行政物資采購審計報告.doc

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. ***公司關(guān)于對行政物資采購的專項審計報告 內(nèi)審字[2013]第00*號 審計組于2013年*月*日—*月*日對人事行政部采購及管理進行了審計，本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟效益。審計組審閱了相關(guān)原始資料，與人事行政部人員進行了面談，并抽查了會計憑證，采用了調(diào)查表、詢問、實地觀察、分析性復(fù)核等方法。涉及的時間范圍是從2012年1月1日至2013年4月31日?，F(xiàn)將本次審計情況報告如下： 一、基本情況： （一）公司行政物資的采購主要分成2部分，一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購。 （二）本次審計抽查會計憑證21份。其中**經(jīng)手的1份，**經(jīng)手的1份，**經(jīng)手的10份，**經(jīng)手的9份。抽查的相關(guān)記錄詳見附件3：抽查行政物資采購相關(guān)的會計憑證。 二、審計發(fā)現(xiàn)的細節(jié)說明 （一）、采購相關(guān)的不相容職務(wù)未分離 主要問題1： 行政物資的請購、供應(yīng)商確認(rèn)、采購、驗收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。 （二）、采購計劃 主要問題1： 行政部不能提供采購計劃。行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發(fā)現(xiàn)實際未制定月度計劃。 采購計劃是采購管理中科學(xué)采購的前提條件，無采購計劃，所需各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。 （三）、采購流程 主要問題1： 行政物資采購大部分是先送貨，再補采購單。這樣先完成采購事項，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。 主要問題2： 大部分采購單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購管理規(guī)定。公司《采購控制程序》中“1.6 各采購人員拿到審批后的采購單到財務(wù)蓋合同章，采購單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進行采購?！? 主要問題3： 部分物資先送貨，再出采購單，后來再補請購單。不符合公司的采購管理規(guī)定，也喪失了請購的意義。 （四）、報價單不符合規(guī)定 主要問題1： **經(jīng)手的大部分報價單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。 主要問題2： 有些采購項目未提供至少三家報價。有些采購項目未提供報價單。 主要問題3： 報價單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達擦手紙報價有兩項，一項為180元/件，一項為185元/件。 主要問題4： 審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。 （五）、行政物資管理方面 主要問題1： 未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點。行政物資驗收入庫以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫單。 行政物資出入庫單據(jù)、各部門申請單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計和管理。 主要問題2： 行政物資采購的緊急采購頻率高。 主要問題3： 人事行政部未對行政物資進行定期盤點工作。（調(diào)查問卷回答說有定期進行盤點） 主要問題4： 人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進行統(tǒng)計分析。 三、審計建議 為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購專項檢查發(fā)現(xiàn)的問題，審計組提出以下整改建議： 1、規(guī)范采購流程。 （1）、分離不相容職務(wù)。建議分離行政物資采購中的不相容職務(wù)，增加管控的節(jié)點。并制定行政采購人員定期輪崗制度，并遵循。例如采購與驗收、保管職務(wù)分離。 （2）、嚴(yán)格按照公司正常的采購流程進行采購。即先請購，審批后再采購。 （3）、提供三家報價。按照公司要求提供至少三家報價，并將對詢比議價、報價等資料妥善保管。 2、加強采購計劃性。 （1）、編制采購計劃。建議對行政物資進行年度、季度、月度計劃，按照計劃進行采購。并規(guī)定計劃外采購事項的審批程序。 （2）、加強緊急采購的管理。例如規(guī)定緊急采購的物資類型、金額上限、采購頻率等。 3、每月編制購銷存報表。 （1）、編制購銷存報表。加強管理行政物資的出入庫單據(jù)，編制行政物資的購銷存報表。規(guī)范相關(guān)的申請單據(jù)、出入庫單據(jù)，便于整理、查看、分析、統(tǒng)計等。 （2）、定期盤點。制定行政物資定期盤點方案，定期對行政物資進行盤點，并作相關(guān)記錄。 （3）、統(tǒng)計分析。定期對行政物資采購金額、耗用情況進行統(tǒng)計分析。制定采購目標(biāo)，結(jié)合行政物資采購預(yù)算、采購計劃進行對比分析。 四、內(nèi)部審計人員的評論 審計人員認(rèn)為行政物資采購管理不到位，存在嚴(yán)重的漏洞，亟待完善行政物資采購管理，建議制定《行政物資采購管理制度》，并遵循。 審計過程中行政部無法提供詳細、整理規(guī)范的信息資料。本次審計由于人事行政部的抵觸、不積極不及時提供資料、采購人員休假的工作交接不到位，導(dǎo)致此項審計無法取得完整、系統(tǒng)的資料，無法按計劃時間完成審計項目。 行政物資采購不符合不相容職務(wù)分離的原則，從而增大業(yè)務(wù)人員舞弊的可能性。