【公司規(guī)章制度模板】行政規(guī)章制度

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1、 行政規(guī)章制度 目錄 行政部職責(zé)1 員工行為準(zhǔn)則2 辦公用品及耗材申請流程3 固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、退還、維修、報廢）5 會議邀請、會議室管理規(guī)定及預(yù)定方法7 郵箱郵件組申請、郵件規(guī)范9 獎勵及處罰條例10 行政部郵箱及其他聯(lián)系方式10 行政部職責(zé) 模塊 職責(zé)范圍 職責(zé)細(xì)分 行政管理 辦公區(qū)及工位 選址租賃、裝修改造、工位安排 行政費用、合同 行政費用的預(yù)算、請款、支出 供應(yīng)商及合同管理 后勤 門卡辦理 辦公用品采購及發(fā)放 員工宿舍管理 辦公區(qū)環(huán)境、設(shè)備家具維修 會議室管理 制作物制作

2、 資產(chǎn) 資產(chǎn)申請、出入庫及盤點 外聯(lián) 各方溝通及關(guān)系維護 企業(yè)文化 企業(yè)文化 企業(yè)形象墻 員工展示區(qū) 企業(yè)文化推廣 員工活動 俱樂部、興趣小組 年會、活動及比賽 員工福利 節(jié)日活動福利 試吃、試用、商戶折扣 行政制度 行政制度 行政制度的完善及推行 員工行為紀(jì)律監(jiān)督及獎懲  員工行為準(zhǔn)則 辦公環(huán)境及安全 1. 工作時間內(nèi)不從事與工作無關(guān)的事情，不在辦公區(qū)域大聲喧嘩、爭吵，不得影響他人工作； 2. 討論工作不得涉及人身攻擊、侮辱性詞語； 3. 保持個人辦公區(qū)域整潔，不破壞公共辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生； 4. 會議室使

3、用完畢，整理桌椅，擦拭白板，關(guān)閉燈和投影； 5. 勤儉節(jié)約，使用雙面打印，節(jié)約用水，節(jié)約使用紙巾等； 6. 妥善使用公司設(shè)備及其它財物資源，不違規(guī)操作或故意損毀公司財物； 7. 辦公室規(guī)定的禁煙區(qū)域禁止吸煙； 8. 不擅自將家屬或親友帶入公司辦公區(qū)域； 9. 佩戴工卡（工卡將于近期發(fā)放），隨手關(guān)門，如遇可疑人物請及時詢問或告知行政部； 10. 最后離開辦公區(qū)的員工，負(fù)責(zé)關(guān)閉燈和門禁。 著裝要求 1. 工作時間，可著休閑便裝，衣著整潔干凈，大方得體，注意個人衛(wèi)生； 2. 發(fā)型整潔，女員工化妝應(yīng)清新、自然，不得濃妝艷抹； 3. 男員工不能在辦公室赤膊、拖鞋； 4. 女員工

4、不能在辦公室穿吊帶裝、超短裙、拖鞋； 5. 公司有重大活動或投資人參觀時，大家應(yīng)按照公司的郵件提醒著裝。 電話接聽 1. 上班時間不得隨意撥打私人電話； 2. 隨身攜帶手機，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話； 3. 使用“請，您……”等禮貌用語，通話言簡意賅； 4. 對于不知名的電話，自己不能處理時，請馬上將電話交給相關(guān)負(fù)責(zé)人處理，或請對方留下聯(lián)系方式，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人與其聯(lián)系。 商業(yè)禮儀 1. 在約定的時間內(nèi)接待客人，避免遲到，有事不能按時赴約時應(yīng)提前通知對方； 2. 言談舉止不應(yīng)傷害公司的形象和信譽； 3. 根據(jù)具體情況決定恰當(dāng)?shù)乃托蟹绞健Ｒ话憧腿怂椭岭娞蓍g為宜，送行時應(yīng)

5、在客人離去后返回。 4. 與同一辦公地點的其他公司保持良好溝通關(guān)系； 5. 不應(yīng)以犧牲公司利益，來獲取良好公共關(guān)系。 微信群組 1. 所有群組須有行政部參與并監(jiān)管，即時按入離職員工名單進行員工； 2. 所有工作相關(guān)群組，成員備注名須按以下格式：真實姓名（必填）-部門（選填）； 3. 定期進行精簡，及時解散重復(fù)、臨時群組； 4. 請勿討論工作無關(guān)內(nèi)容，注意信息保密處理。  辦公用品及耗材申領(lǐng)流程 每月28日將由行政部發(fā)全員郵件，統(tǒng)計各部門下月辦公用品及耗材需求。 每月30日前各部門/市場對接人按實際需求填寫附件《辦公用品及耗材申請表》后，回復(fù)郵件至admin@，抄

