用Excel建立人事管理系統(tǒng)

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用 Excel 建立一套小型人事數(shù)據(jù)管理系統(tǒng) 前言 在現(xiàn)實生活中 很多小型企業(yè)并沒有給人事部門配備專門的人事管理軟件 實際上 一套專門的人事 管理軟件費用昂貴 而且不一定適合企業(yè)的實際需求 自己動手 用 Excel 來建立適于本企業(yè)具體需求的人事管理系統(tǒng)是一個不錯的選擇 Excel 的功能強 大 而操作又很方便 每月準(zhǔn)確無誤的統(tǒng)計企業(yè)員工增減變化情況 年底分析大量的人事數(shù)據(jù)等等復(fù)雜的 工作都能通過 Excel 輕松完成 現(xiàn)在我們給讀者朋友們提供這樣一個實例 通過 Excel 來建立一套小型 人事數(shù)據(jù)管理系統(tǒng) 正文 首先我們打開一個新的 Excel 表建立一個人事信息庫框架 信息項目的設(shè)置您可根據(jù)本單位實際情況 而定 如圖 一 所示 圖一 點擊可看清晰大圖 接下來請您不要急著錄入人員信息 我們要對一些信息項進行函數(shù)設(shè)置 以便系統(tǒng)可以自動生成相關(guān) 信息 這會使我們的工作產(chǎn)生事半功倍的效果 1 性別 出生月日 年齡的自動填充功能設(shè)置 我們先對 性別 出生年月 年齡 進行函數(shù)設(shè)置 當(dāng)我們輸入某人身份證號碼時 系統(tǒng)便會自 動生成 性別 出生年月 及 年齡 這樣就減少了我們錄入的工作量 請分別選擇性別 出生月 日 年齡信息項單元格輸入下列公式 1 性別 IF MOD IF LEN E3 15 MID E3 15 1 MID E3 17 1 2 1 男 女 含義 LEN E3 15 表示看 E3 中是否有 15 個字符 MID E3 15 1 表示在 E3 中從第 15 位開始提取 1 位字符 MOD MID 2 1 表示提取的字符除以 2 余數(shù)為 1 IF LEN E3 15 MID E3 15 1 MID E3 17 1 表示看 E3 中是否夠 15 個字符 如果夠就從第 15 個字 符開始取 1 個字符 如果不夠 15 個字符就從第 17 個字符開始取 1 個字符 我們的身份證號碼一般是 15 位或 18 位 IF MOD IF LEN E3 15 MID E3 15 1 MID E3 17 1 2 1 男 女 表示所取字符除以 2 如果余數(shù) 為 1 顯示男 否則顯示女 2 出生年月 IF LEN E3 15 DATE MID E3 7 2 MID E3 9 2 MID E3 11 2 DATE MID E3 7 4 MI D E3 11 2 MID E3 13 2 含義 DATE YEAR MONTH DAY MID E3 7 4 表示在 E3 中從第 7 個字符開始連續(xù)取 4 個字符表示年 用類似的表示方法一個人的 出生年月日便可以通過函數(shù)設(shè)置表示出來 如果為了看起來方便 我們可以將單元格格式設(shè)置成年 月 日的日期格式 這樣顯示的結(jié)果會非常容易理解 3 年齡 DATEDIF G3 TODAY Y 含義 DATEDIF date1 date2 Y 表示兩個日期的差值 TODAY 表示系統(tǒng)自帶的日期即顯示當(dāng)日日期 DATEDIF G3 TODAY Y 表示今天的日期與 G3 所表示的出生月日之間的年份差值 這樣一個 人的年齡就會容易的顯示出來了 2 勞動合同期限的自動生成和提前 30 天定期提醒功能設(shè)置 勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分 特別是勞動合同到期續(xù)簽問題更是不可忽視 如果 由于我們的人為原因造成了勞動合同漏簽 延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失 從一個人入職簽訂試用期合同開始 再到簽訂正式勞動合同以及后來的續(xù)簽勞動合同 一系列的日期如何 能夠讓系統(tǒng)自動生成 并且形成系統(tǒng)提前 30 天自動提醒我們的功能呢 