電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案

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. 電子檔案管理系統(tǒng) 二○一六年十月 . . 第一章 系統(tǒng)簡介 第一節(jié) 研發(fā)背景 隨著各行業(yè)各領域的信息化水平的不斷提高以及檔案管理工作日益受到重視，檔案管理信息化的重要意義和作用越來越被廣泛認同。另外，隨著檔案管理信息化的工作全面深入地開展，人們對檔案信息化的認識不斷深入和提高。這樣，對檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出了越來越高的要求，同時也面臨著許多新的更高的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應用需求和挑戰(zhàn)： 檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類越來越多、越來越復雜，幾乎涉及到了各行各業(yè)所有的檔案信息，包括實體檔案和電子檔案，這要求檔案管理信息系統(tǒng)幾乎要包容所有的檔案實體類型和電子檔案類型，并能管理好。同時，還要適當兼容將來可能出現(xiàn)的檔案實體類型和電子檔案類型。 信息檔案化。各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)，但在經(jīng)過一定的產(chǎn)生和利用后，這些系統(tǒng)中的信息累計得越來越多，這些信息系統(tǒng)內(nèi)的電子信息的出口卻是一個重大問題，需要按檔案管理規(guī)章制度的要求歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。 企業(yè)級應用。在較大的集團化行業(yè)或單位中，存在著多級單位管理和跨地域單位管理的要求，因而，檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理某一具體單位的封閉的系統(tǒng)，而應具有跨地域管理全集團、全行業(yè)的能力。 開放性應用。檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個簡單的封閉的管理系統(tǒng)，它應是整個信息化平臺中的重要應用系統(tǒng)。它需要與幾乎所有的信息系統(tǒng)、尤其是業(yè)務系統(tǒng)進行一體化聯(lián)接，實現(xiàn)信息的雙向流動和共享。因而，要求檔案系統(tǒng)具有良好的開放性和數(shù)據(jù)兼容能力。 檔案管理工作前移，為現(xiàn)實工作服務。檔案管理信息系統(tǒng)不再被認為是起到保管過期資料的作用，而被要求深入到各個業(yè)務過程中，從信息的產(chǎn)生階段和現(xiàn)行階段就介入，以便為現(xiàn)實工作服務。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項工作緊密結(jié)合。 新應用要求和新技術(shù)集成。隨著檔案管理應用需求的不斷深入，需要集成進入更多的新技術(shù)成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴展性，以便集成新的應用技術(shù)。 異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲。在檔案管理范圍不斷擴大、應用不斷深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲問題，并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效的存儲體系結(jié)構(gòu)。 針對上述出現(xiàn)的新的問題和要求，我們在總結(jié)17年檔案管理軟件開發(fā)經(jīng)驗和技術(shù)儲備的基礎之上，投入了大量的人力和物力，開發(fā)和完善電子檔案管理系統(tǒng)檔案管理信息平臺，并在此基礎之上，開發(fā)了針對各個行業(yè)的行業(yè)版。 知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分。因此，要實現(xiàn)本單位的知識資源管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度以及方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。電子檔案管理系統(tǒng)從設計時就考慮了知識資源管理發(fā)展趨勢，因此在系統(tǒng)中功能更加側(cè)重于文件的收集整理和開發(fā)利用、側(cè)重于各種知識管理方式和結(jié)構(gòu)的定制工具的提供，為進行知識資源管理提供了技術(shù)手段。 第二節(jié) 目標應用 電子檔案管理系統(tǒng)平臺主要面對各行各業(yè)的中高端用戶，用以解決復雜的檔案管理應用?？蓮V泛應用于企業(yè)、機關(guān)和事業(yè)單位。 例如，大型企業(yè)集團的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理總部及其所屬二級單位和三級單位的檔案，并可實現(xiàn)跨地域的檔案管理應用。其特點是數(shù)據(jù)集中/相對集中、業(yè)務分布式處理、實體屬地管理。同樣，可實現(xiàn)具體行業(yè)的全行業(yè)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理全行業(yè)各單位的檔案，并可實現(xiàn)跨地域的檔案管理應用；對具有多全宗檔案管理要求的單位或具有復雜的檔案種類管理要求的單位等。 第三節(jié) 主要特點 系統(tǒng)是一個平臺化的產(chǎn)品，一方面，它可作為開發(fā)平臺，針對各種復雜的大中型應用項目進行二次開發(fā)，以滿足特定應用的特定需求；另一方面，對于比較成熟的應用，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應用。電子檔案管理系統(tǒng)是一個開放性的檔案管理平臺，它可與各種流行的應用系統(tǒng)環(huán)境進行集成，例如，各種流行的數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、服務器設備、存儲設備、門戶系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等；同時，也可以與各種應用系統(tǒng)進行一體化集成，進行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，例如，OA、ERP、各種業(yè)務管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)是一個適應能力較強的系統(tǒng)，系統(tǒng)提供了強大的、完善的定制工具，可定義各種檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格式、數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過這些定制工具，可針對用戶的特定需求定制出滿足用戶實際需要的檔案管理信息系統(tǒng)；同時，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開發(fā)，各項功能采用積木式組合與集成，可針對用戶的特定需求，組合出用戶需要的管理平臺。系統(tǒng)是一個具有較強安全性的檔案管理信息平臺。它內(nèi)置了較強的安全控制體系統(tǒng)，同時也可與各種安全系統(tǒng)集成，確保了用戶對安全性的要求。系統(tǒng)是一個穩(wěn)定性較強的成熟的檔案管理信息系統(tǒng)。