談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的跟蹤管理

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談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的跟蹤管理[摘要]本文通過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案特點(diǎn)及其管理現(xiàn)狀的分析和闡述，提出了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案跟蹤管理的有效方式和手段，以期為促進(jìn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的全面收集提供保障。一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案(以下簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目檔案”)是指項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。其特點(diǎn)是由項(xiàng)目本身的特性決定的。首先，它是一個(gè)系統(tǒng)工程，圍繞著項(xiàng)目基本建設(shè)活動(dòng)開(kāi)展而產(chǎn)生的文件自然形成了相互密切聯(lián)系的項(xiàng)目檔案整體，共同反映了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全貌。其次，它的收集來(lái)源非常廣泛，一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施往往是多部門(mén)、多專業(yè)、多地區(qū)甚至是多國(guó)家的綜合成果，而并非一個(gè)部門(mén)、一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)能力所能及，這就必然造成了檔案文件材料來(lái)源的廣泛性。再者，項(xiàng)目建設(shè)包含規(guī)劃、建設(shè)、生產(chǎn)、管理、科研等多種實(shí)踐活動(dòng)，這些實(shí)踐活動(dòng)的多樣性也必然造成項(xiàng)目檔案文件材料內(nèi)容構(gòu)成及其種類的復(fù)雜多樣。另外，由于項(xiàng)目建設(shè)包含各個(gè)階段，且往往要經(jīng)過(guò)數(shù)年的艱苦奮斗才能竣工，這也導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的階段性和延續(xù)性特點(diǎn)。項(xiàng)目檔案自身具有的特點(diǎn)，直接導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理面臨的現(xiàn)狀。二、項(xiàng)目檔案的管理現(xiàn)狀1.項(xiàng)目管理普遍存在“重項(xiàng)目輕檔案”的現(xiàn)象各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的管理都相當(dāng)重視，建立了相應(yīng)的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，確定了管理人員，但由于項(xiàng)目多、人手少、任務(wù)重等客觀原因，管理人員大多把主要精力放在立項(xiàng)、項(xiàng)目進(jìn)展情況、中期檢查、經(jīng)費(fèi)使用、項(xiàng)目驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，卻未把項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目管理程序之中。而且由于歸檔工作處于管理流程的末端，項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)、憑證、情報(bào)等作用的發(fā)揮需要一個(gè)過(guò)程。因此，歸檔工作容易被項(xiàng)目管理部門(mén)忽視，雖然項(xiàng)目檔案管理被及時(shí)納入管理程序，卻因不能發(fā)揮前期控制、過(guò)程監(jiān)控和重要節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案監(jiān)管作用，使得關(guān)鍵性的檔案文件材料未能全部歸檔。2.項(xiàng)目檔案管理人員流動(dòng)性大部分設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位檔案管理人員無(wú)資質(zhì)或無(wú)培訓(xùn)證書(shū)上崗，不具備基本的專業(yè)技能和素養(yǎng)，并且人員流動(dòng)頻繁，檔案工作缺乏持續(xù)性，導(dǎo)致工程項(xiàng)目文件材料收集不完整、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)，不能做到檔案管理與工程建設(shè)管理同步進(jìn)行。3.項(xiàng)目檔案形成單位的多元化建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)論證到竣工投產(chǎn)時(shí)間周期長(zhǎng)，涉及的部門(mén)和單位多，包括規(guī)劃、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理、物資采購(gòu)、施工、監(jiān)理、財(cái)務(wù)、審計(jì)等。在項(xiàng)目管理中，各級(jí)單位又都設(shè)置業(yè)主項(xiàng)目部、施工項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部等機(jī)構(gòu)，涉及的方面和業(yè)務(wù)面廣，項(xiàng)目施工中又涉及外包項(xiàng)目、多級(jí)承包項(xiàng)目等。