演示電子表格處理軟件Excel.ppt

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第五章電子表格處理軟件Excel2000 Excel2000是Office2000中的一個主要成員 并且一直是Office家族中的一個重要成員 它的前身是Excel95和Excel97 電子表格是日常辦公或學習的一個非常方便的工具 在一般辦公的情況下 它往往可以代替數(shù)據(jù)庫表對日常數(shù)據(jù)進行處理 對于一般的辦公人員來說 學習電子表格比學習數(shù)據(jù)庫更加有用 也更加現(xiàn)實 5 1Excel2000的新特性 Excel2000有非常豐富的功能如下 制作電子表格基本數(shù)據(jù)處理制作電子圖表分析數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)篩選和透視使操作更加方便功能更加強大和Web聯(lián)系更加緊密具體操作請看大屏幕 5 2Excel2000基礎 這一節(jié)將介紹Excel2000的最基礎的知識和操作 通過這一節(jié)的學習 讀者要熟悉Excel2000窗口的組成 掌握Excel2000中最常用的名詞和概念 掌握用Excel2000建立電子表格 并在表格中輸入各種數(shù)據(jù) 5 2 1Excel2000窗口 5 2 2單元格及其操作 單元格是電子表格的最基本單元 由若干個相鄰或不相鄰的單元格組成單元格區(qū)域 單元格的引用選擇單元格和單元格區(qū)域在單元格中輸入數(shù)據(jù)清除單元格合并單元格刪除單元格具體操作請看大屏幕 5 2 3工作表的操作 新建一個Excel2000文檔時 包含三張工作表 并使用固定的工作表名稱 Sheet1 Sheet2 Sheet3 工作表的改名插入新工作表選擇工作表復制或移動工作表在工作表中插入行或列具體操作請看大屏幕 5 2 4工作簿的操作 工作簿就是Excel2000的文檔 擴展名是 xls 是由若干電子表格 即工作表 組成的電子文檔 新建工作簿保存工作簿具體操作請看大屏幕 5 3工作表中的數(shù)據(jù)操作 除了在單元格中輸入數(shù)據(jù)外 Excel2000還提供了在工作表中快速輸入有一定規(guī)律的數(shù)據(jù) 5 3 1數(shù)據(jù)自動填充 填充相同的數(shù)據(jù)填充數(shù)據(jù)序列控制填充序列的生成自定義序列按公式生成序列具體操作請看大屏幕 5 3 2數(shù)據(jù)有效性檢驗 Excel2000提供了數(shù)據(jù)有效性檢驗的手段 以保證輸入數(shù)據(jù)的正確性 如果輸入數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯誤 將及時地顯示告警信息 以便改正錯誤的數(shù)據(jù)輸入 5 3 3輸入相同數(shù)據(jù) 同時在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù)在多張工作表中輸入相同數(shù)據(jù)具體操作請看大屏幕 5 3 4用條件格式顯示特殊數(shù)據(jù) 所謂條件格式是指根據(jù)單元格數(shù)據(jù)的條件來設置單元格數(shù)據(jù)顯示的格式 這樣就可以比較醒目地顯示某些比較特殊或者需要特別關心的數(shù)據(jù) 5 4使用公式進行計算 在電子表格中輸入了數(shù)據(jù)后 就可以使用公式對數(shù)據(jù)進行計算 公式也是在單元格中輸入公式由操作數(shù)和運算符組成公式中的操作數(shù)可以是常數(shù) 單元格或單元格區(qū)域的引用 名稱和工作表函數(shù) 5 4 1運算符 公式中的運算符包括算術運算符 比較運算符 文本運算符和引用運算符 5 4 2輸入和復制公式 輸入公式 單擊要輸入公式的單元格 單擊 編輯欄 左邊的 編輯公式 按鈕按照公式中操作數(shù)和運算符的順序輸入公式復制公式 單擊要復制的公式的單元格 然后按Ctrl C命令 單擊目標單元格 然后按Ctrl V命令 5 4 3自動求和 連續(xù)數(shù)據(jù)的自動求和非連續(xù)數(shù)據(jù)的自動求和求和公式的自動調(diào)整具體操作請看大屏幕 5 4 4在公式中使用函數(shù) 函數(shù)是Excel2000預定義的公式 在公式中使用函數(shù)可以簡化計算 迅速地得到計算的結果 公式中使用函數(shù)的步驟 了解Excel2000函數(shù) 函數(shù)的嵌套使用 具體操作請看大屏幕 5 4 5計算公式中的循環(huán)引用 5 5使用圖表表示結果 圖表是電子表格的另一種表現(xiàn)形式 電子表格中的數(shù)據(jù)通過圖表可以更加形象和直觀地表現(xiàn)出來 有時候可以更清楚地看出數(shù)據(jù)間的比例關系 