電子檔案管理系統(tǒng)解決方案

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. . 電子文檔信息管理系統(tǒng) 解決方案 山東東昀電子科技有限公司 . . 目 錄 1. 系統(tǒng)功能模塊的劃分 和各模塊的設(shè)計 ...............................................................................................1 1.1 總體功能設(shè)計 .................................................................................................................................1 1.2 信息管理 .......................................................................................................................................3 1.2.1 數(shù)據(jù)錄入 ...............................................................................................................................4 1.2.2 文件上傳、下載 ...................................................................................................................5 1.3 日常管理 .........................................................................................................................................6 1.3.1 檢索查詢 ...............................................................................................................................6 1.3.3 統(tǒng)計報表 ...............................................................................................................................8 1.4 視頻資料管理 ...............................................................................................................................10 1.4.3 媒體文件 資 料管理 .............................................................................................................10 1.5 系統(tǒng)設(shè)置 .......................................................................................................................................11 1.5.1 建立符合用戶要求的文檔管理結(jié)構(gòu) .................................................................................11 1.5.2 對現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置 .....................................................................................13 1.6 系統(tǒng)安全 .......................................................................................................................................13 1.6.1 用戶管理 .............................................................................................................................14 1.6.2 角色管理 .............................................................................................................................14 1.6.3 權(quán)限管理 .............................................................................................................................15 1.7 日志管理 .......................................................................................................................................17 1.8 數(shù)據(jù)存儲和備份 ...........................................................................................................................18 1.8.1 數(shù)據(jù)存儲 .............................................................................................................................18 1.8.2 數(shù)據(jù)備份 ....................................................................................................................20 . . 1. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計 1.1 總體功能設(shè)計 如圖所示： . . 電子文檔信息自動化管理系統(tǒng)總體設(shè)計如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)文檔管理工作的 分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設(shè)置、軟件接口六個部 分。 其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶文檔信息管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容， 實現(xiàn)了文檔信息的收集整理、日常管理和利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。 信息采集主要負(fù)責(zé)文檔信息的整理、編目與電子文件的自動掛接，完成文檔信息的收 集、錄入和數(shù)字化工作。 日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、銷毀、移交、編研、征集等工作，同時可以 輔助實體管理、形成文檔的目錄、進行借閱、利用、統(tǒng)計等管理工作。 信息服務(wù)主要通過簡單方便的方式，為用戶提供快捷的文檔信息服務(wù)。 系統(tǒng)安全則充分保證了文檔系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，使對電子文檔信息的安全管理能夠 控制到每一具體功能操作和每一具體文件。 系統(tǒng)設(shè)置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理結(jié)構(gòu)提供了定制工具， . . 可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結(jié)構(gòu)，無論是從眼前，還是從長遠(yuǎn)考慮，都將 比其他任何系統(tǒng)更加能夠適應(yīng)用戶自身不斷變化和不斷增長的功能需求。 電子文檔管理系統(tǒng)是一個平臺化的文檔管理軟件，完全滿足上述系統(tǒng)基本設(shè)計原則中 的各項要求。同時具有如下優(yōu)勢特點： 1. 電子文檔管理平臺技術(shù) ? 文檔類型可以自由定制 ? 文檔管理的層次可以自由定制 ? 文檔錄入的信息（數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)）可以自由定制 ? 用戶的錄入及檢索界面可以自由定制 ? 錄入方式可以自由定制 ? 文檔的分類表可以自由定制 ? 文檔的統(tǒng)計報表可以自由定制 ? 用戶對文檔的操作和使用權(quán)限可以自由定制 ? 內(nèi)置大量函數(shù)，提供用戶功能強大的定制手段 ? 通過上述定制功能平臺可以建立任何企業(yè)和行業(yè)的電子文檔管理系統(tǒng) 2. 多文件瀏覽技術(shù)：支持多達 200 多種圖形圖像文件格式的管理和瀏覽 3. 