6、送部門領(lǐng)導(dǎo)（無需打印，通過郵件發(fā)送電子版即可）。 每月5日前將由行政部匯總需求并采購。 每月8日發(fā)放辦公用品及耗材。 注意事項： 1、 以上時間如遇節(jié)假日順延，以郵件通知時間為準(zhǔn)； 2、 如在規(guī)定時限內(nèi)未發(fā)送《辦公用品及耗材申請表》，視為本月無相關(guān)需求，除紙巾可隨用隨領(lǐng)外，其余物品當(dāng)月不再進行發(fā)放； 3、 辦公區(qū)日用品、打印紙將由行政部統(tǒng)一補給，如發(fā)現(xiàn)物資短缺可告知行政部人員； 4、 領(lǐng)取表務(wù)必寫明部門、人數(shù)、領(lǐng)取人信息，領(lǐng)取后需簽字； 5、 各市場請?zhí)崆邦A(yù)估本月用量（包含打印紙及硒鼓墨盒），行政部將按預(yù)估數(shù)量發(fā)放至華鼎智地，由王頂?shù)淌袌霭l(fā)放至各個市場； 6、 如有特殊需

7、求，請在附件表《辦公用品及耗材申請表》中填寫，按需由行政部統(tǒng)一采購；如物品價值較高（除附件表中物品外，預(yù)估單價≥50元的物品，如U盤、移動硬盤、電暖氣等），請在郵件正文中填寫《特殊物品申請表》發(fā)送至部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，抄送行政部，寫明申請原因、申請物品及規(guī)格。 特殊物品申請表 申請物品（規(guī)格） 數(shù)量 預(yù)估費用（元） 申請原因 使用地點 時間要求 申請人/部門  附：《辦公用品及耗材申請表》 辦公用品及耗材申請表 日期: 2015.11 部門名稱: 請?zhí)顚? 部門人數(shù): 請?zhí)顚? 領(lǐng)取人：請?zhí)顚?

8、類別 商品名稱 單位 數(shù)量 類別 商品名稱 單位 數(shù)量 辦公用品 簽字筆-0.5-按式 支 　 辦公用品 單頁夾 個 　 簽字筆-0.5-蓋式 支 　 多頁夾 個 　 簽字筆芯-0.5 支 　 彈簧單夾 個 　 熒光筆 支 　 彈簧雙夾 個 　 白板筆 支 　 資料冊-40頁 個 　 自動鉛筆-0.5 支 　 按扣文件袋-A4 個 　 自動筆芯-HB0.5 盒 　 拉鏈袋-A4 個 　 鉛筆-2B 支 　 橡皮筋 袋 　 橡皮 塊 　 拉桿夾-A4 個 　 轉(zhuǎn)筆刀

9、個 　 文件架-三聯(lián) 個 　 筆 筒-網(wǎng)狀 個 　 檔案袋-A4 個 　 筆記本-A5-60頁 本 　 票據(jù)袋-23cm*12cm 個 　 齊心報事貼-3*3 本 　 名片冊 個 　 修正帶 瓶 　 名片盒 個 　 口取紙 包 　 三聯(lián)收據(jù) 個 　 膠棒 支 　 直尺-30cm 把 　 寬膠帶-6CM 卷 　 計算器 個 　 透明膠條-1.2CM/個 卷 　 剪刀 把 　 雙面膠-2.4CM/個 卷 　 裁紙刀 把 　 10號釘書機 個 　 耗材 硒鼓-88A 盒

10、 　 10號釘書釘 盒 　 硒鼓-12A 盒 　 起釘器 個 　 硒鼓-328 盒 　 回型針-彩色 盒 　 復(fù)印紙-A4 箱 　 回型針-普通 盒 　 其他 紙巾 包 　 長尾夾-大 盒 　 如有其他特殊需求請?zhí)顚? 　 　 長尾夾-中 盒 　 　 　 　 長尾夾-小 盒 　 　 　 　  固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、退還、維修、報廢） 固定資產(chǎn)范圍 1、 所有計算機設(shè)備（包含主機、顯示器、筆記本、一體機等，不含鼠標(biāo)、鍵盤） 2、 所有電子設(shè)備及家電（包含打印機、投影儀、電話、手

