銷售與收款循環(huán)審計(jì)報(bào)告-案例分析.doc

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關(guān)于銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制情況的 審　計(jì)　報(bào)　告 XX審（XXXX）第XXX號 根據(jù)年度審計(jì)計(jì)劃及總裁的安排，審計(jì)部于XXXX年X月XX日起對公司所屬銷售部門（營銷中心、XX業(yè)務(wù)部及國貿(mào)部，以下簡稱“被審部門”）的內(nèi)部控制情況進(jìn)行了審計(jì)。根據(jù)審計(jì)需要，我們將審計(jì)范圍延伸至其他相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、物控部等。 審計(jì)目標(biāo)及范圍：本次審計(jì)涉及銷售部門管理制度的建立健全、有效執(zhí)行及相關(guān)表單運(yùn)用、業(yè)務(wù)流程履行等。審計(jì)依據(jù)主要是被審部門提供的制度、單據(jù)、報(bào)表報(bào)告以及用友ERP相關(guān)數(shù)據(jù)等。 審計(jì)程序：此次審計(jì)對被審部門相關(guān)制度的建立健全進(jìn)行了檢查，對內(nèi)部控制的執(zhí)行有效性進(jìn)行了測試。通過問卷調(diào)查、詢問、觀察、檢查、重新計(jì)算等審計(jì)程序,我們獲取了必要的審計(jì)依據(jù)。 現(xiàn)將具體情況報(bào)告如下： 一、業(yè)務(wù)流程控制方面。 1、銷售預(yù)測制度。 當(dāng)前公司未建立有效的市場預(yù)測機(jī)制；對銷售計(jì)劃的制定、分解、依據(jù)來源方面無制度要求。現(xiàn)有營銷中心05年編制的《產(chǎn)品月銷量預(yù)測管理規(guī)定》至今未更新修改，同時(shí)該預(yù)測主要是針對經(jīng)銷商，不盡全面。 風(fēng)險(xiǎn)影響：缺乏制度要求，市場預(yù)測及銷售計(jì)劃的制定存在一定的隨意性，往往出現(xiàn)嚴(yán)重偏離實(shí)際的情況，影響公司推行預(yù)算管理甚至造成中途而廢的結(jié)果。 審計(jì)建議：建立銷售預(yù)測及銷售計(jì)劃的作業(yè)管理制度，對市場研究、銷售計(jì)劃的確立及分解、修訂及考核進(jìn)行明確。業(yè)務(wù)預(yù)算是全面預(yù)算的起點(diǎn)，通過科學(xué)、合理銷售計(jì)劃的實(shí)施,為公司實(shí)行預(yù)算管理墊定基礎(chǔ)。 2、客戶信用管理制度。 我們了解到公司信用制度未有效建立起來，對賒銷（或分期付款）的客戶背景調(diào)查不夠全面，以至合同執(zhí)行前并無信用條款(賒銷額度、分期次數(shù)或賬期時(shí)間、折扣折讓等）的檢查確認(rèn)環(huán)節(jié)。部份業(yè)務(wù)未進(jìn)行任何信用評估即采用公司格式合同確定信用條款(如規(guī)定的預(yù)付款、分次付款額等)也是不合適的。 風(fēng)險(xiǎn)影響：可能會產(chǎn)生違約風(fēng)險(xiǎn)，給公司造成壞賬損失,或者因無任何信用銷售喪失部份市場。 審計(jì)建議：公司目前賒銷較少，但如果可通過此方法擴(kuò)大銷量應(yīng)考慮采用賒銷手段；如今后公司采取三方能源合同的形式來促進(jìn)內(nèi)銷市場的增長，則建立健全信用評估機(jī)制也是必不可少的。對于賒銷方面，信用制度的內(nèi)容至少應(yīng)包括： a、客戶信用政策及等級?？捎韶?cái)務(wù)部負(fù)責(zé)擬定企業(yè)信用政策及信用等級標(biāo)準(zhǔn)，銷售部門需提供建議及客戶的有關(guān)資料作為政策制定的參考。公司可對規(guī)模大、信譽(yù)高、資金雄厚等客戶進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁d銷（如果可以此手段獲取競爭優(yōu)勢）；而對一般的小客戶、新客戶、信譽(yù)不太好的客戶則不給任何信用交易，實(shí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨。 b、客戶信用調(diào)查。主要由銷售部門進(jìn)行，規(guī)定一定期限進(jìn)行一次，并及時(shí)更新客戶檔案資料，財(cái)務(wù)部審定信用等級。