中小企業(yè)檔案管理制度

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1、檔案管理制度第一章 總則一、 為對本公司各類檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經(jīng)營管理服務(wù)，特制定本制度。二、 本制度規(guī)定了檔案的形成、歸檔、整理、利用、更改、復(fù)制、保密等工作，適用于本公司的檔案管理。三、 本制度所稱的檔案，是指本公司在經(jīng)營管理過程中形成和收集的具有保存價(jià)值的各類文件、與公司有關(guān)的各種文字記錄、圖紙、電子文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關(guān)實(shí)物。第二章 檔案分類及編號一、 公司檔案依據(jù)工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則，以公司全部檔案為對象，結(jié)合公司管理職能和檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)進(jìn)行分類。二、 檔案的類別共分為七個(gè)大類, 即：公司運(yùn)

2、營類、經(jīng)營管理類、人事行政類、會計(jì)檔案類、研究開發(fā)類、儀器設(shè)備類、工程建設(shè)。三、 檔案分類應(yīng)用于對本公司檔案的進(jìn)行整理、組卷、編號、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。四、 檔案分類（見附表）第三章 管理責(zé)權(quán)一、 公司辦公室（總經(jīng)辦）為公司檔案的管理部門，負(fù)責(zé)公司級檔案的管理，并指導(dǎo)公司各部門檔案管理工作的開展；各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門檔案的歸檔工作。二、 公司所有檔案統(tǒng)一放置公司檔案室，由專人管理。三、 辦公室指定專門或兼職人員（檔案管理員）負(fù)責(zé)公司檔案管理。四、 檔案管理職責(zé)：1、 做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，注意防止出現(xiàn)失密、失盜和失火事故。2、 加強(qiáng)對檔案柜的管理，

3、杜絕潮濕、霉變和蟲蛀等，以確保檔案資料的完好無損。3、 檔案管理員應(yīng)即時(shí)對檔案進(jìn)行電子歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。4、 檔案管理員工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料、電腦密碼等向繼任人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或私自銷毀。第四章 檔案建檔及保管一、 文件歸檔1、 各部門在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的，已辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件材料（包括照片、錄音、錄像、廣告帶、電腦軟件等）。2、 文件材料歸檔的基本要求：文件材料齊全、完整、清晰。3、 歸檔方式1) 可區(qū)分年度的，按年度為單位，依據(jù)屬類，把文件資料進(jìn)行裝訂歸檔；2) 跨年度的或不能明確區(qū)分年度的文件材料，用卷宗裝存建檔，各卷宗按序號標(biāo)識

4、；4、 歸檔時(shí)間：1) 產(chǎn)品開發(fā)、基建工程、有關(guān)技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成之后要將歸檔文件材料及時(shí)交辦公室歸檔。屬重要的批文、合同、圖紙應(yīng)及時(shí)將原件歸檔。2) 每年第一第季度未為上一年公司文件資料歸檔時(shí)間。各部門均應(yīng)指定本部門的兼職檔案員做好歸檔收策、移交工作，送公司辦公室統(tǒng)一歸檔。3) 本公司的基建完工驗(yàn)收；產(chǎn)品研制、定型、鑒定；新購置的設(shè)備、儀器驗(yàn)收等的資料及時(shí)跟蹤歸檔。4) 各課室移交的檔案必須是原件。無原件的請附注原件的去處二、 電子檔案的保管1、 檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行公司電子檔案的訪問權(quán)限，確定有關(guān)密碼，任何人不得將用戶名和密碼告知他人。2、 屬部門保管的電子檔案由檔案管理員根據(jù)公司保密制

5、度進(jìn)行嚴(yán)格管理。3、 嚴(yán)防病毒，檔案管理員負(fù)責(zé)每周至少對電腦進(jìn)行一次殺毒，任何員工發(fā)現(xiàn)電腦病毒應(yīng)立即殺毒，并立即通知檔案管理員以及其他員工對個(gè)人電腦進(jìn)行殺毒。4、 檔案管理員對“檔案管理庫”中的文檔進(jìn)行每周定期備份。5、 權(quán)限范圍以內(nèi)的電子檔案可由檔案管理員處直接取得權(quán)限密碼進(jìn)行查閱，權(quán)限范圍以外的，需由相關(guān)部門經(jīng)理簽字同意，方可由檔案管理員提供打印出的紙件。6、 檔案管理員應(yīng)隨時(shí)對歸檔電子件進(jìn)行更新、整理，添加索引、目錄。7、 歸檔的電子文件每季度刻制一次光盤，并妥善標(biāo)示保存。三、 非電子檔案的保管1、 公司在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件、材料或記載了公司信息資源的其它載體必須按年度分別

