神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)方案.ppt

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1、失業(yè)保險處,2020年8月1日,方案提綱,1、公司簡介,神州數(shù)碼控股有限公司（以下簡稱”神州數(shù)碼”或”集團”，股票代碼：00861.香港）是中國領(lǐng)先的整合IT服務(wù)提供商。集團由原聯(lián)想集團分拆而來，并于二零零一年六月一日在香港聯(lián)合交易所有限公司主板獨立上市。神州數(shù)碼致力于為中國用戶提供先進、適用的信息技術(shù)應(yīng)用，以科技驅(qū)動工作與生活的創(chuàng)新，推進數(shù)字化中國進程。為此，集團努力將自身打造成為中國最廣大用戶提供最為全面IT服務(wù)的首選供貨商。 集團業(yè)務(wù)主要包括IT規(guī)劃、流程外包、應(yīng)用開發(fā)、系統(tǒng)集成、硬件基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)、維保、硬件安裝、分銷及零售等八類業(yè)務(wù)，面向中國市場，為行業(yè)客戶、企業(yè)級客戶、中小企業(yè)

2、與個人消費者提供全方位的IT服務(wù)。 集團在全國19個主要城市設(shè)有區(qū)域中心。同超過100家全球頂尖IT品牌擁有良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，覆蓋全國超過1萬家代理合作伙伴，為中國用戶提供最優(yōu)質(zhì)便捷的IT服務(wù)。集團依靠多年經(jīng)驗積累的行業(yè)應(yīng)用服務(wù)能力，在金融、電信、政府等行業(yè)的IT服務(wù)領(lǐng)域建立了領(lǐng)先優(yōu)勢。同時，神州數(shù)碼亦在IT產(chǎn)品分銷領(lǐng)域保持了多年市場第一的地位。,1、核心業(yè)務(wù),服務(wù)業(yè)務(wù)（主要面向行業(yè)客戶） 主要為電信、金融、政府、稅務(wù)及制造業(yè)客戶提供全面的服務(wù)，運用在垂直產(chǎn)業(yè)鏈上及產(chǎn)品的深入行業(yè)知識，為客戶提供包括咨詢、應(yīng)用軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、培訓(xùn)及IT外包服務(wù)。 供應(yīng)鏈服務(wù)業(yè)務(wù)（主要面向高科

3、技產(chǎn)業(yè)客戶） Targeting 面向IT企業(yè)、垂直產(chǎn)業(yè)主要客戶及其他高價值產(chǎn)品制造商，提供一站式供應(yīng)鏈管理服務(wù)，包括物流、業(yè)務(wù)流程、資金流及信息流通等。全面落實各個供應(yīng)鏈的服務(wù)業(yè)務(wù)。 系統(tǒng)業(yè)務(wù)（主要面向企業(yè)級客戶） 本集團主要以增值分銷的系統(tǒng)業(yè)務(wù)覆蓋企業(yè)級客戶的IT需求，提供主機、網(wǎng)絡(luò)及存儲設(shè)備、套裝軟件等系統(tǒng)產(chǎn)品，并提供技術(shù)性解決方案、硬件保養(yǎng)及培訓(xùn)等服務(wù)。 09/10年度分部毛利港元(百萬) 分銷業(yè)務(wù)（主要面向中小企業(yè)及消費客戶） 本集團分銷IT產(chǎn)品種類廣泛，透過中國9,000個下游批發(fā)渠道及零售連鎖店，在內(nèi)地銷售包括計算機、服務(wù)器、儲存產(chǎn)品、計算機接口設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品、移動辦公

