工程有限公司材料采購(gòu)管理制度.doc

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_*有限公司大宗材料、物料采購(gòu)管理制度第一章 總 則第一條 目的為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購(gòu)工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進(jìn)行，選擇合格的供應(yīng)商并對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料（設(shè)備）采購(gòu)時(shí)，計(jì)劃、審批、價(jià)格之審核、訂購(gòu)、驗(yàn)收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設(shè)及生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。第三條 職責(zé)劃分1、由公司機(jī)料部全面負(fù)責(zé)對(duì)各材料、物料的價(jià)格詢價(jià)、采購(gòu)、入庫(kù)保管工作；2、由攪拌站站長(zhǎng)對(duì)本站內(nèi)計(jì)劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān)；3、由財(cái)務(wù)部對(duì)該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格控制把關(guān)。4、由綜合部對(duì)采購(gòu)合同的條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)把關(guān)5、由分管副總對(duì)各采購(gòu)計(jì)劃、合同進(jìn)行審核把關(guān)；第四條 原則1、長(zhǎng)期訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行。2、對(duì)于經(jīng)常性采購(gòu)或批量進(jìn)貨的，按采購(gòu)流程進(jìn)行。第二章 采購(gòu)（計(jì)劃）審批第一條 采購(gòu)計(jì)劃的制定1、材料、物料的采購(gòu)執(zhí)行先計(jì)劃審批，后采購(gòu)的原則。大宗材料應(yīng)在計(jì)劃應(yīng)在實(shí)施前不少于10天前提出，批量進(jìn)貨的材料不少于3天提出，個(gè)別應(yīng)急性材料由攪拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報(bào)機(jī)料部和總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)，但事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2、攪拌站建設(shè)期前由站長(zhǎng)根據(jù)公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出材料、物料采購(gòu)計(jì)劃，確保材料物料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤并簽字后以申報(bào)；3、攪拌站生產(chǎn)需要采購(gòu)的大宗材料，由機(jī)料部提出采購(gòu)意向申請(qǐng)，報(bào)公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。4、攪拌站生產(chǎn)期間，進(jìn)行材料和物料的采購(gòu)，由攪拌部機(jī)料員根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計(jì)劃，提出材料、物料采購(gòu)計(jì)劃，試驗(yàn)員審核所購(gòu)材料的技術(shù)質(zhì)量條求，站長(zhǎng)審核確認(rèn)。確保材料物料規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量無(wú)誤并簽字后以申報(bào)；第二條 詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)1、機(jī)料部根據(jù)采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，應(yīng)選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象；2、采購(gòu)員根據(jù)過去采購(gòu)的情況、市場(chǎng)變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購(gòu)目標(biāo)價(jià)格；3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商提供的材料符合公司實(shí)際的采購(gòu)要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；4、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)送請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)；5、專用材料或用品，機(jī)料部應(yīng)會(huì)同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià)；6、對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致；7、對(duì)重大的物資采購(gòu)，要保證參加人數(shù)不少于兩人進(jìn)行商務(wù)談判，且要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。第三條 采購(gòu)前核決及權(quán)限大宗材料第一次采購(gòu)時(shí)，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序，采購(gòu)經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價(jià)后，在詢價(jià)匯總表上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)，呈報(bào)負(fù)責(zé)材料采購(gòu)的各部門及總經(jīng)理核決：1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；（2）采購(gòu)物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明；（3）訂單所采購(gòu)的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；（4）價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)，合同總額，定金或預(yù)付款；（5）交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量；（6）付款方式；（7）所需的質(zhì)量證明（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等）；（8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法；（9）運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。3、需與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同者，采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書，核決權(quán)限按照請(qǐng)購(gòu)類別和對(duì)應(yīng)的級(jí)別逐級(jí)呈各部門主管及公司經(jīng)理核決；4、簽訂期采購(gòu)合同后過程中進(jìn)貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青等，按材料采購(gòu)流程，填寫采購(gòu)單，辦理手續(xù)。5、金額較大或批量采購(gòu)的應(yīng)到對(duì)方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)行實(shí)際考察，在充分了解對(duì)方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報(bào)驗(yàn)，未通過報(bào)驗(yàn)的材料不準(zhǔn)采購(gòu)。