標(biāo)準(zhǔn)化程度高 ? 符合國家《CAD 文件歸檔規(guī)范》和《文檔管理軟件功能要求》 4. 功能豐富 ? 六大部分十一個子系統(tǒng)，包含了基本文檔管理工作業(yè)務(wù) ? WEB 方式的檢索查詢、文檔管理網(wǎng)站 5. 網(wǎng)絡(luò)功能強大 ? B/S 架構(gòu) ? 不受用戶站點限制 ? 模塊化結(jié)構(gòu)，適合網(wǎng)上應(yīng)用 6. 可與 OA 等系統(tǒng)接口形成文檔的一體化管理 ? OA 系統(tǒng)接口 ? 其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口 7. 安全性高 ? 多級安全管理機制，權(quán)限可針對某一個人或一個文件 ? 文件安全利用技術(shù)，可防止網(wǎng)上對文檔的非法使用 8. 電子文檔管理系統(tǒng)為用戶提供了未歸檔庫，專門用于文檔的收集、整理工作。未 歸檔庫提供文件調(diào)整功能，用戶可對文件進行方便的整理和組織，同時又不會影 響到已歸檔庫中的正式文檔?？梢噪S時將未歸檔庫中整理好的文檔編目進入已歸 . . 檔庫，形成正式文檔。同時未歸檔也可以進行檢索查詢和利用。可以完成文件的 收集、整理、與 OA 系統(tǒng)的接口等工作。 9. 我們在文檔的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好 的文檔目錄和原文（電子文件）自動對應(yīng)，電子文件可以在網(wǎng)絡(luò)的任何地方，但 自動對應(yīng)后可自動上傳到服務(wù)器統(tǒng)一管理。 10. 在檢索查詢和再利用手段上我們可以內(nèi)嵌全文檢索系統(tǒng)，大大提高文檔的查詢速 度和檢索能力。同時可內(nèi)嵌 OCR 系統(tǒng)，時圖象文件隨時可以識別，提供再利用。 11. 統(tǒng)計報表功能可以對文檔數(shù)據(jù)庫中的所有內(nèi)容進行自定義格式的打印和統(tǒng)計。 12. 光盤制作可以隨時將需要的文檔信息制作成標(biāo)準(zhǔn)格式（國標(biāo)）的光盤文檔，用于 數(shù)據(jù)交換等工作，而該文檔無須依賴任何環(huán)境。 1.2 信息 管理 信 息 采 集 數(shù) 據(jù) 轉(zhuǎn) 換 電 子 檔 案 庫待 歸 檔 庫 電 子 檔 案原 文 庫收 集 整 編數(shù) 據(jù) 錄 入其 它文 件老 系 統(tǒng) 中的 數(shù) 據(jù)館 藏檔 案 數(shù) 字 化 工 作 管 理 OA接 口 信息采集部分功能示意圖 . . 1.2.1 數(shù)據(jù)錄入 數(shù) 據(jù) 錄 入 電 子 檔 案 庫 電 子 檔 案原 文數(shù) 據(jù) 錄 入 館 藏檔 案 掃 描 加 工 修 改 后 重 歸 檔分 類 表 管 理 文 件 傳 輸 設(shè) 置 數(shù) 據(jù) 錄 入 功 能 示 意 圖 數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進行項目、案卷和文件的錄入工作時，系 統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，錄入時能夠按照用戶需要自動生成 文檔管理所需的流水號、文檔號等各種序號，支持自動校驗、修改和重新排序功能，并可 任意指定某一記錄進行復(fù)制。 數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時錄入相同條目，系統(tǒng)自動判斷錄入的正確性（二人錄入的信息 是否一致），給出錯誤提示，由第三人校對修正的校對功能。 修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子文檔替換掉舊文檔，使用戶能夠在檢索查詢 時直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時，記錄了修改信息和舊文檔，以備用戶對文檔修 改情況的跟蹤。 電子文件的批量掛接功能可以將用戶已錄入的文檔記錄和電子文檔原件根據(jù)某種規(guī)則 自動對應(yīng)，以使查詢用戶能夠在檢索到文檔條目的同時瀏覽電子原件，并減輕了文檔人員 的錄入工作量。 分類表管理則可以讓文檔管理人員隨時可以建立、編輯和修改文檔的分類表，為數(shù)據(jù) 錄入創(chuàng)造條件。 系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以滿足不同部門分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。 文件傳輸設(shè)置可以控制電子文件的各種掛接方式，滿足用戶電子文件來源復(fù)雜的需求。 另外,系統(tǒng)還提供批量修改等簡單方便的數(shù)據(jù)操作功能 . . 1.2.2 文件上傳、下載 對不同用戶身分對文檔的可操作權(quán)限不同。