4、室器材、無線接駁器材及軟件等產(chǎn)品。,1、系統(tǒng)目標及范圍,,,珍存企業(yè)記憶，提升企業(yè)價值，存儲各類檔案，構(gòu)建知識平臺。,定位,總體目標,在企業(yè)范圍內(nèi)建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，制訂統(tǒng)一的檔案管理標準規(guī)范，整體提升檔案管理能力 通過建設(shè) 集中統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價值,遠景目標,從技術(shù)的角度，實現(xiàn)由檔案管理系統(tǒng)向內(nèi)容管理系統(tǒng)的過渡 從應(yīng)用的角度，逐步實現(xiàn)由檔案管理向知識管理的轉(zhuǎn)變 最終建立起企業(yè)的電子檔案憑證中心和知識中心,1、編制原則,強調(diào)對電子文件的管理和利用，同時兼容和改進對實體檔案的管理支持 充分利用

5、計算機的優(yōu)勢，降低業(yè)務(wù)人員工作量 歸檔工作由歸檔部門完成，檔案部門負責(zé)檔案歸檔審核、保管和利用 統(tǒng)一各部門的檔案管理方式，同時允許一定程度的個性化 充分考慮檔案全生命周期的安全，建立嚴格的權(quán)限控制機制，擁有檔案的單位可完全控制和查看檔案的權(quán)限設(shè)置情況,2、發(fā)展趨勢檔案管理業(yè)務(wù),國內(nèi)情況 加大數(shù)字化力度 通過系統(tǒng)管理檔案 提倡知識管理 國外情況 國家化 資源化 集成化 標準化,2、發(fā)展趨勢檔案管理規(guī)范,國際標準 Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard，DoD 5015.02 信息與文

6、件文件管理，ISO15489 信息與文獻文件管理流程文件元數(shù)據(jù)-總則，ISO23081-1 信息與文獻文件管理流程文件元數(shù)據(jù)-概念與實施問題，ISO23081-2 空間數(shù)據(jù)和傳輸系統(tǒng)開放檔案信息系統(tǒng)參考模型，ISO14721 信息技術(shù)--元數(shù)據(jù)元素的規(guī)范與標準化 ，ISO11179 國內(nèi)標準 實體檔案 企業(yè)文件材料歸檔辦法 企業(yè)檔案管理規(guī)定 電子文件 電子文件元數(shù)據(jù)標準（征求意見稿） 電子文件管理細則（征求意見稿） 電子公文歸檔管理暫行辦法 關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見 電子文件管理辦法（征求意見初稿）,2、發(fā)展趨勢應(yīng)用系統(tǒng),通用應(yīng)用系統(tǒng) 面向過程=面向?qū)ο?面向組件=面向集成=面向服務(wù)

7、檔案管理系統(tǒng) 企業(yè)內(nèi)容和知識管理平臺 強大的全文檢索能力 全面的數(shù)據(jù)安全保障 高效的海量數(shù)據(jù)存儲,2、差距分析檔案管理差距,缺乏統(tǒng)一的電子文件管理規(guī)范和標準 分類標準、全宗、檔號規(guī)則、著錄項、歸檔范圍無統(tǒng)一規(guī)定 密集劃分不嚴格 歸檔流程各異 手工勞動過多 文檔一體化程度低 缺乏全生命周期的管理 未與產(chǎn)生電子文件的相關(guān)系統(tǒng)進行集成 電子與實體管理脫節(jié) 檔案價值利用不夠充分 紙質(zhì)借閱率較低，基本無法進行電子借閱 編研工作量大，素材收集不全面 統(tǒng)計工作繁重,2、差距分析應(yīng)用系統(tǒng)差距,檔案信息化標準體系建設(shè)滯后，已有檔案管理系統(tǒng)差異大，無統(tǒng)一的管理平臺，形成了多個信息孤島 無法對檔案管理工作進行全面的

