歸檔文件整理規(guī)則.ppt

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1、歸檔文件整理規(guī)則,歸檔文件整理的概念,歸檔文件整理是將擬歸檔的零散文件材料按其內(nèi)容或形式的聯(lián)系進(jìn)行整理使之有序化的過程。 歸檔文件整理有如下三層含義：,2,1、歸檔文件整理的對象是歸檔的文件材料。應(yīng)具備辦理完畢、有保存價值等條件。 2、歸檔文件整理的內(nèi)容是將零散的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化和編目的工作過程。具體內(nèi)容有：系統(tǒng)化、編目、裝盒、排架等。 歸檔文件整理的目的是“使之有序化”，即將同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限、同一事由的歸檔文件材料集中；將相近機(jī)構(gòu)、相近時間的歸檔文件靠攏；將不同載體、不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限、不同事由的文件分開。,3,不歸檔的范圍,一、上級單位的文件

2、材料 主要指上級單位普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件，征求意見未定稿的文件等。,4,二、本單位的文件材料,主要指本單位重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料等。,5,,三、同級單位的文件材料 指同級機(jī)關(guān)不需貫徹執(zhí)行或不需辦理的抄送文件材料。,6,四、下級單位文件材料,主要指下級單位供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料，抄報備案的

3、一般性文件材料。 無保存價值文件的銷毀應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理。,7,根據(jù)歸檔范圍，以“件”為單位整理， 區(qū)分不同保管期限。,8,區(qū)分保管期限,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動、基本歷史面貌、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和個人利益的，對本機(jī)關(guān)有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，列為永久保管。 凡是反映本單位一般工作活動，在一段時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。定期分為30年和10年。,9,整理的步驟,1、件的確定 2、文件的修整 3、裝訂 4、分類 5、排列 6、編制歸檔號 7、編目 8、裝盒,10,一般情況：以每份文件為一件 特殊情況：,件的確定,11,,1、文件正本與不同稿本 2、正文與附件 3、正文與

4、文件處理單等 4、原件與復(fù)制件 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 6、報表、名冊、圖冊等 7、來文與復(fù)文 、未裝訂的式樣同一的表格 、不便拆開整理的會議記錄類材料,12,文件的修整 1、對破損文件進(jìn)行修裱。 2、對字跡模糊或易褪變的文件材料進(jìn)行復(fù)制。 3、去除文件上易腐蝕的金屬物。 4、對過大的文件進(jìn)行折疊等。,13,裝 訂 裝訂前對相關(guān)文件的排序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文

5、本在后；有文件處理單的，可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。,14,裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左上角對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左下角對齊。,15,裝訂方式和用品的選擇 不銹鋼釘裝 三角封套,16,分類,1、選擇分類層次 （1）按年度分類 （2）按保管期限分類 （3）按機(jī)構(gòu)（問題）分類,17,2、文件的歸類 （1）按年度歸類 一般文件歸入文件簽發(fā)年度。 跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。 幾份文件作為一件時，歸入排在最后面文件的簽發(fā)年度。 （2）按保管期限歸類 （3）按機(jī)構(gòu)（問題）歸類,18,排 列 歸檔文件應(yīng)在分類方

6、案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。 事由的確定 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變 事由間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。 會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列。,19,因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。,20,編制歸檔號 歸檔號是在整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、檔案門類代碼年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（問題）、頁數(shù)等編號項(xiàng)目。,21,歸檔章的格式

7、,22,歸檔章示例：,,,,,,,23,歸檔章一般用紅色印泥加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。,24,編 目,,,,歸 檔 文 件 目 錄,,,25,,,26,歸檔文件目錄封面,,27,裝 盒,1、不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 2、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 3、分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 每盒放一張備考表,28,,,29,,30,,數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范,31,一、概念：,數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、

8、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 數(shù)碼照片檔案：法人、其他組織和個人在各項(xiàng)社會活動中形成的，有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。,32,二、數(shù)碼照片收集歸檔要求,1、數(shù)碼照片的形成部門要制定管理辦法，明確數(shù)碼照片歸檔的時間、范圍、格式等要求，保證歸檔數(shù)碼照片的質(zhì)量，同時要有相應(yīng)的技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。 2、數(shù)碼照片的形成部門負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)行收集，按規(guī)范要求填寫文字說明后及時向檔案室移交。 3、數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時歸檔。,33,,4、歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPE

