第九章第二節(jié) 會議的前期準備

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1、第二節(jié) 會議的前期準備 教學目標 知識目標：掌握會議前準備工作的內容 能力目標：掌握會議前期準備工作的基本方法，常用的會議通知和會議管理性文件的寫法 德育目標：培養(yǎng)終于職守，樂于奉獻的職業(yè)道德，培養(yǎng)踏實、細致、周到、一絲不茍的工 作作風。 教學重點：會議前準備工作的內容 教學難點：會議前期準備工作的基本方法,常用的會議通知和會議管理性文件的寫法 教學方法：案例教學法、實驗法 課時安排：三課時 教學過程： 【導入新課】 辦文、辦會是秘書工作的內容，辦會指的是辦理會議事務的工作。辦會，包括會議的前期

2、 準備、會中服務和會后服務幾個環(huán)節(jié)內容。“凡事預則立，不預則廢”，秘書在會議前期的準備 中該做哪些工作？如何才能做好這些工作？這堂課我們告訴你這方面的知識，并幫助你掌握會 議前期準備的方法。 【講授新課】 一、會議前的準備內容 會議前的準備工作內容有： 安排會議議題。 確定會議時間。 確定與會人員。 確定會議方式。 確定會議場所。 確定會議議程。 確定會議日程。 制發(fā)會議通知。 準備會議必需品。 布置好會場。 準備會議文件資料。 二、會議前期準備工作的基本方法 1 ．安排會議議題 會議為議事而開，要討論的

3、核心內容即為議題。會議前要確定明確的會議議題，會議的議 題需科學合理、有針對性，才能達到開會的目的。如果沒有明確的議題，開會的時候會出現(xiàn)怎 樣的局面呢？ 案例一 跑題會 某部召開常委會議，學習上級下發(fā)的文件，與會的常委都是基層單位的領導，大家一 段時間沒有見面，聚在一起特別熱鬧，彼此都忙著交流信息，聯(lián)絡感情。開會前你爭我搶 地發(fā)言，會場靜不下來。會議開始，主持人傳達完文件的內容，讓大家就文件內容表態(tài)時， 會場上卻出奇的安靜?？磮蟮模炔璧?，交頭接耳的，就是沒人往正題上說。這時，某領 導發(fā)言了，挑頭說起了與會議內容不相干的內容。會場立即活躍起來，整

4、個會場生發(fā)出去， 熱熱鬧鬧地跑了題。會議的時間很快到了，主持人無奈地只好宣布散會。同時，他讓秘書 整理一份會議討論情況，向上級匯報。秘書心里想，大家都跑題了，什么都沒有說，讓我 怎么寫呢？ 診治分析： 這是會議中典型的跑題現(xiàn)象。如何解決額這個問題？ 首先，秘書要分清輕重緩急，協(xié)助領導安排好會議的議題。 其次，要及時把會議議題通知給與會人員，讓與會者提前準備，開會發(fā)言才能有的放 矢。 再次，會議應嚴格按照議題進行，如果出現(xiàn)跑題現(xiàn)象，提醒主持人，說明會議的重要 性，組織與會人員發(fā)言，促使會議完成議題的議程。 [提問]如何確定會議議題？（基本方法）

5、一是由領導提出； 二是由秘書部門上下廣泛征求意見后，按重要程度、緩急程度提出，簡要擬出“近期會議 安排議題”的書面材料，送有關領導審定后納入會議計劃。這種書面材料一般按順序逐條排列 即可。 [小竅門] 一次會議的主要議題不宜過多。重大議題以一會一題為妥，議題多了會出現(xiàn)多個主題。安 排議題時，要考慮與會人員的心理，將最重要的、最復雜的議題先討論。因為人對首先接觸的 事物會產生新鮮感，對后接觸的事物缺乏新鮮感。 2 ．確定與會人員 合理確定與會人員，應根據(jù)會議性質、議題、任務，確定出席會議人員的范圍、資格、條 件等，與會人員一般包括主持人、記錄員、來賓、會

