全國計算機等級考試 二級MS Office高級應用 學習筆記.doc

《全國計算機等級考試 二級MS Office高級應用 學習筆記.doc》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《全國計算機等級考試 二級MS Office高級應用 學習筆記.doc（88頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。

二級OFFICE 各部分分數占比 選擇題 20*1分 = 20分（計算機基礎10+公共基礎部分10） Word 30分 Excel 30分 PPT 20分 計算機基礎部分 世界上第一臺電子計算機于1946年在美國賓夕法尼亞大學誕生。名字為ENIAC。 1944 由著名數學家圖靈研制的一款計算機 模仿游戲 美籍匈牙利人 馮諾依曼 EDVAC 1、 計算機內部所有的數據的存儲和運算都是以二進制的形式進行的。 2、 一臺完整的計算機必須包含運算器、控制器、存儲器、輸入設備和輸出設備。 3、 首次提出了存儲程序的概念。 擴展名 一個文件的擴展名決定了一個文件的類型。 考試的時候，文件是存儲于考生文件夾下的，考試的操作系統(tǒng)為win7 ，一般情況下，考試的操作系統(tǒng)沒有設置顯示文件的擴展名，需要考生自己設置顯示，當然不設置也沒事，默認的擴展名為.docx 。word文件必須用office2010進行編輯，不得使用其他軟件。右鍵——打開方式——選擇使用office軟件打開文件。 頁面：n/m n代表當前顯示的頁面頁碼。m指該word文檔包含m個頁面。 字數：指整個word文檔中包含的文字字數，不包含標點符號，不包含數字，不包含空格。 中文：是指頁面顯示的文字樣式為中文 插入：是一種輸入狀態(tài)，與之相對的為改寫，切換兩種狀態(tài)可以直接用鼠標點擊，也可以按鍵盤上的insert鍵。 視圖的切換 l 頁面視圖 l 閱讀版式視圖 l Web版式視圖 l 大綱視圖 l 草稿 頁面的縮放，可以直接拖動游標進行縮放頁面，此種方式僅僅是對頁面顯示的一種改變，并沒有改變頁面的實際大小。 快捷按鈕 可以通過點選的方式，選擇在面板上顯示的按鈕。 保存：將當前已經編輯完成的文檔進行保存。 撤消：返回上一次的操作。可以撤消至打開該文件時的狀態(tài)。 恢復：恢復撤消之前的操作，和撤消互為逆過程。 文件 另存為：將當前的文檔另存為另外一個文檔，可以改變文檔的存儲位置或者修改文檔的文件名。另存為后，當前編輯的文檔為另存為的名稱的文檔。 打開：可以打開word各個版本的文檔或其他格式的文檔或其他文件。 關閉：關閉當前的文檔界面。 Word是一個文字編輯軟件。我們使用的word文檔是一個文件，這個文件可以用word這個軟件打開。 保護文檔 標記為最終狀態(tài)：是指將文檔當前的狀態(tài)進行鎖定，不允許其他人或用戶進行修改。但是這個只是一個建議型的保護，如果用戶想要繼續(xù)修改的話，可以點擊繼續(xù)編輯。 用密碼加密：word提供了用密碼加密的一種方式。密碼可以是字符數字或符號。 限制編輯：和標記為最終狀態(tài)差不多。 兼容性：大多數軟件具有向上兼容的特點。即高版本可以兼容低版本，但是低版本無法兼容高版本。 紙張：A4 210mm*297mm Pdf文檔 是一種新的文件格式，不屬于Office的范疇，閱讀pdf有專門的閱讀器，比如Adobe reader，它的特點就是生成之后其中的格式是不能修改的！ 點擊轉到 會彈出一對話框， 點擊管理器 左邊為被復制的對象文件，右邊為復制的對象文件。 快捷鍵 縮放頁面 Ctrl+鼠標滾輪 復制 Ctrl+C 剪切 Ctrl+X 粘貼 Ctrl+V 加粗 Ctrl+B 斜體 Ctrl+I 下劃線 Ctrl+U 增大字體 Ctrl+Shift+> 或者 Ctrl+] 縮小字體Ctrl+Shift+< 或者 Ctrl+[ 查找 Ctrl+F 替換 Ctrl+H 全選 Ctrl+A 復制和剪切 復制是將所選中的文字復制到剪貼板上，剪切是將選中的文字復制到剪貼板上，然后，再刪除掉原來的內容。 剪貼板是內存中的一小塊區(qū)域，作用是臨時存放剪切或復制的內容。 粘貼 將最近的一次復制到剪貼板上的內容粘貼到相應的位置。對于同一個內容復制或剪切一次，可以無限次粘貼。 選擇性粘貼： 粘貼鏈接：將復制的內容粘貼到當前位置，并且當原文檔中的內容發(fā)生變化時，此處的內容也隨之而變化！ 如果考試題目中涉及到當源文檔內容發(fā)生變化，本文檔內容隨之變化的時候，我們要使用，粘貼鏈接為“Microsoft Excel文檔對象”。 格式刷 1、 左鍵單擊，選中要讀取格式的內容，左鍵單擊格式刷，可以復制一次格式。 2、 左鍵雙擊，選中要讀取格式的內容，左鍵雙擊格式刷，可以復制多次格式。按ESC鍵結束格式復制。 關于字體、字號和顏色 字體：要求能夠根據參考樣式中的字體樣式，判斷是什么字體。 字體的添加：從網上下載字體，文件格式為ttf格式，將下載的字體文件復制到目錄C:\windows\fonts 字號：字號和參考樣式中的字號大致一致即可，可以根據換行位置去確定字號。 顏色：。。。。。。 下標和上標 美化字體 學會修改美化字體 為人民服務 突出顯示文本：以不同的顏色突出顯示文本，使文字看上去像用熒光筆做了標記一樣。 字體顏色：更改的字體的顏色。。 會使用字符間距功能修改字符間距。 項目符號：給定一組文字，可以在每一段的開始添加項目符號，作為該段落的引導符，或者更便于讀者理解。 自動編號：給每一段進行自動的編號，格式和編號樣式可以自己確定， 多級列表：可以區(qū)分每個段落的級別，給每一個列表設置對應的列表級別或層次格式。 