對對象主要是針對檔案目錄只存在一級目錄的情況，而“跨目錄檢索”主要面對對象為檔案目錄下包含多級子目錄的情況，如圖： 系統(tǒng)操作人員通過系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查詢目標整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負荷，另一方面也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。 3.3.2鑒定及回收站 該功能模塊下含三個子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、“密級鑒定”以及“檔案回收站”。 3.3.2.1檔案保管期限鑒定 檔案保管期限鑒定主要是針對“檔案整理”完畢后檔案文件的保管期限的鑒定設置，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側樹狀欄“保管期限鑒定”子樹，進入“保管期間鑒定”內容顯示區(qū)對其進行詳細設置，如圖： 系統(tǒng)內容顯示區(qū)為系統(tǒng)用戶展示了“操作”，“檢索”按鈕，可將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 首先點擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖： 用戶可通過系統(tǒng)提示窗口內文件目錄與案卷目錄進行查詢，對所查詢到的某個或多個檔案文件進行鑒定操作，選擇單獨一例檔案文件，系統(tǒng)內容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖： 用戶可在內容顯示區(qū)內對該檔案文件進行保管期限的鑒定操作，系統(tǒng)提供了“原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等詳細細分選項，方便用戶對檔案文件進行保管期限鑒定的多種操作。對于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內容顯示區(qū)會自動顯示其記錄，如圖： 用戶可憑借相應查詢權限的賦予，對已經(jīng)鑒定完畢的檔案進行“檢索”查詢，同時，也可以對已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對其進行二次操作。 在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，同樣根據(jù)權限分配原則，賦予了部分檔案管理者對該檔案保管期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標移至每條鑒定完畢后的檔案條目“操作”上，如圖， 選擇點擊審核操作，系統(tǒng)內容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定資料，如圖： 有所不同的是，由于本次操作是針對檔案保管期限鑒定的審核，因此，內容顯示區(qū)部分多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審核信息填寫于此，并進行保存或重置。 至此完成了將一則檔案信息進行保管期限鑒定并審核的全部操作。 3.3.2.2密級鑒定 密級鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級鑒定是賦予系統(tǒng)檔案操作者對整理完畢的檔案信息進行密級鑒定分配的過程，包括檔案密級鑒定的審核等部分操作。 3.3.2.3檔案回收站 系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功能，為用戶提供了一個避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而造成損失的解決方法，對于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過刪除操作后，都將直接流轉到“檔案回收站”中，如圖所示： “檔案回收站”功能在系統(tǒng)內容顯示區(qū)提供了“工具”與“檢索”兩個操作按鈕，用戶在選擇一條已經(jīng)刪除的檔案資料后，將鼠標移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 用戶可對被選擇的檔案資料進行“徹底刪除”與“檔案還原”的操作，同時，針對已經(jīng)刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標移至“檢索”按鈕，對“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進行檢索查詢，并對檢索后的結果進行二次操作。 