它是基于公司十多年以來的檔案研發(fā)成果之上開發(fā)出的新一代成果，并經(jīng)過近兩年的完善和實際應用考驗，穩(wěn)定而成熟；系統(tǒng)平臺具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各種版本，使老用戶在升級時，數(shù)據(jù)得以良好的兼容；另一方面，設置了專用的數(shù)據(jù)導入工具，可兼容用戶的其它系統(tǒng)產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)；系統(tǒng)集成應用了大量的新技術(shù)，系統(tǒng)應用集成了在線OCR技術(shù)、全文檢索技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、流文件瀏覽技術(shù)和與OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系統(tǒng)的接口技術(shù)；系統(tǒng)支持多種電子文件的瀏覽和顯示，系統(tǒng)提供了200多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，為高水平的用戶提供了更廣泛的應用空間。 系統(tǒng)是一個功能強大的、適應能力較強的檔案管理信息平臺，可適應各行各業(yè)的主流檔案管理應用需求。 . 第二章 體系結(jié)構(gòu) 第一節(jié) 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)可以分為以下四個部分：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設置與維護。其體系結(jié)構(gòu)示意圖如下： 數(shù)據(jù)導入 各種歷史數(shù)據(jù) 離線移交數(shù)據(jù) 數(shù)字化數(shù)據(jù) 收集整編 集中整理 分散整理 多級整理移交 數(shù)據(jù)一體化接口 OA ERP PDM 工程管理系統(tǒng) 業(yè)務管理系統(tǒng) 信息交換平臺 文件管理 編研開發(fā) 數(shù)據(jù)管理 綜合管理 檔案統(tǒng)計 鑒定銷毀 借閱管理 光盤制作 專用檢索引擎 信息采集 檔案管理 開發(fā)利用 權(quán)限管理 數(shù)據(jù)維護 檔案設置 數(shù)據(jù)字典維護 系統(tǒng)參數(shù)設置 系統(tǒng)維護 門戶系統(tǒng) CA系統(tǒng) OA系統(tǒng) 安全系統(tǒng) 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖 信息服務 信息采集部分，主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺采集到檔案管理信息系統(tǒng)中；通過收集整編流程，可實現(xiàn)分散式、集中式檔案整理和移交，對多全宗的單位，可實現(xiàn)逐級整理和移交；通過數(shù)據(jù)導入功能，可實現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導入以及將數(shù)字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)導入到系統(tǒng)中。與電子檔案的信息采集過程相對應，往往伴隨著實體檔案的收集、整理、移交和接收，在處理電子檔案的業(yè)務流程中，同時處理了實體檔案的這些相關(guān)工作。 檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數(shù)據(jù)管理，主要完成檔案信息的日常管理和維護工作；綜合管理，主要完成與實體保管相關(guān)的各項工作；檔案統(tǒng)計，主要完成與檔案管理工作相關(guān)的各種統(tǒng)計工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。 開發(fā)利用部分，主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實體相關(guān)的利用，另一方面通過網(wǎng)絡提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對各業(yè)務系統(tǒng)對檔案信息的特殊需求專門開發(fā)，供各業(yè)務系統(tǒng)調(diào)用，以便為各業(yè)務系統(tǒng)提供專用信息服務，使各業(yè)務系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務系統(tǒng)要求展現(xiàn)。 系統(tǒng)維護部分，主要完成與系統(tǒng)運行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護工作。包括各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設置和維護、權(quán)限管理、系統(tǒng)參數(shù)設置和維護、日志管理等。系統(tǒng)設置與維護為整個檔案管理系統(tǒng)提供了全部后臺的支持，是檔案管理系統(tǒng)的基礎平臺。它提供了檔案類型、全宗、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以使檔案系統(tǒng)滿足用戶的各類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統(tǒng)的擴展需求；同時將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設置，使得整個歸檔流程規(guī)范化、標準化；另外提供了數(shù)據(jù)日常維護、系統(tǒng)維護的一些必要設置工具，是系統(tǒng)管理員的強大工具包。 第二節(jié) 存儲體系結(jié)構(gòu) 系統(tǒng)對異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲采取了“目錄—文件”存儲結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件服務器中，數(shù)據(jù)庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對應多個電子原文。通過這種存儲體系結(jié)構(gòu)，不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以靈活的實現(xiàn)分類存儲和分布式海量存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴充要求。 第三節(jié) 技術(shù)路線 系統(tǒng)采用C/S和B/S混合方式實現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護功能、檔案管理功能、文件管理功能、收集整編功能、數(shù)據(jù)導入功能、編研開發(fā)功能、借閱管理功能、光盤制作功能等交互性處理要求較強的部分采用C/S方式實現(xiàn)，采用DELPHI語言開發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請功能采用B/S方式實現(xiàn)，B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實現(xiàn)。 系統(tǒng)以XML作為數(shù)據(jù)接口標準，以Web Service 標準作為基礎服務描述標準和數(shù)據(jù)接口標準。同時采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括：OCR技術(shù)，全文檢索技術(shù)， XML技術(shù)，檔案管理平臺技術(shù)，雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)等。 第三章 檔案管理系統(tǒng)功能介紹 檔案管理系統(tǒng)功能模塊圖 如上圖所示，系統(tǒng)功能根據(jù)使用者的不同分為以下三個部分： 1. 針對普通用戶的部分： 針對普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：網(wǎng)站，主要提供檔案的信息服務，例如：檢索查詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等功能，并且可以嵌入用戶的應用系統(tǒng)之中（如OA、MIS或PDM）提供用戶網(wǎng)上查詢?yōu)g覽和下載的功能。為方便用戶使用和管理員維護，本部分以B/S的方式實現(xiàn)。 