要使用段落的縮進提高列表級別或降低列表級別。 l 第一章 n 第一節(jié) n 第二節(jié) u 第一部分 u 第二部分 段落的對齊方式 1. 左對齊 2. 右對齊 3. 居中對齊 4. 分散對齊 5. 兩端對齊 行間距 說明：默認的行間距為五號字的行間距，當字體增大以后，行間距自動的增大，那么，在增大后的字體下，更改行間距可能會出現不變的情況。 除了可以設置行距為倍數外，還可以設置最小值或固定值，其單位為磅。 縮進 段落邊界到左側的距離，成為段落的縮進量。我們可以增大或者縮小段落的縮進量。 一般情況下，我們會設置首行縮進。 段間距 段間距是指段落與段落之間的距離，分為段前間距和段后間距，單位為行或磅。 首行縮進：設置每一段的第一行的縮進量為2個字符。 與下段同頁，即設置兩個段落的內容在同一頁上。當一段轉到另一頁時，這一段也會隨之轉到另一頁，一般用于表格的標題和表格的設置。 段中不分頁：主要用于同一段的內容在一個頁面上。 樣式 Word中預先已經設置好的一些格式的集合，我們可以直接通過套用樣式對一個段落進行樣式修改。 復制樣式：文件——選項——加載項——word加載項——管理器——找到相應的文檔。 一級標題和標題1 的區(qū)別 一級標題：是段落的標題級別，只是一種級別的改變，并沒有改變段落對應的格式和文字的格式。 標題1：是一種樣式，一般情況下標題一中的段落級別設置為一級，但是這個級別是可以修改的。另外，在標題一中，不止有段落的級別還有段落的格式和文字的格式。應用一種樣式，其實是對相對應的文字段落的多種修改。 標題1可能是一級標題，也可能是其他級別的標題。但是一級標題絕不是標題1 查找 在2010中 查找是以導航欄的形式出現的。 替換 替換，不僅可以替換字符內容，還可以替換格式。 軟回車 只換行，不分段。 Shift+Enter ^l 硬回車 換行，分段。 Enter ^p 樣式的替換注意： 1. 查找的對象為段落中的關鍵字，即含有關鍵字的段落都被設置成替換樣式。 2. 標題1，指將段落修改為標題1的樣式，而標題1char表示將查找的文字修改為替換樣式，段落中其他的文字格式不變。 3. 注意，修改格式時，查找對象的格式為默認的無樣式的格式，否則替換失敗。 大綱級別 是對段落進行分級的一種方式， 定義多級列表 將列表的樣式和樣式集中的樣式鏈接起來，可以自動對應用了樣式的段落進行設置多級列表。 多級列表的每一級和樣式必須是一一對應，但是呢不是固定的。 選擇 在正文中 鼠標左鍵單擊一下：定位光標 鼠標左鍵單擊兩下：選中一個詞組。 鼠標左鍵單擊三下：選中一段 在頁面的左外側 鼠標左鍵單擊一下：選中一行 鼠標左鍵單擊兩下：選中一段 鼠標左鍵單擊三下：全選 分頁 插入分頁，其實就是插入一個分頁符，可以從當前光標的位置設置兩個頁面，如果使用回車分頁的話容易造成格式改變，而如果使用分頁符的話，可以避免這樣的問題，因為，插入了分頁符之后，兩個頁面就成為了獨立的頁面。 表格 插入表格 當插入表格后，會出現一個表格工具的選項卡，其中包含兩個子選項卡，分別是設計和布局。 其中設計包含表格樣式和繪圖邊框 布局中包含 刪除 當選擇刪除單元格的時候，會彈出如右圖所示對話框，用于確定刪除后的相關操作 從上方或下方插入實際上是插入的行。從左側或右側插入則是插入 的列。 位置是相對于當前光標所在的單元格確定的。 合并單元格，將多個單元格合并成一個。 拆分單元格，將一個單元格拆分成多個。指定要拆分的行數和列數。 拆分表格：就是將一個表格拆分成兩個。 但是對這些功能，基本上可以滿足我們的需求，還有些時候，需要對表格單元格進行固定的設置。 單元格中文字的大小也會影響單元格的寬度和高度。并且在文字的影響下，對單元格的設置是無效的。 如果要強制設置單元格的寬度或高度，可以使用固定值。 重復標題行：對于一個表格來說，有些時候可能需要跨頁顯示，那么在第一頁上有標題行，而在第二頁上是沒有，如果想要在第二頁上也顯示標題，則可以使用此命令。 表標題和表格在同一頁 選中表標題，設置段落中的“與下段同頁”。 設置表格的編號為自動編號。 選中要編號的單元格，使用自動編號。 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 表格工具的選項卡 重復標題行：當表格太長，一個頁面放不下，或者由于文本的格式問題，需要跨頁面顯示，那么在第二個頁面上的最上面一行需要加上一個標題行，就是使用重復標題行。 文本轉換為表格 插入——表格——文本轉換成表格 1、 列數和行數，word可以根據用戶選中的文本識別。 2、 可以人為制定分隔符。 3、 逗號，使用逗號作為分隔符的話，必須是英文輸入法下輸入的。 4、 其他字符，可以是數字，標點符號，英文，漢字。但是被確認的分割符，必須無歧義 張三 男 18 李四 女 19 王五 男 20 插入圖片 插入——圖片——選擇要插入的圖案——插入 當插入一個圖片后，會出現一個圖片工具的選項卡，含調整，圖片大小，排列，大小四個工作區(qū)。 刪除背景：由于word中對圖片的識別功能是特別有限的，所以，即便是使用這樣一個功能，效果并不理想。 更正：銳化和柔化，亮度和對比度。 顏色：顏色飽和度，色調，重新著色。 藝術效果： 壓縮圖片 更改圖片 重設圖片 灰度：我們平常所說的黑白，是根據灰度值進行著色圖片。 黑白：黑白圖只有兩種顏色，黑色和白色。 圖片樣式 圖片邊框 圖片版式 圖片效果 圖片位置 這個位置是相對于頁面來說的。 圖片的自動換行——環(huán)繞方式 一般情況下，默認的換行方式為嵌入型，此種方式無法自由移動圖片，它的位置即插入之前的光標的位置。 四周型、緊密型、穿越型方式都可以隨意的移動圖片的位置。 上下型的左右兩邊都沒有文字的環(huán)繞。 襯于文字下方，作為一個底色區(qū)域來識別。 