6、由保管人進(jìn)行分類、有序的管理、立卷、歸檔。2、 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整性（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽離），工作完成后及時(shí)交檔案管理員歸檔。3、 各部門存檔的文件/資料應(yīng)填寫資料交付登記表，交付人簽字確認(rèn)后，檔案管理員對資料進(jìn)行整理、編號、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、科學(xué)、檢索方便，并將有關(guān)資料目錄及檢索代碼輸入電腦。4、 各部門人員參加各種會議帶回的文件和有關(guān)社會職能部門發(fā)文取回的文件，均不得自行保管、銷毀，應(yīng)及時(shí)移交給檔案管理員統(tǒng)一管理。四、 檔案室管理1、 檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。2、 檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3、 庫房

7、門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。4、 避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5、 庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度24度，相對濕度控制在4560%。6、 庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。7、 庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。8、 檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9、 對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。10、 每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握

8、檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。五、 檔案的保密1、 檔案保密分為：絕密、秘密、一般1) 絕密：科技成果、產(chǎn)品工藝關(guān)鍵配方、股東會會議記錄。2) 機(jī)密：公司重要會議記錄、客戶檔案、商務(wù)合同等重要文件。3) 一般：非保密性的文件。2、 檔案保密要求1) 凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。2) 非檔案管理人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。3) 全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。4) 凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。5) 查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違

9、反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。6) 檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。7) 定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處。第五章 檔案利用一、 檔案借閱1、 公司管理人員含技術(shù)人員因工作需要，可查閱與工作有關(guān)的檔案。因工作需要查閱其他部門檔案的，必須經(jīng)辦公室主任同意，方可查閱。2、 屬工藝處方等絕密檔案的查閱，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱。3、 查閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，一般隨查隨還。如需借出的，應(yīng)經(jīng)檔案員同意方可借出，借出時(shí)間為35天。4、 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反

10、映給主管領(lǐng)導(dǎo)。5、 外單位需閱本公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并給公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。6、 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。第六章 檔案鑒定、銷毀一、 檔案鑒定1、 根據(jù)檔案法，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。2、 保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。3、 從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。4、 檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。二、 檔案銷毀1、 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷

11、毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。2、 檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。第七章 檔案分類標(biāo)識一、 企業(yè)檔案實(shí)體分類的標(biāo)識符號采用英文字母順序（字母I、Z、O易于1、2、0數(shù)字混淆不予使用）標(biāo)識目錄大類名稱( 一級 )； 采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識項(xiàng)目分類（二級）；采用1位阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母標(biāo)（標(biāo)識順序?yàn)椋?、29、A、BZ）識內(nèi)容分類（三級）名稱：出庫單年份：2010卷號：B63-2010-01二、 檔案實(shí)體排架和編號要反映八個(gè)個(gè)基本大類, 從實(shí)際出發(fā), 做到科學(xué)合理, 經(jīng)濟(jì)

12、實(shí)用, 保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。三、 檔案的具體排架、分類及編號按附表執(zhí)行。四、 檔案案卷要有封面、目錄頁。封面樣式見右圖第八章 本管理制度如有未盡事宜，可由辦公室另行修改、補(bǔ)充規(guī)定。封面樣式圖年份：2010卷號：B63-2010-01第九章 本管理制度經(jīng)總經(jīng)理核定后施行，修改時(shí)亦同。第十章 本管理制度的最終解釋權(quán)由辦公室。附表：一、企業(yè)經(jīng)營類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案分類編號公司運(yùn)營類AA1公司股東A11公司設(shè)立公文；A12公司章程；A13股東會會議資料；A14董事會會議資料；A15股東資料；A19其他它文件內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類A 1 12010年代號01卷號A2運(yùn)營資質(zhì)

