電子表格處理軟件Excel.ppt

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第4章電子表格處理軟件Excel 學(xué)習目標熟練掌握工作簿 工作表和單元格的操作熟練使用公式和函數(shù)進行計算熟練掌握數(shù)據(jù)圖表化的方法熟練掌握數(shù)據(jù)的排序 篩選和分類匯總的方法 了解數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用 4 1Excel2003應(yīng)用基礎(chǔ) 4 1 1Excel2003工作界面 4 1 2Excel的基本概念 工作簿工作表單元格以及單元格區(qū)域 4 1 3工作簿的基本操作包括新建 保存 打開等 4 1 4工作表的基本操作在當前工作表標簽上單擊鼠標右鍵 彈出有關(guān)工作表操作的快捷菜單 通過該菜單即可完成工作表的插入 刪除 移動 復(fù)制等操作 4 1 5窗口操作1 拆分工作表2 凍結(jié)工作表窗格 4 2編輯工作表 4 2 1選定單元格4 2 2在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)4 2 3插入行 列或單元格4 2 4刪除行 列或單元格4 2 5清除單元格內(nèi)容4 2 6移動和復(fù)制單元格4 2 7查找或替換單元格內(nèi)容 4 3工作表的格式化 4 3 1設(shè)置單元格字符格式字符格式包括字符的字體 字號 顏色等 操作提示 單擊 格式 單元格 字體 選項卡 在其中設(shè)置字符格式的方法與在Word中類似 設(shè)置的單元格字符格式只在單元格內(nèi)顯示 在編輯欄內(nèi)不顯示 4 3 2設(shè)置單元格數(shù)字格式Excel在 格式工具欄 中提供了幾個常用的數(shù)字格式設(shè)置按鈕 更多有關(guān)數(shù)值 時間 日期的格式需要單擊 格式 單元格 數(shù)字 在對話框中設(shè)置 對于貨幣格式和日期格式的數(shù)字 單元格中顯示 表示數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)顯示不下 只要加寬該列就可以顯示完整 4 3 3設(shè)置對齊方式默認情況下輸入時 文本沿單元格左邊界對齊 數(shù)值右對齊 如果需要對數(shù)據(jù)的對齊方式進行修改 可以單擊 格式 單元格 對齊 在對話框中設(shè)置文本的水平對齊方式和垂直對齊方式以及文本的傾斜角度等 4 3 4添加邊框和底紋 單元格或單元格區(qū)域的邊框設(shè)置包括線條樣式和顏色 單擊 格式 單元格 邊框 單擊預(yù)置選項 預(yù)覽草圖以及邊框按鈕就可以為選定單元格區(qū)域添加選定顏色的各種邊框 底紋是指單元格區(qū)域的背景 包括類型和顏色 單擊 格式 單元格 圖案 完成此項工作 4 3 5調(diào)整行高和列寬 在新創(chuàng)建的工作表中 每列的寬度及每行的高度都是一樣的 用戶可以根據(jù)自己的需要對行高和列寬進行調(diào)整 簡便的方法是將鼠標指針指向要調(diào)整列寬 或行高 的列標 或行號 分割線上 指針變?yōu)殡p向箭頭形狀時拖拽分割線 如果需要進行精細調(diào)整 可以單擊 格式 行 行高 或 列 列寬 在對話框中輸入具體數(shù)值 4 3 6使用格式 1 自動套用格式Excel2003內(nèi)置的工作表格式組合了數(shù)字 字體 對齊方式 邊框 行高及列寬等屬性 選定需要自動套用格式的單元格區(qū)域 單擊 格式 自動套用格式 在彈出的對話框中選擇某種格式 2 使用條件格式 條件格式是指選定單元格中數(shù)值滿足特定條件時所應(yīng)用的底紋 字體 顏色等格式 一般在需要突出顯示公式的計算結(jié)果或監(jiān)視單元格內(nèi)容變化時應(yīng)用條件格式 4 4公式與函數(shù) 使用公式和函數(shù) 可以完成一般的運算 還可以完成復(fù)雜的財務(wù) 統(tǒng)計及科學(xué)計算 公式中可以包含數(shù)值 文本 運算符 函數(shù)及單元格引用 