浮與文字上方，覆蓋文字。 多個圖片的位置和層次關系。 如果多個圖片想要重疊放置，或部分重疊放置，那么建議修改環(huán)繞方式為緊密型環(huán)繞。 如果多個圖片重疊放置的話，會有上下的順序，可以通過進行設置。 如果多個圖片位置已經確定，可以通過將多個圖片組合成一個。 如果多個圖片想要分散放置，并且需要對齊，可以通過使用 設置。 旋轉 裁剪，可以改變圖片的區(qū)域。點擊裁剪之后再圖上會出現八個邊界點 其中每個角上各有一個，每個邊上各有一個。可以拖動這些邊界點進行確定邊界的位置。 但是，在word中裁剪后，被裁剪掉的部分并未被刪除。只是暫時的隱藏，沒有顯示而已。 形狀 當插入一個形狀后，會出現一個繪圖工具的選項卡。 高度：對于平面的形狀來說，高度就是實際的高度，但是對于給個直線或其他線條來說，這個高度是指兩個端點之間的垂直距離。 寬度：在水平方向上的距離。 形狀填充：對于平面類的形狀，填充是指內部的顏色的填充。 形狀輪廓：對于平面類的形狀，輪廓是指邊界的顏色填充，粗細就是邊界的線條的粗細。虛線就是更改邊界線條的線型，箭頭可以設置箭頭的方向和樣式。 但是對于線條形狀來說，這些設置都是設置其本身。 線條 矩形  SmartArt 插入smartart之后，在功能區(qū)會出現一個smartart工具的選項卡。里面包含兩個選項卡，分別是設計和格式 在設計里面有一些功能區(qū)。 創(chuàng)建圖形， 添加形狀：對于一個smartart圖形對象來說，word預先設定的與圖形元素的個數是一定的，如果使用者感覺不夠用，則可以同添加形狀進行添加。 在后面添加形狀：前面指的是選定的圖形元素的前面，插入一個與目前選中的圖形元素級別相同的圖形。 在前面添加形狀 在上方添加形狀：是指將當前選中的圖形對象降低一個級別。然后在該圖形的上一個級別添加一個形狀，當前選中的形狀為添加形狀的子對象。 在下方添加形狀：是指在選中的圖形對象的下一個級別中添加一個子形狀。 升級：是指將當前選中的圖形對象進行級別的提高。 降級：降低當前選中的圖形對象的級別。 上移：指在同一級別內位置的改變 下移： 從右向左：在一個smartart圖形中，對于流程圖來說，可以切換箭頭的方向，“從左至右”和“從右至左”的切換 布局：其實就是選擇smartart圖形。 這個功能區(qū)主要是用于更改smartart的顏色，可以使單色調，也可以是彩色。 Smartart樣式，就是更改圖形的顯示方式。一般根據考試中提供的模板進行更改。 另外，每一個樣式有一個名稱，當鼠標在樣式上方懸停時，名稱就會顯示出來。一般情況下，不會讓考生根據名稱去調整樣式。 格式選項卡 此選項卡中的功能設定和形狀、圖片中的功能基本類似。 文本框 文本框其實是一個特殊化了的形狀，與形狀的區(qū)別就是預先設定好了一些格式，共用戶選擇使用。 文本框的大小可以根據需要進行調整。 文本框的邊框顏色和線型都可以調整，也可以根據需要設置為無邊框。 簡單文本框的填充顏色為白色，而不是無色。可以根據需要調整填充效果為無填充。 文本框作為一個形狀對象，其位置是可以任意調整的。 圖表 圖表一般是基于數據的一種直觀化的使用方式，一般和Excel一起使用。所以在Word中如果要插入圖表的話，必須要有對應的數據。 在使用餅圖的時候，需要一塊區(qū)域包含多個項目，我們就要在餅圖編輯區(qū)域點擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“設置數據系列格式”，這時會彈出一個對話框，更改“第二個繪圖區(qū)包含的值”即可。 如果要設置其他的樣式格式，也可以通過此對話框進行設置。 屏幕截圖 對電腦桌面或應用程序的對話進行截圖。 超鏈接 可以設置一組文字或一個對象鏈接到某個網站或本地文件。 Baidu 參考XXX 書簽 對于長文檔來說，一般我們可以在某一處設置一個書簽，用于定位上一次設置的地方。 頁眉 1. 插入頁眉：直接點擊 插入——頁眉——選擇頁眉的樣式，輸入頁眉內容。 頁眉設置中橫線的問題 1、 刪除頁眉后，橫線并沒有被刪除 a) 頁眉中包含空格、制表符或其他無法顯示的字符，導致頁眉內容事實上并沒有被刪除干凈。解決方法：在頁眉中多次按delete或backspace鍵，直到光標處于頁面的中間，即可。 b) 設置頁眉的時候設置了默認的格式，導致頁眉為格式服務，而橫線不能被刪除，但是又無法確定是什么格式導致了這樣的問題。解決方法：開始選項卡中的字體編輯區(qū)，點擊“清除格式”即可。 c) 可以人為的去掉橫線，開始選項卡中的段落功能區(qū)的框線命令，設置無框線。因為框線是段落的設置，所以一般在有文字的狀態(tài)下，才可以這樣設置。 2、 設置頁眉后，沒有橫線。 a) 可以通過開始選項卡中的段落功能區(qū)中的框線命令，設置下框線即可。一般作用于有文字的頁眉。 b) 頁眉的框線類型也可以設置。在開始選項卡中的段落功能區(qū)中的框線命令中更改線型即可。 2. 設置花樣頁眉 a) 頁眉的設置支持文字和圖形圖像，都可以設置頁眉對象 3. 設置不同頁眉：首先要在兩個頁面之間插入一個分節(jié)符，在頁面布局——分隔符——分節(jié)符。分節(jié)符有兩種，連續(xù)和下一頁，連續(xù)的作用可以在同一個頁面內放置多個分節(jié)符。而下一頁，必須是在兩個頁面。打開頁眉或頁腳可以驗證有無分節(jié)符，使用頁眉和頁腳工具——鏈接到前一條頁眉，點擊取消兩個頁面的鏈接，即可分別設置兩個頁面的頁眉。 注意： 1、 在點擊“鏈接到前一條頁眉”的時候，可能這個按鈕是灰色的，也就是說沒法點擊。一般有兩種情況 a) 沒有分節(jié)。 b) 鼠標的光標在第一節(jié)上。因為第一節(jié)上沒有前一條頁眉，所以，不能點擊。 