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企業(yè)公文寫作基礎(chǔ)知識,孫運濤,（一）定義：簡稱公用文書。 （二）執(zhí)行標準： 1、國務(wù)院國家行政機關(guān)公文處理辦法（2001-1-1施行）； 2、國標GB/T9704-1999國家行政機關(guān)公文格式。,一、公文的概念、執(zhí)行標準,二、企業(yè)公文特點,（一）具有法定作者（公司、法定代表人名義董事長、總經(jīng)理、經(jīng)授權(quán)單位/部門）； （二）具有法定權(quán)威和效用（公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用，時效性等）； （三）具備特定體式 文體：文件的表達形式。,企業(yè)公文特點,格式： 1、約定俗成格式； 2、法定標準格式。 （四）特定的處理等程序。 重點提示： 1、企業(yè)內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得正式對外行文； 2、企業(yè)綜合職能部門 - 行辦/總經(jīng)辦/董事會辦 - 的授權(quán)行文和職權(quán)行文：,企業(yè)公文特點,（1）授權(quán)行文依據(jù)“經(jīng)。同意（批 準）” （2）授權(quán)手續(xù) - 誰授權(quán)，誰簽發(fā)。 （五）有特殊的針對對象：就事談事，有明確的收、處對象和專門事宜。（原則上一事一文）,三、企業(yè)常見公文文種及使用,（一）企業(yè)常見公文文種：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要（共9種） （二）企業(yè)內(nèi)設(shè)機構(gòu)經(jīng)常使用的幾種文種的擬制 1、通知 （1）下行文；是發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章、傳達上級指示、批轉(zhuǎn)文件或要求執(zhí)行事宜時用的文種。,通知常分批轉(zhuǎn)性、規(guī)定或指示性、會議性、事務(wù)性通知。 （2）要件11個（文件頭、編文號、簽發(fā)、標題 、通知對象、內(nèi)容、主辦單位或部門章、成文日期、題詞、主/抄送機構(gòu)、承辦機構(gòu)和文件印制份數(shù)等）。,企業(yè)常見公文文種及使用,企業(yè)常見公文文種及使用,2、請示 （1）上行文；是向上級請求指示、批準時使用的文種-指辦事前的。 （2）請示內(nèi)容分三部份（開頭：請示的理由或背景 - 要求充分、簡要；主體：請示的事項 - 要求實際、合理、明確、簡要；結(jié)尾：要求 - 常用可否、當否，請批示或批復.,企業(yè)常見公文文種及使用,例： 行政人事部關(guān)于用車事宜的請示 公司領(lǐng)導： 按公司要求和我部門工作計劃安排，我部將于2011年10月25日前去黃島黃海學院進行校園招聘,由于公司距招聘學校路途較遠(約50公里),如果招聘人員乘座膠州至黃島最早的班車(早上8:30從膠州發(fā)車)前往,最早將在9:30左右到達,與校方原協(xié)調(diào)安排的時間(9:00)有沖突,不利于招聘工作.如果招聘人員提前一天前往,會增加差旅費約300元(叁佰元).為了在盡量節(jié)約費用的同時順利推進招聘工作,特請示屆時使用公司車輛前往. 當否，請批示。 行政人事部 二零一一年十一月二十三日,企業(yè)常見公文文種及使用,企業(yè)常見公文文種及使用,3、報告 （1）上行文；主要是向上級匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級的詢問或要求時使用的文種 -指辦完事后的書面材料。 （2）報告的要素11個,企業(yè)常見公文文種及使用,（文件頭）、（編文號）、（簽發(fā)）、標題 、報送對象、內(nèi)容、主辦單位或部門章或簽字、成文日期、（主題詞、主/抄送機構(gòu)、承辦機構(gòu)和文件印制份數(shù)等） 注：括號中的部份，無（注冊）法人資格單位不灌 用。 特別提示：“請示”用于事前； “報告”用于事后。