11、機、平板、攝像機、相機、冰箱、驗鈔機等） 3、 所有辦公家具（桌椅、推柜、文件柜、沙發(fā)等） 4、 其余單位價值1000元（含）以上，使用壽命大于1年，且基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的物品。 ? 員工個人名下資產(chǎn)管理 1、 員工對其領(lǐng)取的臺式機、筆記本電腦或其他公司資產(chǎn)負(fù)保全責(zé)任，不允許私下轉(zhuǎn)借，并禁止私自拆裝設(shè)備及增減設(shè)備配置（包括硬盤、網(wǎng)卡、電池、光驅(qū)、電源適配器等）。如人為毀損造成設(shè)備無法正常工作，由責(zé)任人承擔(dān)恢復(fù)設(shè)備正常工作的經(jīng)濟損失。 2、 員工因工作需要對資產(chǎn)設(shè)備進行配置增減，須發(fā)送郵件至部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，抄送行政部，由行政部負(fù)責(zé)安裝更換配件。 3、 員工應(yīng)愛護辦公區(qū)內(nèi)公用設(shè)備設(shè)

12、施，使用中出現(xiàn)操作故障應(yīng)及時通知行政部。如發(fā)現(xiàn)人為損壞公物行為，由責(zé)任人承擔(dān)恢復(fù)設(shè)備正常工作的經(jīng)濟損失。 4、 行政部每季度/年將進行資產(chǎn)盤點，員工應(yīng)積極配合公司的各項資產(chǎn)盤點工作，及時確認(rèn)相關(guān)資產(chǎn)信息。 5、 領(lǐng)用資產(chǎn)發(fā)生丟失、被盜時應(yīng)及時通知行政部。丟失資產(chǎn)時，責(zé)任人須對資產(chǎn)的剩余使用價值進行賠償，所有賠償?shù)淖畹唾r償金額為500元。 各地及部門公用資產(chǎn)管理 1、 每個地區(qū)須指定一名資產(chǎn)管理員，協(xié)助公司進行資產(chǎn)管理，由其管理及監(jiān)管資產(chǎn)使用狀況。 2、 部門公用資產(chǎn)為用于業(yè)務(wù)部門共用或調(diào)配使用的，而非固定由某位員工長期使用的資產(chǎn)，責(zé)任人為當(dāng)?shù)刭Y產(chǎn)管理員。 3、 資產(chǎn)管理員監(jiān)管本

13、地區(qū)所有資產(chǎn)使用情況，若地區(qū)資產(chǎn)發(fā)生毀損、丟失，資產(chǎn)管理員須于24小時內(nèi)將責(zé)任人和毀損、丟失原因告知行政部。 4、 行政部每季度/年將進行資產(chǎn)盤點，資產(chǎn)管理員須對本地區(qū)公用資產(chǎn)進行盤點。 5、 資產(chǎn)管理員離職前，須辦理部門公用資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。 資產(chǎn)領(lǐng)用 1、 新入職員工申請資產(chǎn)流程：部門招聘需求通過審批后，請?zhí)崆爸辽?個工作日，在郵件正文填寫《資產(chǎn)申請單》發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，并抄送行政部。行政經(jīng)理、總經(jīng)理確認(rèn)后，由行政部對庫存資產(chǎn)進行調(diào)劑或采購新資產(chǎn)。領(lǐng)用人領(lǐng)取資產(chǎn)后簽字確認(rèn)，并由領(lǐng)用人發(fā)送資產(chǎn)編號郵件至行政部。 資產(chǎn)申請單 資產(chǎn)類型 使用部門 使用地點 領(lǐng)用人 申請原因

14、領(lǐng)取時間 特殊需求 臺式機 技術(shù) 華鼎智地 張三 新員工入職 11.15 處理器i5，內(nèi)存8G 2、 員工根據(jù)業(yè)務(wù)需求申請固定資產(chǎn)時，流程同上。 3、 各部門的資產(chǎn)管理員按照上述流程領(lǐng)取部門公用資產(chǎn)，該資產(chǎn)將記錄于該名資產(chǎn)管理員名下。對于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，應(yīng)進行相應(yīng)處罰。 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 1、 如資產(chǎn)的實際使用人、使用地點或使用部門中其中任意一項發(fā)生轉(zhuǎn)移變動，可辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。 2、 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移流程：資產(chǎn)轉(zhuǎn)出人向行政部所要《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動表》，并粘貼在郵件正文中，以郵件的方式發(fā)送到行政部郵箱，同時須抄送資產(chǎn)轉(zhuǎn)入人、雙方部門領(lǐng)導(dǎo)，郵件主題為“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移-當(dāng)日日期”。

