電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

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. 電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái) . 目錄 第一章 系統(tǒng)概述 3 1.1系統(tǒng)背景 3 1.2建設(shè)目標(biāo) 3 第二章 系統(tǒng)功能 3 2.1 功能結(jié)構(gòu) 3 2.2 基礎(chǔ)設(shè)施 3 2.2.1檔案類(lèi)別設(shè)置 3 2.2.2 檔案子類(lèi)設(shè)置 4 2.2.3 樣式設(shè)置 4 2.3 檔案處理系統(tǒng) 4 2.3.1 檔案掃描 4 2.3.2 檔案處理 4 2.3.3 檔案關(guān)聯(lián) 4 2.3.4 檔案審核 4 2.3.5 檔案立卷 4 2.4 檔案管理系統(tǒng) 4 2.4.1 檔案借閱管理 5 2.4.2檔案出庫(kù)管理 6 2.4.3檔案銷(xiāo)毀管理 6 2.4.4檔案綜合管理 7 2.5檔案資源系統(tǒng) 7 2.5.1 專(zhuān)題庫(kù)管理 7 2.5.2 素材庫(kù)管理 7 2.6檔案查詢(xún)系統(tǒng) 7 2.6.1 影像文件查詢(xún) 7 2.6.2檔案目錄查詢(xún) 8 2.6.3檔案使用情況查詢(xún) 8 2.6.4檔案處理進(jìn)度查詢(xún) 8 2.7 系統(tǒng)管理 8 2.7.1 用戶(hù)管理 8 2.7.2 權(quán)限管理 8 2.7.3 系統(tǒng)維護(hù) 8  第一章 系統(tǒng)概述 1.1系統(tǒng)背景 影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個(gè)電子化手段，將往來(lái)的各類(lèi)文檔及資料進(jìn)行電子化處理、歸檔，通過(guò)系統(tǒng)建立與各類(lèi)相關(guān)信息的索引，使得辦理事務(wù)時(shí)，可以非常方便的調(diào)用各種資料，提高工作效率。 1.2建設(shè)目標(biāo) 通過(guò)建立檔案處理、檔案查詢(xún)、檔案管理、檔案資料等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化管理。 1、規(guī)范管理 2、減少重復(fù)投入 3、科學(xué)管理 4、方便使用 第二章 系統(tǒng)功能 2.1 功能結(jié)構(gòu) 長(zhǎng)期以來(lái)，藝紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體的檔案信息資料只能以實(shí)物的形式放入檔案室中，這給檔案管理、應(yīng)用帶來(lái)很多難題：首先，實(shí)物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量的增大，安全存儲(chǔ)這些實(shí)物檔案要耗費(fèi)大量的人力、物理和財(cái)力；其次，檔案資料的實(shí)物形式限制了流通效率，存檔資料復(fù)用率低。 2.2 基礎(chǔ)設(shè)施 2.2.1檔案類(lèi)別設(shè)置 此模塊主要負(fù)責(zé)檔案文件類(lèi)別的新增、刪除、修改和查詢(xún)操作。 2.2.2 檔案子類(lèi)設(shè)置 此模塊主要負(fù)責(zé)子類(lèi)別的新增、刪除、修改和查詢(xún)。 2.2.3 樣式設(shè)置 本模塊的功能是設(shè)置文字、字體、樣式、大小、透明度和傾斜度。 2.3 檔案處理系統(tǒng) 2.3.1 檔案掃描 主要負(fù)責(zé)對(duì)圖片文件的掃描、修改、刪除。 進(jìn)入影像文件掃描，按對(duì)應(yīng)功能操作的不同，顯現(xiàn)出的功能按鈕也就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”和“放棄”、“退出”按鈕可用。 2.3.2 檔案處理 檔案處理系統(tǒng)主要用來(lái)完成資料的電子化處理及歸檔等操作，包括：檔案基礎(chǔ)目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。 2.3.3 檔案關(guān)聯(lián) 主要負(fù)責(zé)將圖片文件等檔案材料與居民關(guān)聯(lián)起來(lái)。 2.3.4 檔案審核 主要負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)聯(lián)之后的文件進(jìn)行審核和刪除關(guān)聯(lián)。 2.3.5 檔案立卷 主要負(fù)責(zé)立卷和查詢(xún)卷信息。 2.4 檔案管理系統(tǒng) 2.4.1 檔案借閱管理 a. 檔案借閱登記 記錄用戶(hù)要借閱的檔案類(lèi)型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領(lǐng)導(dǎo)的簽字等信息，檢索到用戶(hù)所需的檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。 當(dāng)借閱實(shí)物檔案時(shí)，要手工登記檔案的借閱表，若檢索到的條目下沒(méi)有原文，而該文件的載體是“紙質(zhì)”時(shí)，科長(zhǎng)頁(yè)面中登記檔案借閱申請(qǐng)信息，然后到檔案室進(jìn)行借閱。在進(jìn)行借閱時(shí)，借閱方式和審批流程的選擇項(xiàng)應(yīng)能自由定義。對(duì)于用戶(hù)無(wú)權(quán)查看的檔案，需要進(jìn)行借閱申請(qǐng)，待得到批準(zhǔn)后。如果是電子檔案，可根據(jù)用戶(hù)權(quán)限判斷，如果有權(quán)利查看可直接通過(guò)查詢(xún)即可借閱，如無(wú)權(quán)查看的檔案，待審批流程批準(zhǔn)后方可借閱。 借閱申請(qǐng) 查詢(xún) 責(zé)任部門(mén)審批 本部領(lǐng)導(dǎo)審批 管理員授權(quán) 借閱 注：1 此流程是針對(duì)于那些借閱者不具有權(quán)限的檔案，對(duì)于那些具有權(quán)限的檔案，用戶(hù)不必經(jīng)過(guò)此過(guò)程即可借閱檔案。 2 此流程可由用戶(hù)根據(jù)實(shí)際工作情況自定義。 b. 檔案歸還管理 可對(duì)用戶(hù)歸還的檔案進(jìn)行登記，并提供續(xù)借功能。