對管理員而言，對上傳文檔(上傳的文檔可 以分為共享文檔和不共享文檔)、下載共享文檔、刪除共享文檔和管理員自己上傳的文檔、 瀏覽共享文檔、修改用戶上傳的共享文檔的相關(guān)信息。對普通用戶而言，瀏覽共享文檔、 上傳文檔（上傳的文檔可以分為共享和非共享）、下載共享文檔和刪除自己上傳的文檔。 用戶 登錄 上傳文件 搜索文件 目標(biāo)文件 下載 分類檢索 模糊查詢 等待審核 發(fā)布 退出系統(tǒng) Y N 用戶流程圖 . . 1.3 日常管理 1.3.1 檢索查詢 查詢?yōu)g覽界面 在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機供用戶 利用。系統(tǒng)可以瀏覽 200 多種文件格式（象常見的文本、表格、各類圖形圖象和數(shù)據(jù)庫文 件），并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新文件格式，同時支持多媒體文檔的在線播放。 . . 文檔檢索功能圖 如上圖所示，文檔檢索子系統(tǒng)由條件檢索和文件瀏覽器設(shè)置等功能模塊組成。 條件組合檢索使用戶能夠根據(jù)項目、案卷和文件信息中的所有字段進行各種條件的組 合，形成條件表達式進行檢索。 上述網(wǎng)上的檢索查詢均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和文檔權(quán)限的限制。 1.3.3 統(tǒng)計報表 統(tǒng) 計 報 表 刪 除 統(tǒng) 計 項新 建 統(tǒng) 計 項修 改 統(tǒng) 計 項 報 表 設(shè) 計 修 改 屬 性復(fù) 制 統(tǒng) 計 項 模 板 管 理 統(tǒng)計報表功能示意圖 統(tǒng)計報表子系統(tǒng)可以對電子文檔庫所有文檔類型下的工程項目庫、案卷庫和文件庫中 . . 的所有字段進行自定義的統(tǒng)計和報表輸出?？梢源蛴∷形臋n管理所需的信息，例如：卷 內(nèi)目錄、案卷目錄、背考表等。該子系統(tǒng)由新建統(tǒng)計項、修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項、復(fù)制 統(tǒng)計項、修改屬性、報表設(shè)計和報表模板管理等功能模塊組成。 ? 提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶的需要進行各種形式的自定義統(tǒng)計并生 成相應(yīng)的統(tǒng)計報表打印輸出。 ? 新建統(tǒng)計項 可以建立電子文檔庫中所有字段的統(tǒng)計項目，即從庫中選出那些字段需要統(tǒng)計和 打印。由以下步驟來實現(xiàn)： 建 立 統(tǒng) 計 項 選 擇 統(tǒng) 計 字 段選 統(tǒng) 計 表 定 義 關(guān) 聯(lián) 關(guān) 系 定 義 檢 索 條 件確 定 排 列 順 序 統(tǒng)計項建立示意圖 選 統(tǒng) 計 表 ： 使 得 用 戶 可 以 從庫中選擇要統(tǒng)計和打印的子庫。例如：黨群關(guān) 系案卷庫、文件庫。 定義關(guān)聯(lián)關(guān)系：由于可以選多個庫，所以要定義庫與庫之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。例如： 案卷庫中的檔號字段應(yīng)對應(yīng)文件庫中的所屬卷號。 選統(tǒng)計字段：在所選庫中確定要統(tǒng)計和打印的字段。 排列順序：可確定統(tǒng)計報表中記錄的排序。 ? 修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項、復(fù)制統(tǒng)計項、修改屬性： 可以方便用戶生成新的統(tǒng)計項，只要對已有統(tǒng)計項做較小的改動，無須從頭開始。 ? 報表設(shè)計 使用戶可以根據(jù)統(tǒng)計項建立和設(shè)計各種形式的報表，以滿足用戶的各種需求。該功 能模塊結(jié)合了 WORD 的排版功能和 EXECL 的統(tǒng)計功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計報表。 . . 統(tǒng)計報表實例 總之，通過報表設(shè)計功能可以實現(xiàn)任何復(fù)雜報表的打印和統(tǒng)計，滿足各種用戶對報表 的不同要求。 1.4 視頻資料管理 采用 B/S 的軟件架構(gòu)對視頻資料管理進行管理。 1.4.3 視頻資料管理 是業(yè)務(wù)管理員對已有權(quán)限媒體文件資料庫媒體文件編目屬性著錄的工作模塊。媒體文 件資料管理模塊，可以管理已知的所有格式的電子數(shù)據(jù)文件，包括多媒體： MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、ASF、SWF 、RT、SMI（字幕）、ASX（元文件）等，管理員權(quán)限執(zhí)行添加文件、刪除文件、替換文件 的操作。提供媒體文件資料的發(fā)布、下載和密級管理的工作流程。