15、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移變動表 轉(zhuǎn)出人 部門 轉(zhuǎn)入人 部門 資產(chǎn)類型 資產(chǎn)編號 地點-地點 轉(zhuǎn)移原因 3、 如果上述抄送的人員對資產(chǎn)轉(zhuǎn)移有任何異議，應(yīng)在一天內(nèi)提出；如果沒有異議，默認(rèn)為上述人員均同意此次資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。 4、 收到此郵件后，由行政部完成資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記。 ? 資產(chǎn)退還 1、 員工如因任何原因退還資產(chǎn)，須郵件提交資產(chǎn)退回申請，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。 2、 行政部核對并檢查該名員工名下資產(chǎn)，確認(rèn)無誤后，進行資產(chǎn)回庫確認(rèn)。 3、 員工在辦理退還資產(chǎn)手續(xù)時，如發(fā)現(xiàn)所歸還的資產(chǎn)與系統(tǒng)記錄的信息不符，或資產(chǎn)有損壞及零配件丟失的情況，使用

16、人須承擔(dān)所有相關(guān)費用。 4、 離職員工應(yīng)在最后工作日歸還本人名下（以HR信息為準(zhǔn)）的固定資產(chǎn)，包括但不限于：電腦、電話、門卡、推柜等，以及在工作期間領(lǐng)用的設(shè)備、設(shè)施。 5、 如需退還業(yè)務(wù)部門公用資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員須郵件提交資產(chǎn)退還申請，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)該資產(chǎn)損壞、缺失零件等情況，實際發(fā)生的維修費用由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)。 ? 資產(chǎn)維修 如發(fā)現(xiàn)個人資產(chǎn)或部門公用資產(chǎn)發(fā)生故障，請在郵件正文填寫《資產(chǎn)維修申請單》發(fā)送至行政部郵箱。 維修申請單（計算機、家具、辦公設(shè)備等） 資產(chǎn)類型 資產(chǎn)編號（可不填） 部門 地點 申請人 故障描述

17、 資產(chǎn)報廢及更新 1、資產(chǎn)報廢條件：? a)?技術(shù)性能落后，數(shù)淘汰機型，修復(fù)困難應(yīng)更新?lián)Q代； b)?設(shè)備損壞不能修復(fù)或修復(fù)費用過高或接近設(shè)備凈值的； c)?設(shè)備繼續(xù)使用，將會引起危險事故，必須更換的； d)?設(shè)備質(zhì)量低略或銹蝕變質(zhì)不再具備使用價值的。 2、報廢及更新流程：員工發(fā)送報廢申請郵件至行政部，經(jīng)鑒定后符合報廢條件的資產(chǎn)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，將該資產(chǎn)退回行政部。員工重新領(lǐng)用資產(chǎn)，須按照資產(chǎn)領(lǐng)用程序至少提前5個工作日提交申請。 線上會議預(yù)定、邀請及管理規(guī)定 線上會議邀請流程 1. 進入騰訊企業(yè)郵箱網(wǎng)頁版：，點擊“寫信” 2. 進入寫信界面后，點擊左上方“會議邀請”

18、標(biāo)簽 3. 進入會議邀請界面后，輸入需要參會的人員郵箱，輸入會議主題和地點，選擇好時間段和時長（如有附件可以點擊左下角)，點擊發(fā)送 4. 發(fā)送完畢之后，被邀請人會受到郵件，點擊“參加”，邀請人會收到回復(fù) 會議室管理規(guī)定 1. 會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙 2. 請不要帶走會議室內(nèi)的文具，請使用白板筆，勿使用油性馬克筆 3. 會議結(jié)束后，請自助整理會議室（隨手關(guān)燈、收拾桌椅、擦拭白板） 4. 如會議室椅子數(shù)量不夠，請與會人自備，會議結(jié)束后請將座椅放回原處 線上會議室預(yù)定說明 1. 會議室預(yù)定方法由線下預(yù)定改為線上預(yù)定，未線上預(yù)定的會議視為無效預(yù)定。預(yù)定系統(tǒng)訪問地址： 2. 初次登

19、陸請?zhí)顚戉]箱并獲取初始密碼，登陸后請及時修改密碼（為信息安全，請勿與郵箱密碼相同） 3. 現(xiàn)有會議室為亞太大廈2901、2906會議室，請勿修改會議室信息 4. 由于會議室使用率較高，當(dāng)會議因故取消時，請您務(wù)必及時刪除，避免無效的占用影響其它人使用會議室資源 5. 當(dāng)會議延遲或提早結(jié)束大于30分鐘時，請您更新會議室預(yù)定信息 6. 已預(yù)定的會議室超過預(yù)定時間15分鐘仍無人使用，此會議室預(yù)定信息將被取消，并釋放供其他員工進行預(yù)定 線上會議室預(yù)定方法 （請務(wù)必先查詢再預(yù)定，系統(tǒng)自檢功能不準(zhǔn)確） ① 左側(cè)導(dǎo)航點擊“會議室預(yù)定”。 ② 請輸入需要預(yù)定的“會議室名稱”、“會議開始日

