如何寫《項(xiàng)目策劃書》

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如何寫《項(xiàng)目策劃書》 《項(xiàng)目策劃書》是項(xiàng)目執(zhí)行的行動(dòng)大綱，即“作業(yè)指導(dǎo)書”，內(nèi)容主要包括以下： 一、項(xiàng)目可行性分析 項(xiàng)目的可行性分析是分析項(xiàng)目開展的背景和理由，如市場(chǎng)狀況、建設(shè)背景、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、前景預(yù)測(cè)等。它包括兩方面內(nèi)容，一是項(xiàng)目開展的必要性，即“有沒有必要”；二是項(xiàng)目開展的可行性，即“可不可行”。可行性分析的操作方法是SWOT分析法：即從優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅四個(gè)維度進(jìn)行分析論證，對(duì)研究對(duì)象有一個(gè)全面的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)和思考，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行概括、論證并做出及結(jié)論。 二、項(xiàng)目目標(biāo)/目的 項(xiàng)目的目標(biāo)/目的，就是要明確項(xiàng)目目的范圍，即可交付產(chǎn)品的界定。一切沒有明確的目標(biāo)的活動(dòng)都不是項(xiàng)目。如何確定項(xiàng)目的目的？其操作原則是SMART原則，即從具體性、可衡量性、可實(shí)現(xiàn)性、相關(guān)性、時(shí)限性五個(gè)維度來確定目標(biāo)。 三、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 項(xiàng)目要落地，必須有具體的責(zé)任人，相關(guān)人員的責(zé)、權(quán)、利必須清晰，即項(xiàng)目執(zhí)行過程中需要哪些崗位、履行什么樣的職責(zé)、團(tuán)隊(duì)成員業(yè)務(wù)關(guān)系如何……所有項(xiàng)目相關(guān)人員的有機(jī)結(jié)合，就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，它是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的組織保障。 高效的團(tuán)隊(duì)包括三個(gè)要素，即成員有互補(bǔ)的技能、有共同的目標(biāo)、能夠共同承擔(dān)責(zé)任。當(dāng)然，團(tuán)隊(duì)還需要一個(gè)有力的領(lǐng)導(dǎo)者，即團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也是如此，它同樣需要滿足上述幾個(gè)要素。 大型的項(xiàng)目可以根據(jù)工作任務(wù)（工作包）進(jìn)行分解，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目負(fù)總責(zé)，全方位統(tǒng)籌與控制；下設(shè)若干個(gè)項(xiàng)目小組（見表一），小組有具體的負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目成員，其中小組負(fù)責(zé)人獨(dú)立管轄本各小組的工作；考慮到項(xiàng)目小組是一個(gè)臨時(shí)性的柔性組織，項(xiàng)目成員可以根據(jù)實(shí)際任務(wù)來進(jìn)行跨部門配置，這樣便于通過項(xiàng)目工作的開展，建立跨部門的信任文化，打破部門壁壘。 表一：項(xiàng)目小組職責(zé)分配表 序號(hào) 項(xiàng)目小組名稱 主要職責(zé)與任務(wù) 負(fù)責(zé)人 成員 1 2 3 四、項(xiàng)目任務(wù)分解與進(jìn)度安排 項(xiàng)目的一個(gè)重要特點(diǎn)是時(shí)限性，這就要求我們?cè)谝欢ㄖ芷趦?nèi)，必須對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的計(jì) 劃管理和進(jìn)度控制。項(xiàng)目進(jìn)度應(yīng)該包括每項(xiàng)工作的計(jì)劃開始和期望完成時(shí)間，具體實(shí)踐活動(dòng)中，可將項(xiàng)目小組的主要任務(wù)用甘特圖來細(xì)化、分解，即以項(xiàng)目的交付成果為導(dǎo)向，將項(xiàng)目整體工作分解為較小的、易于管理和控制的若干個(gè)工作或者工作單元。 甘特圖是是一種通用的顯示進(jìn)度方法，構(gòu)造是應(yīng)包括實(shí)際日歷天和持續(xù)時(shí)間，它以圖形的方式，通過活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。 表二：甘特圖示意表 任務(wù)名稱 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 A B C D E F G 在設(shè)計(jì)甘特圖時(shí)，要先確定里程碑事件、關(guān)鍵路徑、詳細(xì)進(jìn)度計(jì)劃，要遵循事件的時(shí)間邏輯順序。需要特別注意的是，在明確里程碑事件的時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)，原則上不能將所有的項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)設(shè)置在同一起止時(shí)間。 里程碑計(jì)劃是以項(xiàng)目中某些重要事件的完成或者開始的時(shí)間點(diǎn)作為基準(zhǔn)所指定的計(jì)劃，它以中間產(chǎn)品或可實(shí)現(xiàn)的結(jié)果為依據(jù)，顯示項(xiàng)目為實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)所必須經(jīng)過的關(guān)鍵狀態(tài)。 編制里程碑計(jì)劃可以在指定項(xiàng)目計(jì)劃之前或者之中進(jìn)行，具體步驟如下： （1）從項(xiàng)目計(jì)劃的最終結(jié)果，也就是最后一個(gè)里程碑，開始反向進(jìn)行。 （2）在項(xiàng)目各階段，各個(gè)事件中，采用一定的方法初步設(shè)置里程碑。 （3）對(duì)初步設(shè)定的里程碑進(jìn)行復(fù)查，這些是否實(shí)是里程碑？是否還有遺漏？ （4）分析每條因果路徑，找出邏輯關(guān)系，并進(jìn)行修改。 （5）編制里程碑計(jì)劃，可以用里程碑圖或表的形式表達(dá)。 