這里需要重點說明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除”操作中，系統(tǒng)默認是對檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保留對其備份，采用這種方式來對檔案資料進行保管或銷毀的操作，主要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯失操作造成的嚴重后果。 4檔案檢索 檔案資料最初的兩個基本需求應用，在解決檔案保存后，就要面對檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應該被檢索出來，本系統(tǒng)采用采用ajax概念技術，提供與服務器異步通信的能力，同時采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時將體驗到更為快捷、準確的檢索效果。 本系統(tǒng)對檔案資料的檢索提供了：直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進行檔案資料檢索操作。 4.1直接檢索 在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應用于對部分檔案利用者對其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個或幾個有限字段，如檔案的提名、編號、成文日期，檔案類型等僅僅幾個條件，想藉此為查詢條件對所需求檔案進行檢索查詢。 本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對相似字段進行全部檢索并顯示，舉例說明，如用戶查詢的檔案題名為“test”,而實際檔案資料庫中也存在著檔案題名為“test1”的檔案文件，那么系統(tǒng)會自動將所有字段類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內容顯示區(qū)，供查詢用戶進行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達60多種關鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條件，從而為檔案檢索后的申請借閱利用創(chuàng)造了良好的條件，同時，另一方面，對于檔案管理部門來說，也可以通過本系統(tǒng)的檔案檢索平臺，開放簡潔的檔案檢索操作，實現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化的檔案檢索借閱管理，加強有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動，減少繁瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準確地互達，從而極大地降低檔案管理成本。 以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關鍵字查詢，用戶可根據(jù)自身所了解的字段進行填寫，檢索， 本系統(tǒng)在部分關鍵字條件中提供了多項選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖： 用戶可根據(jù)實際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。 對于通過上述檢索條件設置，而最終檢索出的檔案文件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關權限，這部分權限包含：原文訪問、附件訪問等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上述權限，對該檢索后的檔案文件進行對應權限操作。