2、 在使用分節(jié)符的時候，如果使用連續(xù)，會導致在一個頁面里面有多個分節(jié)符，這樣就不好控制頁面的分節(jié)。 4. 設置頁碼 頁碼的設置和頁眉類似，唯一不同的就是頁碼的內容是變化的。 1、點擊插入選項卡，頁眉和頁腳工作區(qū)，頁碼，插入頁碼即可 2、插入頁碼的時候可以設置位置和樣式，在設置頁碼格式里面。 A設置頁碼的編號格式，設置起始頁碼或續(xù)前節(jié) 在一個文檔中，設置首頁無頁碼，第二頁頁碼為1，以此編碼 5. 設置奇偶頁不同。。 6. 設置自動頁眉。插入頁眉后，使用文檔部件中域，找到其中的StyleRef，對應要設置頁眉的樣式。即可。 頁碼 1. 插入頁碼，直接使用插入——頁碼——找到相應的頁碼格式，插入即可。 2. 設置不同頁碼，使用奇偶頁不同，可以設置不同的頁碼。 3. 起始頁碼，不同節(jié)之間可以使用連續(xù)的頁碼，也可以使用單獨的頁碼，可以通過續(xù)前節(jié)或起始頁碼為進行設定。 4. 頁碼的混亂，使用起始頁碼為進行調整。 藝術字 藝術字是一種特殊的格式，在2003版的office中，藝術字是作為圖片來進行處理的，但是在2010版中藝術是作為繪圖對象來處理的 。 和03版的office不一樣的是，10版的藝術字具備可以隨時調整的特點，也就是說，藝術字對象時刻處于可編輯狀態(tài)。 另外，藝術字的樣式是分別給予的，并且分別進行設置?？梢酝ㄟ^形狀樣式和藝術字樣式設置顏色字體等內容。 可以在文本效果中的轉換菜單中設置藝術字的彎曲和其他形狀樣式。 首字下沉 在段落的開頭創(chuàng)建一個大號字符。該字符可能跨多行。該字符的大小可以調整，但是在插入首字下沉之前，必須選中段落。 日期和時間 插入當前的日期和時間。 對象 插入其他應用程序創(chuàng)建的文檔或文件對象。 在使用插入對象的時候，可以設置鏈接，類似于前面講到的粘貼鏈接為。 fx=a0+n=1∞ancosnπxL+bnsinnπxL fx=a0+n=1∞ancosnπxL+bnsinnπxL 88 主題 選中要使用的主題，直接套用即可。 顏色：主題的顏色，不是字體的顏色，也不是背景顏色，而是整體主題的顏色。 字體：設置整個文檔的字體 效果：文檔的顯示效果。 頁面設置 顧名思義，就是用來設置頁面的，也就是紙張的大小，邊距等。 文字方向 文字方向的設置，是對整個文檔或者說是整個小節(jié)進行的設置，不能對部分文字設置文字方向，如果要對部分文字設置文字方向，可以有兩種方式，第一，插入分節(jié)符；第二，插入文本框。 頁邊距 Word頁面中的可編輯區(qū)域的邊界到紙張邊界的距離，稱為頁邊距。 頁邊距有四個，分別是上下左右。 但是，對于對稱頁邊距來說，分為上下和內外側。 頁邊距的設置方法： 第一、 可以通過頁邊距——自定義頁邊距——輸入對相應頁邊距值。 第二、 可以拖動標尺進行編輯。將鼠標移動至標尺處，當鼠標樣式變成雙向箭頭的時候，拖動鼠標，更改頁邊距。 紙張方向 頁面方向只有兩種（橫向和縱向） 如果要設置不同頁面的不同方向，可以在頁面之間插入分節(jié)符。 紙張大小 紙張大小可以設定預設的紙張的大小，如A4等，或者設置自定義紙張大小。 如果需要設置不同的紙張大小，在頁面之間插入分節(jié)符。 分欄 可以對頁面內容進行分欄，欄數可以人為指定。 如果要在頁面內設置部分文字分欄，插入分節(jié)符，和頁面方向和頁面大小不同，設置分欄用的分節(jié)符，一般設置為連續(xù)。 分隔符 分隔符分為兩類，一類是分頁符，一類是分節(jié)符。 分頁符中包含分頁符，分欄符合自動換行符。 分節(jié)符中含下一頁和連續(xù) 下一頁一般設置在兩個頁面之間，用于將兩個頁面分成兩個小節(jié)，便于設置不同頁眉頁腳或其他內容。 連續(xù)既可以設置在兩個頁面之間，也可以設置在一個頁面內，通常設置在一個頁面內的時候使用連續(xù)，這樣可以設置在同一個頁面內的不同小節(jié)，但是連續(xù)分節(jié)符設置太多容易造成其他的問題，比如在一個頁面內設置多個連續(xù)分節(jié)符會導致頁碼的混亂。 稿紙設置 頁面背景 水印 可以使用內置的水印效果，也可以自定義水印，可以是文字水印，也可以是圖片水印。 頁面顏色 設置頁面顏色為純色， 設置頁面顏色為填充效果 漸變色，可以設置頁面顏色為漸變色，需兩種顏色。 紋理，每種紋理效果都有名稱，使用紋理填充頁面顏色 圖案，圖案是預制好的圖案效果，分為前景色和背景色，圖案樣式是確定的，顏色可以自己選擇。 圖片，頁面顏色——填充效果——圖片——選擇圖片，找到要設置的圖片。 設置頁面背景為圖片的時候注意一下幾個問題 1、 必須通過頁面顏色設置，除非特殊說明，否則不允許使用插入圖片，襯于文字下方 2、 圖片的大小是確定的，所以頁面的縮放會影響圖片的顯示，不過沒關系。 頁面邊框 1、 線條樣式，可以是虛線，實線等，可以設置線條的顏色、粗細等。 2、 藝術型，可以設置頁面邊框為藝術型效果，部分藝術型效果還可以更改顏色。 段落 縮進就是段落相對于可編輯區(qū)域的邊界的距離，即是縮進量，單位為字符。 間距是段與段之間的距離，單位為行或磅。直接輸入即可。 目錄 1、 插入目錄的時候，注意使用自動目錄。 2、 當標題樣式或內容發(fā)生改變時，注意更新目錄。 3、 目錄內容一般引用標題樣式，所以必須首先設置標題，然后再自動生成目錄。 4、 可以設置目錄包含的級別數。 如果只要求在目錄中顯示某幾個標題樣式，只需將其他標題樣式后的數字刪除即可。 腳注 1、 腳注，即一個頁面最下面的注釋內容 2、 尾注，即一個文檔或一個小節(jié)最后面的注釋內容。 題注 指插入的對象，如表格，圖片等，設置題注，用于標記。 