項(xiàng)目檔案面臨的以上這些管理現(xiàn)狀無(wú)一不給項(xiàng)目檔案的收集增加了難度，成為項(xiàng)目檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也對(duì)項(xiàng)目檔案的跟蹤管理提出了更高的要求。三、項(xiàng)目檔案的跟蹤管理每個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程較為漫長(zhǎng)，實(shí)施內(nèi)容也較為繁多，且一般情況下建設(shè)單位往往同時(shí)實(shí)施幾個(gè)項(xiàng)目，要保證項(xiàng)目檔案文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，就必須有一套有效的、可操作性強(qiáng)的跟蹤管理辦法。1.著眼重點(diǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)行跟蹤管理無(wú)論是設(shè)備管理還基建項(xiàng)目管理，其實(shí)施過(guò)程中一般會(huì)經(jīng)歷設(shè)計(jì)評(píng)審、合同評(píng)審、合同驗(yàn)收會(huì)等幾個(gè)主要節(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目檔案管理人員可以通過(guò)參加這幾個(gè)節(jié)點(diǎn)的活動(dòng)，一方面進(jìn)行節(jié)點(diǎn)文件材料的收集和質(zhì)量把關(guān)，另一方面也可以了解項(xiàng)目實(shí)施的情況。另外，所有項(xiàng)目的實(shí)施均會(huì)產(chǎn)生合同或技術(shù)協(xié)議，項(xiàng)目檔案管理人員在參加合同審查時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)把合同關(guān)，對(duì)每一份合同要求設(shè)立專門(mén)的“技術(shù)資料要求”條款，明確乙方需要提交的文件材料的清單、份數(shù)及介質(zhì)等要求。這樣既可以避免后期相互扯皮推諉，又可以在一定程度上保證項(xiàng)目檔案的完整性。最后，合同驗(yàn)收會(huì)是合同執(zhí)行的最后一個(gè)階段，所以一定要嚴(yán)格把守。退一步說(shuō)，如果單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料有不符合要求的地方，后期還是有整改到位的余地，但是對(duì)于乙方單位需提供的資料，如果不在合同驗(yàn)收會(huì)上把握住，合同款付出去了，就失去了主動(dòng)權(quán)。因此，項(xiàng)目檔案管理人員在參加合同驗(yàn)收會(huì)時(shí)，對(duì)于乙方提交的資料一定要嚴(yán)格審查，對(duì)于不合格、不齊全的資料，必須嚴(yán)格要求其補(bǔ)齊、整改完備直至符合歸檔要求，才能在合同驗(yàn)收表上簽字。2.緊盯薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)行跟蹤管理項(xiàng)目檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)是指那些因主客觀原因造成的檔案管理的空白區(qū)域。基建工程一般在前期工作階段和工程開(kāi)工初期，因機(jī)構(gòu)建設(shè)不全，人員配備不到位，工作尚無(wú)頭緒，沒(méi)有時(shí)間收集檔案文件材料；或者出現(xiàn)機(jī)構(gòu)撤銷、合并，人員調(diào)離、交接不及時(shí)等，都會(huì)造成檔案工作的空缺，這樣往往會(huì)給項(xiàng)目檔案的管理造成很大的損失。因此，在這個(gè)薄弱階段項(xiàng)目檔案管理人員要重點(diǎn)指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)，出現(xiàn)任何一種情況都要盡快協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)解決問(wèn)題，為整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。另外，每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)都不是一成不變的，有的項(xiàng)目在前期規(guī)劃設(shè)計(jì)后，因?yàn)閲?guó)家政策和周邊環(huán)境等因素的調(diào)整和變化，而不得不隨之發(fā)生變化；有的項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中遇到客觀條件的限制，不得不改變?cè)瓉?lái)的設(shè)計(jì)規(guī)劃。尤其很多建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，技術(shù)要求高，在建設(shè)期間新技術(shù)、新設(shè)備、新材料不斷涌現(xiàn)，要采用新的技術(shù)、工藝、設(shè)備、材料，那就必須要變更原來(lái)的設(shè)計(jì)，甚至有的工程項(xiàng)目還要進(jìn)行多次變更。這就要求我們的項(xiàng)目檔案管理人員要及時(shí)掌握項(xiàng)目變更情況，及時(shí)了解施工單位的施工修改情況，一方面保證收集到變更后的檔案文件材料，另一方面掌握施工情況，確保收集到的檔案文件材料與施工情況一致。有些時(shí)候，施工單位在實(shí)際工作中不得不現(xiàn)場(chǎng)做一些小小的修改，但往往忽略了備案和匯報(bào)，這就需要檔案管理人員及時(shí)跟蹤指導(dǎo)，提醒施工單位及時(shí)匯報(bào)，及時(shí)進(jìn)行檔案文件材料的修正和補(bǔ)充。