6、議代表、列席代表聽眾等。對出席會議的 人數(shù)要有精確的統(tǒng)計，以便做好其他準備工作。如果秘書人員工作不細心，就會給領導造成工 作上的被動，不信你看： 案例二 漏了技術干部 某集團軍傳達中央工作會議精神，要求傳達到師以上干部。會議剛結束，就有幾位老 干部接二連三地打電話找軍政委，問為什么不讓他們參加會議，有的老干部還發(fā)起了牢騷， 搞得軍政委很窩火，還得一個勁地在電話里做檢討。放下電話一查，原來秘書處在通知參 加會議名單中，忘記了這幾位享受副師級待遇的技術干部。 診治分析： 確定與會人員的名單是秘書工作的一項重要內容。確定與會人員，應根據(jù)會議性質、 議

7、題、任務，確定出席會議人員的范圍、資格、條件、人數(shù)，供有關領導審查后確定。秘 書提名錯漏，可能給領導造成工作上的被動，甚至帶來不良影響。 [小竅門] 如何確定會議與會人員？可以從以下幾個方面考慮： （1 ）與會者與會議所要實現(xiàn)的目標是否有直接或主要關系； （2 ）與會者同會后的行動是否有直接相關； （3 ）與會者在中心議題方面是否具有專門的知識與經驗，是否能有助于議題的深化； （4 ）與會者是否有能力或者有權利形成一項決議； （5 ）與會者是否多余或者可有可無； （6 ）與會者是否能全身心的投入會議；與會者能否妨礙會議總體成效；是否造成對他人的

8、心理壓力，影響其他人發(fā)言的質量。 一般情況下，人數(shù)越多，與會者的參與意識就越弱，人數(shù)多于20 人，就應該設法分組討論 或設分會場。 3 ．確定會議時間 會議起止時間，也稱會期。確定會議時間力求科學，避免耗時費財，保證與會議有關的主 要人員基本到會。 確定會期的方法： （1 ）事先做一個調查，把握全體與會者都較方便的時間段。任意安排一個開會時間，可能 會打亂某些人的日程安排。 （2 ）選擇與會者中關鍵人物最佳的時間開會，以保證這些關鍵人物集中精力開好會議。 （3 ）避免會議召開期間與企業(yè)重要的經營活動沖突，或者避免打擾企業(yè)的正常運行。 4 ．確定

9、會議方式 根據(jù)會議議題和與會者的具體情況，考慮采用何種方式召開會議；或集中開，或利用電話、 廣播等方式分散開。 5 ．確定會議場所 案例三 會場太小了 某上市公司召開股東大會，會址選在公司的小禮堂?？墒情_會時來了很多股民，都是 小股東。按以往情況，很少會有小股東來開會，會議人數(shù)一般按大股東預定，會場也不需 要太大。現(xiàn)在小股東懂得行使自己的權利了，紛紛要求要求參加會議，這樣一來，就出了 麻煩，會場根本無法容納到會的股東。面對指責。公司只得臨時改換會址，搬到市體育館， 耽誤了很多時間。 診治分析：出現(xiàn)混亂局面的原因，是會場選擇不當造成

10、的。秘書選擇會場的時候要充 分估計到會的人數(shù)，適當留有余地。 [小竅門] 如何確定會議場所？ （1 ）大小適中 會場的空間必須足夠大，平均每個與會者擁有2 平方米為宜。空間過大， 彼此難以親近，會議氣氛會受影響。 （2 ）地點合適 宜定在與會人員比較集中便利的場所，距離主辦單位也不宜太遠，以避免 給會務工作造成不便。會期長的可盡可能靠近住宿處，以方便多數(shù)人為原則。還需考慮環(huán)境的 清靜，保證會議不受干擾。外出留宿開會必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費用支出，考慮衣食 起居的舒適等等。 （3 ）附屬設施齊全 桌椅、照明、音響、通風、網(wǎng)絡、通信、安全、衛(wèi)生