2. 針對檔案管理員的部分： 針對檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用四個模塊，主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對歸檔文件的錄入、收集和整理，同時提供檔案管理人員對電子檔案的管理、檔案實體的輔助管理和對檔案信息的開發(fā)利用。本部分以C/S方式實現(xiàn)，功能方便實用、簡單快捷。 3. 針對系統(tǒng)維護人員的部分： 針對系統(tǒng)維護人員的部分主要指系統(tǒng)維護，是提供系統(tǒng)維護人員（可以是信息人員、也可以是檔案人員）對整個系統(tǒng)進行定制和維護的工具包。系統(tǒng)維護主要提供了以下工具：系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案管理架構(gòu)的定制、檔案整理規(guī)則的定制和對數(shù)據(jù)及用戶使用的維護和設置工具。本部分只能提供給對系統(tǒng)和檔案業(yè)務熟悉的管理員使用，用于針對本單位情況建立檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)、對系統(tǒng)進行日常的維護和備份以及可以針對今后的發(fā)展和變化進行適應性修改。本部分以C/S方式實現(xiàn)，功能強大，并可擴充。 總之，系統(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動化或PDM設計過程管理或MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。 下面將詳細描述電子檔案管理系統(tǒng)的各項功能。 3.1、系統(tǒng)維護 【系統(tǒng)維護】模塊為各行各業(yè)的不同檔案用戶提供了一個功能豐富的自我設計平臺，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求，對綜合檔案管理系統(tǒng)進行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類方法等），使綜合檔案管理系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的檔案管理系統(tǒng)。 當用戶開始使用本軟件時，首先應進入【系統(tǒng)維護】功能模塊，進行檔案管理系統(tǒng)的定制，然后才能使用其他功能模塊，按照定制好的方式進行檔案管理工作。 用戶在使用本軟件之前，一般需建立以下檔案管理的結(jié)構(gòu)： 如上圖所示，縱橫兩個箭頭之間的部分，就是檔案系統(tǒng)所需要建立的管理結(jié)構(gòu)，而報表維護和數(shù)據(jù)字典維護功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供服務。比如報表維護可以定義各類檔案所需打印的目錄和報表，用于系統(tǒng)使用過程中的打?。粩?shù)據(jù)字典則將常用數(shù)據(jù)分類存儲，可以在系統(tǒng)中隨時選用。 我們可以看到上圖從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程，不同單位對歸檔文件的整理都有不同的規(guī)范和制度，比如：檔號的組成、文件的排序、歸檔文件所需要著錄的字段等規(guī)定，可以通過【參數(shù)設置】功能進行定制，這樣就可以控制使用系統(tǒng)的單位和部門按照定制好的規(guī)范和制度去進行檔案的整理和管理。 為了更加形象和直觀地展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)提供了目錄樹和分類表兩種展現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式，即類似WINDOWS資源管理器的方式，這樣可以展現(xiàn)出用戶檔案的目錄樹或分類表，數(shù)據(jù)區(qū)可以顯示出相應節(jié)點下的數(shù)據(jù)條目。目錄樹和分類表可以是不同的，也可以相同，可以完全根據(jù)用戶的喜好和需求來進行定義，只要能夠形象直觀地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)就可以了。 根據(jù)手工管理檔案業(yè)務流程我們知道，從文件到檔案存在一個歸檔的流程：即從文件庫→整編庫→檔案庫的過程，因為整編庫與檔案庫的結(jié)構(gòu)相同，因此我們在定制的時候只需要定制好檔案庫的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)會自動形成與檔案庫結(jié)構(gòu)完全一致的整編庫，而文件庫就需要使用文件庫設置功能重新進行定制了。 上述過程完成之后，針對這個全宗的檔案系統(tǒng)就算定制完成了，用戶可以進行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式與此相同。 上述工作可以通過全宗管理、檔案庫管理、文件庫管理、分類表管理、報表維護、數(shù)據(jù)字典維護等功能模塊實現(xiàn)。 全宗管理 本軟件可以支持多全宗管理，針對檔案館或大型集團企業(yè)，可以用全宗區(qū)分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號和全宗名稱組成，系統(tǒng)可以用一個數(shù)據(jù)庫管理多個全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁有良好的安全性和權(quán)限控制，為檔案館和大型集團用戶進行檔案的集中管理提供了技術(shù)手段。 第一次使用系統(tǒng)，必須先定義全宗，進入【系統(tǒng)維護】－【檔案設置】－【全宗管理】，模塊，將出現(xiàn)如下界面： l 【增加】：可增加新的全宗號及全宗名稱。 l 【刪除】：可刪除任一全宗號及全宗名稱，具體操作是：用鼠標選中某一全宗，單擊【刪除】按鈕即可。 l 【修改】：可修改已經(jīng)存在全宗的全宗名稱，具體操作是：用鼠標選中需要修改的全宗，單擊【修改】按鈕，在彈出的修改窗口中修改全宗名稱，單擊【確定】按鈕即可，全宗號不能修改。 分類表管理 分類表是指企業(yè)檔案管理中所遵循的分類規(guī)范表。建立分類表是為了對案卷的分類信息即目錄信息進行管理及樹狀檢索。用戶可以自己定義分類表的層次和內(nèi)容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次結(jié)構(gòu)建立一個分類表。 l 增加節(jié)點 在分類字維護頁面上的分類號和分類名稱兩個編輯框中分別輸入分類號和分類名稱，然后點擊【增加節(jié)點】按鈕即可。 l 增加子節(jié)點 在分類字維護頁面上的分類號和分類名稱兩個編輯框中分別輸入分類號和分類名稱，然后點擊【增加子節(jié)點】按鈕即可。 l 刪除節(jié)點 在分類表信息文本框內(nèi)選擇要刪除的分類，然后點擊【刪除節(jié)點】按鈕即可。 l 修改節(jié)點 在分類表信息文本框內(nèi)選擇要修改的分類，在分類字維護頁面就會顯示當前分類信息，在分類字頁面上修改需要修改的內(nèi)容，然后點擊【修改節(jié)點】按鈕即可。 l 連接符維護 即制定各級分類之間的連接符。例如：1－1－1、1.1.1等。 檔案庫管理 【檔案庫管理】功能提供用戶針對本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)，例如：檔案類型、各類型的管理層次（項目、卷、盒）、各層次的庫結(jié)構(gòu)（著錄信息）、錄入界面和錄入方式等。 通過檔案庫設置，可以根據(jù)本單位檔案管理實際情況，結(jié)合檔案管理的制度和規(guī)范，形成符合本單位檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。第一次使用系統(tǒng)，必須通過【檔案庫管理】功能定制本單位的檔案管理結(jié)構(gòu)。 l 添加檔案類型 在【系統(tǒng)維護】—【檔案設置】下，選擇【檔案庫管理】項，如下圖： 可以增加檔案類型，維護檔案類型的字段和錄入界面。