信用等級的評定需綜合考慮各方因素，包括征求相關(guān)部門及人員意見。 c、特殊情況下的信用處理。 對于能源合同對象的選擇，也應(yīng)綜合考慮信用評估，有針對性地選擇客戶進(jìn)行。當(dāng)然信用制度的建立也依賴于檔案管理制度的建立健全。 3、訂單報(bào)價(jià)。 a、對外報(bào)價(jià)，內(nèi)銷部門沒有制成書面的利潤估算表，也就沒有財(cái)務(wù)部的復(fù)核確認(rèn)。根據(jù)我們了解，國際業(yè)務(wù)部已實(shí)行此制度。 b、每個(gè)月份財(cái)務(wù)部并未對訂單執(zhí)行的盈虧異常情況進(jìn)行原因調(diào)查。 風(fēng)險(xiǎn)影響：a、不利于對訂單實(shí)際執(zhí)行時(shí)的差異進(jìn)行調(diào)查； b、不能發(fā)現(xiàn)實(shí)際報(bào)價(jià)執(zhí)行及成本方面的誤差。 審計(jì)建議：a、按單的對外報(bào)價(jià)要制成內(nèi)部利潤估算表并經(jīng)適當(dāng)審批后交財(cái)務(wù)存檔； b、財(cái)務(wù)部每月進(jìn)行差異調(diào)查，并作成訂單執(zhí)行差異分析報(bào)告。 4、合同管理方面。 a、業(yè)務(wù)人員簽合同并無授權(quán)備案書。 b、合同審批多表現(xiàn)為事后進(jìn)行。比較明顯的是內(nèi)銷業(yè)務(wù)員在合同上簽字蓋章并生效后送交相關(guān)人員再進(jìn)行審批執(zhí)行。 c 目前在財(cái)務(wù)部設(shè)合同管理員崗位負(fù)責(zé)合同的保管，但我們了解到合同的借閱審批及登記制度并無完善，有些僅憑一張未審批的傳真復(fù)印件作為借條，隨意性較強(qiáng)。 風(fēng)險(xiǎn)影響：雖然有時(shí)業(yè)務(wù)員在合同簽訂前會有口頭方面的請示或溝通，但未有第三方獨(dú)立部門的監(jiān)督與監(jiān)控，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。 審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)：a、合同管理規(guī)定應(yīng)明確授權(quán)備案制，對超出授權(quán)時(shí)間、范圍、金額及低于規(guī)定毛利潤率或有不明確事項(xiàng)時(shí)，有關(guān)人員不得擅自簽署合同。合同授權(quán)采取書面形式,一律由總裁或總監(jiān)（總經(jīng)理）出具,并有一份交合同管理員備查。 b、應(yīng)在合同簽訂前履行審批手續(xù)，采取《合同簽約申報(bào)表》方式進(jìn)行，對特殊情況，可事后補(bǔ)辦該手續(xù)。審批手續(xù)辦理之后，合同管理員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)合同原件的返回，并對已簽訂的合同與申報(bào)表的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)。 c、統(tǒng)一合同原件借用的審批登記制度，設(shè)立登記簿，明確歸還期限要求。 5、銷售價(jià)格方面。 a、內(nèi)銷常規(guī)產(chǎn)品銷售時(shí)，財(cái)務(wù)復(fù)核人員對價(jià)格體系熟悉程度不夠。 b、經(jīng)銷產(chǎn)品(含家用、工程)提貨價(jià)更新不及時(shí)。根據(jù)了解，2010年內(nèi)銷提貨價(jià)分別在四、五月份生效，而在此之前，工程經(jīng)銷提貨價(jià)是08年制定生效的。 風(fēng)險(xiǎn)影響：a、可能因存在差錯(cuò)未發(fā)現(xiàn)而使公司利益受損。 b、價(jià)格更新不及時(shí)，可能會與市場脫節(jié)，使公司銷售喪失價(jià)格競爭優(yōu)勢或使公司蒙受不必要的虧損。 審計(jì)建議：a、加強(qiáng)對財(cái)務(wù)復(fù)核人員的培訓(xùn)，定期對復(fù)核人員的工作進(jìn)行檢查。 b、在相關(guān)文件中約定產(chǎn)品價(jià)目表更新修正的期限，并嚴(yán)格執(zhí)行。 6、部份單據(jù)的使用及流轉(zhuǎn)存在缺陷或不足。 