其中函數(shù)是Excel預(yù)先定義好的一些能完成特殊運算的公式 輸入公式時是以等號 開始 然后輸入公式的表達式 輸入公式后 單元格中顯示的是公式的計算結(jié)果 而在編輯欄顯示輸入的公式 4 4 1運算符 4 4 2單元格引用 1 相對引用相對引用指向相對于公式所在單元格某一位置處的單元格 當該公式被復(fù)制時 Excel將根據(jù)新的位置自動更新引用的單元格 2 絕對引用絕對引用指向工作表中固定位置處的單元格 它的位置與包含公式的單元格的位置無關(guān) 在固定單元格的列標字母和行號數(shù)字前加上 符號即表示絕對引用單元格 3 混合引用混合引用是指在公式中對單元格的引用既包括相對引用 又包括絕對引用 復(fù)制這樣的公式時 相對引用的部分隨公式位置的變化而變化 絕對引用的部分則保持不變 4 4 3函數(shù) Excel2003提供了強大的函數(shù)功能 包含數(shù)學(xué)與三角函數(shù) 統(tǒng)計函數(shù) 財務(wù)函數(shù) 時間與日期函數(shù)等十大類400多個函數(shù) 函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)組成 函數(shù)名表示函數(shù)的功能 如SUM函數(shù)表示求和運算 參數(shù)是函數(shù)的運算對象 可以包含常量 單元格引用 也可以包含函數(shù) 各函數(shù)的參數(shù)數(shù)量及類型依具體函數(shù)而定 多個參數(shù)之間用逗號分開 所有參數(shù)放在小括號內(nèi) 常用函數(shù)使用舉例 條件函數(shù)IF根據(jù)對條件的判斷返回不同的結(jié)果 例題7在例題6的工作表中 根據(jù)針刺前后痛閾的變化在第D列單元格中輸入 下降 或 上升 操作提示 1 選中D3單元格 2 單擊 插入 函數(shù) 打開 插入函數(shù) 對話框并選擇IF函數(shù) 3 參照圖4 13輸入?yún)?shù)后 在單元格及編輯欄顯示函數(shù)的表達式 4 拖拽填充柄復(fù)制D3單元格的內(nèi)容到D4 D11 即可給出每名受試者痛閾的變化狀態(tài) 圖4 13 4 5數(shù)據(jù)的圖表化 使用圖表可以將數(shù)據(jù)顯示成圖表格式 從而更清晰 直觀地反映數(shù)據(jù)之間的關(guān)系 圖表與工作表中的數(shù)據(jù)相連接 并隨工作表中數(shù)據(jù)的變化而變化 4 5 1創(chuàng)建圖表 例題9對例題6中的數(shù)據(jù)用柱形圖表示 操作提示 1 選定B2 C11單元格區(qū)域 2 單擊 插入 圖表 打開 圖表向?qū)?對話框 選擇圖表類型為 柱形圖 3 單擊 下一步 查看圖表預(yù)覽 4 單擊 下一步 在 圖表標題 處輸入 9名受試者針刺膻中穴前后痛閾值 5 完成所有圖表設(shè)置后 單擊 完成 圖表將插入到工作表中 4 5 2圖表格式化 對圖表的格式化操作包括修改圖表區(qū)格式 繪圖區(qū)格式 網(wǎng)格線格式 數(shù)據(jù)系列格式 標題及圖例格式 坐標軸格式以及設(shè)置三維格式等 例題10將例題9生成的圖表格式化為課本圖4 17所示的格式 操作提示 雙擊圖表中的空白區(qū)域 打開 圖表區(qū)格式 對話框 在 圖案 選項卡中設(shè)置淺黃色填充色及填充效果為水平底紋樣式 雙擊繪圖區(qū)的空白位置 在 繪圖區(qū)格式 對話框的 區(qū)域 中選擇 無 雙擊網(wǎng)格線 在 網(wǎng)格線格式 對話框中選擇網(wǎng)格線的線條樣式為點劃線 雙擊表示針刺前數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)系列 在 數(shù)據(jù)系列格式 對話框中單擊 填充效果 在 圖案 選項卡中選擇 寬上對角線 圖案 雙擊需要修改格式的標題或圖例進行修改 雙擊數(shù)值軸 Y軸 在 坐標軸格式 對話框中選擇 刻度 選項卡 將Y軸的刻度單位改為300 4 6數(shù)據(jù)的管理和分析 Excel2003提供了強大的數(shù)據(jù)排序 篩選 