13、A21營業(yè)執(zhí)照；A22組織代碼證；A23稅務(wù)登記證；A24進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)證；A25海關(guān)/商檢資質(zhì)證；A29其他證A3 戰(zhàn)略運(yùn)營A31戰(zhàn)略規(guī)劃（目標(biāo)）A32戰(zhàn)略合同/協(xié)議 A33顧問合同（法律、財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理）A4政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位批文、通知、證書獎牌A41批文/通知；A42證書；A43扁牌A5知識產(chǎn)權(quán)A51商標(biāo)申請；A52商標(biāo)證書；A53商標(biāo)對外授；A54專利申請；A55專利證書；A56專利對外授權(quán)；A57專利年費(fèi)；A58商標(biāo)專利維權(quán) A6 公司文化A61公司介紹；A62公司大事記載；A63公司理念精神、行為準(zhǔn)則二、經(jīng)營管理類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號經(jīng)營管理類BB1商務(wù)合同/協(xié)

14、議B11銷售類；B12采購類（采購主合同、質(zhì)保協(xié)議、環(huán)保協(xié)議）；B13委外加工類；B14財(cái)務(wù)類(借款、租賃)；B15技術(shù)開發(fā)協(xié)議；B16物流運(yùn)輸類內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類B 1 12010年代號01卷號B2企業(yè)經(jīng)營B21中長期經(jīng)營目標(biāo)/計(jì)劃；B22年度經(jīng)營目標(biāo)/計(jì)劃；B23經(jīng)營分析報(bào)表；B24經(jīng)營總結(jié)報(bào)告；B25經(jīng)營會議記錄B3信息管理B31網(wǎng)站、郵箱；B32企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)軟件；B33網(wǎng)絡(luò)會員資料B4采購管理B41供應(yīng)商基礎(chǔ)檔案；B42供應(yīng)商考核檔案；B43報(bào)價(jià)單；B44訂單；B45對帳單；B46不良退貨單據(jù)；B47送貨單據(jù)；B48來料送檢B5銷售管理B51客戶檔案（含授權(quán)資料）；B52客戶訂單

15、（含評審記錄）；B53營銷廣告；B54市場分析；B55客戶滿意度調(diào)查；B56客戶使用意見/報(bào)告；B57產(chǎn)品定價(jià)；B58會議記錄；B6物流管理B61物流供應(yīng)商資料；B62入庫單；B63出庫單；B64盤點(diǎn)報(bào)表；B65庫存臺帳；B66領(lǐng)料單據(jù)；B67借料單據(jù)；B7品質(zhì)管理B71證書（質(zhì)量體系、產(chǎn)品檢測、型試試驗(yàn)等）；B72質(zhì)量體系；B73政府監(jiān)督；B74客戶審查；B75檢驗(yàn)基準(zhǔn)書；B76制程檢驗(yàn)記錄；B77出貨檢驗(yàn)記錄；B78來料檢驗(yàn)記錄；B79客戶投拆對策；B7A品質(zhì)異常處理記錄；B7B產(chǎn)品試驗(yàn)報(bào)告；B7C會議記錄B8生產(chǎn)管理B81生產(chǎn)計(jì)劃表；B82產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會議記錄；B83物料需求計(jì)劃；B84制

16、造通知單；B85領(lǐng)料單；B86老化記錄表；B87生產(chǎn)日報(bào)表；B88儀器設(shè)備點(diǎn)檢表；三、行政人事類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號行政人事類CC1規(guī)章制度C11人事行政制度；C12財(cái)務(wù)制度；C13銷售制度；內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類C 1 12010年代號01卷號C2人力資源C21員工檔案（證件、面試、聘用、合同、調(diào)動、調(diào)薪等）；C22公告通知；C23薪資福利發(fā)放；C24人力配置計(jì)劃及需求申請；C26招聘記錄；C27出勤記錄；C28 工傷記錄；C29簽呈/聯(lián)絡(luò)單C3教育培訓(xùn)C31培訓(xùn)計(jì)劃及需求申請；C32培訓(xùn)教材；C33培訓(xùn)記錄及考核；C34資格證書；C35培訓(xùn)合同/協(xié)議；C4行政管理C3