如該用戶不具備上述任意權限，那么系統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個操作按鈕：“工具”，“返回”， 如圖： 用戶可將鼠標移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖： 用戶可在選擇一條檔案信息后點擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被申請的檔案信息將自動流轉至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點擊借閱申請按鈕后，系統(tǒng)將默認申請用戶創(chuàng)建了一個檔案借閱申請請求，而非最終將該申請直接提交到檔案借閱審批員處，申請用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請”模塊中，通過點擊“我的申請”中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請檔案信息并點擊“提交申請”操作，完成檔案檢索后的申請借閱全部流程。 用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對申請借閱信息進行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或對已創(chuàng)建的檔案借閱申請進行細則修改操作后再提交。對于提交申請的借閱信息，將自動流轉至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請借閱信息細則，確定是否通過審核，予以借用。 4.2組合檢索 如果說簡單檢索是只通過對單一條件的選擇進行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復合式的、可多項選擇的檢索操作，該功能相對比于簡單檢索，在設置檢索條件時可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時也帶來了操作流程相對比簡單檢索更為系統(tǒng)化、復雜化的問題。用戶鼠標點擊“組合檢索”菜單，系統(tǒng)內容顯示區(qū)如下： 在內容顯示區(qū)的首行，系統(tǒng)除了提供組合條件選項外，還增加了內容添加區(qū)，用戶首先點擊“全宗號”后的下拉箭頭菜單，出現(xiàn)以下圖示： 系統(tǒng)下拉菜單顯示諸如“父目錄號”“檔案編號”“檔案題名”等眾多的組合條件選項，用戶可自定義選擇其中任意一項后，選擇內容區(qū)首行后的關系條件“包含”“不包含”等，在前兩項條件組合選擇完畢后，繼續(xù)點擊系統(tǒng)內容顯示區(qū)首行第三組條件，系統(tǒng)會彈出提示框，或為目錄，或為時間，或為人員，其彈出的窗口情況是根據(jù)用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統(tǒng)會自動根據(jù)前列組合條件進行相關數(shù)據(jù)的匹配，便捷用戶的操作檢索。 由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個或多個條件設定后，繼續(xù)選擇多項條件進行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應通過點擊“添加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內，如圖： 同時，對于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對其進行“刪除選中項”，“刪除所有”的操作。 在組合檢索中，系統(tǒng)還提供了“并”、“或”，以及附件檢索功能，如用戶選擇“并”的關系，那么則意味著針對用戶已經(jīng)選擇的查詢條件，屬于其中共性同時符合條件的檔案信息，將通過組合檢索全部顯示出來，如選擇“或”的關系，則意味著符合之前任意一條預設查詢條件的檔案信息都將通過本組合檢索而顯示。 而附件檢索功能，主要是系統(tǒng)為用戶提供的組合檢索中對其是否具有附件而進行的一個快捷條件檢索。 對于通過組合檢索而現(xiàn)實的檔案文件，同樣可以通過“借閱申請”功能，供用戶進行申請借閱審批操作后的使用。 