這需要對一些信息項進行函數(shù)設(shè) 置 如圖 二 所示 圖二 點擊可看清晰大圖 1 試用期到期時間 DATE YEAR P3 MONTH P3 3 DAY P3 1 含義 DATE YEAR MONTH DAY 顯示指定日期 在這里我們假設(shè)試用期為 3 個月 我們需要在 Q3 單元格中輸入上述公式 其中 MONTH P3 3 表示 在此人入職時間月的基礎(chǔ)上增加三個月 而 DAY P3 1 是根據(jù)勞動合同簽訂為整年正月而設(shè)置的 比如 2 005 年 11 月 6 日到 2006 年 11 月 5 日為一個勞動合同簽訂期 2 勞動合同到期時間 DATE YEAR P3 1 MONTH P3 DAY P3 1 我們同樣采用上述函數(shù)的設(shè)置方法 這里我們假設(shè)勞動合同期限為 1 年 則我們需要設(shè)置成 YEAR P 3 1 另外這個數(shù)值依然以入職日期為計算根據(jù) 所以天數(shù)上還要設(shè)置成 DAY P3 1 的格式 3 續(xù)簽合同到期時間 DATE YEAR S3 1 MONTH S3 DAY S3 這里需要注意的是續(xù)簽合同計算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的 所以只在前一份合同到期時間 的基礎(chǔ)上增加 1 年即可 無需天數(shù)上減 1 4 試用期提前 7 天提醒 IF DATEDIF TODAY Q3 d 7 試用期快結(jié)束了 這里用到了 DATEDIF 函數(shù) 表示兩個日期差值 但是需要注意的是 我們要表示提前 7 天提醒 所 以 將 TODAY 函數(shù)寫到試用期時間前面即 TODAY Q3 而不能表示成 Q3 TODAY 其中 d 表示 兩個日期天數(shù)差值 我們用 IF 函數(shù)來表示顯示要求 那么這個函數(shù)設(shè)置的含義為 如果差值為 7 則顯示 試用期快結(jié)束了 否則不顯示信息 在編輯函數(shù)時用 表示不顯示任何信息 5 提前 30 天提醒 IF DATEDIF TODAY S4 m 1 該簽合同了 函數(shù)設(shè)置方法同上 其含義是兩個日期相差 1 個月則顯示 該簽合同了 否則不顯示任何信息 這里 沒有設(shè)置成相差 30 天提醒是因為考慮到設(shè)置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?同樣需要注意的是不要將 顯示 今天日期 函數(shù)與顯示 合同到期日期 函數(shù)順序顛倒 其中 m 表示月的含義 3 采用 記錄單 錄入信息 通過對一些人事信息項進行函數(shù)設(shè)置后 我們便可以開始錄入信息了 逐行的鍵入人事信息 會讓人 很快產(chǎn)生疲勞感 甚至?xí)霈F(xiàn)串行或輸錯信息的工作失誤 我們可以采用 Excel 自帶的 記錄單 功能來 解決這個問題 請點擊編輯欄中的 數(shù)據(jù) 記錄單 如圖 三 我們可以用 Tab 鍵進行項目的換行錄 入如圖 四 圖三 點擊可看清晰大圖 圖四 點擊可看清晰大圖 4 用 窗口凍結(jié) 功能可以進行簡單的數(shù)據(jù)查詢 當(dāng)我們錄入完數(shù)據(jù)后 我們希望能夠非常方便的查詢信息 但是由于信息庫所涉及的項目很多 我們 常常會遇到這樣的情況 看到左邊的信息又看不到右邊的信息 或者看到下面的信息又不知道此信息所對 應(yīng)的信息項 這時我們可以采用 窗口凍結(jié) 功能 例如我現(xiàn)在想保留各信息項 同時保留每個人的編號 姓名 部門 讓其他信息可以根據(jù)需要進行查找 這時我們可以點擊 D3 單元格 然后點擊編輯菜單欄 的 窗口 選擇 凍結(jié)窗口 就可以出現(xiàn)如圖 五 情況 圖五 點擊可看清晰大圖 這樣我們會非常容易查到某人相關(guān)信息 但是值得注意的是設(shè)置窗口凍結(jié)的規(guī)律 如果你想凍結(jié)第 2 行請 將光標(biāo)放到第 3 行單元格處 進行凍結(jié)窗口設(shè)置 如果你想凍結(jié) C 列 請將光標(biāo)放到 D 列單元格處 進 行凍結(jié)窗口設(shè)置 如果你即想凍結(jié)第 2 行又想凍結(jié) C 列 請將光標(biāo)放到他們的交叉單元格 D3 上進行設(shè)置 如果想取消凍結(jié)功能可以點擊 窗口 菜單選擇取 消凍結(jié)窗口 功能 5 自動篩選 功能可以進行簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計 有時我們想非?？