默認的標簽比較少，所以如果要添加標簽的話，直接點擊新建標簽。 有時候對于圖或表的題注設置要包含章節(jié)號，可以這樣設置 圖 1 示意圖 交叉引用，設置了題注的對象，對于題注號和題注內容可以直接引用。即交叉引用。首先選擇左邊的引用類型，然后在選擇右邊的段落編號。如圖 1所示 郵件 開始郵件合并——郵件合并分步向導 —— 選取聯系人—— 插入合并域——預覽——生成并編輯單個文檔。 選取聯系人時，注意選擇具有聯系人信息的工作表。 使用如果。。。那么。。。否則，可以根據條件值設置要填充的文字 當合并完成后，使用完成并合并，可以編輯單個文檔， 但是注意，考試的時候保存位置必須是考生文件夾下。  Excel Excel的擴展名是.xlsx 工作簿：就是一個Excel文檔 工作表：一個工作簿中含多個工作表。 行：一個工作表中包含多行，以阿拉伯數字作為標識。 列：一個工作中縱向的成為列，以英文字符標識。 單元格：在Excel中，一個小格子，就是一個單元格。用行號和列號共同標識。如：A1. 活動單元格：當前鼠標選中的單元格即活動單元格。 插入：，如果系統(tǒng)默認的工作表個數不夠用，可以使用插入命令，進行插入工作表！ 刪除：刪除工作表 重命名：給工作表重新命名，可以是英文、漢字、數字等！ 移動或復制：移動工作表，，復制，移動里面沒有復制的選項如果想要進行復制，要點擊“建立副本命令”。 跨工作簿的移動?？梢赃x擇工作簿進行移動。如果要進行跨工作簿移動，則必須兩個工作簿都處于打開的狀態(tài)。 可以設置工作表標簽顏色。 文件 打印 對于word來說，只要有頁面，即便是沒有內容，也可以打印，但是對于Excel來說，如果沒有 沒有任何內容的話，是不能打印的。 另外，在Excel中，默認的那些框線是打印不出來的。 選項 常規(guī) 可以設置默認的包含的工作表的數量。 還有就是設置默認的字號大小。 公式 選擇性粘貼 在Excel中，大多數情況復制的內容會受到公式的限制，而導致粘貼的時候，粘貼出來的內容并不是我們期待的結果，這時候就可以使用選擇性粘貼，以保證數據復制的完整性。 關于框線 在Excel中如果不予以設置框線，在打印的時候是沒有框線將單元格區(qū)域分隔開的。 所謂的上下左右框線，是指當前選定的區(qū)域的上下左右 對齊方式 在Excel中，給定了留個按鈕用于對齊。 包含三個水平方向上的按鈕和三個垂直方向上的按鈕。 用這留個按鈕可以定位九個位置。  自動換行： Excel和Word不一樣的是，word提供的是頁面的方式，我們可以在word的可編輯區(qū)域，輸入字符等內容，但是Excel并沒有可編輯區(qū)域，而是提供了多個單元格，只能在單元格內部進行編輯。在Excel中，使用Enter換行是無效的，對一個單元格內使用回車命令，活動單元格移至下一個單元格，如果要單元格內部的內容要換行，則必須使用自動換行的命令。 Enter 下一個單元格 Shift+Enter 上一個單元格 Alt+Enter 單元格內換行。 合并后居中： 對于單元格的格式如果要使用兩個單元格合成一個的話，那么使用合并后居中，如果不想居中，那么在設置后，可以再人為的設置，不居中！ 跨越合并，即將選中的多行單元格，每一行合并成一個。 數字 常規(guī)： Excel文檔默認的格式就是常規(guī)。 數字 即數值型，可以設置小數位數，以及千位分隔符。 貨幣 可以設置多國的貨幣樣式，如人民幣￥，美元$。 會計專用 注意：設置會計專用的話，必須使用格式的設置，在設置小數位數等參數，不能直接加入貨幣符號，或其他符號。 日期型 包含長日期型和短日期型?？梢栽O置日期的顯示樣式。 時間 百分比 可以把一個小數顯示成百分比的樣式。 文本 Excel是對數據處理專用的工具，但是我們可以在單元格內輸入文本，如果輸入的對象為英文或中文的話，默認為文本格式，如果輸入的是數字的話，默認為數值型格式。在一個單元格中最多能夠完全顯示11位的數值型數據，如果一個數據多于11位，那么會自動以科學計數法的形式進行顯示。如果要顯示多于11位的數字，則可以使用文本類型。 設置一個單元格的文本類型有兩種方式 第一個就是直接將單元格的格式改成文本 第二個就是在輸入文本前，先輸入一個英文輸入法下的單引號 自定義 可以自定義設置單元格顯示方式，以及顯示的內容；如：如果要在一個單元格里面顯示日期和星期，可以在自定義設置里面的日期后面加上aaaa。 設置單元格格式 文本方向：在一個單元格里面，文本的方向是可以任意設置的。除了橫向和縱向以外，還以拖動右邊的指針，確定文字的方向。 邊框中可以設置邊框線的線型 顏色，粗細，有無等設置。如果一個框線已存在，在點擊該框線后，該框線消失，如果不存在，在添加該框線。 設置單元格的填充效果。 條件格式 使用突出顯示規(guī)則，先定好規(guī)則。再確定顯示效果。 確定選取的規(guī)則。 以及選取的數量。再確定格式。 注意：前后的排列是根據值的大小排列的。值越大 默認排列越靠前。 套用表格樣式 從有無標題行，可以分為有標題行和無標題行 從框線上分，可以分為四周有框線和四周無框線和上下框線。 下面有一個表包含標題，一般情況下，按默認的設置，除非題目中有特殊說明。 當套用了表格樣式之后，會出現一個“表格工具”的選項卡，在這個選項卡里，可以對已經格式化了的表格區(qū)域進行設置。當設置完成后，再正常編輯；如何讓“表格工具”選項卡隱藏來呢？可以使用“轉換為區(qū)域”命令。一般情況下，建議大家在套用完表格樣式之后，轉換為區(qū)域，否則，我們的“分類匯總”命令無法使用。 插入 刪除 格式 設置行高和列寬。 如果要設置多行，需將鼠標移至行號，然后拖動選中。進行多行設置。  填充 填充柄，活動單元格的右下角有一個黑色的方塊。稱為填充柄。