11、、餐飲、住宿、 服務、娛樂、供電、交通等均要考慮。 6 ．確定會議議程 會議議程是對已確定的議題列出發(fā)言或討論的先后順序。議程應當簡明概略，并冠以序號 將其清晰地表達出來。例如： 會議議程 ××會議議程 序號 程序 主持人 時間分配 備注 1 簽到 秘書 10：00—10 ：10 2 主席致辭 董事長 10：10—10 ：15 3 宣布上次會議記錄 秘書 10：15—10 ：20 4 報告事項 各部門主管 10：20—10 ：40 5 討論事項 董事長 10：40—11 ：40 6

12、 臨時動議 董事長 11：40 —11 ：50 參閱會議資料 7 散會 [注意] 代表會議的議程還要經代表大會的預備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。 7 ．制定會議日程 會議日程是結合會議期間的所有活動作逐日的具體的安排。擬訂會議日程要明確具體，并 準確無誤。日程安排大體包括：時間、地點、內容。 [小竅門] （1 ）重要的議程必須列在整個議事日程的前項。 （2 ）必須合理分配各項議案的時間，為重要的事項留足時間。 （3 ）注意效率，每次議程不必太雜，內容不必太長。 （4 ）議程是提醒與會者做好準備，所以議程要提前

13、發(fā)，可以和會議通知、日程安排一起發(fā)。 （5 ）提前送發(fā)與議程有關的材料，可以減少會議討論時間。 （6 ）會議持續(xù)兩個小時以上者，安排中間休息；會后還要留出社交時間。 8 ．制發(fā)會議通知。 發(fā)會議通知主要有書面（文件、信函、請柬、報紙、墻報、海報等）、口頭、電話、傳真、 電子郵件、廣電媒體等多種方式，根據(jù)會議范圍、會期長短選用。 [細節(jié)注意] 在發(fā)會議通知時認真確定與會人員的范圍，保證給確定的每位與會者發(fā)送會議通知。通知 的信封上應準確標明與會者的詳細地址、工作單位、姓名等，并在顯著位置上醒目地標出“會 議通知”的字樣。可將會議中使用的有關票證（入場券、

14、代表證、座次號、編組名單以及就餐 證、乘車證等）與會議通知一并發(fā)放。 9 ．準備會議必需品 會議必需品有：紙、筆、本、簽到冊、座位名簽；飲料、茶葉、茶杯、煙缸、紙簍；音響、 錄音、錄像設備；通風、照明設備；電腦、投影、白板等演示設備；橫幅、標語、氣球、旗幟、 會標、臺布、花卉等宣傳用品；磁帶、票箱、獎品、代表證等特需用品。調配工作需要十分細 致，關鍵是要做好登記，以免丟失，或者萬一丟失，便于查找，以便購置。秘書人員可開列物 品清單，以免遺漏。例如： 會議用品及設備明細表 會議名稱 主辦單位 負責人 協(xié)辦單位 單位

15、 數(shù)量 規(guī)格 備注 名稱 一般設備 個 桌子 個 椅子 個 黑板 個 黑板架 個 講臺 個 茶杯 個 煙灰缸 個 文具 筆 支 便條紙 本 電器用品 錄音機 臺 錄放映機 臺 投影儀 臺 幻燈機 臺 照相機 個 麥克風 個 國歌磁帶或光盤 國旗 面 席卡 個 10．布置

16、好會場 案例四 重慶細細推敲AAPP 迎賓方案 3 月6 日訊 從來賓車行線路的安排到宴會菜單的審核定，從會場主席臺上的燈具安 裝到后臺休息廳墻壁上該掛什么樣的畫——AAPP 會議重慶籌備領導小組不放過每一個細 微之處。昨天，各籌備單位負責人碰頭對會議方案細細推敲。 點評：布置會場是學問，方方面面都有講究，要想會議取得圓滿成功，應該不放過每一個 細微之處。 如何布置會場？ （1 ）擺好會場座位 可以按不同的規(guī)模、主題選擇不同的座位布局（各種座位的擺法見下圖） A．日常辦