添加檔案類型時，可以根據(jù)要求選擇是否包含項目、案卷、分類表，如下圖 用戶也可以根據(jù)自己的需要添加字段，方法如下圖： l 刪除檔案類型 選擇要刪除的檔案類型，然后單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點擊【刪除檔案類型】即可。 l 修改檔案類型 選擇要修改的檔案類型，然后單擊鼠標右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點擊【修改檔案類型】即可，其中只能修改名稱和備注信息 l 字段維護 對已經(jīng)存在的檔案類型的項目庫、卷庫、件（文件）庫結(jié)構(gòu)進行修改。 l 添加字段 選擇要修改的檔案類型和要修改的庫，在工具欄上選擇【添加字段】按鈕，在庫結(jié)構(gòu)定義窗口中會出現(xiàn)空白行，然后輸入字段名稱，類型，長度即可。 l 修改字段 在庫結(jié)構(gòu)定義窗口中直接單擊字段即可在其上直接修改。 l 插入字段 操作同添加字段。 l 刪除字段 單擊選中要刪除的字段，再選擇工具欄上的【刪除字段】按鈕即可。 l 復制庫結(jié)構(gòu) 選中要復制的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【復制庫結(jié)構(gòu)】按鈕即可。 l 粘貼庫結(jié)構(gòu) 在進行過【復制庫結(jié)構(gòu)】后，選中要粘貼的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【粘貼庫結(jié)構(gòu)】，即可完成庫結(jié)構(gòu)的復制。 l 創(chuàng)建庫 【創(chuàng)建庫】是把添加字段、修改字段、插入字段、刪除字段的工作保存到數(shù)據(jù)庫中，所以每次修改了字段信息就要進行【創(chuàng)建庫】操作。 l 界面定義 在庫結(jié)構(gòu)定義完后，應該重新定義錄入界面，雖然在創(chuàng)建庫結(jié)構(gòu)時已經(jīng)自動創(chuàng)建了一個界面，但用戶可定義具有個人風格的錄入界面。該界面主要用于數(shù)據(jù)的錄入以及查詢時查看信息內(nèi)容或通過卡片式查詢時使用。注意，在定義錄入界面之前，應首先創(chuàng)建相應的數(shù)據(jù)庫。用戶可以根據(jù)需要在錄入界面中定義需要的各種事件，使錄入工作更簡單、容易，提高錄入的速度及準確率。 l 導出錄入界面 選中要導出錄入界面的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【導出錄入界面】按鈕，在彈出的窗口中輸入錄入界面的保存名稱，點擊【保存】即可完成錄入界面的導出。 l 導入錄入界面 選中要導入錄入界面的檔案類型的庫，再選擇工具欄上的【導入錄入界面】按鈕，在彈出的窗口找到錄入界面文件的保存文件，點擊【打開】，會提示“導入成功”，即可完成錄入界面的導入。 文件庫設置 與上述檔案庫設置相同，系統(tǒng)通過【文件管理】子系統(tǒng)提供針對歸檔文件（收文、發(fā)文和其它歸檔文件）管理的功能，也可以用于其它各類文件的管理和整理，可以實現(xiàn)部門文件的隨辦隨歸。 由于文件庫的庫結(jié)構(gòu)（文件的著錄信息）和檔案庫的不同，因此可以通過【文件庫管理】功能實現(xiàn)對文件庫的定義和設置，使得【文件管理】子系統(tǒng)符合不同單位對文件管理的要求。 文件庫設置所涉及操作與檔案庫相同，在此不再贅述。需要特別說明的是，文件庫的設置支持對庫的分類，即在庫結(jié)構(gòu)相同的基礎上，可以通過分類的方式來按年度等方式建立年度庫等。 立卷設置 針對歸檔文件的整理，國家和各單位都有相關(guān)歸檔文件整理規(guī)則，用以規(guī)范歸檔文件的整理并規(guī)范檔案信息的組織和管理工作。歸檔文件整理編目，最終形成檔案的過程我們可以簡稱為“立卷”的過程，主要是針對歸檔文件按照一定的規(guī)則進行組織和整理，形成一件/盒或文件/卷為單位的檔案，立卷設置就是針對歸檔文件整理規(guī)則，通過系統(tǒng)對歸檔文件的整理工作進行約束的。用戶可以通過立卷設置，將本單位（行業(yè)）的歸檔文件整理規(guī)則通過立卷設置定制到軟件系統(tǒng)中，以確保檔案人員和兼職檔案員在進行歸檔文件整理工作中嚴格按照規(guī)范進行整理和編目，形成規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整編】中的【組卷】功能都會按照【立卷設置】確定的規(guī)則去實現(xiàn)歸檔文件的自動和輔助整理。 因此在立卷之前，應先定義好立卷的一些規(guī)則、立卷的對應關(guān)系、檔案庫的對應關(guān)系， l 選擇檔案庫，設定卷內(nèi)頁數(shù)，選擇案卷號的生成規(guī)則。 l 定義分組字段，設定排序方式 檔號設置 檔號是案卷和文件的重要標識，不同單位也有不同的規(guī)則，【檔號設置】功能提供給檔案管理人員一個定義不同檔案類型檔號形成規(guī)則的工具。 選擇要設置檔號規(guī)則的檔案類型庫，在字段列表里選擇需要的字段后雙擊即可，在連接符編輯框中輸入連接符點擊【添加】按鈕，設置完成后點擊【保存】完成設置，如下圖： 對應字段設置 系統(tǒng)大量的歸檔文件在文件庫和整編庫中，其中將整編庫中整理好的歸檔文件歸入正式檔案庫這一過程并不需要對應字段設置，因為我們上文已經(jīng)介紹過，整編庫的數(shù)據(jù)字段結(jié)構(gòu)與檔案庫是完全相同的。但由文件庫歸入到整編庫的過程中，由于文件庫的著錄信息與檔案庫的著錄信息之間的差異，因此需要先定義好兩個庫之間的字段對應關(guān)系。 【字段對應設置】是定義在軟件中文件轉(zhuǎn)入整編庫、編研時加入專題、案卷和文件級的跨級次取數(shù)等操作時數(shù)據(jù)的對應關(guān)系。 排序設置 系統(tǒng)可以將各個庫中的文件按照一定規(guī)則自動進行排序，這樣可以方便整理。 設置各個庫的排序規(guī)則（升序或降序）；每個庫按什么方式來排序，不同的用戶有不同的排序方式，系統(tǒng)排序可完全由用戶自己設置，如下圖，在【檔案業(yè)務列表】忠選擇要設置的庫，所選庫的字段會列在字段列表中，選中要設置的排序字段，用鼠標拖拽到排序字段列表中，選擇排序狀態(tài)即可完成排序設置。 權(quán)限管理 l 角色管理 每一個用戶在檔案系統(tǒng)中都會有一個相應的角色，管理原有管理員的角色，用戶有用戶的角色，在綜合檔案管理系統(tǒng)中，用角色來控制每一個用戶的權(quán)限。 l 用戶和組管理 管理員可根據(jù)單位的部門來建立組；在每個組下建立屬于組的用戶，并賦予每個用戶相應的角色。 l 數(shù)據(jù)權(quán)限 數(shù)據(jù)權(quán)限用來控制檔案的實體借閱、條目瀏覽、電子文件瀏覽打印和下載等權(quán)限。具體又可分為默認權(quán)限、規(guī)則權(quán)限和檔案權(quán)限。 默認權(quán)限用來控制某一檔案類型的所有檔案的默認權(quán)限。 規(guī)則權(quán)限用來控制用戶對某一檔案類型的檔案按照某一規(guī)則享有的權(quán)限，要選擇權(quán)限控制的是歸檔前還是歸檔后，選擇要給項目、案卷、文件還是電子文件賦權(quán)限，通過設置規(guī)則將相應的權(quán)限賦予用戶；規(guī)則權(quán)限通常和默認權(quán)限一起配合使用，可以建立一套完整的用戶權(quán)限設置方案。 檔案權(quán)限一般用來進行臨時賦權(quán)，可以賦予電子文件瀏覽、打印、下載、原文借閱權(quán)限，而且可以按照時間段或者次數(shù)賦予用戶臨時權(quán)限。 l 網(wǎng)上賦權(quán)審批 網(wǎng)上賦權(quán)審批用來處理用戶通過網(wǎng)頁方式進行的賦權(quán)申請，如果通過審批，則用戶申請的權(quán)限將生效，拒絕則不生效。要說明的是，用戶在網(wǎng)頁上申請的權(quán)限為按次數(shù)或時間段的臨時權(quán)限。 數(shù)據(jù)維護 l 日志管理 a) 登錄日志：這部分可以記載某個用戶在什么時間，在哪臺機器上登錄過檔案系統(tǒng)，依據(jù)這日志可以對檔案人員進行管理。 b) 系統(tǒng)日志：這部分可以記載某個用戶在登錄到系統(tǒng)后，對檔案數(shù)據(jù)進行了哪些操作，如果系統(tǒng)出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)丟失或者操作失誤的事情，管理員可通過這個日志來查找出問題出現(xiàn)的時間及操作人員。 