4.3定制檢索 該檢索功能的提出主要是針對組合檢索功能的升華，在用戶的實際使用過程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復檢索情況，而檔案管理者在實際系統(tǒng)操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產生了大量的重復性工作，因此，本系統(tǒng)提供了定制檢索這一功能來解決上述問題，該功能主要可以根據(jù)系統(tǒng)常用的組合檢索條件進行定制，定制之后，無論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統(tǒng)賦予的相關權限，就可以根據(jù)已經(jīng)定制的組合條件進行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復檢索設置流程，提高了工作效率，并為檔案申請使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對檔案管理部門檔案服務的滿意度。 由于定制檢索是將常用的組合檢索條件保存定制后進行的簡潔檢索查詢，因此在涉及定制檢索中的組合檢索條件設定時，用戶可首先點擊“定制檢索”菜單，系統(tǒng)內容顯示區(qū)顯示如下： 系統(tǒng)提供了“操作”，“檢索”功能選項，可將鼠標移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單,如圖： 該下拉菜單提供了“添加”“修改”“刪除”三個功能樹，用戶通過點擊“添加”增加定制檢索的組合條件，用戶選擇點擊“添加”按鈕操作后，系統(tǒng)進入以下界面： 通過上述界面，用戶可自定義組合檢索條件，并定義定制檢索的名稱，定制完畢后，用戶可對定制完畢的“定制檢索”進行“修改”“刪除”的操作，也可對定制完畢的“定制檢索”進行檢索，該功能主要應用于存在多條定制檢索選擇時的便捷操作。 對設置完畢的定制檢索，用戶可通過點擊系統(tǒng)左側樹狀欄的定制檢索功能菜單，于系統(tǒng)內容顯示區(qū)的定制檢索列表中查閱到所有設置完畢的定制檢索，如圖： 用戶可選擇該條“定制檢索”后，對其進行 “執(zhí)行檢索”操作，系統(tǒng)將根據(jù)定制檢索的條件設置，將符合該組合條件的所有檔案信息顯示于內容顯示區(qū)，如圖： 對應定制檢索結果而顯示的檔案信息，系統(tǒng)同樣提供用戶進行“借閱申請”“本頁打印”“全部打印”或“返回”操作。 4.4系統(tǒng)條件 本系統(tǒng)在檔案檢索功能中還提供了系統(tǒng)條件檢索，該功能是本系統(tǒng)為簡化系統(tǒng)查詢條件而提出的檢索方式；主要提供了檔案資料是否：有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統(tǒng)提供了并與或得選擇，有效的簡化了系統(tǒng)檢索流程，同時，完善了系統(tǒng)檢索的內涵，提高了檔案資料的檢索成功率。具體如圖： 用戶可對由系統(tǒng)條件檢索出的檔案文件進行“借閱申請”等操作，其操作方式與其他檢索方式后的“借閱申請”一致，請用戶參考上述操作進行本項檢索后的“借閱申請”操作流程。 4.5未歸檔檢索 未歸檔檔案檢索功能同樣也是對本系統(tǒng)組合檢索的有效補充，之所以把該功能單獨列出做為標準檢索功能之一，主要是考慮到單獨的未歸檔檢索，將未歸檔檔案信息單獨羅列出來，可以在豐富檔案檢索條件的同時，更好的滿足了檔案使用者與檔案工作者的使用及操作要求。如圖： 對比其他上述四類檔案檢索，未歸檔檔案檢索的唯一區(qū)別是，該類檢索的檢索范疇只對未歸檔的檔案資料進行檢索，對已歸檔的檔案資料不做任何執(zhí)行檢索操作。 5檔案統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計是檔案利用的直接體現(xiàn)，檔案統(tǒng)計更多體現(xiàn)在檔案管理部門內部檔案操作需求，因此，本系統(tǒng)在該功能模塊中的設計更多的考慮了檔案管理部門以及檔案工作者的使用需求，本功能模塊下設：檔案數(shù)量統(tǒng)計、目錄數(shù)量統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、統(tǒng)計報表；四個子功能模塊。 5.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計 檔案數(shù)量統(tǒng)計模塊中，本系統(tǒng)為檔案管理部門及檔案工作者提供的是“條件式”檔案數(shù)量統(tǒng)計，系統(tǒng)為檔案部門以及工作者提供了諸如：全宗號、類別（模版）范圍、等多達80種條件，并可對上述80種條件選擇“并且”，“或者”的組合式條件檢索數(shù)量統(tǒng)計，最后系統(tǒng)還提供了對該統(tǒng)計內容進行自定義統(tǒng)計報表打印的功能，如圖： 類似于“組合檢索”功能模塊，在檔案數(shù)量統(tǒng)計中，系統(tǒng)內容顯示區(qū)同樣以組合條件的窗口顯示，用戶可根據(jù)實際需要來對檔案組合條件進行設置并依據(jù)上述組合條件而進行檢索統(tǒng)計操作。 