同時(shí)具有設(shè)置歸還者填寫(xiě)檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功能。 具體來(lái)說(shuō)，檔案管理員通過(guò)檔號(hào)等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作，系統(tǒng)記錄歸還時(shí)間、辦理人和歸還人等信息。 c. 檔案催還管理 由于用戶(hù)借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所需系統(tǒng)可以通過(guò)“檔案催還管理”對(duì)過(guò)期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)提醒和打印催還單。借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)大難的借閱提供各種統(tǒng)計(jì)方式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。 d．檔案預(yù)約管理 用于處理用戶(hù)預(yù)約的檔案，為用戶(hù)辦理借閱手續(xù)。 2.4.2檔案出庫(kù)管理 紙質(zhì)檔案資料不管通過(guò)何種途徑被調(diào)用出庫(kù)，必須通過(guò)“檔案出庫(kù)登記”方能完成。有檔案庫(kù)管理員對(duì)檔案出庫(kù)單進(jìn)行填寫(xiě)登記，同時(shí)資料的遞交人和接受人雙方信息都由計(jì)算機(jī)記錄，抱著了紙張檔案的有效管理。 出庫(kù)單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、接受人、出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)原因、經(jīng)辦人、審批人等。 2.4.3檔案銷(xiāo)毀管理 “檔案銷(xiāo)毀管理”主要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件銷(xiāo)毀的管理功能。紙檔案銷(xiāo)毀必須進(jìn)行銷(xiāo)毀信息以及事由的錄入，經(jīng)管理員確認(rèn)后，方能銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案。 檔案銷(xiāo)毀登記單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號(hào)、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀原因、經(jīng)辦人、審批人等。 2.4.4檔案綜合管理 包括設(shè)備管理、制度管理、管理網(wǎng)絡(luò)圖、檔案接收統(tǒng)計(jì)、對(duì)接受移交檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等，此部分內(nèi)容可根據(jù)客戶(hù)實(shí)際需要進(jìn)行單獨(dú)定制。 2.5檔案資源系統(tǒng) 檔案信息的開(kāi)發(fā)是實(shí)現(xiàn)檔案資料充分利用的重要手段。在信息開(kāi)發(fā)過(guò)程中能提供規(guī)劃化的編研模板和流程，以提高信息開(kāi)發(fā)的效率和質(zhì)量。另外對(duì)數(shù)字檔案分類(lèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保歷史數(shù)據(jù)在日后工作數(shù)據(jù)挖掘。 2.5.1 專(zhuān)題庫(kù)管理 專(zhuān)題庫(kù)是對(duì)編研成果的匯總，對(duì)其管理的功能包括制作專(zhuān)題目錄，管理各專(zhuān)題的名稱(chēng)、時(shí)間、期限、專(zhuān)題類(lèi)別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢(xún)專(zhuān)題等功能。 2.5.2 素材庫(kù)管理 根據(jù)編研需要，從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫(kù)或從檔案庫(kù)外通過(guò)輸入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。 2.6檔案查詢(xún)系統(tǒng) 2.6.1 影像文件查詢(xún) 按不同的查詢(xún)條件，查詢(xún)出相應(yīng)的信息，點(diǎn)擊信息中的“圖片預(yù)覽”，可以彈出一個(gè)二級(jí)窗口來(lái)預(yù)覽相應(yīng)記錄當(dāng)中的圖片。 2.6.2檔案目錄查詢(xún) 輸入檔案類(lèi)別、檔號(hào)、年份、狀態(tài)等查詢(xún)條件，可以查看相關(guān)的檔案信息。 2.6.3檔案使用情況查詢(xún) 按查詢(xún)條件的不同，查詢(xún)出相應(yīng)的信息。選擇“按檔案類(lèi)別分類(lèi)”可按類(lèi)別統(tǒng)計(jì)檔案的使用情況。 2.6.4檔案處理進(jìn)度查詢(xún) 按檔案類(lèi)別查詢(xún)已經(jīng)掃描的批次數(shù)、已掃描的圖片數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)的批次數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)的檔案文件數(shù)、已經(jīng)關(guān)聯(lián)的圖片數(shù)、已經(jīng)審核的檔案文件數(shù)、已經(jīng)立卷的數(shù)量和已經(jīng)歸檔的圖片數(shù)。 2.7 系統(tǒng)管理 2.7.1 用戶(hù)管理 提供用戶(hù)的增、刪、改、查功能，包括：用戶(hù)名、密碼、姓名、科室、聯(lián)系電話(huà)、手機(jī)等。允許用戶(hù)自行修改密碼。 2.7.2 權(quán)限管理 針對(duì)不同的功能模塊，按照用戶(hù)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行分配管理，權(quán)限包括：查看、操作、修改、刪除等功能。 權(quán)限可靈活地根據(jù)用戶(hù)及用戶(hù)角色分配。 2.7.3 系統(tǒng)維護(hù) 為系統(tǒng)提供系統(tǒng)菜單、欄目等提供增加、刪除和修改等維護(hù)工具。