媒體文件資料工作模塊 也采用樹形目錄方式，類似 Windows 的資源管理器，簡單明了的顯示上載到媒體庫的媒體 文件（我的文件夾）。用戶選擇編目的媒體文件后，做簡單的正題名、分類、選擇資料庫 的著錄操作，就可完成媒體資料文件的編目屬性著錄。發(fā)布完成后，不用切換工作模塊， 就可以實現(xiàn)媒體資料的檢索。在這個功能模塊中，業(yè)務(wù)管理員只能對自己上載的媒體文件 和由他自己創(chuàng)建的組的用戶上載的媒體文件，做編目屬性著錄和發(fā)布。發(fā)布操作受系統(tǒng)后 臺參數(shù)控制，默認(rèn)是編目完成后直接發(fā)布。 . . 1.5 系統(tǒng)設(shè)置 該部分為文檔用戶提供了一個功能豐富的自我設(shè)計平臺，用戶可以根據(jù)本單位文檔管 理的規(guī)范和需求，對文檔系統(tǒng)進行自由的定義（其中包括各種文檔類型，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)， 用戶錄入的界面，分類方法等），使文檔系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定 制的數(shù)字文檔管理系統(tǒng)。 如下圖所示： 1.5.1 建立符合用戶要求的文檔管理結(jié)構(gòu) 用戶一般需建立以下文檔管理的結(jié)構(gòu)： 文檔類型 項目 分類表 案卷 文件 電子原件 上述工作可以通過系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)中：自定義文檔類型、選擇文檔類型、自定義數(shù)據(jù) 庫結(jié)構(gòu)、查看庫結(jié)構(gòu)和分類表管理五個功能模塊實現(xiàn)。 ? 自定義文檔類型 用戶可根據(jù)本單位文檔管理的要求，建立所需的文檔類型，例如：黨群關(guān)系、行政管 . . 理、基本建設(shè)等，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的文檔類型，例如：圖書資料、聲像 文檔等。提供用戶自定義文檔類型的主要功能如下： 添加：添加文檔類型并定義其屬性。包括：文檔名稱以及該當(dāng)案類型是否包 含項目、案卷和分類表等屬性。 刪除：刪除已建立的文檔類型 復(fù)制：可以復(fù)制已有文檔類型的屬性、庫結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)，形成新的文檔類型。 恢復(fù)：恢復(fù)已刪除的文檔類型。 屬性：可以更改任一文檔類型的現(xiàn)有屬性，即：是否包含項目、案卷和分類 表。 ? 選擇文檔類型 選擇文檔類型就是指定以后要操作的文檔類型。如果您的系統(tǒng)中有兩種或兩 種以上的文檔類型，在進行各種功能操作之前，必須指定文檔類型，以確定后續(xù) 的操作是針對哪一個文檔類型進行的。 ? 自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) 根據(jù)用戶選定的文檔類型及其屬性建立相應(yīng)的項目庫、案卷庫和文件庫。提 供用戶的主要功能如下： 插入、添加和刪除：用戶可對系統(tǒng)默認(rèn)的項目庫、案卷庫和文件庫字段進行 任意的編輯，以滿足用戶文檔管理的需求。 建庫：對已定義好的上述數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進行確認(rèn)和正式建立。 定義錄入界面：用戶可分別對已建立好的項目庫、案卷庫和文件庫結(jié)構(gòu)定義 其錄入和查詢界面。系統(tǒng)提供給用戶的自定義功能十分的豐富：用戶不僅可以自 定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、 初始值、字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶可以充分發(fā)揮自己的天賦， 設(shè)計出任意美觀和實用方便的用戶界面來。 ? 查看庫結(jié)構(gòu) 用來察看建立好的項目庫、案卷庫和文件庫的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) ? 分類表管理 用戶可根據(jù)本行業(yè)的文檔分類規(guī)范建立相應(yīng)的樹型分類結(jié)構(gòu)（分類表）。任 意添加、添加子項、刪除、刪除子項分類字及其內(nèi)容（含義），并可任意選擇分 類字的連接符，還可以從參數(shù)表中掛接分類項，使用起來十分的靈活。 1.5.2 對現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置 ? 代碼表設(shè)置 . . 代碼表就是系統(tǒng)中公用的表，如密級、專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使 用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進行數(shù)據(jù)錄入時，需要多次重復(fù)性輸入。