,企業(yè)常見公文文種及使用,例： 青乳發(fā)2011XX號 關(guān)于精益生產(chǎn)工作首期推進情況的報告,青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司文件,企業(yè)常見公文文種及使用,新希望乳業(yè)控股有限公司： 青島琴牌乳業(yè)公司精益生產(chǎn)管理工作，已于2011年9月份正式起動，現(xiàn)將首期（9月10日至10月31日）工作開展情況報告如下： 一、基本情況 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX- 要求 簡明扼要、集中概括、一目了然、數(shù)據(jù)支撐 二、幾點做法 （一）XXXXX 1、XXXXX,企業(yè)常見公文文種及使用,（1）XXXXX （2）XXXXXX 2、XXXXX 三、取得效果（或經(jīng)驗、體會等） (一) XXXXX （二）XXXXXX 四、存在的問題（或不足） -重點（含以下） （一）XXXXXX （二）XXXXX,企業(yè)常見公文文種及使用,五、存在問題的原因（分析） （一）XXXXX 1、XXXXX （二）XXXXXX （三）。 六、下步打算（努力方向等） （一）XXXX （二）。 （三）。,企業(yè)常見公文文種及使用,七、改進措施（排號同上- （一）、（二）、（三）。） 青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司 二零一一年十一月一日 主題詞：精益 管理 首期 情況 報告 送：XXX 、XXX （共印XX份） 承 辦：行政人事部,企業(yè)常見公文文種及使用,4、函。平行文，主用于平級或無隸屬關(guān)系單位（部門）之間，為了協(xié)調(diào)工作或擬辦事宜時用。注意-下級單位不能向上級單位行函！ 5、會議記錄（會議紀要）。會議記錄是對會議情況的原始記載，會議紀要是對會議的目的、要求、基本精神及決定的事項加以文字歸納整理，以上傳下達，統(tǒng)一思想，推動工作的一個正式公文。,企業(yè)常見公文文種及使用,（1）兩者關(guān)系：記錄是紀要的基礎(chǔ)依據(jù)；紀要是記錄的精華體現(xiàn)。 （2）紀要特點：可下發(fā)執(zhí)行（類似通知作用），也可報送上級（類似會議情況報告作用），還可發(fā)給平級單位（類似函的告知作用）。 （3）要素：時間、地點、參會人員（應(yīng)到、缺席人員說明情況）、主持人、記錄,企業(yè)常見公文文種及使用,（整理）人、會議議題等。 6、內(nèi)部往來文件 （1）文件的一種，具特殊性（內(nèi)部使用）。 （2）要素： 編號由發(fā)出部門+年份+發(fā)文序號,企業(yè)常見公文文種及使用,文件發(fā)出單位（公司、部門、個人）； 接收單位指經(jīng)辦單位； 主報送對象； 抄送對象（可能涉及才填）； 主題（聯(lián)絡(luò)的主要議題）； 內(nèi)容（正文）； 本信息發(fā)出人經(jīng)辦人； 行文時間（用阿拉伯數(shù)字）,企業(yè)常見公文文種及使用,例： 青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司信息聯(lián)絡(luò)單 編：Q/RP/HACCP405.1 編號：行政人事部2009-01,企業(yè)常見公文文種及使用,小結(jié)：公文撰寫步驟和操作 一、寫作第一步：交擬 - 向擬稿人交待 （一）為什么寫（目的、背景）； （二）主要寫什么（主要觀點、意見、辦法及對文稿的大體設(shè)想）； （三）該怎樣寫（寫作要求：包括文種、起草方式、撰稿時間和程序、提供必要的參考資料等）。,企業(yè)常見公文文種及使用,二、正文寫作規(guī)范 （一）開頭定明本文主旨確立的途徑 （來自于機關(guān)單位-經(jīng)研究決。；來自于工作實踐 -最近。；來自于國家或上級的文件和會議精神-文件名稱和文號、會議名稱及主題）； （二）公文內(nèi)容擬寫規(guī)范 1、內(nèi)容準確 符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。,企業(yè)常見公文文種及使用,2、文字表達：情況確實，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹、條例清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。 3、稱謂使用：要求正確，對同一人物、機構(gòu)、事物的稱謂前后要統(tǒng)一、一致，稱謂要規(guī)范 -人物稱謂一般姓名在前，職務(wù)在后。