表三：里程碑事件計(jì)劃表 序號(hào) 里程碑事件 交付成果 完成時(shí)間 責(zé)任人 1 2 3 五、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)/困難管理 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)/困難就是達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)程中的不確定性和可能發(fā)生的危險(xiǎn)/困難（大項(xiàng)目考慮風(fēng)險(xiǎn)，小項(xiàng)目預(yù)知困難），項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)劃、識(shí)別、估計(jì)、應(yīng)對(duì)、監(jiān)控的過程。 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理必須考慮幾個(gè)方面： （1）識(shí)別組織面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。 （2）評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)概率和可能帶來的負(fù)面影響。 （3）確定組織承受風(fēng)險(xiǎn)的能力。 （4）確定風(fēng)險(xiǎn)削減和控制優(yōu)先等級(jí)。 （5）推薦風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。 表四：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制表 序號(hào) 主要風(fēng)險(xiǎn)因素 應(yīng)對(duì)措施 責(zé)任人 風(fēng)險(xiǎn)等級(jí) 1 2 3 六、項(xiàng)目溝通與匯報(bào)機(jī)制 良好的項(xiàng)目運(yùn)作離不開項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的有效溝通，凡是不涉及項(xiàng)目機(jī)密的信息，都應(yīng)該及時(shí)在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員中流轉(zhuǎn)與共享。一：內(nèi)部溝通，即項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目成員的溝通，就項(xiàng)目的運(yùn)行以及存在的問題進(jìn)行交流、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行績(jī)效輔導(dǎo)等，利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員存在的問題，提出改進(jìn)建議，提升項(xiàng)目運(yùn)作效率；二：外部溝通，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與直屬領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的溝通，及時(shí)匯報(bào)項(xiàng)目運(yùn)行的進(jìn)度、在遇到困難與挫折時(shí)爭(zhēng)取相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)的支持等。溝通的形式包括正式溝與非正式溝通，凡涉及多人多事的情況，建議采取正式溝通的方式。 在項(xiàng)目運(yùn)行中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以根據(jù)實(shí)際情況確定匯報(bào)機(jī)制，向相關(guān)人員定時(shí)通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目所取得的階段性成果。匯報(bào)過程中，要注意兩點(diǎn)：一是匯報(bào)層次，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向直屬領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；二是匯報(bào)頻率，可以根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際來確定是日、周、半月、月、季度、半年度、年度匯報(bào)的方式。所有匯報(bào)，原則上必須是正式匯報(bào)，要切記“沒有記錄就沒有發(fā)生”，要有計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等固化的資料，這樣便于經(jīng)驗(yàn)的積累與傳承。 七、項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算 項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算是指為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，根據(jù)項(xiàng)目資源計(jì)劃所確定的資源需求，如人員、材料、場(chǎng)地費(fèi)用的近似值。以及市場(chǎng)上各資源的價(jià)格信息，對(duì)項(xiàng)目所需要的資源的費(fèi)用和工期的長(zhǎng)短所進(jìn)行的預(yù)算。 在進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，各項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)本小組的費(fèi)用預(yù)估，識(shí)別和分析項(xiàng)目費(fèi)用的構(gòu)成要素；根據(jù)每個(gè)構(gòu)成要素的單價(jià)和數(shù)量，從而估算出每個(gè)結(jié)構(gòu)要素的費(fèi)用；分析估算結(jié)果，識(shí)別各種可替代的費(fèi)用，協(xié)調(diào)各種費(fèi)用的比例關(guān)系。各項(xiàng)目小組在進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算時(shí)，相關(guān)費(fèi)用要盡可能細(xì)化，不能只用一個(gè)簡(jiǎn)單的整數(shù)進(jìn)行概括。 表五：費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表 序號(hào) 支出名目 費(fèi)用預(yù)估（元） 費(fèi)用構(gòu)成明細(xì) 1 2 3 八、項(xiàng)目紀(jì)律與激勵(lì)機(jī)制 項(xiàng)目執(zhí)行過程中存在諸多不可控的因素，為了達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)、有序規(guī)范項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，必須制定適合該項(xiàng)目的工作紀(jì)律與獎(jiǎng)懲機(jī)制，根據(jù)紀(jì)律與機(jī)制去約束項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，避免人情管理。明確紀(jì)律時(shí)，要考慮規(guī)范性、層次性、適應(yīng)性、有效性四個(gè)維度。 4