為此把它們設(shè) 置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項而不必手工錄入。系統(tǒng)提供用戶對代碼表設(shè)置的主要功 能有：新建、修改、錄入、刪除和屬性設(shè)置。用戶根據(jù)使用情況可建立越來越多的代碼表 供用戶選用，可以為用戶使用文檔管理系統(tǒng)提供極大的方便。 1.6 系統(tǒng)安全 文檔系統(tǒng)的安全主要包括三部分：與文檔系統(tǒng)訪問安全設(shè)計、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計和日 志管理。 其中：與文檔系統(tǒng)訪問安全設(shè)計包括文檔管理軟件中的權(quán)限管理；數(shù)據(jù)庫訪問密鑰； 防擴散措施（IP 和 MAC 地址綁定）。 系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計包括文檔數(shù)據(jù)的安全存儲和備份；電子文件的安全利用。 日志管理包括系統(tǒng)日志、借閱日志和鑒定銷毀日志三部分，提供了完整的日志管理。 如下圖所示，在電子文檔數(shù)據(jù)存儲、安全方面我們由權(quán)限管理和存儲及數(shù)據(jù)安全兩部 分共五個功能模塊組成。其中權(quán)限管理主要完成電子文檔管理系統(tǒng)對用戶和文檔權(quán)限的控 制功能，包括了權(quán)限管理和臨時賦權(quán)兩個功能模塊；存儲及數(shù)據(jù)安全部分主要保證電子文 檔數(shù)據(jù)的長期、安全的存儲以及災(zāi)難的預(yù)防和恢復(fù)，包括：數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)加 （解）密三個功能模塊。下面就分別介紹上述內(nèi)容的各部分設(shè)計。 權(quán)限和數(shù)據(jù)安全部分的設(shè)計特色如下： ? 軟件中對文檔的權(quán)限可以控制到每一份文件是否可以瀏覽、下載和借閱。 ? 針對越權(quán)查詢的情況，提供方便的臨時賦權(quán)功能。 ? 與中辦機要局的加密系統(tǒng)完美集成，充分保證了數(shù)據(jù)的存儲、權(quán)限、傳輸過程中 的安全問題，并已經(jīng)有成功案例。 ? 可采用流技術(shù)對電子文件原文進行瀏覽和下載，不會形成臨時文件、最大限度地 保障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?. . 權(quán) 限 和 數(shù) 據(jù) 安 全數(shù) 據(jù) 維 護 電 子 檔 案 庫 電 子 檔 案原 文 臨 時 賦 權(quán)權(quán) 限 管 理用 戶 數(shù) 據(jù) 加 （ 解 ） 密 數(shù) 據(jù) 壓 縮掃 描 文 件 備 份 存 儲設(shè) 備 權(quán)限和數(shù)據(jù)安全示意圖 1.6.1 用戶管理 對不同用戶身份登錄，對用戶管理功能的操作權(quán)限不同。若為管理員身份，能對用戶 的進行添加、刪除、修改管理員個人的密碼、修改管理員自身及其它用戶的相關(guān)信息的操 作。若為普通用戶登錄，就只能對用戶自已的密碼及個人信息進行修改。 1.6.2 角色管理 對角色進行添加，修改，刪除等操作，并且同用戶管理相關(guān)聯(lián)。在對角色進行操作時， 用戶管理中用戶的角色信息將進行相應(yīng)的操作。 1.6.3 權(quán)限管理 電子文檔管理的主要目的之一，就是能夠使計算機網(wǎng)絡(luò)上的用戶可以根據(jù)需要隨時在 . . 本機上就可以檢索、查詢、瀏覽和下載所需的文檔資料。但是眾所周知，文檔是帶有保密 性質(zhì)的。權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)使文檔管理人員在網(wǎng)上既可保證有權(quán)用戶對文檔的有效利用，又 可限制用戶對文檔的使用權(quán)限，更可以保障文檔的安全與可靠。文檔管理人員可通過該模 塊對網(wǎng)上的每一個用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對文檔的權(quán)限等進行一系列靈 活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等）， 也可以為某一用戶臨時賦權(quán)。 權(quán)限設(shè)置好后，除臨時賦權(quán)外，不需要再進行日常繁瑣的檢索、借閱、歸還等工 作，而只需要定時的對文檔利用情況進行統(tǒng)計即可，對文檔的查詢和瀏覽可由用戶自己在 網(wǎng)絡(luò)上通過我們提供的信息服務(wù)方式完成。 權(quán) 限 管 理 流 程 常 規(guī) 審 批 臨 時 賦 權(quán)權(quán) 限 管 理 權(quán)限管理流程示意圖 上圖為用戶進行文檔利用時的權(quán)限管理流程。