17、1行政類合同協(xié)議；C32辦公類資產(chǎn)購置（報(bào)價(jià)、合同等）；C33辦公類資產(chǎn)維修、保養(yǎng)和報(bào)廢記錄；C34建筑物維修記錄；C35辦公用品出入庫記錄；四、財(cái)務(wù)會計(jì)類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號行政人事類DD1原始單據(jù)D11憑證；D12發(fā)票；D13銀行支票；D14收據(jù)；D15簽收表；D16客戶開票資料；D17出入庫憑證；D18部門提交報(bào)表；D19簽呈內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類D 1 12010年代號01卷號D2審計(jì)報(bào)告D21財(cái)務(wù)審計(jì)；D22稅務(wù)審計(jì)；D23專項(xiàng)審計(jì)；D24銀行審計(jì)D3對外報(bào)表D31銀行；D32稅務(wù)；D33統(tǒng)計(jì)報(bào)表（科技局、經(jīng)發(fā)局、發(fā)改委等）D4分析報(bào)表D41經(jīng)營報(bào)表五、研究開發(fā)

18、類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號研究開發(fā)類EE1基礎(chǔ)研究E11 技術(shù)研究；E12材料研究；E13工藝研究；E14結(jié)構(gòu)研究內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類E 1 12010立項(xiàng)年號01卷號E2科技項(xiàng)目E21國家級項(xiàng)目（立項(xiàng)、可行性分析、試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)、推廣應(yīng)用）；E22省級項(xiàng)目；E23市級項(xiàng)目；E24區(qū)級項(xiàng)目E3科技成果E31成果查新；E32成果鑒定E4產(chǎn)品開發(fā)E41開發(fā)資料；E42產(chǎn)品BOM表；E43設(shè)計(jì)圖；E44 PCBLAYOUT；E45研發(fā)試驗(yàn)報(bào)告；E46生產(chǎn)工藝流程圖；E47作業(yè)指導(dǎo)書；E48工程圖紙；E49檢查基準(zhǔn)書開發(fā)資料包括：項(xiàng)目立項(xiàng)資料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案書、項(xiàng)目開發(fā)周期

19、評估表、項(xiàng)目可行性評估報(bào)告、DVP實(shí)驗(yàn)、評審會議記錄、DFMEA、控制計(jì)劃、PFMEA、供應(yīng)商部品承認(rèn)書、PPK管制圖、量產(chǎn)移交一覽表、樣件檢驗(yàn)報(bào)告、APQP及PPAP資料提交一覽表等內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類E 1 1Q90產(chǎn)品型號01卷號六、儀器設(shè)備類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號儀器設(shè)備類FF1生產(chǎn)設(shè)備（含模具）F11設(shè)備檔案（報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)收、操作說明）；F12維修保養(yǎng)及報(bào)廢記錄內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類F 1 10001設(shè)備編號01卷號F2運(yùn)輸設(shè)備F21設(shè)備檔案（報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)收、操作說明）；F22維修保養(yǎng)及報(bào)廢記錄F3試驗(yàn)設(shè)備F31設(shè)備檔案（報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)收、操作說明）；F3

20、2維修保養(yǎng)及報(bào)廢記錄；F4工裝冶具F41檔案（圖紙、報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)證、操作說明）；F42維修記錄F5量規(guī)儀器F51檔案（報(bào)價(jià)、合同、驗(yàn)收、說明書、出廠校準(zhǔn)報(bào)告）；F52校驗(yàn)記錄七、工程基建類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號工程基建類GG1建筑工程G11文檔(合同、招標(biāo)、報(bào)價(jià)、驗(yàn)收)；G12圖紙（總圖、效果圖、施工圖、水電圖、消防圖）；內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類G 1 10001立項(xiàng)年號01卷號G2裝修裝飾G21文檔(合同、招標(biāo)、報(bào)價(jià)、驗(yàn)收)；G22圖紙（效果圖、施工圖、水電圖、消防圖、竣工圖）；八、電子檔案類目錄分類二級項(xiàng)目分類三級內(nèi)容分類檔案編號電子檔案類HH1電子檔案H11照片；H12錄音帶；H13錄像帶；H14光盤；H15硬盤；H16軟盤；H17磁帶內(nèi)容分類項(xiàng)目分類目錄分類H 1 12010內(nèi)容年份01卷號