企業(yè)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí).ppt

企業(yè)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí),孫運(yùn)濤,（一）定義：簡(jiǎn)稱公用文書。 （二）執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)： 1、國(guó)務(wù)院國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（2001-1-1施行）； 2、國(guó)標(biāo)GB/T9704-1999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式。,一、公文的概念、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),二、企業(yè)公文特點(diǎn),（一）具有法定作者（公司、法定代表人名義董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、經(jīng)授權(quán)單位/部門）； （二）具有法定權(quán)威和效用（公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用，時(shí)效性等）； （三）具備特定體式 文體：文件的表達(dá)形式。,企業(yè)公文特點(diǎn),格式： 1、約定俗成格式； 2、法定標(biāo)準(zhǔn)格式。 （四）特定的處理等程序。 重點(diǎn)提示： 1、企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得正式對(duì)外行文； 2、企業(yè)綜合職能部門 - 行辦/總經(jīng)辦/董事會(huì)辦 - 的授權(quán)行文和職權(quán)行文：,企業(yè)公文特點(diǎn),（1）授權(quán)行文依據(jù)“經(jīng)。同意（批 準(zhǔn)）” （2）授權(quán)手續(xù) - 誰授權(quán)，誰簽發(fā)。 （五）有特殊的針對(duì)對(duì)象：就事談事，有明確的收、處對(duì)象和專門事宜。（原則上一事一文）,三、企業(yè)常見公文文種及使用,（一）企業(yè)常見公文文種：決定、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要（共9種） （二）企業(yè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)經(jīng)常使用的幾種文種的擬制 1、通知 （1）下行文；是發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章、傳達(dá)上級(jí)指示、批轉(zhuǎn)文件或要求執(zhí)行事宜時(shí)用的文種。,通知常分批轉(zhuǎn)性、規(guī)定或指示性、會(huì)議性、事務(wù)性通知。 （2）要件11個(gè)（文件頭、編文號(hào)、簽發(fā)、標(biāo)題 、通知對(duì)象、內(nèi)容、主辦單位或部門章、成文日期、題詞、主/抄送機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和文件印制份數(shù)等）。,企業(yè)常見公文文種及使用,企業(yè)常見公文文種及使用,2、請(qǐng)示 （1）上行文；是向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的文種-指辦事前的。 （2）請(qǐng)示內(nèi)容分三部份（開頭：請(qǐng)示的理由或背景 - 要求充分、簡(jiǎn)要；主體：請(qǐng)示的事項(xiàng) - 要求實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要；結(jié)尾：要求 - 常用可否、當(dāng)否，請(qǐng)批示或批復(fù).,企業(yè)常見公文文種及使用,例： 行政人事部關(guān)于用車事宜的請(qǐng)示 公司領(lǐng)導(dǎo)： 按公司要求和我部門工作計(jì)劃安排，我部將于2011年10月25日前去黃島黃海學(xué)院進(jìn)行校園招聘,由于公司距招聘學(xué)校路途較遠(yuǎn)(約50公里),如果招聘人員乘座膠州至黃島最早的班車(早上8:30從膠州發(fā)車)前往,最早將在9:30左右到達(dá),與校方原協(xié)調(diào)安排的時(shí)間(9:00)有沖突,不利于招聘工作.如果招聘人員提前一天前往,會(huì)增加差旅費(fèi)約300元(叁佰元).為了在盡量節(jié)約費(fèi)用的同時(shí)順利推進(jìn)招聘工作,特請(qǐng)示屆時(shí)使用公司車輛前往. 當(dāng)否，請(qǐng)批示。 行政人事部 二零一一年十一月二十三日,企業(yè)常見公文文種及使用,企業(yè)常見公文文種及使用,3、報(bào)告 （1）上行文；主要是向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)的詢問或要求時(shí)使用的文種 -指辦完事后的書面材料。 （2）報(bào)告的要素11個(gè),企業(yè)常見公文文種及使用,（文件頭）、（編文號(hào)）、（簽發(fā)）、標(biāo)題 、報(bào)送對(duì)象、內(nèi)容、主辦單位或部門章或簽字、成文日期、（主題詞、主/抄送機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和文件印制份數(shù)等） 注：括號(hào)中的部份，無（注冊(cè)）法人資格單位不灌 用。 