c) 網(wǎng)頁查詢?nèi)罩荆哼@部分可以記載某個用戶在網(wǎng)上進行的電子文件瀏覽和下載、檔案條目的刪除紀錄。 l 回收站管理 這個模塊是對已經(jīng)刪除的文件進行管理，所有刪除的文件都存儲在這個模塊中，在這里可以對這些數(shù)據(jù)進行還原、刪除等操作，在這里刪除數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)便無法恢復。 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 【數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換】功能可將用戶原有的Excel表格、dbf數(shù)據(jù)等格式的歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，并支持通過ODBC等方式鏈接的其他數(shù)據(jù)源。 數(shù)據(jù)字典維護 【數(shù)據(jù)字典維護】提供對系統(tǒng)常用項的自由定義，如主題詞、代碼庫；同時提供對輔助信息庫，如綜合信息庫、編研庫等管理。 【代碼庫管理】用來管理系統(tǒng)中公用的代碼表，如密級、專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進行數(shù)據(jù)錄入時，需要多次重復性輸入，為此把它們設置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項而不必手工錄入。 【主題詞維護】用來維護系統(tǒng)的主題詞庫，在進行檔案著錄時，主題詞項可以從“題名”字段忠自動提取。 【綜合信息庫管理】用來定義系統(tǒng)中相關(guān)輔助管理信息庫的結(jié)構(gòu)，如庫房、設備、其他資料信息庫等。 【編研庫管理】用來定義編研信息庫。 個人設置 一是可以密碼修改功能進行用戶口令修改，如下圖。 二是可以通過其它設置進行系統(tǒng)默認輸入法、電子文件掛接路徑和數(shù)據(jù)顯示字體的設置，如下圖。 網(wǎng)頁字段設置 網(wǎng)頁字段設置用來控制用戶在網(wǎng)頁上進行著錄和檢索時，某些字段是否顯示。 網(wǎng)頁發(fā)布字段設置 用戶可以根據(jù)需要，選擇網(wǎng)頁輸出字段，選擇后，在通過IE瀏覽時,在網(wǎng)頁上進行檔案檢索時默認只顯示用戶選擇的字段。 服務器配置 用來設置電子文件的存儲方式，支持數(shù)據(jù)庫方式和文件服務器方式（FTP）。 3.2、文件管理 文件管理是文檔一體化的開端，本功能模塊為辦公室文書提供了一個簡潔規(guī)范的收發(fā)文件管理界面，將文件的收發(fā)管理納入檔案管理的軌道，使文書在收發(fā)登記的同時，為日后的查詢統(tǒng)計工作提供數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)了“一次輸入，反復利用”，在不增加辦公室文書工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。 文件管理模塊可以實現(xiàn)對文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件報表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。 l 文件管理界面如圖 l 文件登記 提供編輯、增加、刪除和修改等功能，供用戶完成文件的登記工作。 l 數(shù)據(jù)檢索 檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統(tǒng)提供直接檢索和組合檢索，任何一種檢索中都支持模糊檢索，如下圖： l 數(shù)據(jù)范圍 提供全部、待組卷、已組卷和不需歸檔等范圍，供用戶按照不同的方式查看數(shù)據(jù)所處的狀態(tài)，并且，對文件所處的每個狀態(tài)，提供顏色標志區(qū)分，綠色為已組卷、黃色為不需要歸檔，灰白色為待組卷文件。 l 電子原文的掛接 本系統(tǒng)中電子原文的掛接按照掛接后電子原文的存放方式分為兩種類型，數(shù)據(jù)庫方式和文件服務器方式，前者指掛接后電子原文直接存儲到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，后者指掛接后電子原文存儲到專用的文件服務器上。掛接過程可以通過直接掛接、掃描掛接和批量掛接等方式完成。 l 數(shù)據(jù)的批量修改 批量修改即對多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進行修改，如：把多條記錄的某個字段清空、把多條記錄的某個字段添加固定的值、在多記錄信息某個字段中查找替換等。 l 文件打印 報表的打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種文件報表如：收文登記單、發(fā)文登記單、收文目錄、發(fā)文目錄等，打印方法簡便快捷。 l 選擇顯示字段 利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看文件信息。 l 數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出 可以將選中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 l 數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入 可以將轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 l 轉(zhuǎn)入整編庫 可以將選擇的待歸檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入整編庫（歸檔前庫），以供檔案人員進行整理、編目和歸檔。 3.3、收集整編 收集整編功能示意圖 在實際檔案工作中，經(jīng)常是首先收集零散文件（收集工作可能是相關(guān)部門或相關(guān)辦公系統(tǒng)完成的），之后進行組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統(tǒng)中完成，用戶可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫中存放所有內(nèi)容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分類、組卷、歸檔。 歸檔文件的整理規(guī)則根據(jù)系統(tǒng)維護中的設置可以根據(jù)相關(guān)制度和規(guī)范進行定義，雖然有國家檔案局的歸檔文件整理規(guī)則，但各單位對不同類型的歸檔文件的整理工作都不盡相同。因此，系統(tǒng)在系統(tǒng)設置與維護子系統(tǒng)中專門有針對歸檔文件整理規(guī)則的設置，例如排序方式、檔號的組成規(guī)則、組盒（卷）規(guī)則等，檔案管理人員可以通過設置不同檔案類型的文件整理規(guī)則來規(guī)范各部門和基層檔案部門的歸檔文件整理工作。 針對不同的檔案類型，會有不同的整理（立卷）規(guī)則，系統(tǒng)完全可以應用于各類不同的整理方式和整理規(guī)則。 收集整編功能界面如下圖： 系統(tǒng)提供兩種組卷方式： 手工組卷 首先要建立一個案卷，建立方法如下： 將光標定位在案卷窗口，然后點擊工具欄上的【增加】按鈕，雙擊添加的記錄信息，在錄入卡片里填寫案卷的相關(guān)信息，點擊【保存】按鈕，一條案卷信息錄入保存完成了，如果要添加多個案卷可以點擊【增加】按鈕，就可以在不退出的情況下繼續(xù)添加案卷信息。 然后將將屬于這個案卷的文件加入到案卷中。在散文件數(shù)據(jù)區(qū)選擇屬于此案卷的散文件，選擇的時候可以利用Ctrl鍵或 【查詢】＋【全選】來選擇多條記錄信息，點擊右鍵在調(diào)出的快捷菜單中選擇【加入】，將文件加入到當前案卷中。 選擇已經(jīng)整理好的案卷，然后點擊右鍵在快捷菜單里選擇【歸檔】，這樣手動組卷完成。 手工組卷還支持鼠標拖動移卷（項目）的功能，即，選擇要移卷的文件（案卷），按住鼠標左鍵拖動到要加入的案卷（項目）中。 