如果一個部門的用戶要查詢文檔，需先 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)進行常規(guī)審批，通過后再根據(jù)自身的權(quán)限，在允許的范圍內(nèi)享受文檔的信息服 務(wù)。 如果因工作需要而需越權(quán)查詢文檔，則需進行臨時賦權(quán)，確定審批流程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 網(wǎng)上賦權(quán)后進行利用。賦權(quán)流程設(shè)計為用戶直接提交主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)所要查詢文 檔的性質(zhì)，確定由哪個領(lǐng)導(dǎo)審批，就這樣完成審批流程。 . . 權(quán) 限 管 理 使 用 模 塊 權(quán) 限權(quán) 限 管 理用 戶 管 理 用 戶 維 護檔 案 類 型 權(quán) 限 權(quán)限管理示意圖 如上圖所示，權(quán)限管理子系統(tǒng)主要由用戶管理和權(quán)限管理二個模塊組成。通過對部門 和具體用戶的控制、對具體文檔可那些部門瀏覽、下載和借閱的控制，充分保障電子文檔 管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。 ? 用戶管理 本系統(tǒng)的用戶共分為四類，分別是：文檔管理員、兼職文檔管理員、普通用戶和賦權(quán) 人。只有在用戶管理中登記過用戶才能進入本文檔管理系統(tǒng)中。文檔管理員、兼職文檔管 理員、賦權(quán)人和普通用戶根據(jù)自身權(quán)限，可以進入不同的子系統(tǒng)。用戶管理包括用戶維護、 系統(tǒng)使用許可設(shè)置、文檔使用許可設(shè)置。 用戶設(shè)置包括用戶列表、添加、修改、刪除某個用戶。用戶列表中反映出用戶的信息 和使用權(quán)限。系統(tǒng)管理員可以隨時添加和刪除某個用戶，也可以修改用戶的權(quán)限。 組設(shè)置可以讓用戶根據(jù)實際需要來定義，可以是單位的部門，也可以是設(shè)計院的專業(yè)。 同時也可以定義部門之間的從屬關(guān)系或?qū)I(yè)之間的借閱關(guān)系。包括添加、修改、刪除某個 組和定義子組/父組關(guān)系。 系統(tǒng)使用許可可以設(shè)置不同用戶對 TH-AMS98 軟件中十個子系統(tǒng)的使用權(quán)限。這樣，即 使用戶在任何機器上，也可以限制他的使用權(quán)限。 文檔使用許可可以設(shè)置不同用戶對不同文檔類型的操作權(quán)限。這樣，有些安全要求較 高的文檔類型（如會計文檔）可以對用戶的操作進行有效的限制。 . . 用戶管理界面 ? 權(quán)限管理 用于文檔管理人員設(shè)置文檔的利用權(quán)限?？梢葬槍δ骋话妇砗臀募?，也可以針對一批 文件?？煽刂莆募芊癖荒骋挥脩?1.7 日志管理 文檔提供了全面的日志管理，包括：系統(tǒng)日志、借閱日志和鑒定日志三部分。如圖： . . ? 系統(tǒng)日志 系統(tǒng)日志提供了完備的系統(tǒng)操作記錄，如：登陸系統(tǒng)、錄入數(shù)據(jù)、瀏覽電子文件 等。系統(tǒng)日志還可以記錄操作人的詳細(xì)信息。 日志庫記錄了文檔系統(tǒng)的全部操作，并提供日志打印、備份等功能，為事故診斷和責(zé) 任判別提供了依據(jù) 1.8 數(shù)據(jù)存儲和備份 1.8.1 數(shù)據(jù)存儲 ? 數(shù)據(jù)存儲方式 企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在充分考慮了大數(shù)據(jù)量的存儲和文檔檢索速度的基礎(chǔ)上，采用了目 錄和原文分別存儲、文檔和待歸檔文件分庫存儲的方式。 . . 數(shù) 據(jù) 存 儲 方 式 電 子 檔 案 庫 待 歸 檔 庫 電 子 檔 案原 文 數(shù)據(jù)存儲方式示意圖 如上圖所示，電子文檔目錄存放在數(shù)據(jù)庫中，而電子原文則存放在文件服務(wù) 器上，這樣，使得數(shù)據(jù)庫占用空間小、數(shù)據(jù)備份方便、檢索查詢速度很快。 與電子文檔庫結(jié)構(gòu)相同的待歸檔庫用于存放整理前的文件，例如：OA 歸檔的、 其它部門移交的文件目錄，可以由文檔人員進行隨意整理，而不會影響正式文檔庫，整理 完畢后編目歸入正式文檔庫。 待歸檔庫和電子文檔庫通過系統(tǒng)提供的掛接功能與電子原文相連接，當(dāng)用戶 檢索到目錄需要瀏覽原文時，可馬上找到對應(yīng)原文進行顯示。 ? 數(shù)據(jù)壓縮存儲格式 數(shù)據(jù)庫中的目錄不存在壓縮問題，因為所占空間及小，一般只需幾百兆就行。而電子 文檔原文的存儲量巨大，一般采用壓縮格式存儲。 隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，大容量高速存儲設(shè)備的層出不窮，存儲空間的矛盾已經(jīng)得到徹 底解決。