項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目檔案管理人員要按時(shí)參加發(fā)包方、施工方、監(jiān)理方共同進(jìn)行的竣工圖紙匯總審計(jì)。對(duì)匯總審計(jì)中出現(xiàn)的問(wèn)題，項(xiàng)目檔案管理人員要及時(shí)指導(dǎo)各方進(jìn)行修正、補(bǔ)充，再進(jìn)行收集，以確保檔案文件材料的準(zhǔn)確、完整。最后，特殊檔案文件材料的收集目前也是相對(duì)薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。隨著技術(shù)的日新月異，新設(shè)備、新材料不斷涌現(xiàn)，檔案文件材料的種類也必然越來(lái)越多。除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件材料，還出現(xiàn)了膠片、照片、光盤(pán)、U 盤(pán)等新型的檔案材料。例如許多進(jìn)口設(shè)備中，除了普通文字說(shuō)明材料外，往往還帶有技術(shù)安裝光盤(pán)，便于工程技術(shù)人員安裝調(diào)試時(shí)參考學(xué)習(xí)；有些項(xiàng)目在施工過(guò)程中，國(guó)家、省市等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行一些相關(guān)活動(dòng)，在這些活動(dòng)中產(chǎn)生很多照片、錄像帶、光盤(pán)等，如果當(dāng)時(shí)不指導(dǎo)有關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行收集，事后可能永遠(yuǎn)也無(wú)法彌補(bǔ)。3.創(chuàng)新管理手段，實(shí)行跟蹤管理有效的管理手段可以高效地促進(jìn)管理水平的提升，而對(duì)于不同類別的項(xiàng)目管理也應(yīng)“因材施教，因地制宜”地制定不同的管理方法，才能將其成效盡善盡美地發(fā)揮出來(lái)。在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，對(duì)設(shè)備類檔案與基建類檔案的跟蹤管理方法應(yīng)當(dāng)有所區(qū)分。首先，設(shè)備項(xiàng)目和基建項(xiàng)目的建設(shè)周期不同，一般設(shè)備項(xiàng)目建設(shè)周期相對(duì)較短，而基建項(xiàng)目建設(shè)周期相對(duì)較長(zhǎng)。其次，設(shè)備項(xiàng)目實(shí)施涉及到的單位幾乎只有建設(shè)方(甲方) 和承攬方(乙方) ，而基建項(xiàng)目的實(shí)施涉及的單位就比較多，有勘察、測(cè)繪、監(jiān)理(包括工程監(jiān)理和投資監(jiān)理)、施工、建設(shè)、審計(jì)單位等等，且實(shí)施環(huán)節(jié)復(fù)雜多變。因此，需要分類對(duì)其采取不同的管理手段和方法。對(duì)于設(shè)備項(xiàng)目，一般同時(shí)實(shí)施的項(xiàng)目會(huì)比較多，那么制定“催辦單”不失為一種有效的方法。在合同審查時(shí)，就根據(jù)合同和技術(shù)協(xié)議把與此合同相關(guān)的所有需要?dú)w檔的資料以催辦單的形式下發(fā)給主辦人，等合同驗(yàn)收時(shí)，就以催辦單來(lái)對(duì)資料進(jìn)行審查和驗(yàn)收。這樣就避免了項(xiàng)目檔案管理人員重復(fù)審查(如合同審查、合同驗(yàn)收審查) 的情況，可以節(jié)約時(shí)間和精力，也可以保證項(xiàng)目檔案文件材料的完整性。而對(duì)于基建項(xiàng)目，應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)會(huì)同建設(shè)管理部門(mén)參加項(xiàng)目開(kāi)工首次會(huì)議，在會(huì)議中向施工、監(jiān)理等單位明確項(xiàng)目檔案文件材料的歸檔要求和范圍，明確監(jiān)理單位除了自身形成的項(xiàng)目監(jiān)理檔案文件材料需歸檔外，對(duì)施工單位、設(shè)計(jì)單位在工程建設(shè)全過(guò)程中形成的文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性也負(fù)有監(jiān)督和檢查職責(zé)。四、跟蹤管理促進(jìn)項(xiàng)目檔案全面收集目前，很多單位檔案主管部門(mén)的人員配置滿足不了工作要求，項(xiàng)目檔案專職管理人員缺乏，項(xiàng)目檔案的接收、審核、簽章、保管、利用，檔案隊(duì)伍培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作均由一名項(xiàng)目檔案管理人員完成，工作量大、任務(wù)繁重。因此，在客觀條件無(wú)法改變的情況下，我們必須要抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)以及薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新管理手段，利用好跟蹤管理方法，才能有效保證項(xiàng)目檔案的全面收集。項(xiàng)目檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，所有項(xiàng)目檔案管理人員都應(yīng)在管理實(shí)踐過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新管理手段，充分進(jìn)行跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案全面收集的目標(biāo)和理想。