8、支持 僅停留在條目級管理 無法進行全文查詢 速度慢 不提供離線支持 集成性差 未與相關(guān)系統(tǒng)對接 安全性差 缺乏有效的權(quán)限控制機制 未對檔案密集進行關(guān)注,2、差距分析檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化差距,檔案數(shù)據(jù)差距 數(shù)據(jù)標準和格式未統(tǒng)一 歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量較差 數(shù)字化差距 整體數(shù)字化程度低 缺乏數(shù)字化標準,3、業(yè)務(wù)范圍,,,業(yè)務(wù)范圍,,開發(fā)利用,收集,鑒定,統(tǒng)計,利用,整理,保管,文書檔案類,市場檔案類,流動人員類,設(shè)備儀器類,榮譽類,科學(xué)技術(shù)研究類,建設(shè)項目檔案類,會計檔案類,聲像類,職工檔案類,檔案類型,14,3、傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù),,檔案利用,,檔案歸檔,,,,,,,檔案管理,,,,檔案入庫,檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù),檔案收集

9、,ERMS,系統(tǒng)自動歸檔,手工錄入,檔案利用,檔案入庫,移交清單,檔案管理人員,,電子檔案,實 物 檔 案,組織范圍,,組織范圍,3、檔案業(yè)務(wù)流程總體業(yè)務(wù)流程,3、功能設(shè)計,3、技術(shù)方案,3、系統(tǒng)架構(gòu),3、信息架構(gòu),,支持各種常用電子文件格式，包括Office、CAD、PDF等文檔格式以及壓縮文件、音頻和視頻文件等 通過加密、索引、數(shù)字簽名、RMS等技術(shù)保證電子文件的安全性以及可用性 結(jié)合國內(nèi)通過認證的安全加密產(chǎn)品，進行加密/解密，達到控制數(shù)據(jù)安全的作用,22,3、系統(tǒng)接口,對于企業(yè)重要信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的有歸檔價值的電子文件，將通過接口平臺建立收集通道，實現(xiàn)核心信息資源的有效集成,與企業(yè)其它信息

10、系統(tǒng)對接,3、安全架構(gòu),1、WEB虛擬服務(wù)器 2、統(tǒng)一身份認證 3、RMS數(shù)字版權(quán)管理 4、基于角色的權(quán)限控制 5、數(shù)字證書驗證,1、容災(zāi)保護 2、存儲庫加密 3、備份安全管理,1、遵照企業(yè)文檔安全相關(guān)規(guī)定 2、滿足國家對檔案加密傳輸?shù)囊?檔案系統(tǒng)功能簡介,信息收集,信息整理,重點功能架構(gòu),檔案鑒定,檔案保管,檔案統(tǒng)計,檔案利用,數(shù)據(jù)遷移,數(shù)字化,3、檔案收集,豐富的檔案收集功能，在保證原有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集的同時，打開前端有效數(shù)據(jù)采集量，并強化其他收集通道，保證檔案資源的有效利用.,,人事,文書,離線客戶端,其他應(yīng)用系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng),用戶,硬 件 加 密,硬件加密,權(quán)限管理,3、檔案整理,檔案

11、整理不僅是對檔案實物進行整理、分類，同時也是對檔案的編目和標引，從而形成檔案管理的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。,檔案格式轉(zhuǎn)換功能,歸檔實時格式轉(zhuǎn)換,歸檔后定時批量格式轉(zhuǎn)換,檔案利用的實時格式轉(zhuǎn)換,系統(tǒng)上線初期，電子檔案利用較少時，采用檔案利用時的實時格式轉(zhuǎn)換方式； 系統(tǒng)使用較為成熟，電子檔案利用較多，且存儲壓力得到緩解的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)實時格式轉(zhuǎn)換或批量格式轉(zhuǎn)換； 系統(tǒng)需提供多種轉(zhuǎn)換模式的靈活設(shè)置功能。,4、檔案鑒定,,檔案鑒定是通過甄別檔案的價值，確定其保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀，使館藏得到優(yōu)化，提高檔案管理和利用效率的工作。,對于通過鑒定需要銷