首先，用戶可通過“添加條件”按鈕，將選擇后的多條統(tǒng)計檢索條件內容填寫于“您已經(jīng)選擇的查詢條件”中，如圖： 在填寫完畢條件后，請點擊“條件組合”按鈕，對上述已選擇的條件進行系統(tǒng)組合，系統(tǒng)彈出提示框顯示如下： 點擊確定，系統(tǒng)將用戶提供的統(tǒng)計檢索條件進行條件組合，具體如圖： 系統(tǒng)對已經(jīng)進行條件組合的條件選項，同樣提供了“刪除選中項”，“刪除所有”操作，便于用戶在進行條件組合查詢時即時根據(jù)實際情況進行組合條件的調整，如用戶確定提交的統(tǒng)計檢索條件無誤，則可以通過點擊系統(tǒng)內容顯示區(qū)左上角的“統(tǒng)計”按鈕，進行“統(tǒng)計”操作，系統(tǒng)將根據(jù)用戶已提交的統(tǒng)計檢索條件，自動檢索查詢并顯示統(tǒng)計結果頁面，如圖： 如果用戶在填寫統(tǒng)計檢索條件時，只填寫了一條統(tǒng)計條件，同時確定只根據(jù)這條唯一的統(tǒng)計條件進行統(tǒng)計，在不點擊“條件組合”按鈕的情況下，直接點擊“統(tǒng)計”按鈕，系統(tǒng)將彈出提示框： 點擊“確定”后，系統(tǒng)將自動根據(jù)用戶提交的該唯一統(tǒng)計條件為依據(jù)而進行統(tǒng)計并顯示統(tǒng)計結果，如圖： 5.2目錄數(shù)量統(tǒng)計 目錄數(shù)量統(tǒng)計是本系統(tǒng)為檔案管理部門在檔案統(tǒng)計工作中提供的細分統(tǒng)計功能，其原理與檔案數(shù)量統(tǒng)計模塊類似，只是該功能模塊主要面對統(tǒng)計的檔案資料范圍縮小至單一的目錄統(tǒng)計，但其具體操作流程與檔案數(shù)量統(tǒng)計一致。 5.3檔案利用情況統(tǒng)計： 本系統(tǒng)根據(jù)全宗號、類別（模版）范圍、父目錄號、檔案編號、年、季度、月、日，等條件，為檔案管理部門提供了檔案利用情況檢索統(tǒng)計，如圖： 用戶可根據(jù)系統(tǒng)上述提供的檢索條件，進行細則的填寫，并最終進行準確詳實的檢索統(tǒng)計，如圖： 點擊快捷操作中的 “查看”，系統(tǒng)內容顯示區(qū)將為查詢用戶提供該檔案信息的利用時間列表，具體如圖： 檔案利用情況統(tǒng)計功能可準確有效的為檔案管理部門提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內已歸檔的任意檔案資料的有效利用情況，便于檔案管理部門更好的掌握第一手系統(tǒng)庫內的檔案資料利用情況資料，從而為相關檔案管理部門完善檔案資料管理及維護機制，提供了有效價值佐證。 6檔案借閱 檔案管理系統(tǒng)檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對使用對象為條件劃分為兩類，一類為面對檔案管理者，對應功能模塊為“借閱審批”；另一類為面對普通的檔案借閱用戶。對應功能模塊為“我的借閱”。 6.1借閱審批 借閱審批功能下設“未處理”與“已處理”兩功能樹，用戶可根據(jù)實際需求在經(jīng)過“檔案檢索”操作后提交一個或多個檔案資料借閱申請，申請用戶在檔案檢索完畢后提交借閱申請后，可在系統(tǒng)“檔案借閱”功能中的“我的借閱”的子樹“未提交”的內容顯示區(qū)中查閱到上述檔案借閱申請的未提交列表條目，如圖： 接下來，用戶可選擇將上述借閱申請請求進行 “提交申請”操作，則該檔案申請借閱信息將自動流轉進入到檔案審批人員操作的“借閱管理”模塊中的“未處理”選項中，檔案借閱審批人員將在該欄目中查閱到所有已正式提交的檔案申請借閱信息，如圖： 檔案借閱審批人員需點擊 “借閱審批”操作，對用戶提交的檔案信息進行審批操作，如圖： 系統(tǒng)對用戶提交的檔案申請借閱提供了“同意”項選擇，檔案審批人員只需要在被提交的申請借閱檔案信息后選擇“是”“否”打“√”，即可完成對該申請請求的審批操作，完成審批操作后，需點擊系統(tǒng)左上角“保存”按鈕，即可完成全部審批流程。對于已經(jīng)審批完成的借閱申請，將顯示于“已處理”列表內，檔案審批人員只需點擊“已處理”功能樹，即可于內容顯示區(qū)內顯示所有已處理完畢的申請借閱列表，并可對該類信息進行檢索查詢操作。