分類匯總和數(shù)據(jù)透視等功能 用戶利用這些功能可以方便地管理數(shù)據(jù) 從不同的角度觀察和分析數(shù)據(jù) 從數(shù)據(jù)中挖掘更多的信息 Excel進行數(shù)據(jù)管理和分析是針對數(shù)據(jù)清單的 數(shù)據(jù)清單是指包含標題及一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行 其中的行表示記錄 列表示字段 第一行的列標志則是數(shù)據(jù)庫中字段的名稱 課本圖4 2中的數(shù)據(jù)就可以認為是一個數(shù)據(jù)清單 它共有22條記錄 6個字段 4 6 1數(shù)據(jù)排序 數(shù)據(jù)排序是指把數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)按一定的順序要求重新排列 排序時依據(jù)的字段稱為關(guān)鍵字 Excel最多可以有三個關(guān)鍵字 排序時 數(shù)值按數(shù)字大小排列 文本及數(shù)字文本按0 9 a z A Z的順序排列 日期和時間按前后順序排列 漢字可以按拼音字母順序或筆畫順序排列 排序分按升序排序和按降序排序 簡單排序可以按數(shù)據(jù)清單中某一列的數(shù)據(jù)對整個數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行排序 單擊此列中任一單元格 然后單擊常用工具欄中的 升序排序 或 降序排序 即可按指定列進行相應(yīng)方式的排序 復(fù)雜排序則可按多列數(shù)據(jù)進行排序 例題11對圖4 2中的數(shù)據(jù)清單依次按患者所在組的升序 透析前數(shù)據(jù)的升序 透析后2個月的數(shù)據(jù)的降序排列 操作提示 1 單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 2 單擊 數(shù)據(jù) 排序 打開 排序 對話框 選擇關(guān)鍵字及排列方式 確定 4 6 2數(shù)據(jù)篩選 例題12對圖4 2中的數(shù)據(jù)清單 只顯示透析前數(shù)值小于4的數(shù)據(jù)行 操作提示 1 單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 2 單擊 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 則在數(shù)據(jù)清單中每個字段名的右側(cè)出現(xiàn)一個篩選箭頭 3 單擊 透析前 旁的篩選箭頭 選擇 自定義 在 自定義自動篩選方式 對話框中輸入篩選條件 見課本圖4 20 則得到課本圖4 21所示的結(jié)果 4 再次單擊 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 退出自動篩選狀態(tài) 4 6 3分類匯總 分類匯總是指按照某一字段的取值對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行分類 分別計算每一類某項匯總指標 例題13對圖4 2中的數(shù)據(jù)清單 按患者所在組分別計算透析前后的平均值 操作提示 1 對分類字段 所在組 排序 使分類字段取值相同的記錄集中在一起 圖4 22 分類匯總 對話框 2 選擇 數(shù)據(jù) 分類匯總 打開如圖4 22所示的 分類匯總 對話框 3 設(shè)置分類匯總的有關(guān)選項 分類字段 中選擇 所在組 匯總方式 中選擇 平均值 選定匯總項 中選擇 透析前 透析后2月 透析后4月 透析后6月 4 6 4數(shù)據(jù)透視表 1 建立數(shù)據(jù)透視表例題14對圖4 24中的數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建顯示兩名醫(yī)生對良惡性腫瘤診斷結(jié)果的數(shù)據(jù)透視表 操作提示 1 選定數(shù)據(jù)清單中的任意單元格 2 單擊 