12、毀的檔案數(shù)據(jù)，此次建設(shè)的檔案系統(tǒng)將提供“不可恢復(fù)性銷毀”功能。,,,4、檔案 保管,檔案庫房管理和檔案活動管理等功能，實現(xiàn)對物理檔案的快速定位。 支持通用的二維碼管理接口,,4、檔案統(tǒng)計,目前存在的報表類型有如下兩種：,檔案統(tǒng)計工作作為揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的基礎(chǔ)統(tǒng)計工作，是檔案系統(tǒng)中非常重要的功能。系統(tǒng)在統(tǒng)計功能方面首先要保證統(tǒng)計報表的規(guī)范性和數(shù)據(jù)實時性，同時保證統(tǒng)計報表及功能的靈活定制和便捷發(fā)布。,,4、檔案利用,提高檔案利用率及通過各種方式向用戶提供需要的檔案和有關(guān)資料，是此次系統(tǒng)建設(shè)非常重要的環(huán)節(jié)。在新建的檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)突出“輕松找、方便用、安全管、多渠道發(fā)布”等四個方面，提高

13、檔案利用率。,,,安全技術(shù)：采用DRM數(shù)字版權(quán)保護技術(shù)，數(shù)字水印等先進安全技術(shù)，防止檔案信息非授權(quán)拷貝和拷屏。離線借閱時，文檔需執(zhí)行安全保護策略，保證檔案借閱后的安全性。,編研利用：可對設(shè)定的主題進行聚類編研，能對多媒體檔案進行專業(yè)編研工作。,智能搜索:提供自然語言搜索和相似性搜索,并可對設(shè)定的主題，進行相關(guān)信息的聚類。,信息發(fā)布：通過企業(yè)信息門戶、電子郵件推送等多渠道實現(xiàn)檔案信息發(fā)布。,4、檔案數(shù)字化,,提供大批量導(dǎo)入和海量存儲的功能，幫助各所屬單位在今后的館藏數(shù)字化工作中，可以方便的將數(shù)據(jù)放入系統(tǒng)中。,,分步驟建設(shè)檔案數(shù)字化加工中心，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的專業(yè)化處理 多媒體檔案管理平臺,本項目建

14、設(shè)范圍,未來工作考慮,4、實施效果,通過檔案管理系統(tǒng)項目的實施，建立起：,4、對環(huán)境的需求,硬件需求 推薦使用至強四核核處理器 10G內(nèi)存 2T硬盤存儲 操作系統(tǒng) Windows server2003 以上 數(shù)據(jù)庫sqlserver2005,5、安全性需求分析,數(shù)據(jù)傳輸安全 專用上傳/下載客戶端插件 遵從石油內(nèi)部網(wǎng)統(tǒng)一安全設(shè)計 數(shù)據(jù)存儲安全 硬件存儲設(shè)備 存儲軟件 數(shù)據(jù)讀取 數(shù)據(jù)應(yīng)用安全 統(tǒng)一身份認證 權(quán)限控制級別 系統(tǒng)審計 事故應(yīng)急機制,6、服務(wù)承諾,誠信服務(wù) 雙贏共享。 我們一直和用戶保持著密切聯(lián)系，隨時準備為用戶提供新的服務(wù)。 軟件維護實行：貼切維護，階段性的升級，終生技術(shù)咨詢。 我公司的檔案管理系統(tǒng)軟件，實行一年維護（包括上門服務(wù)），階段性的軟件升級，不再收取任何“軟件用戶化實施費”和“數(shù)據(jù)庫建設(shè)費”等其他費用。終生技術(shù)咨詢，保證用戶合理的實際需求得到滿足，保證用戶長期穩(wěn)定運行，充分保護用戶的投資利益，保持用戶的使用的軟件系統(tǒng)的先進性。 服務(wù)方式 7 X 24 小時的服務(wù)保障 上門服務(wù) 互聯(lián)網(wǎng)遠程服務(wù)；使用國際專業(yè)的遠程服務(wù)系統(tǒng) RemoteCall 5.0，如工作人 員親臨現(xiàn)場一樣。 保證出現(xiàn)故障時在1小時內(nèi)電話、網(wǎng)絡(luò)響應(yīng)，24小時內(nèi)響應(yīng)解決；,謝 謝 ！,