自動組卷 按照系統(tǒng)中設定的立卷，自動將屬于這個案卷的文件加入到案卷中： 打散按鈕可將一個案卷刪除，卷內(nèi)所有文件將變?yōu)樯⑽募? 拆離按鈕可將案卷內(nèi)的文件拆為散文件 移交是檔案錄入人員將整理完畢的案卷添加一個移交的記號，由檔案管理員對有移交標記的標志進行審核 如圖所示，被標記為綠顏色的案卷便是已經(jīng)移交的案卷，當鼠標懸停時會有提示信息。 檔案管理員對錄入人員移交的案卷進行審核，如果審核通過，則對案卷進行接收。 檔案管理員對錄入人員移交的案卷進行審核，如果審核不通過，則對案卷進行打回操作，移交標志自動取消。 n 收集整編的特色功能 轉(zhuǎn)到其它庫：可以對某類型的檔案的文件級數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件）轉(zhuǎn)移到其他類型的文件級中。 清空電子文件：將選中的檔案文件目錄中所含電子文件清空。 3.4、檔案管理 針對歸檔后的電子檔案信息進行日常的管理工作，包括了：數(shù)據(jù)管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等四部分功能。 數(shù)據(jù)管理 點擊數(shù)據(jù)管理功能按鈕，界面右側(cè)會出現(xiàn)如下所示窗口，主要包含菜單欄、工具欄、檔案目錄樹、數(shù)據(jù)區(qū)四部分。如下圖 【工具欄】列出了系統(tǒng)常用的各種功能按鈕 【檔案目錄樹】列出系統(tǒng)所包含的各種檔案類型 【數(shù)據(jù)區(qū)】根據(jù)所選擇的檔案類型列出相應的項目、案卷、文件信息 l 目錄樹的維護 用戶可以對檔案目錄樹里的全宗節(jié)點、檔案類型、分類節(jié)點、數(shù)據(jù)節(jié)點進行添加、刪除和修改。 全宗節(jié)點：用來設置在目錄樹中顯示的全宗單位； 檔案類型節(jié)點：用來設置在目錄樹中顯示的檔案類型，檔案類型必須事先在在【檔案庫管理】中已經(jīng)建立； 分類節(jié)點：分類節(jié)點主要用來搭建目錄樹的層次。 數(shù)據(jù)節(jié)點：是根據(jù)數(shù)據(jù)的某字段信息建立起來的節(jié)點，如：建立年度數(shù)據(jù)節(jié)點，系統(tǒng)自動根據(jù)數(shù)據(jù)的年度信息放入相應的年度分類節(jié)點里去。 l 檔案數(shù)據(jù)的增刪改 對于檔案工作部門，其中一項非常重要的工作便是對各種類型的檔案（如科技、文書、基建等）進行歸檔，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。 選擇要錄入信息的檔案類型，選擇分類節(jié)點或數(shù)據(jù)節(jié)點，確定要錄入的是“案卷”還是文件信息（點擊案卷或文件數(shù)據(jù)區(qū)即可），點擊【增加】按鈕數(shù)據(jù)區(qū)增加了一條空白信息，有兩種錄入方式可供用戶選擇：一是直接在記錄上錄入各字段的信息如圖：所示，錄入完成后系統(tǒng)自動保存檔案信息；另一種是雙擊空白記錄，在錄入界面上錄入檔案信息如圖所示，然后點擊【保存】按鈕，如果想繼續(xù)添加記錄信息可以在不退出的情況下繼續(xù)錄入，點擊【增加】按鈕，在新的空白卡片上繼續(xù)錄入，錄入完成后點擊【退出】按鈕即可。如下組圖 l 數(shù)據(jù)范圍的選擇 用戶查看檔案信息時可以選擇不同的數(shù)據(jù)范圍來查看數(shù)據(jù)區(qū)里的數(shù)據(jù)。在【數(shù)據(jù)范圍】中列出了用戶可選擇的數(shù)據(jù)范圍，默認情況為“所有部門數(shù)據(jù)”，如下圖： 【所有部門數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的所有數(shù)據(jù) 【本部門數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶所在部門的所有數(shù)據(jù) 【本人數(shù)據(jù)】 當前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶著錄的數(shù)據(jù) l 數(shù)據(jù)檢索 檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統(tǒng)提供了“直接檢索”、“組合檢索”和“特殊檢索”三種檢索方式?！爸苯訖z索”中支持跨字段的模糊檢索。 l 批量修改 批量修改即對多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進行修改，如：把多條記錄的某個字段清空、把多條記錄的某個字段添加固定的值、在多記錄信息某個字段中查找替換等。 l 檔案目錄打印 報表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國家標準的檔案報表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等，打印方法簡便快捷。打印之前利用檢索工具檢索出要打印的檔案信息，然后點擊工具欄上的【打印】按鈕，調(diào)出在報表設計中已經(jīng)做好的報表模版進行打印。 l 個性設置 利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。并且可以設置在著錄時，字段值的屬性，如自增、重復等。 l 數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出 利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 l 數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入 利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel格式和dbf格式。 l 加入專題 將檢索出的檔案信息加入已建立好的檔案編研庫。 l 復制到鑒定庫 將檢索出的檔案信息復制到鑒定庫，供檔案鑒定和銷毀使用。 l 鎖定上級 在進行全部數(shù)據(jù)查找時，為了方便數(shù)據(jù)察看隸屬關(guān)系，通過鎖定上級，鎖定文件（案卷）對應的案卷（項目）。 l 移交檔案 用來將一個全宗中檢索出的數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件）以復制的方式移交到另一個全宗下，在移交時，檔案數(shù)據(jù)的接受者為復制的檔案的新的擁有者。 l 文件遷移 用來將一個案卷中的文件遷移調(diào)整到另一個案卷。 l 臨時排序 用來設置檔案數(shù)據(jù)的臨時排序，可以進行組合排序設置。 綜合管理 【綜合管理】的主要操作界面如下： l 設備管理，可用來記錄設備名稱、購進日期、設備型號、數(shù)量等基本信息。 l 庫房管理，可用于記錄庫房溫度、濕度記錄。 資料管理，可用于記錄資料的作者、標題、出版日期、出版社等信息。 統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各個保管期限各有多少件’等，并可將統(tǒng)計結(jié)果生成多樣式的圖表，同時支持統(tǒng)計結(jié)果保存為Excel格式供后續(xù)利用。檔案統(tǒng)計功能窗口，如下圖所示： l 新建統(tǒng)計方案 按照需求新建需要的統(tǒng)計方案 l 選擇需要統(tǒng)計的檔案類型 選擇需要統(tǒng)計的檔案類型 l 選擇分類字段 選擇統(tǒng)計數(shù)據(jù)按照哪個字段分類 l 選擇統(tǒng)計字段 選擇按照哪個字段進行統(tǒng)計，即運算方式 l 檢索數(shù)據(jù) 從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù) l 出統(tǒng)計表和統(tǒng)計圖 系統(tǒng)按照設定的統(tǒng)計項及數(shù)據(jù)范圍自動出統(tǒng)計報表及統(tǒng)計圖 鑒定銷毀 檔案鑒定、銷毀操作的主要界面如下圖： 用戶可【檔案鑒定】中完成對已鑒定檔案的標記、銷毀、還原等操作。 已銷毀數(shù)據(jù)管理界面如下： 上圖中，黑顏色的數(shù)據(jù)行為已銷毀的檔案數(shù)據(jù)，對于已經(jīng)銷毀的檔案數(shù)據(jù)，可以通過打回鑒定、再還原到檔案庫中的方式進行可逆銷毀處理。 