行政物資采購計劃工作不夠，應(yīng)進行年度、季度或月度采購計劃。行政物資的存貨管理工作不夠到位，應(yīng)編制出入庫臺賬，并定期對存貨進行盤點，定期對采購金額、耗用情況進行統(tǒng)計分析。制定目標(biāo)，從而降低行政物資采購成本。行政物資的緊急采購過于頻繁，大部分物資先送貨再出請購單、采購單，建議加強管理緊急采購的情況，嚴(yán)格按照正常的采購流程執(zhí)行。 附：1、《審計方案》 2、《審計通知書》 3、《抽查行政物資采購相關(guān)憑證》 4、行政回復(fù)的調(diào)查問卷 5、《審計工作底稿》 行政物資采購專項審計報告 內(nèi)審字[2013]第00*號 根據(jù)年度審計計劃的安排，審計部于2013年*月*日—*月*日對人事行政部采購及管理進行了專項審計。本次審計的主要目的是加強行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨的及時性與質(zhì)量，提高公司經(jīng)濟效益。時間范圍涵蓋2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述欄請勿將與審計報告無關(guān)的內(nèi)容寫入，主要寫審計時間、審計目的。） 本次審計主要發(fā)現(xiàn)如下： 1、崗位設(shè)置不合理，不相容職位未分離 2、未編制月度采購計劃 3、部分物資采購無三家比價資料且價格偏高 一、項目概況： 1、公司行政物資的采購主要分成2部分：一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購。 2、2013年1月1日至2013年4月31日，總金額XX元。本次審計抽查會計憑證21份，累計金額XX元，占總采購金額的XX%。（需要告訴管理層） 二、本期審計發(fā)現(xiàn)： 1、崗位設(shè)置： ①采購相關(guān)的不相容職務(wù)未分離 行政物資的請購、供應(yīng)商確認(rèn)、采購、驗收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。容易導(dǎo)致采購人員利用權(quán)力進行舞弊。（提出采購需求是否也是采購人員提出的，請檢查行政物資的賬齡數(shù)量，是否存在不合理采購來說明問題。對于行政物資是否為制定采購，這一塊需要明確） 審計建議： 2、采購計劃 ①未編制月度采購計劃： 行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發(fā)現(xiàn)實際未制定月度計劃。未編制閱讀的采購計劃，容易導(dǎo)致各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。 審計建議： 3、采購流程 ①行政物資采購大部分是先送貨，再補采購單。這樣先完成采購事項，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。（這種不是什么問題，重點不在這里。） 審計建議： ②大部分采購單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購管理規(guī)定。公司《采購控制程序》中“1.6各采購人員拿到審批后的采購單到財務(wù)蓋合同章，采購單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進行采購?！保ü?yīng)商一般只在報價單、訂單上、送貨單上進行確認(rèn)，需要詢問采購人員不簽字的原因在哪里） 審計建議： ③部分物資先送貨，再出采購單，后來再補請購單。不符合公司的采購管理規(guī)定，也喪失了請購的意義。（是否有緊急采購流程，與問題一重復(fù)。） 審計建議： 4、報價單管理 ①**經(jīng)手的大部分報價單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。（審計人員存在主觀捏造審計問題，應(yīng)該刪除此類發(fā)現(xiàn)，或者進一步分析。） 審計建議： ②有些采購項目未提供至少三家報價。有些采購項目未提供報價單。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價格進行參考，提供不提供報價單不是問題，只是個表面問題。） 審計建議： ③報價單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達擦手紙報價有兩項，一項為180元/件，一項為185元/件。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價格進行參考，另外需要與財務(wù)付款等，可能存在議價，第一次議價為185元，第二次議價為180元，需要與采購進一步確認(rèn)。） 審計建議： ④審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價格進行參考。） 審計建議： 5、行政物資管理方面 ①未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點。行政物資驗收入庫以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫單。行政物資出入庫單據(jù)、各部門申請單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計和管理。（重新審計，這個重點是是否形成了出入庫臺賬，另外審計人員是否根據(jù)出入庫單或者供應(yīng)商的送貨單得到的賬面數(shù)進行了盤點。） 審計建議： ②行政物資采購的緊急采購頻率高。（如果要說明這個是問題，請列表說明，緊急采購次數(shù)。） 審計建議： ③人事行政部未對行政物資進行定期盤點工作。（審計部是否進行了盤點，你都沒盤點，怎么說明人家管的不好。） 審計建議： ④人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進行統(tǒng)計分析。（這個是問題？？？） 審計建議： 附件： （一般附與審計問題相關(guān)的內(nèi)容，比如報價單雷同，那么那幾張報價單是雷同的。而不是所有審計底稿都附在后面） 精選word范本！