拖動填充柄，可以填充單元格，橫向拖動和縱向拖動都可以。 注： 1. 切換遞增與否，使用Ctrl鍵。 2. 如果想要按照自己的遞增方式，則可以填充兩個單元格，則計算機能夠自動識別，序列的增長方式，并按照此方式進行填充。 在一列中填充多個不同的數據 [1] 全部選中你需要一次性向下填充的單元格； [2] 按Ctrl和G，點擊“定位條件”，在對話框中選擇“空值”點“確定”； [3] 依次點擊“等號”鍵和“向上鍵”，接著同時點擊Ctrl和Enter鍵； [4] 因被填充的單元格都為公式，所以為避免排序等其他操作后出現錯誤可將這些單元格粘貼為值。 選擇 如果活動單元格位于空白區(qū)域，則使用Ctrl+A可以選中整個工作表。 如果活動單元格位于已填充區(qū)域，則使用Ctrl+A只能選中已填充區(qū)域，如果要選中整個工作表，則需要按兩次Ctrl+A。 數據透視表   圖表 柱形圖 一般情況下，使用左上角的二維柱形圖中的簇狀柱形圖。 1、 選中要創(chuàng)建柱形圖的數據區(qū)域。插入柱形圖。 2、 可以使用圖表工具，設置圖表名稱。 3、 可以設置坐標軸標題。 4、 可以使用圖例。 5、 可以設置數據標簽，即在柱形圖內顯示數據大小。 6、 可以更改縱坐標軸的刻度和橫坐標軸的刻度。 7、 縱坐標軸和橫坐標軸的內容，可以通過選擇數據來設置?；蚋?。 8、 移動圖表，可以把當前的圖表移動至其他工作表，或新建一個單獨用于存放圖表的工作表。 切換行/列：就是把縱坐標的數據和橫坐標的數據進行切換，或者是說，行標簽和列標簽進行切換 點擊選擇數據后會出現如上所示對話框。此對話框是對參與圖標的數據進行確定和整理的一個對話框。 圖例項：即圖例，數據圖表中顯示方式的一種表現。 水平軸標簽：即橫軸上顯示的內容，可以點擊編輯更改水平軸標簽。 在表格中可以看到該水平軸標簽引用了三列的內容用以標識水平方向上的內容。 點擊紅色方框框住的按鈕，會出現以下對話框 然后框選要確定的水平軸的標識區(qū)域?？蜻x以后，點擊如下圖所示的紅色框內的按鈕 然后點擊確定即可。 刪除部分圖例項 移動圖表，就是將當前做好的圖表移動至其他的工作表中，或者單獨成一個工作表 圖表標題，即設置一個圖表的標題內容和位置 坐標軸標題：包含縱坐標軸和橫坐標軸標題 橫坐標軸如下： 縱坐標軸如下： 為了更明顯的比較各組數據的值，可以在坐標軸選項中，修改最大值和最小值的值。 圖例 數據標簽 迷你圖 即在單元格內部插入的圖表。  公式和函數 一、 公式 公式，即在使用單元格數據進行計算的時候，可以仿照數學公式進行計算，那么單元格作為運算的對象，實際上是使用單元格內部的數據。 注意事項： 1. 必須以“=”作為開頭。 2. 可以做加減乘除等算術運算和羅輯運算、關系運算。 3. 運算符必須在英文輸入法下輸入 單元格選取 1、 單元格的選取可以是點選或輸入。但是一般情況下，建議使用點選。因為輸入很容易出錯。 2、 單元格的選取還可以是框選，可以拖鼠標，將要選中的部分選中。 單元格的引用 相對引用 相對于某一個單元格，使用的單元格的值。 絕對引用 不管單元格如何變化，所引用的單元格不變。 分為完全絕對引用，和列絕對引用，行絕對引用。 一般情況下，區(qū)域使用絕對引用，單元格使用相對引用。 例：=SUMIF(授課信息表!$D$3:$D$72,課時費統(tǒng)計表!E22,授課信息表!$F$3:$F$72) 使用絕對引用可以選中要絕對引用的對象，按F4即可。 二、 函數 1、 sum函數 作用：求和 使用方法： 1. =SUM(B1,B2,B3,B4) =SUM(B1,B2,B3,B4,5,TRUE) 2. =SUM(B1:B4) =SUM(B1:B4,5) 注意事項： 1. 參數可以是單元格或數值或邏輯值。 2. 參數可以點選或框選或混合參數 3. 參數間用逗號隔開，并且逗號在英文輸入法下輸入。 2、 sumif函數 作用：條件求和 使用方法： 1. 有兩個參數的情況，=SUMIF(L2:L19,">90")，第一個參數為實際求和區(qū)域，第二個參數為條件。 2. 有三個參數的情況，=SUMIF(C2:C19,"3班",D2:D19)，第一個參數為條件區(qū)域，第二個參數為條件，第三個參數為實際求和區(qū)域。 注意事項： 1. 明確參數的個數，根據條件和求和區(qū)域的位置。 2. 條件可以是等式，不等式，文本等合法字符串或單元格引用。但是字符串必須用雙引號括起來。 3. 不等于，<> 4. =SUMIF(授課信息表!D3:D72,課時費統(tǒng)計表!E3,授課信息表!F3:F72)，當使用函數過程中出現跨工作表引用時，注意工作表的名稱。 5. 注意相對引用和絕對引用。 3、 sumifs函數 作用：多條件求和。 使用方法： =SUMIFS(E2:E19,C2:C19,C4,D2:D19,D4)，第一個參數為求和區(qū)域，第二個和第三個參數限定一個條件，以此類推！ 注意事項： 1. sumifs函數的參數個數肯定是奇數個。 2. 參數的條件區(qū)域不能共用！ 3. 條件里面的等式和不等式適用于任何數據類型。 4. 條件順序可以調換！ 4、 Vlookup函數。 作用：垂直查詢函數 使用方法：第一個參數為查詢依據，第二個參數為查詢區(qū)域，第三個參數為查詢要得到的值所在的列數，第四個參數為邏輯值，其中True代表近似匹配，FALSE代表精確匹配。 注意事項： 1. 第一個參數必須能夠在第二個參數查詢區(qū)域內的第一列找得到。 2. 第三個參數為要得到的值相對于查詢依據所在的列數，而并非第二個參數查詢區(qū)域的總列數。 3. 若非特殊或規(guī)定情況下，第四個參數為FALSE，即精確匹配。 4. 一句話，根據什么，去哪里，得到什么。 5. 