3.5、開發(fā)利用 開發(fā)利用主要提供檔案管理人員對大量歸檔信息方便地提供用戶使用進行提煉、使用管理等方面的功能。包括：檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計年報、檔案編研、光盤制作和工作量統(tǒng)計六項功能。 如上圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。 借閱管理針對檔案實體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成實體借閱的工作。 年報系統(tǒng)可以生成國家檔案局要求的年報。 檔案編研提供了管理員對檔案信息的提煉和加工手段――專題庫，用戶可以對專題庫進行管理和利用。 光盤制作可以將電子檔案數(shù)據(jù)打包成符合國家標準的光盤檔案，可以用于脫機保管和對外數(shù)據(jù)交換。 工作量統(tǒng)計可以對檔案管理人員的工作量進行方便的統(tǒng)計。 檔案檢索 檔案檢索也叫跨庫檢索，能夠幫助用戶快速而全面的查找需要的數(shù)據(jù)。如下圖： 在輸入關(guān)鍵字部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內(nèi)容，支持模糊檢索。 借閱管理 借閱管理子系統(tǒng)主要是對紙介質(zhì)的工程圖紙、文書檔案等文件的借閱管理。它幫助管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關(guān)信息、借閱時間以及設置借閱人的借閱期限、每個人最多借閱文件的個數(shù)，還能判斷每個借閱人是否有權(quán)借閱該文件等。另一方面，借閱管理子系統(tǒng)還能用歸還管理對已借出的文檔進行歸還和續(xù)借管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計算機上指定應歸還日期，便可檢索出所有當日應歸還的文件的信息和借閱人的情況，以及查看所有被預約檔案的情況。因此，利用借閱管理子系統(tǒng)管理借閱，不但大大提高了工作人員的效率，并且實現(xiàn)了智能化辦公。 借閱管理分為借閱登記、歸還管理、借閱設定三部分功能。 l 借閱登記 當有客戶借閱檔案的時候，管理員可以利用‘借閱登記’來進行登記。如下圖 通過工具條來維護借閱清單里的檔案信息 【加入】 將檢索到的案卷或文件加入到借閱列表中 【取消】 將案卷或文件從借閱列表中清除 【刷新】 更新借閱列表 【清空】 清空借閱列表 將借閱檔案加入到右下方借閱文件中去，重復檢索、加入，直到所有需借閱檔案加入右下方列表，點擊工具欄上【借閱】按鈕，出現(xiàn)借閱操作界面填寫‘借閱人’、‘借閱日期’、‘借閱期限’、‘借閱目的’等信息，然后點擊【確定】按鈕。借閱完成。 l 歸還管理 當用戶歸還檔案的時候，管理員利用‘歸還管理’來進行歸還登記，檔案管理員還可以利用‘催還管理’來查看過期未還的檔案，并可以打印催還單，通知客戶歸還檔案，利用‘借閱統(tǒng)計’用戶可以根據(jù)設定的條件來統(tǒng)計檔案被借閱的情況。點擊【歸還管理】出現(xiàn)如下界面 窗口中間的【管理項】中包含歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計三部分。 【歸還管理】 當用戶歸還檔案的時候進行歸還登記、續(xù)借 【催還管理】 提示用戶有哪些檔案過期未還，并可以打印催還單 【借閱統(tǒng)計】 按照設定的條件統(tǒng)計檔案被借閱的情況 l 借閱設定 點擊借閱設定，進入借閱設定頁面，選擇不同的檔案類型，設置相應借閱的天數(shù)和份數(shù)，以及資料過期是否允許借閱選項。 點擊預約設置可以設置預約的默認時間、份數(shù)、以及預約通知方式 置完畢，點擊保存，提示成功保存記錄。 統(tǒng)計年報 提供符合國家檔案局標準的年報格式，支持導出、導入和自動匯總功能。同時支持自定義年報功能，用戶可以通過字定義年報建立年度統(tǒng)計表格。 檔案編研 l 創(chuàng)建編研庫 根據(jù)編研需要創(chuàng)建不同類型的編研庫。 l 檔案編研 設置字段對應關(guān)系 設置檔案庫與編研庫字段對應關(guān)系，使源數(shù)據(jù)與目的數(shù)據(jù)可以正確轉(zhuǎn)換。 編研 進入源數(shù)據(jù)（提供編研數(shù)據(jù)的檔案類型庫），選中數(shù)據(jù)，然后選擇加入專題功能，將選擇的數(shù)據(jù)直接加入專題，此時進入檔案編研中已經(jīng)可以看到新增數(shù)據(jù)。 光盤制作 利用光盤制作功能可以把檔案系統(tǒng)中選定的數(shù)據(jù)及這些數(shù)據(jù)對應的電子文件按一定組織格式制作成檔案數(shù)據(jù)光盤，從而達到安全備份的目的。 工作量統(tǒng)計 利用工作量統(tǒng)計功能檔案管理員可以解清楚的了解某段時間內(nèi)各個部門的檔案錄入人員增加、刪除、掛接檔案文件的數(shù)量。 3.6、信息服務子系統(tǒng) 檔案信息服務子系統(tǒng)是面向全體用戶的，因此采用B/S的方式，通過應用服務器處理查詢請求。用戶通過檔案信息服務網(wǎng)站，可以了解各項規(guī)章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。 網(wǎng)站首頁主要組成： 網(wǎng)站首頁示意圖 規(guī)章制度：發(fā)布各項規(guī)章制度，并及時更新，供全員瀏覽。 通知：隨時發(fā)布各項通知，用簡便快捷的方式讓全體人員得到通知。 大事記：記錄歷年來發(fā)展過程中發(fā)生的重大事件，并不斷增加更新。 查詢登陸：通過用戶名和密碼的認證，登陸到查詢檔案主界面。 檔案信息服務網(wǎng)站主要具有如下特點：B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級；可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網(wǎng)頁上發(fā)布。例如：組織沿革、大事記、專題內(nèi)容、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等；可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進行檔案信息的查詢和利用；對檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持200多種圖形圖像等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了IE瀏覽器顯示文件格式有限的問題；可外掛瀏覽器和漢字庫。 其中檔案信息查詢是信息服務網(wǎng)站的最主要的功能。 檔案信息查詢網(wǎng)頁由檔案檢索、在線收集、檔案編研、個人借閱信息、預約信息、賦權(quán)申請?zhí)幚斫Y(jié)果、檔案員審批、領導審批、系統(tǒng)設置等模塊組成。 其中檔案檢索包含：條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索四種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件組合進行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進行檢索查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進行檢索和查詢，全文檢索依賴于全文檢索系統(tǒng)。 檢索到的檔案信息可以根據(jù)權(quán)限提供用戶瀏覽和下載，如果用戶需要下載電子檔案原文，則可以通過數(shù)字水印系統(tǒng)將電子檔案原文嵌入水印，并通過網(wǎng)上認證服務器的認證，提供用戶使用。 在線收集功能提供用戶通過BS方式進行電子文件歸檔功能，支持對歸檔前庫中的檔案數(shù)據(jù)的項目、案卷、文件級數(shù)據(jù)的增加、刪除和修改；對歸檔文件提供卷內(nèi)目錄和移交目錄供打印。在線收集的功能為用戶可選功能，對于不需要此功能的用戶可以不賦予其權(quán)限，在數(shù)據(jù)權(quán)限級別上，可按部門來控制用戶能操作的數(shù)據(jù)范圍。 