第四條 簽訂采購(gòu)合同或填寫采購(gòu)單1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后，機(jī)料部填寫采購(gòu)合同，并經(jīng)審批流程，完成采購(gòu)合同經(jīng)審核，加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后生效。采購(gòu)單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后生效，采購(gòu)單一式兩份，一份由機(jī)料部、一份交攪拌站。2、采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。4、若屬分批交貨者，采購(gòu)人員應(yīng)在“訂購(gòu)單”上注明“分批交貨”以資識(shí)別。第五條 退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)，應(yīng)開立“材料退貨單”呈攪拌站長(zhǎng)和機(jī)料員簽認(rèn)后，對(duì)材料數(shù)量不進(jìn)行確認(rèn)。必要時(shí)由機(jī)料部通知供應(yīng)商到場(chǎng)核實(shí)。第三章 驗(yàn)收與付款第一條 材料進(jìn)供應(yīng)驗(yàn)收1、材料進(jìn)場(chǎng)供應(yīng)商交貨時(shí)，機(jī)料部通知攪拌站庫(kù)管員和實(shí)驗(yàn)員，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重，對(duì)貨物攜帶的有關(guān)證件和材料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，經(jīng)與采購(gòu)清單或采購(gòu)合同內(nèi)容核對(duì)相符后簽收，倉(cāng)庫(kù)出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽章入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí)，即通知機(jī)料部一同處理；2、對(duì)有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資，機(jī)料部通知攪拌站長(zhǎng)一同參加員驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由攪拌站庫(kù)管員出具入庫(kù)單并由庫(kù)管員簽字。第二條 付款結(jié)算1、嚴(yán)格按照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；2、采購(gòu)款項(xiàng)須按采購(gòu)合同規(guī)定或采購(gòu)單所約定的時(shí)間由公司安排支付；3、付款申請(qǐng)由采購(gòu)人員或被委托采購(gòu)人員提出，申請(qǐng)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時(shí)須提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物品入庫(kù)單據(jù)和對(duì)方發(fā)票，申請(qǐng)付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購(gòu)人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：（1）緊急采購(gòu)且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)；（2）在外埠采購(gòu)且供應(yīng)商要求立即付款時(shí)；（3）在現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試施工期間急需材料的采購(gòu)；（4）3000元以下的零星采購(gòu)。第三條 進(jìn)度控制及異常處理1、機(jī)料部應(yīng)特別注意“采購(gòu)單”注明的到貨時(shí)間要求，掌握到貨進(jìn)度；2、采購(gòu)人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供貨供應(yīng)商聯(lián)系催交，對(duì)異常原因及時(shí)處理對(duì)策，匯報(bào)相關(guān)職能部門、公司處理。第四條 質(zhì)量評(píng)價(jià)攪拌站和機(jī)料部應(yīng)就所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對(duì)材料質(zhì)量提出評(píng)價(jià)，以利于進(jìn)一步工作。第四章 附 則第一條 參與采購(gòu)過程的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保公司的利益不受損害；第二條 參加采購(gòu)的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二一三年七月十日4、材料采購(gòu)申請(qǐng)表填報(bào)流程攪拌站建設(shè)期材料采購(gòu)流程機(jī)料部采購(gòu)機(jī)料員填寫材料采購(gòu)申請(qǐng)表試驗(yàn)員復(fù)核攪拌站長(zhǎng)審核根據(jù)公司攪拌站規(guī)劃要求機(jī)料部接收采購(gòu)單機(jī)料部詢價(jià)公司分管審核總經(jīng)理審批 材料采購(gòu)一般不少于提前三天，原則上不超過三天完成攪拌站機(jī)料員驗(yàn)收材料員建立進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收臺(tái)賬機(jī)料部建立采購(gòu)臺(tái)賬攪拌站機(jī)料員負(fù)責(zé)傳送，建立資料收發(fā)臺(tái)帳大宗生產(chǎn)材料采購(gòu)流程機(jī)料部提出采購(gòu)計(jì)劃?rùn)C(jī)料部詢價(jià)，選擇不少于三家供應(yīng)商品攪拌站機(jī)料員根據(jù)客戶經(jīng)理需求填寫分批進(jìn)料申請(qǐng)機(jī)料部將詢價(jià)情況匯總后，報(bào)總經(jīng)理確定供應(yīng)商機(jī)料部按公司合同管理程序?qū)徍撕贤贤?jīng)審批后，簽署合同按合同要求進(jìn)貨試驗(yàn)員和站長(zhǎng)審核公司機(jī)料部和分管副總審核供應(yīng)至攪拌站時(shí)，機(jī)料員進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收，重要時(shí)會(huì)同站長(zhǎng)參加合格后入庫(kù)，登記入庫(kù)臺(tái)帳攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺(tái)帳-可編輯修改-材料采購(gòu)申請(qǐng)表（樣表）工程名稱：ABCDEFGHIJKL序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量技術(shù)要求或證書品牌申購(gòu)用途需求日期單價(jià)金額備注123456716機(jī)料員: 試驗(yàn)員: 攪拌站長(zhǎng): 機(jī)料部: 分管副總: 總經(jīng)理:日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期:說(shuō)明:1、B-I欄由申請(qǐng)人填寫，J-K欄由采購(gòu)人員填寫；L欄由材料員填寫庫(kù)存；2、采購(gòu)申請(qǐng)表必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可采購(gòu)；3、本申請(qǐng)表不得隨意涂改，4、本表格的單價(jià)是指詢價(jià)最優(yōu)惠之價(jià)格，后附其它供貨商詢價(jià)表。注：按公司原有電子表格式_材料采購(gòu)詢價(jià)表 填報(bào)部門：編號(hào)：報(bào)價(jià)單位名稱型號(hào)或產(chǎn)地規(guī)格數(shù)量報(bào)價(jià)資信情況質(zhì)量情況供應(yīng)能力交貨日期交貨地點(diǎn)付款辦法扣款規(guī)定詢價(jià)目標(biāo)詢價(jià)人員及意見機(jī)料部門負(fù)責(zé)人意見財(cái)務(wù)主管意見分管總經(jīng)理意見總經(jīng)理意見THANKS !致力為企業(yè)和個(gè)人提供合同協(xié)議，策劃案計(jì)劃書，學(xué)習(xí)課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載，資料僅供參考