特別提示：“請(qǐng)示”用于事前； “報(bào)告”用于事后。,企業(yè)常見公文文種及使用,例： 青乳發(fā)2011XX號(hào) 關(guān)于精益生產(chǎn)工作首期推進(jìn)情況的報(bào)告,青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司文件,企業(yè)常見公文文種及使用,新希望乳業(yè)控股有限公司： 青島琴牌乳業(yè)公司精益生產(chǎn)管理工作，已于2011年9月份正式起動(dòng)，現(xiàn)將首期（9月10日至10月31日）工作開展情況報(bào)告如下： 一、基本情況 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX- 要求 簡(jiǎn)明扼要、集中概括、一目了然、數(shù)據(jù)支撐 二、幾點(diǎn)做法 （一）XXXXX 1、XXXXX,企業(yè)常見公文文種及使用,（1）XXXXX （2）XXXXXX 2、XXXXX 三、取得效果（或經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)等） (一) XXXXX （二）XXXXXX 四、存在的問題（或不足） -重點(diǎn)（含以下） （一）XXXXXX （二）XXXXX,企業(yè)常見公文文種及使用,五、存在問題的原因（分析） （一）XXXXX 1、XXXXX （二）XXXXXX （三）。 六、下步打算（努力方向等） （一）XXXX （二）。 （三）。,企業(yè)常見公文文種及使用,七、改進(jìn)措施（排號(hào)同上- （一）、（二）、（三）。） 青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司 二零一一年十一月一日 主題詞：精益 管理 首期 情況 報(bào)告 送：XXX 、XXX （共印XX份） 承 辦：行政人事部,企業(yè)常見公文文種及使用,4、函。平行文，主用于平級(jí)或無隸屬關(guān)系單位（部門）之間，為了協(xié)調(diào)工作或擬辦事宜時(shí)用。注意-下級(jí)單位不能向上級(jí)單位行函！ 5、會(huì)議記錄（會(huì)議紀(jì)要）。會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況的原始記載，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議的目的、要求、基本精神及決定的事項(xiàng)加以文字歸納整理，以上傳下達(dá)，統(tǒng)一思想，推動(dòng)工作的一個(gè)正式公文。,企業(yè)常見公文文種及使用,（1）兩者關(guān)系：記錄是紀(jì)要的基礎(chǔ)依據(jù)；紀(jì)要是記錄的精華體現(xiàn)。 （2）紀(jì)要特點(diǎn)：可下發(fā)執(zhí)行（類似通知作用），也可報(bào)送上級(jí)（類似會(huì)議情況報(bào)告作用），還可發(fā)給平級(jí)單位（類似函的告知作用）。 （3）要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（應(yīng)到、缺席人員說明情況）、主持人、記錄,企業(yè)常見公文文種及使用,（整理）人、會(huì)議議題等。 6、內(nèi)部往來文件 （1）文件的一種，具特殊性（內(nèi)部使用）。 （2）要素： 編號(hào)由發(fā)出部門+年份+發(fā)文序號(hào),企業(yè)常見公文文種及使用,文件發(fā)出單位（公司、部門、個(gè)人）； 接收單位指經(jīng)辦單位； 主報(bào)送對(duì)象； 抄送對(duì)象（可能涉及才填）； 主題（聯(lián)絡(luò)的主要議題）； 內(nèi)容（正文）； 本信息發(fā)出人經(jīng)辦人； 行文時(shí)間（用阿拉伯?dāng)?shù)字）,企業(yè)常見公文文種及使用,例： 青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司信息聯(lián)絡(luò)單 編：Q/RP/HACCP405.1 編號(hào)：行政人事部2009-01,企業(yè)常見公文文種及使用,小結(jié)：公文撰寫步驟和操作 一、寫作第一步：交擬 - 向擬稿人交待 （一）為什么寫（目的、背景）； （二）主要寫什么（主要觀點(diǎn)、意見、辦法及對(duì)文稿的大體設(shè)想）； （三）該怎樣寫（寫作要求：包括文種、起草方式、撰稿時(shí)間和程序、提供必要的參考資料等）。,企業(yè)常見公文文種及使用,二、正文寫作規(guī)范 （一）開頭定明本文主旨確立的途徑 （來自于機(jī)關(guān)單位-經(jīng)研究決。；來自于工作實(shí)踐 -最近。；來自于國(guó)家或上級(jí)的文件和會(huì)議精神-文件名稱和文號(hào)、會(huì)議名稱及主題）； （二）公文內(nèi)容擬寫規(guī)范 1、內(nèi)容準(zhǔn)確 符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。,企業(yè)常見公文文種及使用,2、文字表達(dá)：情況確實(shí)，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條例清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅適宜并力求簡(jiǎn)短。 3、稱謂使用：要求正確，對(duì)同一人物、機(jī)構(gòu)、事物的稱謂前后要統(tǒng)一、一致，稱謂要規(guī)范 -人物稱謂一般姓名在前，職務(wù)在后。