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 打開向?qū)υ捒?3 前兩步驟選擇建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域 4 在步驟3中單擊 布局 打開圖4 25所示對話框 其中頁字段為數(shù)據(jù)透視表中指定不同數(shù)據(jù)透視表源數(shù)據(jù)表中的字段 拖拽 醫(yī)生 到頁字段處 行字段為數(shù)據(jù)透視表中指定不同行的源數(shù)據(jù)表中的字段 拖拽 病理結(jié)果 到行字段處 列字段為數(shù)據(jù)透視表中指定不同列的源數(shù)據(jù)表中的字段 拖拽 診斷 到列字段處 數(shù)據(jù)字段為含有數(shù)據(jù)的源數(shù)據(jù)表的字段項 拖拽 例數(shù) 到數(shù)據(jù)字段處 5 完成整個向?qū)н^程 6 單擊頁字段 行字段和列字段旁的篩選按鈕可以有選擇地顯示需要的內(nèi)容 2 編輯數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表的編輯操作包括修改布局 添加或刪除字段 復(fù)制或刪除數(shù)據(jù)透視表 格式化表中數(shù)據(jù)等 在數(shù)據(jù)透視表中可以通過拖拽的方法交換行字段與列字段 從而查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果 生成數(shù)據(jù)透視表后 將自動顯示 數(shù)據(jù)透視表字段列表 面板 利用該面板通過拖拽鼠標可以方便的添加和刪除數(shù)據(jù)透視表中的字段 3 自動套用數(shù)據(jù)透視表格式 對于數(shù)據(jù)透視表 Excel2003提供了10種帶縮進格式的報表格式和10種非縮進的交叉表格式 用于對數(shù)據(jù)透視表進行整體的格式化 同時將行字段與列字段作適當調(diào)整 單擊數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中的任意單元格 單擊 格式 自動套用格式 彈出 自動套用格式 對話框 在對話框中選擇希望應(yīng)用的格式即可 4 更新數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)不能被直接修改 而且即便源數(shù)據(jù)區(qū)域中的數(shù)據(jù)被修改 數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)也不會自動更新 這時可通過 數(shù)據(jù) 刷新數(shù)據(jù) 命令 或 數(shù)據(jù)透視表 工具欄中的刷新數(shù)據(jù)按鈕來完成 4 7打印工作簿 4 7 1頁面設(shè)置頁面設(shè)置用于控制打印工作表的外觀或版面 包括頁面方向 紙張大小 頁邊距 頁眉和頁腳等 功能與Word中的頁面設(shè)置類似 而Excel所特有的是 工作表 選項卡 4 7 2添加頁眉和頁腳 頁眉頁腳就是在文檔的頂端和底端添加的附加信息 它們可以是文本 日期和時間 圖片等 單擊 視圖 頁眉和頁腳 頁面設(shè)置 選項卡 打開的 頁眉和頁腳 對話框如圖4 31所示 在對話框中可以選擇系統(tǒng)提供的常用頁眉和頁腳 也可以單擊 自定義頁眉 或 自定義頁腳 根據(jù)需要添加任意內(nèi)容的頁眉和頁腳 4 7 3設(shè)置分頁 1 插入分頁符2 刪除分頁符3 調(diào)整分頁符 4 7 4打印工作簿 1 打印預(yù)覽在打印輸出之前 可以使用打印預(yù)覽功能在屏幕上查看打印的效果 對不滿意的地方做最后的調(diào)整和修改 單擊 文件 打印預(yù)覽 切換到打印預(yù)覽窗口 其中的 頁邊距 用于顯示或隱藏代表頁邊距和頁眉頁腳位置的虛線及操作柄 如圖4 33所示 通過拖拽操作柄或虛線可以調(diào)整頁邊距 頁眉和頁腳邊距以及列寬 2 打印 單擊 文件 打印 彈出 打印 對話框 需要在 打印內(nèi)容 選項區(qū)指定是打印工作簿里的全部工作表 當前工作表 默認 還是工作表中的選定區(qū)域