,4、引文、日期：引用公文應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號；日期應(yīng)當寫明具體年、月、日，一般不用“今年、上月、昨天”等表達。 5、使用法定計量單位（如公斤不能用斤代替、公里不能用里）。,企業(yè)常見公文文種及使用,企業(yè)常見公文文種及使用,6、結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號：原則上不超過四層“一、”-但作為小標題時無標點 - “ 一 基本方法 ” ；“ （一） ”、“1、”、“（1）”。 7、非規(guī)范化簡稱：先用全稱，如下文要再用，可注明簡稱。如：XXXXX四川新希望乳業(yè)有限公司（以下簡稱“川乳公司”）XXXXXXX。 - 此只能在同一文中使用。,8、數(shù)字使用：除成文日期、部份結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、詞組、慣用語及有修辭語句中作為詞素的數(shù)字外，應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字- 1、2、3 。 如：XX共下發(fā)315份，收回314份，XXX ； “第一” 不能寫作“第1” ； “前后歷時26天” ，不能成“前后歷時二十六天”等等。,企業(yè)常見公文文種及使用,新聞/信息,特點: 及時性、準確性；通俗、陳述型 內(nèi)容：時間-地點-內(nèi)容-特點-結(jié)果 或 成因/背景-時間-主體-地點-事件-（特點）-結(jié)果 總之/目的：要及時告訴他人 - 什么時間、在什么地方、 發(fā)生了什么事、結(jié)果/效果/進展情況如何 或 為了實現(xiàn)什么目標/目的、誰在什么時間、什么 地點、做了什么事件、效果/進展情況等 最主要的是 - 作者應(yīng)該站在第三人稱角度表述； 忌- 抒情、評論,例1 青島市東城國際幼兒園組織的36個家庭到琴牌公司參觀，講解員現(xiàn)場就牛奶生產(chǎn)工藝進行詳細介紹，并對家長們提出的如何喝牛奶、喝什么樣的牛奶等問題作出解答。參觀之后，幼兒園老師在廠區(qū)內(nèi)組織家庭進行運奶、飲奶比賽，琴牌公司為優(yōu)勝家庭提供希望星兒童奶作為獎品，通過這種方式起到良好產(chǎn)品推廣和企業(yè)品牌宣傳的效果。 - 記流水帳形式了,應(yīng)該觀注點：1、青島市東城國際幼兒園 2、36個家庭 3、來琴牌參觀 4、如何喝牛奶/喝什么樣的牛奶（可以否理解為-如何健康飲奶） ？ 5、開展運奶、喝奶比賽 6、目的- 琴牌公司品牌宣傳,為了提高現(xiàn)代家長的“健康飲奶”意識，近日，琴牌公司與青島市東城國際幼兒園聯(lián)合，首期組織了36個家庭到琴牌公司廠區(qū)進行了參觀。參觀中現(xiàn)代家長們就普遍關(guān)心的“幼兒健康飲奶”事宜與公司專業(yè)人員進行了面對面的溝通交流；為了體現(xiàn)企業(yè)與消費者家庭的和睦，參觀人群還在廠區(qū)內(nèi)組織進行了富有激情的戶外互動比賽活動，整個過程都融現(xiàn)了新希望企業(yè)“家”的感覺 。,例2 根據(jù)總部關(guān)于做好實物資產(chǎn)和往來賬務(wù)管理2011年度收官工作的通知要求，琴牌公司成立資產(chǎn)清查小組開展2011年度資產(chǎn)清查工作。 觀注點：1、總部要求；2、琴牌公司；3、2011年度次產(chǎn)清查。 根據(jù)總部的統(tǒng)一要求，琴牌公司2011年度資財產(chǎn)清查工作于日前正式展開。,例3 總部技術(shù)中心馬巖峰于日前協(xié)同琴牌公司奶源部、品控部走訪示范牧場和奧特牛場，現(xiàn)場查看飼料及獸藥的使用情況，著重強調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量安全的重要性，并對琴牌公司奶源基地的建設(shè)和管理予以認可。 觀注點：馬巖峰、琴牌公司奶源部、品控部、走訪、示范牧場和奧特牛場、查看飼料及獸藥的使用情況、強調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量安全,為了準確了解基層落實總部關(guān)于做好奶源質(zhì)量把控的要求，近日，技術(shù)中心馬巖峰在琴牌公司奶源、品控部門的配合下，對公司自有牧場和供奶大戶-奧特牛場進行了未告知性檢查，主要涉及牧場飼料及獸藥的使用情況，并對琴牌公司在此方面的宣傳落實情況進行了了解。,此僅為拋磚引玉， 不妥處請各位領(lǐng)導指正。,謝謝大家！,