17、公會、小型座談會，宜采用圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形、 T 字形、 U 字形、回字形等擺法，這些形式可以使與會人員坐得比較緊湊，消除拘束感，形成民主團結 氣氛。 B．中型會議，采用而字形、山字形、半圓形擺法，這些形式比較正規(guī)，有一個絕對中心， 容易形成嚴肅莊重的會議氣氛。 C．大型茶話會、團拜會、宴會，可采用星點式、眾星拱月式，這些形式比較穩(wěn)定，容易形 成輕松和緩的氣氛。 D．會見、會談，主要形式有：馬蹄形、圓形、長方形、方形，要注意賓主的位置，我國習 慣客人坐在主人的右邊，譯員、記錄員分別坐在主賓的后邊或右邊，其他客人按禮賓順序在主 賓一側就坐。 （2 ）

18、排好主席臺座次 一般來說，職務最高的居中，然后先左后右，按職務向兩邊順序排開，主持人也應該按職 務排列，不必排在第一排邊上。座位上可放置名簽。由于主席臺座次排列屬于敏感問題，重大 會議秘書人員應請示領導 （3 ）根據(jù)會議需要做適當裝飾，不同的會議要求不同。 黨代會樸素大方, 慶祝會喜慶熱烈, 紀念會隆重典雅, 座談會和諧融洽, 追悼會莊嚴肅穆, 工作會簡單實用, 展覽會新穎別致。 （4 ）檢查調試照明、音響設備、演示媒體等。 11 ．準備會議文件資料。 會議文件包括： （1 ）會議的程序性文件，如會議議程表、日程表。 （2 ）會

19、議中心文件，如開（閉）幕詞、發(fā)言稿、典型材料、工作報告、會議討論稿。 （3 ）會議指導性文件，如法律、法規(guī)、政策等。 （4 ）參考性文件，如技術資料、統(tǒng)計資料等。 （5 ）會議管理性文件，如會議通知、會場示意圖、會議規(guī)則（須知）、作息表。 會議準備程序表 管理層意圖 行政辦公事務自身的要求 明確會議的目的 議題 與管理層的工作日程進行協(xié)調 確定會議 時間 準備會議資料 地點 選擇會議地址 確定會議方式 明確與會者 確

20、定與會者名單 編輯與會者名單 確定會議組織者與主持者 預定會場 確定會場 明確議事日程 確定會議資料 編輯會議資料 確定議程 編輯議程計劃 確定會場布置格局 制定會場布置方案 確定會議服務項目 制定會議服務計劃 通知與會者 確定會議指南 印制、分發(fā)會議指南及會議通知 確定會議通知 核實參加會議者、編制出席者名單 會前審核 布置會場 開 會 準備會議記錄薄和簽到薄 【課堂反饋】 說明：這二節(jié)課的內容比較多，學生不容易掌握，用案例教學方法進行課

21、堂反饋，有助于 調動學生學習的積極性，使學生成為課堂教學的中心；（2 ）有助于培養(yǎng)學生獨立思考和解決問 題的能力。 【課堂小結】 會議能否順利舉行，關鍵在于是否做好了會議前的準備工作。會前的準備要牢記： 安排周密，不丟不漏。反復檢查，杜絕隱患。集中力量，確保時限。 案例一 多變的通知 某地準備以黨委和人民政府的名義，召開全區(qū)性會議。為給各有關單位充分時間 準備會議材料和安排好工作，決定讓機關辦公室先用電話通知各有關單位，然后再發(fā) 書面通知。電話通知發(fā)出后不久，某領導即指示：這次會議很重要，應讓參會單位負 責相關工作的領導也來參加，以便更