如圖： 與此同時，針對提交檔案申請借閱的檔案需求者，可通過點擊“我的借閱”功能樹，分別進入到“未通過”“已通過”子功能樹，來查詢已提交的申請，哪些被審批通過，如圖： 哪些沒有被申請通過，如圖： 6.2我的借閱 相對于“借閱審批”功能，我的借閱主要是從檔案申請借閱者的角度出發(fā)，系統(tǒng)提供了“未提交”“已提交”“未通過”“已通過”四則子功能樹，對于用戶通過檢索操作提交的檔案“申請借閱”請求，首先會流轉至“我的借閱”中的“未提交”子功能樹中，因此，用戶在通過檢索而形成的“借閱申請”創(chuàng)建后，還需要點擊“我的借閱”中的“未提交”子樹，選擇內容顯示區(qū)中對應的已創(chuàng)建的檔案借閱申請信息，對其選擇“提交申請”操作，申請完畢后，用戶可在“已提交”“未通過”“已通過”中進行對上述“申請”的查閱以及檢索操作。 7檔案保管 7.1庫房溫濕度登記 針對庫房溫濕度登記 ，檔案工作者可根據(jù)各自檔案管理單位定制情況，對本系統(tǒng)提供的相關參數(shù)進行自定義設置，如圖： 在定義完畢上述具體參數(shù)后進行日常的登錄登記，如圖： 用戶可將具體測量數(shù)值填寫入內，并進行保存或查閱。 7.2八防管理 八防管理是檔案維護中的重要環(huán)節(jié)，針對常見的防塵，防水、防盜、防火等項目，提供詳細的電子信息記錄，如圖： 用戶可在上述內容顯示區(qū)內登記相關信息，并進行保存或查閱。 7.3存放位置索引 在面對眾多實物檔案資料時，通過本系統(tǒng)的存放位置索引功能，可創(chuàng)建一套完整的實物檔案存放位置索引目錄；通過上述措施，一方面可以有效提高檔案工作者的實物檔案檢索速度，另一方面，可以為整個檔案管理部門的檔案合理存放提供有效輔助信息。 首先，用戶可通過點擊“操作”下的“添加”按鈕，添加位置索引信息，具體功能如圖： 在添加索引信息完畢后，通過點擊系統(tǒng)內容顯示區(qū)左上角的“保存”按鈕，可將該條索引信息直接保存，在完成諸多條索引信息的建立后，用戶可通過點擊“檢索”按鈕，根據(jù)實際需求進行實物檔案的檢索查詢。如圖： 8資料管理 資料管理常用于下列性質需求，檔案管理單位存在著一系列有價值的隱性文檔，這些文檔或為生產資料文檔、或為財務數(shù)據(jù)、或為行政文檔、或為其他系統(tǒng)形成的已流轉完畢文檔，對于這部分文檔，雖然其主要價值不是以檔案的形式價值存在，但上述檔案管理單位卻存在著需要將這部分隱性文檔發(fā)掘為顯性文檔，按照統(tǒng)一標準進行整理匯總，最終形成有效利用的需求。 針對上述需求，本系統(tǒng)提供了“資料管理”功能模塊，幫助上述需求檔案管理單位進行相關文檔管理工作，該模塊的設計思想是以資料操作的角色劃分，分為資料管理、資料借閱審批、我的借閱三部分。如圖： 8.1資料管理 資料管理子功能包括資料目錄管理、資料錄入、資料回收站、資料檢索功能，用戶可根據(jù)具體系統(tǒng)管理員賦予權限，對相關資料的目錄、以及資料的本身進行后續(xù)的增、刪、改、查操作。 8.1.1目錄管理 首先，為了使通過“資料錄入”而歸檔的文件能依附于上級目錄，用戶需要點擊“目錄管理”功能樹，在系統(tǒng)內容顯示區(qū)中選擇操作按鈕下的“添加”功能，添加資料目錄，如圖： 點擊“添加”功能完畢后，系統(tǒng)內容顯示區(qū)顯示以下內容： 用戶可將具體細則填寫于上述表格中，并進行“保存”操作，至此，用戶已經(jīng)完整的創(chuàng)建了一個資料“目錄”，用戶可在“目錄管理”的系統(tǒng)內容顯示區(qū)內查閱到已創(chuàng)建的目錄信息列表，如圖： 8.1.2資料錄入 在完成目錄創(chuàng)建的流程后，用戶可點擊“資料錄入”功能樹，如圖： 系統(tǒng)內容顯示區(qū)提供了“操作”“工具”“檢索”三個功能按鈕選項，用戶首先可通過“操作”按鈕下的“添加”功能，添加資料信息，如圖： 在添加完資料錄入的細則后，需點擊系統(tǒng)左上角提供的“保存”按鈕來對資料錄入進行創(chuàng)建，如用戶對已創(chuàng)建的資料信息需要進行修改操作，可點擊上圖所示“重置”按鈕，對已錄入的信息進行修改操作。 資料創(chuàng)建完畢后，點擊“返回”按鈕，系統(tǒng)內容顯示區(qū)顯示以下界面： 用戶可通過點擊“工具”下的“歸檔”按鈕，對已經(jīng)創(chuàng)建保存的資料選擇“歸檔”操作， 系統(tǒng)自動彈出提示框，如圖： 系統(tǒng)提示框里顯示為通過“目錄管理”而創(chuàng)建的資料目錄列表。用戶可選擇其中任意一條目錄，點擊提示框中的“歸檔”按鈕，對該資料進行歸檔操作，系統(tǒng)提示歸檔成功；至此用戶已經(jīng)完成了一則資料的完整的創(chuàng)建、保存、歸檔流程。 