a、憑發(fā)貨通知單進(jìn)行提貨時(shí)，客戶并不會在單據(jù)上簽名，或承運(yùn)司機(jī)（公司）送達(dá)貨物后無客戶的簽收單返回公司； b、物控銷售出庫單并不即時(shí)打印并經(jīng)相關(guān)提貨或承運(yùn)人簽收，而是一兩天打印一次； c、如客戶不需發(fā)票，在實(shí)現(xiàn)銷售（提貨）時(shí)不開具銷售發(fā)票，僅在月末一次匯總開出； d、會計(jì)進(jìn)行收入確認(rèn)時(shí)，并不將以上單據(jù)作為原始單據(jù)附于會計(jì)憑證之后。 風(fēng)險(xiǎn)影響：沒有相關(guān)人員的簽收確認(rèn)，不利于事后的監(jiān)督審核，產(chǎn)生糾紛時(shí)也不利于舉證；不利于賬目的審核，甚至在審計(jì)或外部查賬時(shí)可能懷疑公司收入的真實(shí)性。 審計(jì)建議：a、涉及到貨物所有權(quán)轉(zhuǎn)移或責(zé)任劃分時(shí)均應(yīng)由接收人進(jìn)行簽收(包括客戶、司機(jī)或物流公司)，并將簽收單返回物控部附于出庫單之后。 b、會計(jì)收入憑證必須附上發(fā)貨通知單、出庫單及發(fā)票；為不增加工作量，倉庫可每隔兩天將出庫的發(fā)貨單送交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)將收齊發(fā)貨通知單、出庫單的銷售在開具發(fā)票后做賬，月末時(shí)需確保當(dāng)月單據(jù)全部收齊并已入賬。 7、工程發(fā)料由倉管員填寫僅有一聯(lián)的放行條，且無編號控制，在交由保安確認(rèn)放行后將單據(jù)返回物控部備檔，門衛(wèi)處無任何保管，且財(cái)務(wù)也無留存。 風(fēng)險(xiǎn)影響：放行條僅有一聯(lián)，不利于部門間對單據(jù)的交叉核對，出現(xiàn)事故容易造成扯皮情況；沒有編號控制也不利于核對單據(jù)的完整性，降低單據(jù)核對的工作效率。 審計(jì)建議：設(shè)計(jì)三聯(lián)次的放行條，分別為財(cái)務(wù)聯(lián)、門衛(wèi)、倉庫聯(lián)；按一定規(guī)則填寫編號，并按類別、順序及時(shí)整理歸類。 8、發(fā)票簽收手續(xù)存在不足： a、發(fā)票交由快遞公司寄送時(shí)，運(yùn)單僅保存一周即扔棄，并無歸檔處理； b、由業(yè)務(wù)員將發(fā)票當(dāng)面送交客戶時(shí)，有時(shí)沒有簽收手續(xù)；有簽收時(shí)其收取的收條在款項(xiàng)到賬后即會銷毀（如XX業(yè)務(wù)部）。 風(fēng)險(xiǎn)影響：不利于檔案資料的完整；出現(xiàn)問題時(shí)不能出具有效證據(jù)或增加證據(jù)搜集的難度。 審計(jì)建議：對運(yùn)單等進(jìn)行歸類存檔，無特殊情況一般保留十年；根據(jù)被審部門的回復(fù)要求，可由財(cái)務(wù)部制作預(yù)先編號的的發(fā)票簽收單交有關(guān)部門使用，并及時(shí)將已使用的單據(jù)返回存檔。 9、銷售及毛利分析體系尚未真正建立，對異常情況無分析報(bào)告；目前ERP中的銷售毛利明細(xì)賬與總賬存在一定的出入，在一定程度上影響到數(shù)據(jù)的分析和使用。 風(fēng)險(xiǎn)影響：用數(shù)據(jù)來改善銷售決策、為考核提供依據(jù)將是銷售與毛利分析的重要作用。顯爾易見，缺少分析體系的管理是不到位的，對問題的解決也不具有針對性。 審計(jì)建議：建立銷售分析制度，定期對銷售及毛利情況進(jìn)行報(bào)告。分析報(bào)告應(yīng)充分了解業(yè)務(wù)情況,同時(shí)報(bào)告使用人員一定要重視分析的結(jié)果，千萬不能拿到了報(bào)告，看上一眼就扔在一邊了，而是一定要督促相關(guān)部門、人員一起來分析問題、研究對策。 分析析制度的建立應(yīng)由財(cái)務(wù)部在調(diào)查業(yè)務(wù)及管理層需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行，通過各種途徑收集內(nèi)外部及行業(yè)、競爭對手各時(shí)期的相關(guān)數(shù)據(jù)。 10、收款方面存在的缺陷。 a、部份外借收據(jù)尚未歸還,如深圳辦、客服部、汕頭等部門去年所借空白收據(jù)至今未返還公司留存?zhèn)洳椋渲猩穷^維修員歐海波未還收據(jù)達(dá)十張、深圳辦為六張。 b、返回的收款收據(jù)無客戶的簽字確認(rèn),如維修業(yè)務(wù)普遍存在此現(xiàn)象。 