,4、引文、日期：引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體年、月、日，一般不用“今年、上月、昨天”等表達(dá)。 5、使用法定計(jì)量單位（如公斤不能用斤代替、公里不能用里）。,企業(yè)常見公文文種及使用,企業(yè)常見公文文種及使用,6、結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號(hào)：原則上不超過四層“一、”-但作為小標(biāo)題時(shí)無標(biāo)點(diǎn) - “ 一 基本方法 ” ；“ （一） ”、“1、”、“（1）”。 7、非規(guī)范化簡(jiǎn)稱：先用全稱，如下文要再用，可注明簡(jiǎn)稱。如：XXXXX四川新希望乳業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“川乳公司”）XXXXXXX。 - 此只能在同一文中使用。,8、數(shù)字使用：除成文日期、部份結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、詞組、慣用語及有修辭語句中作為詞素的數(shù)字外，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字- 1、2、3 。 如：XX共下發(fā)315份，收回314份，XXX ； “第一” 不能寫作“第1” ； “前后歷時(shí)26天” ，不能成“前后歷時(shí)二十六天”等等。,企業(yè)常見公文文種及使用,新聞/信息,特點(diǎn): 及時(shí)性、準(zhǔn)確性；通俗、陳述型 內(nèi)容：時(shí)間-地點(diǎn)-內(nèi)容-特點(diǎn)-結(jié)果 或 成因/背景-時(shí)間-主體-地點(diǎn)-事件-（特點(diǎn)）-結(jié)果 總之/目的：要及時(shí)告訴他人 - 什么時(shí)間、在什么地方、 發(fā)生了什么事、結(jié)果/效果/進(jìn)展情況如何 或 為了實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)/目的、誰在什么時(shí)間、什么 地點(diǎn)、做了什么事件、效果/進(jìn)展情況等 最主要的是 - 作者應(yīng)該站在第三人稱角度表述； 忌- 抒情、評(píng)論,例1 青島市東城國(guó)際幼兒園組織的36個(gè)家庭到琴牌公司參觀，講解員現(xiàn)場(chǎng)就牛奶生產(chǎn)工藝進(jìn)行詳細(xì)介紹，并對(duì)家長(zhǎng)們提出的如何喝牛奶、喝什么樣的牛奶等問題作出解答。參觀之后，幼兒園老師在廠區(qū)內(nèi)組織家庭進(jìn)行運(yùn)奶、飲奶比賽，琴牌公司為優(yōu)勝家庭提供希望星兒童奶作為獎(jiǎng)品，通過這種方式起到良好產(chǎn)品推廣和企業(yè)品牌宣傳的效果。 - 記流水帳形式了,應(yīng)該觀注點(diǎn)：1、青島市東城國(guó)際幼兒園 2、36個(gè)家庭 3、來琴牌參觀 4、如何喝牛奶/喝什么樣的牛奶（可以否理解為-如何健康飲奶） ？ 5、開展運(yùn)奶、喝奶比賽 6、目的- 琴牌公司品牌宣傳,為了提高現(xiàn)代家長(zhǎng)的“健康飲奶”意識(shí)，近日，琴牌公司與青島市東城國(guó)際幼兒園聯(lián)合，首期組織了36個(gè)家庭到琴牌公司廠區(qū)進(jìn)行了參觀。參觀中現(xiàn)代家長(zhǎng)們就普遍關(guān)心的“幼兒健康飲奶”事宜與公司專業(yè)人員進(jìn)行了面對(duì)面的溝通交流；為了體現(xiàn)企業(yè)與消費(fèi)者家庭的和睦，參觀人群還在廠區(qū)內(nèi)組織進(jìn)行了富有激情的戶外互動(dòng)比賽活動(dòng)，整個(gè)過程都融現(xiàn)了新希望企業(yè)“家”的感覺 。,例2 根據(jù)總部關(guān)于做好實(shí)物資產(chǎn)和往來賬務(wù)管理2011年度收官工作的通知要求，琴牌公司成立資產(chǎn)清查小組開展2011年度資產(chǎn)清查工作。 觀注點(diǎn)：1、總部要求；2、琴牌公司；3、2011年度次產(chǎn)清查。 根據(jù)總部的統(tǒng)一要求，琴牌公司2011年度資財(cái)產(chǎn)清查工作于日前正式展開。,例3 總部技術(shù)中心馬巖峰于日前協(xié)同琴牌公司奶源部、品控部走訪示范牧場(chǎng)和奧特牛場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)查看飼料及獸藥的使用情況，著重強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量安全的重要性，并對(duì)琴牌公司奶源基地的建設(shè)和管理予以認(rèn)可。 觀注點(diǎn)：馬巖峰、琴牌公司奶源部、品控部、走訪、示范牧場(chǎng)和奧特牛場(chǎng)、查看飼料及獸藥的使用情況、強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量安全,為了準(zhǔn)確了解基層落實(shí)總部關(guān)于做好奶源質(zhì)量把控的要求，近日，技術(shù)中心馬巖峰在琴牌公司奶源、品控部門的配合下，對(duì)公司自有牧場(chǎng)和供奶大戶-奧特牛場(chǎng)進(jìn)行了未告知性檢查，主要涉及牧場(chǎng)飼料及獸藥的使用情況，并對(duì)琴牌公司在此方面的宣傳落實(shí)情況進(jìn)行了了解。,此僅為拋磚引玉， 不妥處請(qǐng)各位領(lǐng)導(dǎo)指正。,謝謝大家！,