檔案編研提供檔案編研結(jié)果在網(wǎng)上的發(fā)布功能。 個人借閱信息查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。 預約信息則允許用戶將檢索查詢到的所需檔案提出借閱申請，借閱申請可以反應到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱實體。 當用戶需要瀏覽、下載或借閱超出自身權(quán)限范圍的檔案資料時，可以提出賦權(quán)申請，由單位檔案員或領導對其進行臨時賦權(quán)，使其在一段時間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載或借閱該檔案。 檔案員審批和領導審批提供對用戶賦權(quán)申請信息的響應處理，檔案員可以批準或否決用戶的賦權(quán)申請信息、當需要由領導進行權(quán)限審批時，可以通過轉(zhuǎn)領導審批的方式，將審批權(quán)交由領導決定。 系統(tǒng)設置主要提供口令修改功能及查詢首選項功能，查詢首選項主要用來設置檢索用戶進入網(wǎng)頁后首先使用的檢索方式。 檔案信息查詢功能如下圖所示： 第四章 擴展功能 第一節(jié) 數(shù)字化加工管理子系統(tǒng) 在收集整編功能中，已提供了功能較強的檔案掃描、圖像處理、OCR識別及掛接功能，適合于具體工作人員進行小批量檔案掃描輸入。但對于大量的歷史存量檔案或新產(chǎn)生的大量檔案，需要借助專門的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)，由多人進行批量加工。為此，專門開發(fā)了與檔案管理信息系統(tǒng)配套的檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)。 檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)利用各種專業(yè)掃描儀、數(shù)碼設備、流媒體采集工作站等，將紙質(zhì)檔案、照片檔案、影像檔案等實體檔案或模擬信號的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，并將數(shù)字化信息的存儲到海量存儲載體中。對紙質(zhì)文件檔案，掃描成影像檔案后，可采用OCR技術(shù)，實現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。并對檔案進行相應的著錄標引工作。 數(shù)字化加工是本子系統(tǒng)的核心部分，實現(xiàn)了整個過程中的功能和流程的控制管理，由掃描、圖像處理、OCR識別、著錄標引和校對五部分組成。 數(shù)字加工及著錄標引主流程如下圖所示： 項目經(jīng)理建立案卷，確定加工流程和分配工作任務。 針對用戶不同的檔案來源，選擇不同的數(shù)據(jù)加工方式。其中原始磁介質(zhì)可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集接口驅(qū)動原始磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)采集設備實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的采集錄入；紙介質(zhì)文件則可通過高速圖像掃描儀進行掃描錄入；電子文件則可以通過輔助工具提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能轉(zhuǎn)成標準的圖像或文本文件。 上述過程需要對圖像文件格式制定規(guī)范和標準。 掃描后的圖像可以轉(zhuǎn)入圖像處理系統(tǒng)，對掃描圖像進行處理和優(yōu)化。 處理好的圖像根據(jù)圖像的質(zhì)量和用戶的需求，可以通過圖像檔案形成流程、雙層PDF檔案形成流程或純數(shù)字化檔案形成流程進行著錄標引，分別形成圖像檔案、雙層PDF檔案和純數(shù)字還原檔案。 其中圖像檔案主要針對手寫、無法識別或不需要形成純文本的檔案，最終通過著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、PDF文件及XML文件。 純數(shù)字化檔案可以通過OCR識別、手工錄入、校對等手段，形成標準的文本。優(yōu)點是全文信息全，便于檢索和利用；缺點是工作量巨大。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、文本TXT文件、PDF文件及XML文件。 雙層PDF檔案是特有的存儲格式，綜合了純數(shù)字化檔案的有點，同時又克服了工作量大的缺點，是一個理想的檔案存儲方式。雙層PDF就是通過OCR的快速識別，形成文本，將文本和圖像一起形成雙層PDF文件。這樣文件中既有圖像，又有識別后的文本，完全滿足上述純數(shù)字化檔案的所有優(yōu)點，又是在自動快速識別的基礎上完成的，不會帶來巨大的工作量。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、雙層PDF文件及XML文件。 第二節(jié) 數(shù)據(jù)一體化歸檔接口 系統(tǒng)不是一個孤立的系統(tǒng)，而是一個由底至上的全面開放的系統(tǒng)。亦即，可與各類信息系統(tǒng)進行一體化數(shù)據(jù)對接，將各個數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)一體化歸檔流程進行歸檔，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有序流動和共享。 各數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)，先歸檔到檔案系統(tǒng)中責任部門的整編庫中，由責任部門的檔案管理人員進行歸檔鑒定和補全，最終歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫中，同時建立全文檢索的索引。 在規(guī)劃數(shù)據(jù)一體化歸檔流程時，需開發(fā)相應的接口程序和有效的數(shù)據(jù)處理過程，以保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。數(shù)據(jù)一體化歸檔流程需要注重以下幾個方面： 業(yè)務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標準：規(guī)定從數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)導出的檔案數(shù)據(jù)目錄（屬性）結(jié)構(gòu)要求和原文（正文）要求。同時，給出數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換業(yè)務規(guī)范，如文件名轉(zhuǎn)換成題名等。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換標準：規(guī)定了業(yè)務數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及字段項轉(zhuǎn)換對應關(guān)系和要求，如字段類型、長度等。 數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)歸檔操作要求：規(guī)定哪些信息內(nèi)容必須歸檔，歸檔時需補錄的內(nèi)容、檢查校驗的內(nèi)容和要求，歸檔時機要求等； 檔案管理系統(tǒng)補錄要求：檔案管理系統(tǒng)需補錄的內(nèi)容和要求，如保管期限等。 檔案管理系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換要求：所有的電子文件都轉(zhuǎn)換成幾種標準的文件格式。 電子文件保真性處理要求：可采用數(shù)字簽名或者電子印章。 上述規(guī)定的數(shù)據(jù)一體化歸檔接口適用于大部分信息系統(tǒng)的歸檔，包括OA、工程管理系統(tǒng)、ERP、PDM、各種業(yè)務系統(tǒng)等。 數(shù)據(jù)一體化歸檔流程可嵌入到業(yè)務系統(tǒng)的具體流程中，實現(xiàn)隨辦隨歸、同步建檔。