c、部份收款收據(jù)無出納簽名。我們在檢查四月份憑證時(shí)，發(fā)現(xiàn)有個(gè)別現(xiàn)金收款收據(jù)出納未簽名,后經(jīng)指出均已補(bǔ)齊手續(xù)。 d、現(xiàn)金收款比重較大，以至造成不少坐支情況。 風(fēng)險(xiǎn)影響：存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，容易形成截留、挪用、坐支及責(zé)任不清現(xiàn)象，給相關(guān)人員留有空子，造成公司損失。 審計(jì)建議： a、財(cái)務(wù)部按計(jì)劃借出空白收據(jù)，同時(shí)規(guī)定收據(jù)使用人員每季度至少到財(cái)務(wù)報(bào)賬一次；如有未使用完的空白收據(jù)也需出示以便進(jìn)行核對, 對未還再借的現(xiàn)象應(yīng)嚴(yán)格控制，同時(shí)核減下次領(lǐng)用收據(jù)的份數(shù)。 b、售后維修收款收據(jù)開據(jù)的各聯(lián)次必須一致，且要求客戶在收據(jù)上簽名確認(rèn)。 c、出納必須在現(xiàn)金收款收據(jù)上簽收，核算主管加強(qiáng)審核力度。 d、要求客戶、業(yè)務(wù)員盡量采取銀行結(jié)算的方式收款。確實(shí)有困難時(shí)，如單筆現(xiàn)金收款金額超過兩萬元，應(yīng)由經(jīng)辦人填寫現(xiàn)金繳款單(進(jìn)賬單)存入公司開戶銀行，存款后憑銀行回單到財(cái)務(wù)核銷賬目。 11、應(yīng)收賬款管理。 a、未明確對賬要求，尚未形成定期核對應(yīng)收款的制度； b、目前的賬齡分析表不夠全面（僅針對部份客戶，主要是工程、外貿(mào)等）,由合同管理員負(fù)責(zé)但未經(jīng)核算主管以上人員復(fù)核。 風(fēng)險(xiǎn)影響：無法確認(rèn)賬目的真實(shí)性程度,也可能產(chǎn)生債務(wù)糾紛問題；未定期進(jìn)行賬齡分析不利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問題，也可能造成超期甚至形成呆壞賬。 審計(jì)建議：a、要求最短一季度進(jìn)行一次應(yīng)收賬款的全面核對，需對賬目差異及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理，最終對賬結(jié)果需由客戶簽字確認(rèn)，并保存好對賬單據(jù)。建議此項(xiàng)工作由財(cái)務(wù)部出具明細(xì)對賬對，由銷售部門負(fù)責(zé)發(fā)出、回收，回收工作于半個(gè)月內(nèi)結(jié)束。 b、每月全面編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，并經(jīng)適當(dāng)人員進(jìn)行復(fù)核。 12、客戶及用戶檔案管理方面問題： a、公司未統(tǒng)一明確檔案管理工作由哪些崗位負(fù)責(zé)。如營銷中心銷售部及XX業(yè)務(wù)部由部門文員進(jìn)行管理、外貿(mào)等由業(yè)務(wù)人員自已管理、工程客戶及售后檔案由客服務(wù)部理。 b、客戶檔案日常管理不夠規(guī)范。如客戶檔案無編號控制、客服部檔案未進(jìn)行歸類整理、經(jīng)銷商最終客戶信息收集不全、用戶保修記錄不全。 c、多數(shù)檔案只有客戶名稱、地址、聯(lián)系人姓名及電話等，缺少更為詳細(xì)背景資料,如資信狀況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)銷商安裝售后人數(shù)、其他代理品牌。 風(fēng)險(xiǎn)影響：a、檔案管理混亂不利于公司客戶資源的保持，甚至業(yè)務(wù)人員將客戶資源變?yōu)樗綄儋Y源，損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。 b、客戶檔案的不完善會對售后服務(wù)開展形成較大的障礙，甚至?xí)煜?nèi)保外情況，給公司造成損失。 c、對利用現(xiàn)有客戶資源開展宣傳推廣活動(dòng)造成困難。 d、檔案管理不規(guī)范不利于開展客戶信用評估工作。 審計(jì)建議：公司“用戶檔案管理”應(yīng)盡快發(fā)布，以規(guī)范混亂的檔案管理工作。