9、G格式。 5、拍攝數(shù)碼照片的像素數(shù)應(yīng)在500萬以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。 6、對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。 7、紙質(zhì)照片的檔案管理參照國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范執(zhí)行。,34,數(shù)碼照片檔案的歸檔范圍,1、反映單位概貌 2、單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)的照片 3、上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予單位或個人的獎杯、獎狀、獎 旗、證書等照片 4、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動照片 5、單位召開的各類重要會議的照片。包括大會會場、主席臺、主要領(lǐng)導(dǎo)等場面,35,,6、單位組織或個人參加的重要外事活動的照片 7、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常

10、情況和現(xiàn)象的照片 8、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片 9、其他具有保存價值的照片,36,三、數(shù)碼照片的整理,、鑒定：歸檔的數(shù)碼照片原則上為原件，以確保其原始性。經(jīng)過修改的照片不能作為檔案歸檔。 、歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)主題內(nèi)容明確，易于辨認(rèn)。一次活動選擇一至兩張照片進(jìn)行歸檔。 、數(shù)碼照片檔案的每一張照片都應(yīng)有簡要、準(zhǔn)確的文字說明，并能準(zhǔn)確概括照片所反映的內(nèi)容。,37,,、數(shù)碼照片檔案的分類：數(shù)碼照片按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。 、排列：數(shù)碼照片檔案應(yīng)排列有序，反映同一主題活動的照片應(yīng)排列在一起。 、編目：數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制

11、光盤目錄和盤內(nèi)照片目錄。,38,四、數(shù)碼照片檔案目錄的編制,數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制光盤目錄和盤內(nèi)照片目錄。,39,,1、光盤目錄應(yīng)逐張編制，項(xiàng)目應(yīng)包括全宗號、光盤號、保管期限、起始年月、張數(shù)、備注等。 2、盤內(nèi)照片應(yīng)逐張編制目錄。項(xiàng)目包括全宗號、光盤號、保管期限、照片號、照片題名、責(zé)任者、拍攝時間、攝影者、套別、備注等。 （可錄入檔案管理系統(tǒng)）,40,五、數(shù)碼照片檔案的存儲,1、整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存。推薦采用只讀光盤（一次寫光盤）為存儲載體。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的載體。 2、同一個年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲在同一張光盤中。 3、每一個年

12、度建立一個文件夾，每個活動再建立一個文件夾，標(biāo)明活動名稱。榮譽(yù)類單獨(dú)建文件夾。,41,,實(shí)物檔案管理辦法,42,概念,實(shí)物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實(shí)體裁為載體的物品檔案。,43,實(shí)物檔案的歸檔范圍,1、本單位獲得的各種獎狀、獎標(biāo)、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等； 2、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈給本單位的題詞、錦旗、字畫、工藝品等； 3、本單位對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品； 4、本單位組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品； 5、機(jī)構(gòu)成立以來使用過的牌、匾； 6、其它有保存價值的實(shí)物。,44,實(shí)物檔案的整理,1、實(shí)物檔案的分類：實(shí)物以件為單位

13、整理。歸檔實(shí)物可按物品種類分類，實(shí)物檔案較少的單位，可不分類。 2、實(shí)物檔案的排列：實(shí)物可按種類結(jié)合時間進(jìn)行排列，也可按歸檔時間順序排列。 3、實(shí)物檔案的編號：實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實(shí)物品像的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫檔號。歸檔實(shí)物的檔號由全宗號、件號組成。,45,實(shí)物檔案目錄的編制,實(shí)物檔案應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實(shí)物來源、形成日期、實(shí)物類別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、備注等項(xiàng)目。,46,,,47,設(shè)備檔案的整理,1、一機(jī)一檔（開箱所有材料） 2、編制卷內(nèi)文件目錄及案卷目錄,48,,,49,檔案的排架,1、排架順序：進(jìn)入庫

14、房，從面對的第一列（排）柜架開始，為第一箱。檔案從左邊（人的左手邊）第一組（節(jié)）柜架最第一層從左到右排列，最高層排完后排第二高層；第一組排完后，排第二組。一列排完后，排后面或背面的第二列。排架順序如同寫字，正面從左到右，從上到下；背面也是如此，不能間斷。編箱號時遵循排架順序，不得斷號。,50,,2、檔案排列：先排文書檔案，可選擇年度保管期限排架法。即將歸檔文件按年度、再按保管期限永久、30年、10年的順序排架，這種排架方法的優(yōu)點(diǎn)是不用倒架，節(jié)省空間。之后再排聲像、會計(jì)、設(shè)備、實(shí)物、資料等。每類之間留足夠的空箱。 也可選擇保管期限年度排架法，即將歸檔文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按年度順序排列，每各保管期限之間留足夠的空箱。之后再排聲像、會計(jì)、設(shè)備、實(shí)物、資料等。每類之間留足夠的空箱。,51,,謝 謝！,52,