有時候則可以更明顯地反映數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢 建立下列二維表格 5 5 1使用 圖標向導 生成圖表 生成圖表的基本步驟如下 選擇數(shù)據(jù)選擇圖表類型選擇圖表源數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)系列修改圖表選項選擇圖表位置具體操作請看大屏幕 5 5 2修改圖表 修改圖表元素的基本作法 雙擊要修改的圖表元素 彈出相應的對話框進行修改 雙擊不同的圖表元素 將彈出不同的對話框 不過對話框上的若干選項卡往往是相同的 如修改文字的 字體 選項卡 修改字體修改文字的方向修改數(shù)值軸格式修改背景圖案 修改后的圖表 5 6分析數(shù)據(jù)清單 Excel2000有強大的數(shù)據(jù)分析功能 Excel2000的許多數(shù)據(jù)分析功能是以數(shù)據(jù)清單為基礎的數(shù)據(jù)清單是工作表中的一系列數(shù)據(jù)行 這些數(shù)據(jù)互相都有一定的相關性 例如發(fā)貨單中的商品和它們的金額 或者是一組客戶名稱和聯(lián)系電話等等 數(shù)據(jù)清單可以象數(shù)據(jù)庫一樣使用 數(shù)據(jù)清單的行對應于數(shù)據(jù)庫表的記錄 數(shù)據(jù)清單的列對應于數(shù)據(jù)庫表的字段 數(shù)據(jù)清單中第一行的列標志對應于字段名 5 6 1創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單 數(shù)據(jù)清單可以是工作表上的全部數(shù)據(jù) 也可以是工作表上的部分數(shù)據(jù) 在工作表上創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單時應注意以下準則 避免在一張工作表上建立多個數(shù)據(jù)清單清單與工作表的其他數(shù)據(jù)間至少留出一個空列和一個空行避免將關鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側數(shù)據(jù)清單的第一行必須是標題行 也稱列標避免在數(shù)據(jù)清單中放置空行和空列不要在文本數(shù)據(jù)的前面或后面鍵入空格 5 6 2數(shù)據(jù)清單的排序 排序是數(shù)據(jù)清單經(jīng)常的操作之一 這不僅是為了以某種方式顯示數(shù)據(jù) 也是為了數(shù)據(jù)清單其他操作的需要 例如數(shù)據(jù)篩選就必須在排序的基礎上進行 簡單排序復合條件排序自定義排序具體操作請看大屏幕 5 6 3篩選數(shù)據(jù) 如果要根據(jù)某些條件 在數(shù)據(jù)清單中查找滿足這些條件的數(shù)據(jù)行 可使用Excel2000所提供的 篩選 功能 具體來說 Excel2000有兩種篩選的方法 自動篩選高級篩選具體操作請看大屏幕 5 6 4數(shù)據(jù)分類匯總 分類匯總實際上是數(shù)據(jù)庫管理的一種功能 通過簡單的命令對于數(shù)據(jù)記錄按不同的字段進行統(tǒng)計 基本的分類匯總嵌套式多級分類匯總分類匯總結果的分級顯示刪除分類匯總具體操作請看大屏幕 5 7數(shù)據(jù)透視表報表 報表是用于快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式表格 它的使用比分類匯總更加靈活 它的交互特性更是分類匯總無法比擬的 數(shù)據(jù)透視表報表的建立可以通過 數(shù)據(jù)透視表 向導來完成 5 7 1數(shù)據(jù)透視表報表的創(chuàng)建 圖是一張學生成績表 我們將基于這個表格創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表報表 5 7 2改變數(shù)據(jù)透視表的匯總方式 可以有多種方法啟動改變數(shù)據(jù)透視表的匯總方式 在對話框的 匯總方式 列表框中列出了各種匯總方式 這些方式和前面介紹的分類匯總所用的匯總方式完全一致 5 8打印工作表 在許多情況下 Excel電子表格都比較大 無論是水平方向和垂直方向上 表格的寬度和長度超過了一張打印紙 如何能使表格的打印效果更好 還是有許多地方和一般的文檔打印不完全相同 5 8 1查看工作表打印效果的三種方式 Excel2000提供了三種方法查看和調(diào)整工作表的外觀普通視圖打印預覽分頁預覽具體操作請看大屏幕 5 8 2在每一頁上都打印行列標志 電子表格上 行 列的標志只出現(xiàn)一次 在普通視圖下 可以通過移動 拆分塊 使得行 列標志始終出現(xiàn)在屏幕上 但在打印的結果上 打印的頁面上就往往看不到行 列標志 影響了表格的打印效果 5 8 3設置打印區(qū)域 可以根據(jù)需要選擇打印的區(qū)域