22、好的完成會議任務。于是，發(fā)出補充通知，過后 不久，另一領導又指示：要增加另一項工作的有關負責人也參加會議。如此再次補充 通知，搞得下面無所適從，怨聲載道。 思考討論：秘書工作中的哪個環(huán)節(jié)出了問題？應該怎樣做？ 案例二 差點難堪 某集團公司年中表彰會九點半順利召開。奏國歌，領導講話，代表發(fā)言，一切順 順當當，可是發(fā)獎品時發(fā)生了意外。原來，會前臨時增加了一個獲獎單位，獎狀寫了， 獎品卻給忘了。眼看發(fā)獎品的領導將要面臨尷尬局面，秘書小吳到底是年輕人反應快， 馬上向剛才領過獎的同志借用了獎品，轉手交給發(fā)獎的領導發(fā)了下去，這才避免了一 個難堪的場面。會

23、后，又補了一份獎品給有關單位。 思考討論：會議準備特別要注意什么？從這個案例來看，秘書人員還應該具備什么能 力？ 案例三 會議延時半小時 某機關開表彰會，因為上級領導要參加，基層單位領導也有上百位，秘書小李就 選擇了市中心的“科學會堂”做會場。開會時間定在上午八點。然而，等到八點一刻， 卻還有不少人沒有按時到場。一打聽，原來，附近的一條街剛剛改成了單行線，本來 可直接開過來的車，現(xiàn)在卻得繞道了。真是出乎意料。無奈，會議只能延時半小時召 開。而有的與會者因工作安排打亂了，不得不提前退場。 思考討論：從這個案例來看，秘書工作應該具有怎樣的工作作

24、風？ 【板書設計】 會議準備程序表 管理層意圖 行政辦公事務自身的要求 明確會議的目的 議題 與管理層的工作日程進行協(xié)調 確定會議 時間 準備會議資料 地點 選擇會議地址 確定會議方式 明確與會者 確定與會者名單 編輯與會者名單 確定會議組織者與主持者 預定會場 確定會場 明確議事日程 確定會議資料 編輯會議資料 確定議程 編輯議程計劃 確定會場

25、布置格局 制定會場布置方案 確定會議服務項目 制定會議服務計劃 通知與會者 確定會議指南 印制、分發(fā)會議指南及會議通知 確定會議通知 核實參加會議者、編制出席者名單 會前審核 布置會場 開 會 準備會議記錄薄和簽到薄 【課后練習】 一、多選題 1 ．發(fā)會議通知的書面方式有（ ）。 A．請柬 B ．信函 C．電話 D．報紙 2 ．小型座談會中座位的擺法有（ ）等。 A．圓形 B ．橢圓形

26、 C．山字形 D．半圓形 3 ．大型茶話會中，座位的擺法有（ ）等。 A．半圓形 B ．星點形 C．星拱月式 D．橢圓形 4 ．確定會議場所的要求有（ ）。 A．大小適中 B ．地點合適 C．人員集中 D．附屬設備齊全 5 ．會議文件包括（ ）。 A．會議程序性文件 B ．會議中心文件 C．參考性文件 D．會議管理性文件 二、判斷題 1．與會者如果沒有接到按規(guī)定應發(fā)的通知，可以對會議未按照法定程序辦理提出訴訟

27、（ ） ２．代表性會議一般是按照法定程序，定期召開的的會議。 （ ） ３．小型茶話會應采用六角型或八角型布置。 （ ） ４．粉紅、橙色、黃色色調莊重、典雅。比較適合于嚴肅的工作會議。 （ ） ５．會見、會談時，一般主人在右，客人在左。 （ ） 三、實驗題 1 ．公司要召開一次小型會議，決定工作小組領導的換屆選舉，請根據(jù)會議需要準備會議用 品。 2 ．兩家公司進行商務會談，雙方代表各15 人，請對會場進行布置。 3 ．寫一份開表彰會議的通知。