中學(xué)歸檔文件整理辦法

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1、 中學(xué)歸檔文件整理辦法 撰寫人：___________ 日 期：___________ 中學(xué)歸檔文件整理辦法 一、總則 為了適應(yīng)辦公自動化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000），結(jié)合本單位實(shí)際，制定本辦法。 本辦法所稱歸檔文件整理是指本單位在職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化的過程。 二、整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 在歸檔文件整理過

2、程中，貫徹“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作，推進(jìn)歸檔文件整理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。 三、整理要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整，并按照本單位制定的歸檔范圍和保管期限表，準(zhǔn)確劃分保管期限。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或者褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。 歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)歸檔文件目錄管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件符合江蘇地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及交換格式》（D

3、B32/505—xx）要求。 四、整理方法 1、件的確定 歸檔文件一般以每份文件為一件；正件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；會議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要的文件的正文與歷次修改稿各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件、無定稿的、或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文、超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；未裝

4、訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。 2、裝訂 裝訂方式采用江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書訂在文件左側(cè)裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，保持原貌不變? 裝訂文件按件裝訂。裝訂時(shí)，正文在前，定稿在后，正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；有文件處理單的，放在最前面? 3、分類 歸檔文件采用保管期限──年度──機(jī)構(gòu)分類。 機(jī)構(gòu)分類：參照分類方案 分類方法對應(yīng)為：永久、長期、短期 永久：xx年 黨支部、工會、團(tuán)委、校長室、教導(dǎo)處、總務(wù)處…… 長

5、期：xx年 黨支部、工會、團(tuán)委、校長室、教導(dǎo)處、總務(wù)處…… 短期：xx年 黨支部、工會、團(tuán)委、校長室、教導(dǎo)處、總務(wù)處…… 歸檔文件屬永久、長期、短期中的哪個(gè)保管期限，就歸入哪個(gè)保管期限類目中。 ⑷ 排列方法 歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)，即在同一保管期限內(nèi)，同一年度的材料按機(jī)構(gòu)結(jié)合事由、時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套文件集中排列。 ⑸ 編號方法 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首面上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)等必備項(xiàng)。同時(shí)填寫選擇項(xiàng)機(jī)構(gòu)。 全宗號 年度 室編件號 機(jī)構(gòu) 保管期限 總頁數(shù)

6、 全宗號：空白 年度：文件形成年度，以四位阿拉拍數(shù)標(biāo)注公元紀(jì)年。如xx。 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱。（永久、長期、短期） 機(jī)構(gòu)：用中文填寫機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱。 件號：文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，將文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 總頁數(shù)：每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數(shù)。 ⑹ 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。 件號：填寫室編件號。

7、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。 文號：文件的發(fā)文字號，由單位代字、年度、順序號組成。如常教〔xx〕第1號。 題名：文件標(biāo)題。文件中只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的填寫時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)注年月日。如xx0908。 頁數(shù)：每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數(shù)。 備注：注釋文件需說明的情況。 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，歸檔文件目錄一年裝訂成一冊，封面設(shè)置。全

8、宗名稱：常熟市實(shí)驗(yàn)中學(xué)。年度：xx年；保管期限：永久、長期、短期。 ⑺ 裝盒 歸檔文件整理完畢后進(jìn)行裝盒，檔案盒封面標(biāo)明全宗名稱，盒脊厚度根據(jù)實(shí)際需要，采用20mm、30mm、40mm規(guī)格，檔案盒采用豎放的方式，在盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號等必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)機(jī)構(gòu)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“─”號連接。盒內(nèi)放置備考表，項(xiàng)目有盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：填寫負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。 檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。 五、排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法與本單位分類方法一致，采用與“保管期限─年度─機(jī)構(gòu)”分類一致的方法，即同一保管期限內(nèi)的檔案依年度─機(jī)構(gòu)次序排架，不同保管期限的檔案分列排架，便于檔案移交進(jìn)館。 歸檔文件整理工作，由各校綜合檔案室負(fù)責(zé)，并于次年xx月底前全面完成。 第 7 頁 共 7 頁