相對引用和絕對引用。 6. 可以使用定義名稱。 5、 If函數 作用：條件求值 使用方法：if（表達式1，表達式2，表達式3），首先判斷表達式1的值，若表達式1 的值為非0，則取表達式2的值，否則，取表達式3的值。 注意事項： 1. 表達式1可以是關系表達式，算術表達式或單純的數值等合法表達式。 2. 注意if函數的嵌套使用。 6、 Mid函數 作用：截取字符串 使用方法：mid（字符串，參數1，參數2），字符串是指將要被截取的對象，參數1是指截取的起始位置，參數2是指截取的字符串的長度。 注意： 1、 截取的對象可以是字符串或數字等任何合法的字符串對象或單元格引用。 2、 截取出來的數字可以當做字符串處理，也可以當做數值型數據處理。 7、 AND函數 作用：計算多個表達式邏輯與的值 使用方式：=AND（表達式1，表達式2，表達式3.。。表達式n） 注意： 1、 表達式可以為任意合法表達式。 2、 AND函數中的參數可以為多個，但是，必須是所有的表達式都為非零的時候，函數值才為1，否則，為0. 8、 OR函數 作用：求多個表達式邏輯或的值。 使用方法：=OR（表達式1，表達式2，表達式3.。。表達式n） 注意： 在OR函數中，只要有一個表達式的值為1，函數值就為1，否則，只有在所有表達式的值都為0的時候，函數值才為0. 9、 Mod函數 作用：求模函數（求余函數） 使用方法：=mod（參數1，參數2） 注意： 1、 函數值為參數1除以參數2得到的余數。 2、 假設a為被除數，b為除數，如果a-x能夠被b整除，則x為余數。故余數為正數。 3、 參與求模運算的參數可以是小數。 10、 Rank函數 作用：排位函數 Rank.AVG 平均排位 Rank.EQ 并列排位,向前取排位名次 使用方法：rank.EQ(參數1，參數2，參數3)，參數1是指要排位的對象，參數2是指要排位的區(qū)域，參數3是指升序或降序。 注意事項： 1. 注意第二個參數的絕對引用。 2. 注意升序還是降序 11、 Count函數 作用：統(tǒng)計數值型單元格的個數。 使用方法：count（一片區(qū)域）。 12、 Counta函數 作用：統(tǒng)計非空單元格的個數。 使用方法：counta（區(qū)域） 13、 Countif函數 作用：條件統(tǒng)計函數 使用方法：countif（參數1，參數2）參數1是指要統(tǒng)計的區(qū)域，參數2是指條件。 14、 Countifs函數 作用：多條件統(tǒng)計函數 使用方法：countifs（參數1，條件1，參數2，條件2，。。。，參數n，條件n） 15、 Today函數 作用：返回當前的日期 16、 Now函數 作用：返回當前的日期和時間 17、 Year函數 作用：提取當前日期的年份。 使用方法：year（參數）參數必須是日期型 18、 Month函數 作用：提取當前日期中的月份 使用方法：month（參數），參數為日期。 19、 Hour函數 作用：提取一個時間中的小時數。 使用方法：hour（時間） 20、 Minute函數 作用：提取一個時間中的分鐘數 使用方法：minute（時間） 21、 Weekday函數 作用：根據日期，返回星期幾。 使用方法：weekday（日期，星期排序方式） 1 1-周日，2-周一，3-周二 2 1-周一，2-周二，3-周三 22、 Max函數 最大值函數，求一組數據中的最大值 23、 Min函數 最小值函數，求一組數據中的最小值 24、 Average函數 求平均值函數，用法同sum函數。 25、 Averageif函數 條件求平均值函數，用法同sumif函數 26、 Averageifs函數 多條件求平均值函數，用法同sumifs函數 27、 CONCATENATE函數 =concatenate（參數1，參數2，。。。。參數n） 字符串連接函數，參數可以是多個字符串，將各參數鏈接起來。 & 字符串連接符 非必須的情況下，建議使用函數連接，不要使用連接符。 28、 Left函數 左側截取字符串函數， 使用方法：left（截取的對象，截取的長度） 29、 Right函數 右側截取字符串函數 使用方法：right（截取的對象，截取的長度） 30、 Abs函數 求絕對值函數 使用方法：abs（數值） 31、 Int函數 向下取整函數 使用方法：int（小數） 7.8 7 -7.8 -8 32、 Round函數 四舍五入函數 使用方法：round（要四舍五入的數據，保留的小數位數） 保留位數 源數據 四舍五入后數據 2 123.456 123.46 0 123.456 123 -2 123.456 100 33、 Trunc函數 取整函數 只保留整數部分 7.8 7 -7.8 -7 34、 Trim函數 作用：刪除字符串中多余的空格。 35、 Len函數 作用：測字符串的長度 36、 Datedif函數 DATEDIF函數是Excel隱藏函數，在幫助和插入公式里面沒有。 返回兩個日期之間的年\月\日間隔數。常使用DATEDIF函數計算兩日期之差。 Datedif（起始日期，終止日期，返回值類型） 第三個參數有以下幾種情況： "Y" 時間段中的整年數。 "M" 時間段中的整月數。 "D" 時間段中的天數。 "MD" start_date 與 end_date 日期中天數的差。忽略日期中的月和年。 "YM" start_date 與end_date 日期中月數的差。忽略日期中的年。 "YD" start_date 與 end_date 日期中天數的差。忽略日期中的年。 37、 Roundup函數 作用：向上取整函數 Roundup（參數1，參數2） 參數1為要取整的對象，參數2為保留的小數位數。 