20、期”，“會議結(jié)束日期”（順延一天），請勿輸入其他信息。點擊查詢，查看是否已被預(yù)定。 （如：預(yù)定10月15日的會議室，請在查詢時輸入“會議開始日期：10月15日，會議結(jié)束日期：10月16日”。點擊查詢，即可查看10月15日當(dāng)天已被預(yù)定的會議室。） ③ 確認(rèn)所需會議室未被預(yù)定后，點擊右側(cè)界面中間“添加記錄”。 ④ 填寫會議預(yù)定信息并確認(rèn)。開始日期及結(jié)束日期請勿跨天填寫。  郵箱郵件組申請、郵件規(guī)范 郵箱/郵件組申請流程 1、 新員工入職后由行政部統(tǒng)一開通郵箱，如登陸有問題，請聯(lián)系行政部。 2、 部門申請郵箱/郵件組，請在郵件正文中填寫《IT需求

21、單》，發(fā)送至admin@，寫明郵箱/郵件組名稱、人員、開通原因等，行政部開通后將回復(fù)郵件確認(rèn)。 IT需求單 IT需求 名稱 人員 原因 開通郵件組 abc@ 張三、李四、王五、趙六 便于某部門內(nèi)部溝通 郵件規(guī)范 1、 郵件格式：須有明確標(biāo)題、正文； 2、 發(fā)送/抄送規(guī)則：收件人一欄中請?zhí)顚懘耸录?項目執(zhí)行人員，抄送一欄中請?zhí)顚懶柚獣源耸录?項目的人員。如需跨部門協(xié)作，提出己方需求時，請抄送對方部門負(fù)責(zé)人知曉。 3、 PC端請統(tǒng)一使用Foxmail客戶端，下載鏈接： 4、 郵件簽名格式見下：（請按實際情況修改） 修改簽名方式（Foxmail客戶端右上角）：

22、 5、 注意事項：如需在某一時間之前完成，請注明時間節(jié)點。收件人如對郵件內(nèi)容有異議，請于收到郵件后24小時內(nèi)提出，如未提出異議，表示認(rèn)可事件/項目/時間節(jié)點。屆時未完成相關(guān)工作，將按照《行政紀(jì)律及處罰條例》進行處罰。 獎勵及處罰條例 獎勵 1. 對公司工作流程、辦公區(qū)環(huán)境等提出建設(shè)性意見與建議，獎勵50-100元； 2. 對公司費用、成本控制提出可實施方法，獎勵100-200元； 3. 聯(lián)系到公司免費試吃、試用等活動，或為員工集體活動、比賽拿到其他企業(yè)贊助，獎勵20-100元； 4. 助人為樂，并得到書面、報刊、媒體表揚等，獎勵50-200元； 5. 非工作原因，在報刊、媒體上

23、正面宣傳公司形象，獎勵50-200元 6. 其他情況酌情獎勵。 處罰 1. 浪費辦公區(qū)資源或其他資源，罰款50元； 2. 非客觀原因造成的會議遲到，罰款50元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演； 3. 時間節(jié)點內(nèi)未完成工作或未執(zhí)行規(guī)定，罰款50元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演； 4. 在辦公區(qū)禁止吸煙區(qū)域吸煙，罰款100元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演； 5. 在工作場合違反個人衛(wèi)生規(guī)定、著裝規(guī)定者，罰款100元，或公示處罰原因并進行小咖秀/唱吧表演； 6. 2016年1月起，如無增量等特殊情況，辦公用品及耗材使用量上浮超過歷史數(shù)據(jù)20%，該部門或市場罰款200元； 7. 工作中對其他員工進行人身攻擊、侮辱性詞匯，處罰200元，警告一次； 8. 人為損壞、丟失辦公區(qū)固定資產(chǎn)，按實際發(fā)生費用金額進行賠償； 9. 對公司形象有負(fù)面影響者，根據(jù)所造成的影響進行處罰。  行政部聯(lián)系方式 郵箱：admin@ 電話：15710265429（行政部） 18622990713（徐昕） 18722139270（趙紫玉） 微信：tydhlb 13 / 14