目前公司也正在實(shí)施客戶關(guān)系系統(tǒng)(CRM)，這對規(guī)范客戶檔案工作有很大的幫助，但要注意做好前期準(zhǔn)備工作，充分考慮各種需求及可能出現(xiàn)的問題，各使用部門要提高認(rèn)識，并指定專人積極配合實(shí)施工作。 建議公司設(shè)立專人負(fù)責(zé)全公司的客戶檔案工作，工作內(nèi)容包括客戶檔案的創(chuàng)建、更新、維護(hù)、保管以及檔案資料的跟催、借閱管理等。檔案內(nèi)容包括客戶基本信息、信譽(yù)記錄、維修保養(yǎng)記錄、BOM表等等。 二、財(cái)務(wù)規(guī)范方面。 1、外幣出口業(yè)務(wù)核算制度存在的缺陷: a、未設(shè)置外幣核算制度，如外幣銀行存款、外幣應(yīng)收賬款等。 b、折算為本位幣時(shí)操作不符準(zhǔn)則規(guī)定，如外幣賬戶折算均采用買入價(jià)進(jìn)行不合適（準(zhǔn)則規(guī)定按中間價(jià)）。 風(fēng)險(xiǎn)及影響：a、不能在系統(tǒng)中反映外幣發(fā)生、結(jié)余的情況,不利于賬目的查詢、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)； b、匯兌損益不準(zhǔn)確，未能反映某個(gè)月份的真實(shí)匯率差異。 審計(jì)建議：完善外幣核算制度，對外幣銀行存款賬戶、出口應(yīng)收賬款進(jìn)行雙幣種核算，實(shí)現(xiàn)按幣種查詢明細(xì)賬的目的并由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算匯兌損益。 2、收入確認(rèn)方面。 a、維修收入（含材料銷售、售后服務(wù)費(fèi)用）走其他業(yè)務(wù)收入會計(jì)科目不恰當(dāng)。 b、08年報(bào)審計(jì)時(shí)將此類收入調(diào)整計(jì)入主營業(yè)務(wù)收入，但08年賬目仍未調(diào)整；09年、10年仍延續(xù)舊做法。 風(fēng)險(xiǎn)影響：雖然對公司損益并無影響，但在財(cái)務(wù)分析(如收入結(jié)構(gòu)、行業(yè)對比、業(yè)績質(zhì)量評價(jià)等方面）有不利影響。 審計(jì)建議：維修勞務(wù)屬公司主營業(yè)務(wù)之一，在進(jìn)行會計(jì)核算時(shí)有必要將其列入主營業(yè)務(wù)處理。 三、其他方面。 1、經(jīng)營方面： 熱水安裝工程(混合銷售)合同未分開材料與工程費(fèi)用，銷售實(shí)現(xiàn)時(shí)一律征收增值稅。 影響：目前公司一律開據(jù)增值稅17%發(fā)票，而建安（安裝勞務(wù)費(fèi)部分）發(fā)票營業(yè)稅率3%。顯然目前開票方式增加了稅負(fù),也不利于公司會計(jì)核算。 審計(jì)建議：a、評估工程項(xiàng)目分開核算并納稅時(shí)稅負(fù)是否可以做到節(jié)稅之目的； b、如評估結(jié)果顯示可行時(shí)，建議公司申請建安資質(zhì)；合同簽訂時(shí)區(qū)分材料銷售款與安裝費(fèi)用款，財(cái)務(wù)并進(jìn)行分開核算。 c、如自身不可開具建安發(fā)票，可到施工地的地稅局申請代開。但需注意代開時(shí)手續(xù)較繁瑣，相關(guān)事項(xiàng)需在簽訂合同時(shí)就辦好手續(xù)，同時(shí)有關(guān)事項(xiàng)也需在合同上進(jìn)行約定。 2、機(jī)構(gòu)設(shè)置方面： a、XX業(yè)務(wù)部與營銷中心均屬內(nèi)銷系統(tǒng)，但兩者互不隸屬，兩個(gè)部門建有獨(dú)立的崗位、制度及考評體系。 b、銷售部門組織架構(gòu)及人員方面不太穩(wěn)定，調(diào)整、變動(dòng)較為頻繁。 c、收款員崗位的設(shè)置。 風(fēng)險(xiǎn)影響：a、信息及資源不能完全共享、造成一定的浪費(fèi)；另外也加大了公司管理成本,使業(yè)務(wù)流程趨向復(fù)雜。 b、不穩(wěn)定導(dǎo)致營銷目標(biāo)的短視化，不利于公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。 審計(jì)建議：a、將XX業(yè)務(wù)部與營銷中心進(jìn)行合并，整合相關(guān)人員及制度體系。 b、營造良好的企業(yè)環(huán)境,采取公正、公開、透明的員工激勵(lì)措施。