定義名稱 將Excel中的一片區(qū)域，定義一個名稱，在使用函數的時候，我們可以直接使用定義好的名稱，而不必須去框選區(qū)域。但是，我們在使用定義名稱的時候，可以不用考慮絕對引用。 獲取外部數據 1、 ACCESS是一個數據庫管理系統(tǒng)，可以直接從相關文件里面讀取數據。 2、 自網站。網站上的數據，如果是以二維表的形式顯示的話，我們可以直接進行導入。 3、 自文本，所謂文本，是指在。Txt文檔中的數據，可以導入到Excel表中，但是在文本文檔中，數據和數據之間是有間隔的，如果沒有間隔的話，我們可以使用固定列寬設置。 a) 確認分隔符的類型。 b) 確定數據的類型。 4、 XML文件是一種網頁文件。直接在根目錄下選擇相關的網頁文件，然后導入數據。 a) 一個文件的擴展名決定了一個文件的類型，但是，擴展名不同，其解碼方式可能是一樣的，如htm和xml。但是有些時候，擴展名不同文件是不一樣的。在這樣的前提下，如使用不同的打開方式，就會導致錯誤。 擴展選定區(qū)域，如果不擴展會造成數據的不對應。 主要關鍵字，是指進行排序的時候的參考依據。 添加條件，在排序的情況下，主要關鍵字決定了排序的依據，但是當主要關鍵字出現重復的時候，可以再添加排序條件，用于再次確認排序。 分類匯總 1、 分類的依據。分類字段，就是根據什么區(qū)分類，要求分類的依據必須通過排序占據一段連續(xù)的區(qū)域 2、 分類的方式。平均值或求和，根據需要設置。 3、 匯總的對象，那些對象需要匯總。 4、 注意題目的要求，要不要分頁顯示、。  PPT（.pptx） Ppt和word和excel不同，在word中，頁面視圖下，可以直接在可編輯區(qū)域進行編輯文檔。而在excel中，可以在某一個單元格中編輯數據或文本。但是在PPT中，剛打開時，是沒有可編輯區(qū)域的。必須新建幻燈片，在幻燈片上面進行編輯，但是幻燈片上面也不可以直接進行編輯，必須插入文本框才可以，在默認的版式中，每個幻燈片自帶一些文本框，這些文本框，我們稱之為占位符。 新建幻燈片 可以直接新建幻燈片，也可以指定幻燈片的版式進行新建。 幻燈片（從大綱） 在填充幻燈片的時候，可能需要從word文檔中讀取數據或文本用于幻燈片。 重用幻燈片 可以將兩個或多個幻燈片文檔合并成一個。根據是否要求保留原格式選定保留格式。如果不選定，則只復制內容，不復制格式。 PPT的版式 節(jié) 在PPT中，可以設置多個幻燈片為一個小節(jié)，類似于在word中的分節(jié)符?？梢酝ㄟ^右鍵——重命名進行給節(jié)設置節(jié)標題。 插入 新建相冊，PPT提供了一種可以從文件中讀取照片，然后讀入到PPT中，并且以相冊的形式展示出來。 插入超鏈接 超鏈接不僅僅可以連接到外部的網頁，還可以設置鏈接到本文檔中的其他幻燈片。 插入幻燈片編號 注意：由于主題設置的問題，可能會導致某些幻燈片沒法顯示編號和頁腳。這個不用在意 插入音頻 如果要設置音頻在整個幻燈片播放期間都有音樂的話，要設置成跨幻燈片播放、。 設計 設計是指設置幻燈片的主題，由于設置幻燈片主題的時候默認的為給所有幻燈片設置同一主題，那么如果想要給選定幻燈片設置主題，則可以點擊右鍵-選擇給相應幻燈片設置主題。 切換 切換是指幻燈片與幻燈片之間的切換效果?？梢栽O置切換效果的方向、持續(xù)時間等！ 動畫 動畫是對幻燈片中的對象設置的動畫效果。 1、 作為一個對象：是指將選中的對象作為一個進行設置 2、 整批發(fā)送，不是一個對象，但是可以一起出現 3、 逐個，在對象中又分了多個小一點的對象，可以一個一個的出現 4、 一次級別，同一級別的對象同時出現。 對動畫的排序 設置動畫的時候，如果有多個動畫效果不同時出現，可以改變出現的次序。 幻燈片放映 自定義放映 可以選取幻燈片中的一部分幻燈片進行組合放映。  母版視圖 幻燈片母版 就是可以在該視圖下，對相關的版式效果進行設置，以便于改變幻燈片的背景或其他組件 1、 設置幻燈片母版，是為了對所有的幻燈片中的組件進行修改，所以要包含所有的幻燈片版式 2、 如果只是對應設置某一個幻燈片版式，則無法改變其他版式的內容。 視頻教程筆記 第23套 Excel =COUNTIFS(成績單!$A$2:$A$950,按班級匯總!A2,成績單!$B$2:$B$950,按班級匯總!B2) 使用的是countifs函數 本函數中的參數個數為偶數個，其中兩個一組，限定一個條件。 第一個參數為條件區(qū)域，第二個參數為條件值。當兩個條件同時成立時，函數就記一個數，最后函數的返回值為滿足兩個條件的對象的個數。 =MAX((成績單!$A$2:$A$950=按班級匯總!A2)*(成績單!$B$2:$B$950=按班級匯總!B2)*成績單!$D$2:$D$950) (成績單!$A$2:$A$950=按班級匯總!A2)，限定區(qū)域中與等號后的單元格相等的單元格，如果有一個則該等式的值為1，否則為0.當兩個等式同時成立的時候，證明符合條件，找出最大值。 Ctrl+Shift+Enter 回車是對整個區(qū)域的確認，而該組合鍵是對分組的確認。 注意： 1、 等式中的左邊是一個區(qū)域，而右邊是一個單元格，這樣做比較是不是合法的。這個不是區(qū)域和單元格的單純比較，而是在區(qū)域中限定單元格。 =MIN((成績單!A2:A950=按班級匯總!A2)*(成績單!B2:B950=按班級匯總!B2)*成績單!D2:D950) 求區(qū)間最小值，結果為0. 在求最小值的時候，0作為一個參與比較的對象參與了比較，所以導致算出來的值為0. =MIN(IF((成績單!$A$2:$A$950=按班級匯總!A2)*(成績單!$B$2:$B$950=按班級匯總!B2),成績單!$D$2:$D$950)) 此為正確公式。