目前一塊硬盤的容量已經(jīng)達到 70G、140G，可以存儲約 14 萬張、28 萬張 A0 幅面 的工程圖紙，如果是 A4 的文件，將會是 A0 的 16 倍，而一臺服務(wù)器就可支持 6 到 12 塊硬 盤甚至更多。數(shù)據(jù)存儲總量可以達到 TB 級以上。 而文檔是需要長期保存的，隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件的存儲格式也在產(chǎn) 生著快速的變化，可能 5 到 10 年后，我們所存儲的電子文件格式已經(jīng)無法打開，更談不上 再利用的問題了。因此將各種電子文件數(shù)據(jù)進行壓縮存儲應(yīng)該和電子文件的長期有效保管 結(jié)合起來綜合考慮，應(yīng)盡量采用國際通用的數(shù)據(jù)交換格式和壓縮算法，在充分保證文件的 通用性和有效性的基礎(chǔ)上盡量壓縮數(shù)據(jù)存儲量。 在這一領(lǐng)域有著雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)和大量的實踐經(jīng)驗，而且配合國家技術(shù)監(jiān)督局和國家 文檔局制定的電子文件存儲的相關(guān)規(guī)范。在充分考慮國際標(biāo)準(zhǔn)格式、國家規(guī)范、數(shù)據(jù)通用 . . 性和可交換性、文件的長期保管、數(shù)據(jù)的壓縮等各種因素的前提下，采用了以下壓縮存儲 電子文件方式：工程圖紙采用 TIFF GP4 的壓縮存儲方式，可壓縮到原存儲量的 5%左右， 同時是國際通用的標(biāo)準(zhǔn)格式；彩色文件、照片采用國際流行的 JPG 格式；而 OFFICE 和 CAD 文件則無須壓縮存儲。 1.8.2 數(shù)據(jù)備份 ? 數(shù)據(jù)庫備份 文檔軟件基于 SQLsever 或者 Oracle 等關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫軟件本身提供了良好的 備份功能。用戶可以根據(jù)自己的需要選擇備份的時間和方式。 ? 數(shù)據(jù)維護功能 用戶可以在自己的客戶機上進行文檔數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服務(wù)器上 的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，方便地實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與導(dǎo)出，同時對文檔數(shù)據(jù)的安全性提供了良好保 障。 該功能可以將系統(tǒng)中的任意文檔信息（包括文檔類型、數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、定義的信息著錄 界面、文檔案卷和文件等條目信息、統(tǒng)計報表等）備份成擴展名為.AMS 的文件。備份方式 靈活，可以全部備份也可以部分備份，可以由用戶手動備份也可以由系統(tǒng)自動定期進行備 份。有效地實現(xiàn)了文檔信息的保存和轉(zhuǎn)移。以后，用戶在需要的時候可以通過備份文件來 恢復(fù)文檔信息。同時提供了備份/恢復(fù)日志，詳細(xì)地記錄了每一條備份和恢復(fù)操作，以供查 詢。 數(shù)據(jù)維護功能如下圖所示，包含數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)兩部分功能。不受存儲和備份設(shè) 備的限制。 . . 數(shù) 據(jù) 維 護 電 子 檔 案 庫 待 歸 檔 庫 數(shù) 據(jù) 備 份數(shù) 據(jù) 恢 復(fù) 備 份 設(shè) 備 數(shù)據(jù)維護功能圖 ? 光盤備份 文檔提供的光盤制作功能能夠把文檔系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)和電子文件刻錄在標(biāo)準(zhǔn)光盤里，實 現(xiàn)脫機備份，如果文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，還可以提供光盤恢復(fù)。 . . 1.9 系統(tǒng)建設(shè)清單 硬件部分： 產(chǎn)品名稱 詳細(xì)描述 數(shù)量 單價 金額 備注 服務(wù)器 戴爾 PowerEdge R720 Xeon E5- 2603*2/4GB*4/2TB*4 1 讀卡器 2 存儲 NAS 網(wǎng)絡(luò)存儲：網(wǎng)絡(luò)陣列 柜（單控） 1 管理計算機 4 高速掃描儀 柯達掃描儀 I3300 1 硬盤 戴爾 2T 3.5 英寸/SAS/7200 轉(zhuǎn) 12 其他配件 1 系統(tǒng)軟件部分 產(chǎn)品型號 詳細(xì)描述 數(shù)量 單價 金額 備注 文檔管理系統(tǒng) 文檔管理系統(tǒng) 1 包括文件上傳下載， 權(quán)限管理，角色分 配，數(shù)據(jù)信息錄入， 數(shù)據(jù)統(tǒng)計及查詢， 視頻資料管理