8.1.3資料回收站 對于已歸檔的資料，如用戶選擇“刪除”操作，則該資料將自動流轉至“資料回收站”，在資料回收站中，系統(tǒng)提供了類似“檔案回收站”中的“操作”“檢索”按鈕，用戶可選擇對已刪除的資料進行“徹底刪除”，“資料還原”，同時，也可對進入“資料回收站”的資料進行檢索操作，如圖： 8.2資料借閱審批 該功能主要應用于資料管理人員對資料授權使用的操作，在該目錄下，資料管理員可以詳細的查詢到相關被提請的（資料借閱）的已處理、未處理的詳細信息，并對這些信息進行檢索、授權查閱等操作。 首先，普通用戶通過對“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會進入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可選擇該條借閱申請信息，選擇點擊“提交申請”按鈕，對資料借閱進行正式保存提交操作，在上述操作后，該條信息將自動流入“借閱審批”中的“未處理”模塊，由資料管理員進行查閱審批并授權借閱，如圖： 系統(tǒng)資料管理審批員，將根據(jù)該列表內提供的信息對借閱申請進行批復審閱，對于已經(jīng)處理完畢的借閱申請信息，在通過“已處理”列表進行顯示的同時還將顯示于資料借閱者“我的借閱”模塊中的“已處理”，“已通過”，“未通過”列表中。 8.3我的借閱 該功能主要應用于資料申請借閱人員操作，分別提供了未提交、已提交、未通過、已通過功能，普通用戶通過對“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會進入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可對未提交的借閱申請進行“提交申請”“查看”“修改”“刪除”操作，對于已經(jīng)“提交申請”的資料，首先將自動流轉至“借閱審批”的“未處理”列表中，由資料管理部門的審批人員進行審批批復，同時，該條資料也將自動流轉到“已提交”列表中，供用戶查詢。 對于用戶提交的資料申請借閱，經(jīng)資料管理部門審批后，會出現(xiàn)審批通過與未通過兩種形式，用戶可選擇在“我的借閱”中的“未通過”，“已通過”列表中進行查詢。如圖： 9數(shù)據(jù)處理 作為檔案管理系統(tǒng)整體信息安全性的一個重要組成部分，本系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理功能模塊下提供數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)還原功能。 首先，在系統(tǒng)備份功能樹中，系統(tǒng)提供了檔案表數(shù)據(jù)備份以及目錄表數(shù)據(jù)備份，如圖： 用戶選擇點擊上述兩表的備份按鈕，系統(tǒng)會自動提示是否備份，選擇確定按鈕，進行備份操作。 在備份操作完畢后，如系統(tǒng)用戶需要對備份數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)還原，則可通過本模塊下的“數(shù)據(jù)還原”操作進行，點擊檔案表或目錄表的下拉箭頭提示框，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉提示框，提示用戶選擇具體某一點的備份進行還原，如圖： 用戶選擇還原點后，點擊內容顯示區(qū)內的數(shù)據(jù)還原按鈕，即可完成對備份數(shù)據(jù)的還原操作。 通過檔案表、目錄表的備份以及還原，系統(tǒng)用戶不必再進行單獨的數(shù)據(jù)庫信息備份，簡化了操作流程，提高了檔案信息的安全機制。 五 系統(tǒng)技術架構與平臺設計 本軟件系統(tǒng)采用java技術開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定Struts MVC框架，，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設計和架構更加優(yōu)良，各層定義清晰，具備良好的兼容性與擴展性。 與此同時，本系統(tǒng)同時應用了ajax(交互式網(wǎng)頁應用開發(fā)技術)技術 ，該技術最大的優(yōu)勢為在不更新整個頁面的前提下維護數(shù)據(jù)，使得Web應用程序更為迅捷地回應用戶動作，為系統(tǒng)使用用戶提供了更為良好的系統(tǒng)操作體驗。 六 系統(tǒng)運行環(huán)境推薦 硬件配