焖俚牡玫揭恍?shù)據(jù) 比如本公司在職人員中 本科生學(xué)歷的男生有多少人 這時我 們可以采用自動篩選功能 請選擇 人員類別 單元格 點擊編輯菜單欄上的 數(shù)據(jù) 選擇 篩選 點 擊 自動篩選 在每個信息項單元格右下角都會出現(xiàn)選擇按鈕 我們分別在人員類別處選擇在職 圖 六 在學(xué)歷處選擇本科 圖 七 在性別處選擇男 圖 八 最后用鼠標(biāo)將顯示的性別全部選上 這時注意圖 九 中 用紅筆圈住的地方就是我們所需要的數(shù)據(jù)了 圖六 點擊可看清晰大圖 圖七 點擊可看清晰大圖 圖八 點擊可看清晰大圖 圖九 點擊可看清晰大圖 6 用 數(shù)據(jù)透視表 功能快速匯總各項數(shù)據(jù) 以上功能的設(shè)置多用于日常人事工作中 但到年底我們需要對這一年的人事情況進行大量的信息總結(jié) 比如人員的離職情況 入職情況 各類數(shù)據(jù)構(gòu)成比例等 這項工作更是一項非常繁重的工作 我們可以 利用 Excel 自帶的 數(shù)據(jù)透視表 功能為我們排憂解難 請點擊編輯菜單欄中 數(shù)據(jù) 選項 選擇 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 選項 如圖 十 圖十 點擊可看清晰大圖 選擇 數(shù)據(jù)透視表 接下來點擊 下一步 即可 我們需要確定建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域 一般系統(tǒng) 會自動將整個信息庫區(qū)域設(shè)置成我們要選擇的區(qū)域 在出現(xiàn) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3 第 3 步時 我們選擇 現(xiàn)有工作表 將工作表區(qū)域選擇在新的 sheet 中 A3 單元格 如圖 十一 點擊 完成 后 便會出現(xiàn) 圖 十二 結(jié)果 這里解釋一下我們?yōu)槭裁匆x擇 A3 單元格 這主要是因為顯示區(qū)上面有兩行 用來放置頁字段 圖十一 點擊可看清晰大圖 圖十二 點擊可看清晰大圖 例如我們現(xiàn)在想統(tǒng)計各部門 2003 年入職人員情況 我們便可以將相關(guān)項目用鼠標(biāo)托至指定位置 如 圖 十二 紅色箭頭顯示 通過對信息項目的拖拽 系統(tǒng)會自動出現(xiàn)相關(guān)信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù) 如果我們還想出 現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的圖示 這時我們可以點擊數(shù)據(jù)透視表編輯菜單欄上的圖例圖標(biāo) 如圖 十二 藍圈圈住的地方 這時會出現(xiàn) chart1 如圖 十三 所示 如果我們想改變圖例顯示類型可以點擊圖表向?qū)нM行自由選擇 圖十三 點擊可看清晰大圖 通過這個功能我們可以很容易的統(tǒng)計出各種人事資料 比如學(xué)歷構(gòu)成 性別比例等 同時您還可以根據(jù)自 己的需要來設(shè)置布局 當(dāng)出現(xiàn) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?第 3 步時 我們可以點擊 布局 按鈕 接下來會出現(xiàn) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?布局 在這里我們可以通過對話框中右側(cè)的數(shù)據(jù)按鈕添加 或刪除我們需要的數(shù)據(jù)項 如圖 十四 圖十四 點擊可看清晰大圖 以上講述的是一些常用功能的設(shè)置 您還可以舉一反三 加入一些好用的小功能